ВВЕДЕНИЕ 4
1 ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВАНИЯ
АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ ОТДЕЛА ВОЕННОГО КОМИССАРИАТА РАЙОННОГО ЗНАЧЕНИЯ 7
1.1 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ 7
1.2 ОБЗОР СИСТЕМ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА, ИХ ВОЗМОЖНОСТЕЙ И МЕТОДОВ ПРОЕКТИРОВАНИЯ 11
2 АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ В ОТДЕЛЕ
ВОЕННОГО КОМИССАРИАТА РАЙОННОГО ЗНАЧЕНИЯ 30
2.1 АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА ВОЕННОГО КОМИССАРИАТА
РАЙОННОГО ЗНАЧЕНИЯ 30
2.2 АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА ОТДЕЛА ВОЕННОГО
КОМИССАРИАТА РАЙОННОГО ЗНАЧЕНИЯ 37
3 РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ ОТДЕЛА ВОЕННОГО КОМИССАРИТА РАЙОННОГО ЗНАЧЕНИЯ МЕТОДОМ КОМПОНЕНТНОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ 47
3.1 ВЫБОР И ОБОСНОВАНИЕ РЕШЕНИЯ ДЛЯ РЕАЛИЗАЦИИ ЗАДАЧ
УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ В УЧРЕЖДЕНИИ 47
3.2 РАЗРАБОТКА МОДЕЛИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ВНЕДРЕНИЯ
ПРОЕКТА СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОТДЕЛЕ ВОЕННОГО КОМИССАРИАТА РАЙОННОГО ЗНАЧЕНИЯ 58
3.3 РАСЧЕТ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА 66
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 70
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 73
ПРИЛОЖЕНИЯ 77
ПРИЛОЖЕНИЕ А 78
ПРИЛОЖЕНИЕ Б 79
ПРИЛОЖЕНИЕ В 91
ПРИЛОЖЕНИЕ Г 92
ПРИЛОЖЕНИЕ Д 93
ПРИЛОЖЕНИЕ Е 94
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж
На сегодняшний день практически каждое предприятие затрагивает процесс информатизации. Благодаря данному процессу работа с документами на предприятии существенно упростилась. С появлением ИКТ получение необходимой информации стало более оперативным. Ведь время, затраченное на получение информации, играет большую роль.
Необходимость в эффективном управлении электронными документами приводит к созданию систем электронного документооборота.
Электронный документооборот - это способ работы с документами, при котором оригиналы (а не копии) документов создаются в электронном виде, то есть без использования бумажных носителей. Электронный документооборот включает: создание электронных документов, их обработку, передачу, хранение, представление и вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей.
Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.
Актуальность темы выпускной квалифицированной работы обоснована тем, что эффективность управления предприятием зависит от того, насколько разумно организован документооборот. Малоэффективное использование накопленной информации может привести к большим потерям в деятельности предприятия. В определенный момент встает вопрос о систематизации, об обработке, а также о безопасном хранении информации на тех предприятиях, где идет работа с документами. Также актуальность электронного документооборота связана и с отсутствием бумажной волокиты. После внедрения соответствующей системы организации не придется хранить большие объемы информации и выделять для этого специальные помещения, а также тратить много времени на поиск нужных документов в архиве, который растет каждый день. Одним из важных преимуществ является то, что организация может существенно сэкономить свои бюджетные средства, сократив штат тех специалистов, которые связаны с бумажной работой. Однако полностью перейти от бумажного к электронному документообороту не возможно, так как по законодательству считается значимой бумажная форма документа. Для разработки и внедрения автоматизированной системы используется метод компонентного проектирования. Данный метод актуален для отдела военного комиссариата районного значения, поскольку данный метод использует готовые программные средства, которые направлены на автоматизацию определенных задач.
Объектом исследования выпускной квалификационной работы является отдел военного комиссариата Белгородской области по г. Грайворон, Грайворонскому и Борисовскому районам. Отдел военного комиссариата затрагивает два района: Грайворонский и Борисовский.
Предметом исследования выпускной квалификационной работы выступает система автоматизированного документооборота.
Целью данной работы является повышение эффективности управленческой деятельности отдела военного комиссариата районного значения, ускорение движения документов и уменьшение трудоемкости обработки документов посредством разработки проекта системы автоматизированного документооборота для предприятия.
Для достижения данной цели необходимо решить ряд следующих задач:
- Изучить теоретико-методологические основания автоматизации документооборота для отдела военного комиссариата районного значения;
- Провести анализ системы управления документами в отделе военного комиссариата районного значения;
- Разработать проект системы автоматизированного
документооборота для отдела военного комиссариата районного значения методом компонентного проектирования;
- Произвести расчет экономической эффективности проекта.
Выпускная квалификационная работа включает в себя введение, 3 главы, заключение, список литературы и приложения. Введение раскрывает актуальность темы выпускной квалификационной работы, определяет объект и предмет исследования, его цель и задачи.
В первой главе рассматриваются теоретические аспекты документооборота и обзор с характеристиками систем электронного документооборота.
Во второй главе проводится анализ деятельности организации относительно делопроизводства, а также анализ систем автоматизированного документооборота.
В третьей главе производится разработка проекта системы автоматизированного документооборота для отдела военного комиссариата районного значения методом компонентного проектирования.
В заключении подводятся итоги о достижении поставленной цели выпускной квалификационной работы, а также формируются выводы по проделанной работе.
В процессе написания данной выпускной квалификационной работы выполнялось проектирование внедрения системы автоматизированного документооборота для отдела военного комиссариата районного значения.
Данный проект по внедрению системы автоматизированного документооборота помогает рассмотреть предметную область, какие бизнес- процессы существуют в данном учреждении, а также позволяет ознакомиться с документопотоками документооборота отдела военного комиссариата районного значения.
В ходе проектирования системы автоматизированного документооборота были достигнуты поставленные задачи:
1) Изучили теоретико-методологические снования автоматизации документооборота для отдела военного комиссариата районного значения. В первой главе рассмотрели теоретические аспекты документооборота и обзор с характеристиками систем электронного документооборота.
В первую очередь в данной главе раскрыли основные понятия документооборота. Далее выявили те проблемы, которые возникают при ведении документооборота в бумажном виде, после чего подчеркнули преимущества системы автоматизированного документооборота. Также в данной главе рассмотрели классификацию автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота.
Вторым шагом является рассмотрение исследования, которое проводилось на факультете "Вычислительные машины и системы" (ВМС) Московского института радиотехники, электроники и автоматики (МИРЭА) на основе открытой информации, представленной на сайтах компаний разработчиков в сети Интернет, демо-версий, а так же в результате контактов с представителями разработчиков СЭД. В данном исследовании производится сравнительная характеристика десяти СЭД, которые распространены в России. Также были представлены краткие описания исследуемых СЭД.
2) Провели анализ системы автоматизированного документооборота в отделе военного комиссариата военного значения. В данной главе сначала произвели анализ деятельности организации, выявили основные направления их деятельности, а также представили организационную структуру учреждения.
На втором этапе произвели анализ относительно системы документооборота отдела военного комиссариата районного значения. При проведении анализа было выявлено, что главная работа в данном учреждении является работа с документами. В данной главе описываются диаграммы IDEF 0 относительно процесса «Документооборот в организации», а также ее декомпозиция. Следующим шагом данного этапа является рассмотрение видов документопотоков организации с представление списка документов. Одной из главных частей анализа является рассмотрение организационных методов соблюдения информационной безопасности.
В результате проведения анализа приходим к выводу, что решить проблемы, которые возникают при ведении дел и документов в бумажном виде, помогут системы автоматизированного документооборота, которые позволят систематизировать информацию для простоты работы с ней, а также сделают работу служащих более легкой и эффективной.
3) Разработали проект внедрения системы автоматизированного документооборота для отдела военного комиссариата. На данном этапе сформировали список критериев, по которым происходил выбор СЭД. После сравнения представленных СЭД пришли к выводу, что лидирующие системы по выбранным критериям все равно не подходят для нашего учреждения . После мы предложили внедрить систему «Автоматизированное рабочее место «Ведение персонального учета призывников», которую используют в отделе военного комиссариата Ленинградской области по г. Всеволожск и Всеволожскому району.
Следующим шагом данного этапа являются разработанные модели бизнес-процессов «Внедрение системы автоматизированного документооборота» и «Реализация проекта внедрения СЭД», а также их декомпозиции с описание посредством использования диаграммы IDEF 0. А также была представлена диаграмма Ганта, которая представила «Проект внедрения СЭД в отдел ВКБО по г. Грайворон, Грайворонскому и Борисовскому районам», посредством Microsoft Office Project 2007.
4) Произвели расчет экономической эффективности проекта внедрения с помощью «Калькулятор ROI». При помощи данной программы определили экономическую целесообразность внедрения СЭД в учреждении.
Таким образом, решив поставленные задачи, была достигнута поставленная цель при написании данной выпускной квалификационной работы:
- повысили эффективность управленческой деятельности отдела военного комиссариата районного значения;
- ускорили движение документов;
- уменьшили трудоемкость обработки документов посредством разработки проекта системы автоматизированного документооборота для учреждения.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
