Введение 3
1 Основные сведения о предприятии 5
1.1 Характеристика существующего учета документов на предприятии 5
1.2 Обосновать необходимость создания автоматизированной информационной системы учета документов, определить цели и задачи 10
1.3 Формальное описание предметной области, бизнес-процессов, автоматизацию которых призвана обеспечить система (программа), функциональных и нефункциональных требований к ней 14
2 Проектная часть 18
2.1 Выбор среды для разработки базы данных 18
2.2 Выбор языка программирования для разработки автоматизированной системы каталогизации электронных документов 23
2.3 Разработка блок – схемы автоматизированной системы каталогизации электронных документов 27
2.4 Разработка программного обеспечения 34
3 Расчет экономической эффективности функционирования системы 38
Заключение 44
Список использованных источников 46
Актуальность темы заключается в том, что электронные документы любой организации представляют собой большой объем данных. Для нахождения нужного документа необходимо приложить массу усилий.
Под электронной каталогизацией документов принято понимать всю совокупность рабочих процессов, которые в конечном итоге приводят к созданию и полноценному функционированию более или менее сложной системы каталогов, удобных для хранения документов организации. Чаще всего в средних и крупных компаниях создаётся система электронных каталогов, включающая в себя три основных базы — тематический, предметный и систематические каталоги. При этом каждая фирма вправе создавать для собственного удобства дополнительные виды каталогов.
Создание каталога электронных документов удобного в использовании, который представляет собой архив документов, позволит каждой компании значительно оптимизировать процесс делопроизводства, урегулирует работу архивного отдела и сэкономит время абсолютного большинства сотрудников, которое им приходится тратить на поиск того или иного документа.
Цель работы: Автоматизированная система для каталогизации электронных документов Управления Федерального казначейства по Рязанской области.
Задачи работы:
- дать основные сведения о предприятии;
- описать существующий документооборот;
- обосновать необходимость создания автоматизированной системы информационного учета документов;
- выбрать среду для разработки базы данных;
- выбрать язык программирования;
- разработать блок – схему программы;
- разработать автоматизированную систему для каталогизации электронных документов Управления Федерального казначейства по Рязанской области;
- произвести расчет экономической эффективности функционирования системы.
В проделанной работе были решены следующие задачи:
Дана характеристика существующего учета документов на предприятии. Было показано, что учет исполнения бюджетов всех уровней в Управлении Федерального казначейства по Рязанской области ведется по следующим разделам:
- учет ресурсов бюджетов;
- учет доходов бюджетов;
- учет расходов бюджетов;
- учет операций по кредитованию;
- учет операций по финансированию бюджетов.
Была обоснована необходимость создания автоматизированной информационной системы учета документов, определены цели и задачи. Проектирование автоматизированной информационной системы учета имеет совей целью обеспечить эффективное функционирование Управлении Федерального казначейства по Рязанской области, ее автоматизированных информационных технологии со специалистами, непосредственно, работающими с архивом документов.
Дано функциональное описание предметной области. Было показано, что автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации о каждом документе:
- наименование;
- порядковый номер;
- категорию к которой он относится (номер), согласно;
- дату формирования;
- дату занесения в архив.
Для разработки АИС была выбрана среда разработки базы данных SQLite. Для разработки интерфейса был выбран язык программирования Python. Язык программирования Python широко используется в индустрии программирования, в том числе и при создания автоматизированных информационных систем.
Далее, была составлена блок – схема и разработана автоматизированная информационная система.
В заключительной части работы была рассчитана экономическая эффективность от внедрения АИС в Управлении Федерального казначейства по Рязанской области.
Экономическая эффективность от внедрения автоматизированной информационной системы Управлении Федерального казначейства по Рязанской области составит тыс. руб / год.
