Практическая часть работы сделана на примере Государственного автономного профессионального образовательного учреждения Тюменской области «Тюменский техникум индустрии питания, коммерции и сервиса».
Много приложений.
Введение 4
Глава1 Состав, содержание, функции организационно-распорядительной документации 7
1.1 Организационные документы 7
1.2 Распорядительные документы 11
Глава 2 Составление и оформление приказов по основной деятельности 17
2.1 Этапы подготовки приказа по основной деятельности. 17
2.2. Правила оформления приказов по основной деятельности 21
Глава 3 Особенности подготовки и оформления приказов по основной деятельности в ГАПОУ ТО «ТТИПК и С» 32
Заключение 38
Список использованных источников 41
Приложение 1 45
Приложение 2 46
Приложение 3 47
Приложение 4 48
Приложение 5 49
Управленческая деятельность осуществляется во всех учреждениях, предприятиях и организациях. Она охватывает все организационные вопросы, планирование, финансирование, производственные вопросы, подбор кадров, контроль и т.д. В процессе управления создается, обрабатывается и передается огромный массив документов. Среди этого массива особое место занимает организационно-распорядительная документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов.
Большая часть указанной документации представлена распорядительными документами. Решения, которые в них фиксируются, направлены на совершенствование организационной структуры предприятия, на способы осуществления основной деятельности. От правильности подготовки, составления и оформления указанных документов во многом зависит эффективность управления предприятием. Данным фактом объясняется актуальность темы исследования.
Объект исследования – документационное обеспечение деятельности ГАПОУ ТО «ТТИПК и С».
Предмет исследования - организационно-распорядительная документация по основной деятельности ГАПОУ ТО «ТТИПК и С».
Цель исследования – изучение организационно-распорядительная документация по основной деятельности ГАПОУ ТО «ТТИПК и С».
В соответствии с намеченной целью сформулированы задачи исследования:
1. Дать характеристику организационным документам
2. Дать характеристику распорядительным документам.
3. Определить этапы подготовки приказов по основной деятельности.
4. Изучить правила оформления приказов по основной деятельности.
5. Проанализировать процесс подготовки и оформления приказов по основной деятельности на примере образовательного учреждения ГАПОУ ТО «ТТИПК и С».
Методологической основой данного исследования послужили стандарты и другие нормативные акты в области управления документацией, теоретические положения данной проблемы, а также материалы об организации документооборота в образовательных учреждениях.
Теоретические положения проблемы рассматриваются в работах
М.И. Басакова, Т.А. Быковой, В.В. Вармунда, М.В. Ларина и др. Особенности системы распорядительной документации рассматриваются в трудах таких авторов, как Л. Доронина, Е.Н. Кожанова, В.Аминов. В подавляющем числе публикаций изложены общие требования к составлению распорядительных документов. Работ по работе с данной группой документов в образовательных учреждениях нет, что еще раз доказывает актуальность исследования.
Особое внимание в исследовании было уделено требованиям нового ГОСТа Р 7.0.97-2016. Данному вопросу посвящены публикации
М.П. Бобылевой, Н. Храмцовской. В.Ф. Янковой.
Исследование было проведено на базе образовательного учреждения ГАПОУ ТО «ТТИПК и С», на примере деятельности которого был изучен процесс подготовки и составления приказов по основной деятельности. Результаты исследования могут быть использованы для разработки нормативно-инструктивных актов, регламентирующих организационно-распорядительную документацию, в том числе и в электронной форме.
Методология и задачи работы обусловили применение комплекса методов сбора и анализа информации, прежде всего, общенаучных методов: системно-структурного, системно-функционального. Анализ специальной литературы позволил рассмотреть существующую классификацию организационно-распорядительной документации. Методы анализа, синтеза, обобщения, описания позволили в совокупности обеспечить достоверность и обоснованность выводов.
Работа состоит из введения, основной части, заключения, списка литературы, приложений. Во введении обоснована актуальность темы исследования, определен объект и предмет исследования, сформулированы цель и задачи.
Основная часть состоит из трех глав. Первая глава посвящена изучению теоретических вопросов темы исследования: рассмотрены системы организационной и распорядительной документации. Во второй главе рассматривается специфика изготовления приказов по основной деятельности: этапы подготовки и оформления. Третья глава написана на основании изучения постановки делопроизводства в управленческой деятельности образовательного учреждения. В заключении сделаны соответствующие выводы. Приложения содержат материал, иллюстрирующий основные положения работы.
На каждом предприятии, независимо от формы собственности и сферы деятельности, используется система организационно-распорядительной документации. Массив организационных документов можно назвать основой для эффективной работы предприятия. Данный факт объясняется тем, что в них
установлены правовые нормы работы всех подразделений. Комплекс организационных документов представлен: уставом или учредительным договором, положениями, штатным расписанием, инструкциями по различным вопросам деятельности.
Изучение перечисленных документов, позволило выделить требования, предъявляемые к их составлению и оформлению. В частности, оформление на общем бланке; обязательное утверждение; сложная структура текста, состоящего из нескольких разделов; содержание текста соответствует действующему законодательству. Действие организационных документов до замены их новыми. При незначительном изменении, возможно внесение в текст изменений и дополнений.
Распорядительная документация предприятия представлена большим массивом различных документов. Указанные документы содержат решения, которые идут сверху вниз по системе управления: от руководителя к подчиненным. Значительная часть распорядительных документов являются правовыми актами, поскольку в них содержаться властные предписания.
В результате изучения теоретического материала, были выделены следующие группы: документы, изданные единоличным органом исполнительной власти (приказы, распоряжения, указания) и документы, изданные коллегиальным органом (постановления, решения).
По вопросам основной деятельности издаются приказы, решения и постановления. По оперативным вопросам – распоряжения и указания. Требования к оформлению обозначенных документов закреплены в ГОСТе Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Анализ процедуры издания приказа по основной деятельности, позволили выделить восемь этапов его подготовки и составления: инициирование, сбор и анализ информации, подготовка проекта приказа, согласование проекта, внесение корректив в проект, подписание, регистрация, доведение до сведения исполнителей. Обязательным является последовательное выполнение всех шагов.
При оформлении приказа следует руководствоваться требованиями ГОСТа Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». При сравнении указанного стандарта с предыдущим, сделан вывод о незначительных изменениях в части отметки об электронной подписи, отметки об исполнителе, отметки о приложении.
Специфика подготовки и составления приказов по основной деятельности была изучена на базе образовательного учреждения ГАПОУ ТО «ТТИПК и С». В результате была дана характеристика данному учреждению и организации документационного обеспечения управленческой деятельности. Система управления техникума определена как многоуровневая линейная. Руководство осуществляется на основе единоначалия, поэтому основным распорядительным документов является приказ.
В результате изучения документального массива и процессов работы с документами, была определена форма документационного обеспечения техникума. Вся работа с управленческой документацией (составление, оформление, регистрация, получение и отправка) осуществляется секретарем директора. Составление и печать распорядительных документов, в том числе приказов, производится в структурных подразделениях. На основании этих данных был сделан вывод о смешанной форме организации делопроизводства.
Все этапы подготовки приказов по основной деятельности соблюдаются,
однако отсутствие системы электронного документооборота делают этот процесс неэффективным. В частности, много времени отнимает согласование документов и доведение их до сведения исполнителей.
Оформление приказов в целом соответствует требованиям современных нормативных документов, за исключением мелких недочетов.
Таким образом, выявленные в ходе работы особенности подготовки и оформления приказов по основной деятельности, позволили доказательно считать достигнутой цель и решенными задачи данного исследования.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
