В ходе исследования бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами ООО «ТРЕК-М» можно прийти к следующим выводам. Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на административно-хозяйственные расходы, на расходы по закупке запасных частей, на представительские расходы, на расходы по командировкам, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. Предприятия выдают наличные деньги под отчет: для оплаты хозяйственных (канцелярских, почтово-телеграфных) расходов; на расходы экспедиций, геологоразведочных партий; на расходы уполномоченных предприятий и организаций; на расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций; для предстоящих командировочных расходов; для оплаты расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле; на другие хозяйственные расходы (приобретение горюче-смазочных материалов и т. п.).
Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, а также на служебные командировки в ООО «ТРЕК-М» предусмотрен активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Объектом бухгалтерского учета в расчетах с подотчетным лицом является отдельное физическое лицо, получившее под отчет наличные денежные средства. На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). На заключительном этапе расчетов с подотчетным лицом ООО «ТРЕК-М» осуществляет с ним полный расчет на основе оформленного авансового отчета с выполнением операций по кассе и проведением заключительных бухгалтерских операций.
К расчетам с подотчетными лицами относятся также командировочные расходы. Направление работников в командировку производится генеральным директором ООО «ТРЕК-М». Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 06.04.2001 г. №26 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, среди которых предусмотрена форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», которая применяется для оформления и учета служебного задания при направлении в командировку, а также отчета о его выполнении.
Аналитический учет в ООО «ТРЕК-М» по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Основными документами, которые применяются при оформлении расчетов с подотчетными лицами, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы. Операции по расчетам с подотчетными лицами в ООО «ТРЕК-М» находят свое отражение в журнале- ордере № 7, объединяющем в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами.
Наличные средства, полученные сотрудниками из кассы ООО «ТРЕК- М» на представительские расходы, считаются подотчетными суммами. Представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью - это затраты ООО «ТРЕК-М» по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров ООО «ТРЕК-М» и ревизионной комиссии.
В состав расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТРЕК-М» включаются также командировочные расходы. В командировку может быть направлен только штатный работник ООО «ТРЕК-М», с которым заключен трудовой договор. Работнику, который направлен в загранкомандировку, выдается аванс в иностранной валюте, сумма которого рассчитывается исходя из его реальных потребностей (суточных, оплаты жилья, непредвиденных расходов). С этой целью наличная валюта снимается с текущего валютного счета ООО «ТРЕК-М». Если работник вывозит из страны наличную валюту в сумме, превышающей 3000 долларов США (или эквивалент этой суммы в другой валюте), он должен отразить всю сумму вывозимой наличности в таможенной декларации. Об этом сказано в статье 15 закона «О валютном регулировании и валютном контроле». Если вывозится не больше 10000 долларов США (или эквивалент этой суммы в другой валюте), то никаких подтверждений того, что эта сумма была в Россию ранее ввезена, не требуется. В противном случае необходим документ, подтверждающий ввоз, пересылку или перевод этой суммы в Россию. Чтобы не перевозить крупные суммы денег через границу, ООО «ТРЕК-М» переводит валюту в иностранный банк на имя командируемого работника до востребования.
Цель аудита расчетов с подотчетными лицами ООО «ТРЕК-М» - установление соответствия применяемой методики учета и налогообложения расчетов с подотчетными лицами действующим в Российской Федерации нормативным документам, для того, чтобы установить имеющиеся ошибки и степень их влияния на достоверность бухгалтерской отчетности ООО «ТРЕК-М». Рассмотрев задачи, цели, основные источники информации и методы аудита расчетов с подотчетными лицами, можно утверждать, что бухгалтерский учет и аудит этого отдельно взятого участка деятельности хозяйствующих субъектов достаточно полно регламентирован нормативными документами, и при соблюдении требований законодательства при учете этих операций каждое конкретно взятое предприятие способно обеспечить достоверное отражение движения денежных средств при расчетах с подотчетными лицами.
Аудит, являясь инструментом внешнего контроля, в этом случае только подтверждает высокий уровень внутреннего контроля операций в ООО «ТРЕК-М». Значение применяемых аналитических процедур в процессе аудита расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТРЕК-М» состоит в том, что они дают доказательства верности учета отдельных видов расходов и статей, позволяют дать оценку эффективности произведенных расходов как на дату составления отчетности, прошлые периоды, так и в обозримом будущем, а также помогают сконцентрировать внимание аудитора на наиболее важных моментах, на так называемых узких местах, что сокращает объем проверки, ее трудоемкость, сроки и стоимость. Аналитические процедуры в процессе аудита расчетов с подотчетными лицами используются на всех этапах аудита (при планировании аудита, в процессе проверки, на заключительной стадии аудита).
В ходе аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами ООО «ТРЕК-М» были выявлены следующие нарушения. В ООО «ТРЕК-М» производится выдача сумм под отчет на хозяйственные расходы сотрудникам, не отчитавшимся, либо отчитавшимся не в полной мере за ранее выданный аванс; к бухгалтерскому учету ООО «ТРЕК-М» принимались авансовые отчеты, оформленные ненадлежащим образом; в ООО «ТРЕК-М» принимаются к учету исправленные авансовые отчеты; в ООО «ТРЕК-М» выдаются под отчет наличные денежные средства одному работнику, а отчитывается за использование этих средств другой работник; в ООО «ТРЕК-М» применяется курс Центрального Банка Российской Федерации при пересчете расходов подотчетного лица, произведенных в иностранной валюте, на рубли, не на дату утверждения авансового отчета, а на дату совершения расходов.
По нашему мнению, за исключением влияния на бухгалтерскую (финансовую) отчетность вышеизложенных обстоятельств, бухгалтерская (финансовая) отчетность в отношении расчетов с подотчетными лицами ООО «ТРЕК-М» отражает достоверно во всех существенных отношениях состояние расчетов с подотчетными лицами на 31 декабря 2017 года в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации. Можно сделать вывод, что проведенный аудит расчетов с подотчетными лицами ООО «ТРЕК-М» дает достаточные основания для того, чтобы подтвердить достоверность отражения расчетов с подотчетными лицами во всех существенных аспектах в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности предприятия при условии, что руководство ООО «ТРЕК-М» устранит все выявленные нарушения.


Купить