Система электронного документооборота в подразделении Лянторское Управление Геофизических Работ «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сургутнефтегаз»
|
ВВЕДЕНИЕ 3
1. Подразделение Лянторское Управление Геофизических Работ
«СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «СУРГУТНЕФТЕГАЗ» 14
1.1. История подразделения 14
1.2. Организационно-правовая форма подразделения Лянторское Управление Геофизичес-
ких Работ «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» 16
1.3. Организационная структура подразделения Лянторское Управление Геофизических
Работ «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» 19
2. Делопроизводство в подразделении Лянторское Управление Геофизических
Работ «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сургутнефтегаз» 26
2.1. Документы, регулирующие документооборот в подразделении 26
2.2. Организация документооборота в подразделении 30
2.3. Хранение документов в подразделении 35
3. Система электронного документооборота в подразделении Лянторское
Управление Геофизических Работ «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО
«Сургутнефтегаз» 39
3.1. Работа в системе электронного документооборота DIRECTUM 39
3.2. Работа в системе «SAP R3» 45
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 51
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 54
ПРИЛОЖЕНИЕ
1. Подразделение Лянторское Управление Геофизических Работ
«СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «СУРГУТНЕФТЕГАЗ» 14
1.1. История подразделения 14
1.2. Организационно-правовая форма подразделения Лянторское Управление Геофизичес-
ких Работ «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» 16
1.3. Организационная структура подразделения Лянторское Управление Геофизических
Работ «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» 19
2. Делопроизводство в подразделении Лянторское Управление Геофизических
Работ «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сургутнефтегаз» 26
2.1. Документы, регулирующие документооборот в подразделении 26
2.2. Организация документооборота в подразделении 30
2.3. Хранение документов в подразделении 35
3. Система электронного документооборота в подразделении Лянторское
Управление Геофизических Работ «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО
«Сургутнефтегаз» 39
3.1. Работа в системе электронного документооборота DIRECTUM 39
3.2. Работа в системе «SAP R3» 45
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 51
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 54
ПРИЛОЖЕНИЕ
Актуальность темы исследования. ОАО «Сургутнефтегаз» является крупнейшем предприятием, которое занимается добычей, сбытом и переработкой нефти и газа, в промышленных масштабах. C начала 1980-х гг. организация занимает лидирующие позиции по разведочному, эксплуатационному бурению и вводу скважин готовых к промысловому освоению.
В России, именно на этом предприятии впервые был осуществлен план полного цикла производства и переработки попутного газа, выработки на его основе собственной электроэнергии, получения готового продукта.
Структурные подразделения организации реализуют весь комплекс работ по разведке и разработке месторождений, также по строительству производственных объектов, обеспечению экологической безопасности производства и по автоматизации производственных процессов.
Нефтегазовая промышленность является основным энергетическим источником в мире, поэтому вносит значительный вклад в бюджет страны благодаря экспорту нефти и газа. А также нефть и газ является основой синтетического производства, таких вторичных продуктов как автомобильная резина, пластик, парфюмерия и т. д. По статистическим данным ОАО «Сургутнефтегаз» в 2016 г. занял второе место в списке Forbes среди ведущих нефтяных компаний в России . Так на 2016 г. компания добыла 61 млн 848,6 тысяч тонн нефти и произвела 9 млрд 663 млн куб. метров газа.
ОАО «Сургутнефтегаз» ведет свою деятельность в одном из важнейших экономических секторов и занимает одно из ведущих мест среди компаний такого же уровня. Важно отметить, что ОАО «Сургутнефтегаз» является масштабной организацией и имеет немало филиалов по всей стране. В том числе, подразделение Лянторское Управление Геофизических Работ «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА».
Для того чтобы добиться результативной, бесперебойной работы такого масштабного предприятия, должен быть налажен документооборот по всей организации. Следовательно, при изучении организации документооборота и системы электронного документооборота в подразделении Лянторское Управление Геофизических Работ «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» можно будет понять принципы работы с документами, взаимодействие между структурами, а также выявить недостатки, разработать рекомендации и предложения по устранению таковых.
Степень изученности. Тема исследования недостаточно хорошо изучена, так как подразделение Лянторское Управление
«СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» является частью большой частной компанией ОАО «Сургутнефтегаз». Её род деятельности несет больше технический, экономический характер, поэтому работы об ОАО «Сургут-нефтегаз» или подразделениях не связаны с проблемами делопроизводства или систем электронного документооборота.
Системы электронного документооборота является широко изученным феноменом. С появлением компьютеров и первых программ, стали появляться первые научные труды, касающихся таких систем. Начало было положено в 1990-е гг. Примерно тогда были осуществлены попытки автоматизировать определенные процессы с документами в организациях.
В первом блоке трудов, освещены работы по теме электронного архива и их проблематика. В работе Л. Дорониной «Создание электронного архива», даются рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов .
Второй блок работ связан с электронным документооборотом, его применением, принципами и алгоритмами работ в бизнес-процессах. Можно
Среди этих работ нужно уделить внимание труду И. Ахматового «Вопросы применения электронного документооборота при подготовке и проведении общего собрания акционеров с участием регистраторов, номинальных держателей и центрального депозитария». В ней автор выявляет и актуализирует особенности обмена электронными документами среди акционеров одного общества.
В труде А. А. Некрасова «Идентификация структуры модели бизнес- процессов организации на основе данных электронного документооборота» описывается структура бизнес-процессов по электронному документообороту. М. В. Ларин («О Правилах работы с архивными документами в органах государственной власти, местного самоуправления и организациях») освещает правила работы с архивными документами и показывает отличия между
прошлыми нормативно-правовыми актами и настоящими в сфере электронных документов.
Третий блок работ исследует традиционный документооборот и делопро¬изводство в организациях. Тема была отражена в трудах: М. В. Ларина, О. В. Наумова, М. В. Бобылева, Н. И. Химина, В. А. Чеботова, Л. Доронина, Майкл Дж. Д. Саттон, Н. П. Крюков .
Следует отметить работы М. В. Ларина «Научная деятельность ВНИИДАД на современном этапе: к 50-летию создания», в которой собраны результаты научно-технической деятельности за 50 лет. В труде В. А. Чебо- товой «Актуализация нормативной базы для оптимизации управления документами организации» описывается оптимальная систематизация нормативной базы и ее ведение, поддержание в актуальной форме.
Также в исследовательской работе использовались диссертации:
В. Л. Гришко и Е. В. Романченко , А. Г. Юзаева, Л. М. Савченко . Среди этих работ особенно ценной следует, считать диссертацию Е. В. Романченко
«Альфа-Групп», финансовая компания «УРАЛСИ», ОАО «Газпром», группа «Мечел», ОАО «Российские железные дороги», аэропорт «Домодедово».
При написании дипломной работы была использована в качестве допол¬нительного источника информации об ОАО «СУРГУТНЕФТЕГАЗ» курсовая работа О. П. Мищенко «Характеристика ОАО Сургутнефтегаз»6 .
Цель исследования - проанализировать систему электронного документооборота в подразделении Лянторское Управление «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сургутнефтегаз».
Для достижения поставленной цели нужно выполнить следующие задачи:
1) изучить историю организации подразделения Лянторское Управление Геофизических Работ «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сургут-нефтегаз»;
2) проанализировать организационную и правовую структуру и ее влияние на организацию работы с документами в подразделении Лянторское Управление Геофизических Работ «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сургутнефтегаз»;
3) проанализировать систему электронного документооборота (далее СЭД) в данной организации;
4) разработать рекомендации по повышению эффективности работы СЭД в подразделении Лянторское Управление Геофизических Работ «СУР-ГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сургутнефтегаз».
Объект исследования - подразделение Лянторское Управления «СУР-ГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сургутнефтегаз».
Предмет исследования - система электронного документооборота в подразделении Лянторское Управления «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сургутнефтегаз».
Методологическая база исследования. В данном исследовании были использованы общенаучные и специально-исторические методы исследования.
Работа основана на принципе объективности. Принцип подразумевает в себя изучение системы электронного документооборота, показывая основные принципы работы подразделения и системы электронного документооборота без искажения смысла.
При изучении организационно-правовой структуры организации был использован - структурно-системный метод.
Методы анализа использовался при изучении теоретической базы по теме работы, были поставлены цели и задачи с помощью изученного материала.
Метод синтеза использовался в качестве соединения в единую базу полу¬ченных теоретических знаний.
Метод аналогии использовался для сопоставления существующих норма¬тивно-правовых правил по ведению документооборота с работой документооборота организации.
Также в работе использовался специально-исторический метод, такой как актуализация. Он был применен при изучении организации документооборота и переходу на систему электронного документооборота в подразделении. Данный метод позволил проанализировать опыт организации, прошлый вид делопроизводства и ныне действующий. Ныне-шнее делопроизводство в сравнении с прошлым, является автоматизиро-ванным бизнес-процессом, что значительно упрощает и сокращает многие действия и затраты.
Источниковая база исследования. При написании дипломной работы были использованы опубликованные источники.
Первая группа источников - нормативно-правовые документы. Эта группа источников использовалась в первую очередь по той причине, что это законодательные акты, федеральные законы и иные нормативно-правовые документы, которые регулируют основные положения на территории Рос-сийской Федерации и являются обязательными для исполнения.
Главный нормативно-правовой документ «Конституция Российской Федерации» от 12.12.93 , статьей 35 «Право частной собственности охраняется законом» закрепляется право собственности. Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26.12.95 № 208 и Гражданский кодекс РФ регулирует деятельность открытых акционерных обществ.
В Федеральном законе от 27.07.06 № 149-ФЗ «Об информации, информа¬ционных технологиях и о защите информации» дается понятие электронного документа и понятия связанные с данной области, а также смежных .
В Федеральном законе от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных» регулируются отношения связанные с обработкой персональных данных .
Федеральный закон от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг и т. д .
«Перечень типовых управленческих архивных документов, образую-щихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры России от 25 августа 2010 г. № 558 ,
13 закрепляет виды и сроки хранения управленческих документов .
Также используется «Перечень типовых архивных документов, образую¬щихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.07 № 1182, данный документ регулирует сроки хранения и использования документов в сфере в научно-технической и производственной деятельности
14
организации .
Вторая группа источников - это государственные стандарты и рекомендации. А также общероссийские классификаторы. Данная группа источников была использована в качестве теоретической базы, на которую можно опираться при изучении документооборота и делопроизводства в подразделении. Так как эта группа источников одобрена государством.
ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и опре¬деления» закрепляет понятия, которые используются в делопроизводственной сфере .
ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифи-цированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» . Данный документ описывает правила оформления документов в организациях.
ГОСТ 8.417-2002 Государственная система обеспечения единства изме-рений. Единицы величин. Данный документ устанавливает единицы физических величин применяемых в стране .
ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы. Данный документ устанавливает потребительские форматы бумаги .
ОК 011-93 Общероссийский классификатор управленческой документа-ции является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает
унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к 19
применению в народном хозяйстве .
ОК 014-2000 Общероссийский классификатор валют (ОКБ) (с изменени-ями № 1-38) предназначен для использования при прогнозировании внешних экономических связей, учете валютных поступлений и платежей, бухгалтерском и статистическом учете, оперативной отчетности по операциям, связанным с международными расчетами, контроле за соблюдением договорной и платежной дисциплины .
Третья группа источников представлена локально-нормативными актами подразделения Лянторское Управление «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сургутнефтегаз». Данная группа была использована для изучения организации, ее структуры, положений, обязанностей, функций и от¬ветственности. А также для изучения общей организации всего ОАО «Сур¬гутнефтегаз»:
1) Устав ОАО «Сургутнефтегаз», в котором подробно описаны правила ор¬ганизации и порядок ее деятельности;
2) Регламент взаимоотношений между отделами ОАО «Сургутнефтегаз». Этот документ регулирует отношения между отделами подразделения Лянторского Управления «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сур-гутнефтегаз»;
3) Регламент согласования и подписания приказов (распоряжений) и других организационно-распорядительных документов ОАО «Сургутнефтегаз»;
4) Стандарт Общества СТО 34.0-2013 «Порядок составления и оформления организационно-распорядительных документов». Документ опирается на действующие ГОСТы и устанавливает работу с документами;
5) Должностная инструкция;
6) Правила внутреннего трудового распорядка.
Четвертый вид источников - сайты организаций. При изучении структуры подразделении Лянторское Управление «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сургутнефтегаз» в качестве источника был использован официальных сайт ОАО «Сургутнефтегаз» http://www.surgutneftegas.ru на котором представлены официальные сведения об Обществе и её дочерних предприятий .
При изучении системы электронного документооборота «DIRECTUM» в подразделении Лянторское Управление «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сургутнефтегаз», был использован официальный сайт «DIRECTUM» http://www.directum.ru на котором предоставлены официальные данные о
22
программе, её структуре, положения .
При изучении системы электронного документооборота «SAP R3» в подразделении Лянторское Управление «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сургутнефтегаз», был использован официальный сайт «SAP R3 (или SAP R/3)» http://asapcg.com/press-center/articles/sap-r3 на котором предоставлены официальные данные о программе, её структуре, положения .
Таким образом, источниковая база достаточна для исследования системы электронного документооборота.
Хронологические рамки: 1982 - 2017 гг. Нижняя граница обусловлена созданием подразделения - 1982 г. Верхняя граница обусловлена действующей работой подразделения.
Территориальные рамки. Город Лянтор в Сургутском районе Ханты- Мансийского автономного округа.
Научная новизна данной работы заключается в том, что автором на основании обширной источниковой базы в комплексе с методологической базой была впервые исследована система электронного документооборота в подразделении Лянторское Управление Геофизических Работ «СУРГУНЕФ- ТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сургутнефтегаз».
Практическая значимость исследования заключается в том, что про-анализировав систему электронного документооборота в подразделении Лян-торское Управление Геофизических Работ «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сургутнефтегаз», будет выявлены преимущества и недостатки системы, с которыми работает данная организация, и разработаны по полученным данным рекомендации по их устранению.
Данная дипломная работа несет рекомендательный характер и может быть использована для улучшения работы в системе электронного документооборота.
В России, именно на этом предприятии впервые был осуществлен план полного цикла производства и переработки попутного газа, выработки на его основе собственной электроэнергии, получения готового продукта.
Структурные подразделения организации реализуют весь комплекс работ по разведке и разработке месторождений, также по строительству производственных объектов, обеспечению экологической безопасности производства и по автоматизации производственных процессов.
Нефтегазовая промышленность является основным энергетическим источником в мире, поэтому вносит значительный вклад в бюджет страны благодаря экспорту нефти и газа. А также нефть и газ является основой синтетического производства, таких вторичных продуктов как автомобильная резина, пластик, парфюмерия и т. д. По статистическим данным ОАО «Сургутнефтегаз» в 2016 г. занял второе место в списке Forbes среди ведущих нефтяных компаний в России . Так на 2016 г. компания добыла 61 млн 848,6 тысяч тонн нефти и произвела 9 млрд 663 млн куб. метров газа.
ОАО «Сургутнефтегаз» ведет свою деятельность в одном из важнейших экономических секторов и занимает одно из ведущих мест среди компаний такого же уровня. Важно отметить, что ОАО «Сургутнефтегаз» является масштабной организацией и имеет немало филиалов по всей стране. В том числе, подразделение Лянторское Управление Геофизических Работ «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА».
Для того чтобы добиться результативной, бесперебойной работы такого масштабного предприятия, должен быть налажен документооборот по всей организации. Следовательно, при изучении организации документооборота и системы электронного документооборота в подразделении Лянторское Управление Геофизических Работ «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» можно будет понять принципы работы с документами, взаимодействие между структурами, а также выявить недостатки, разработать рекомендации и предложения по устранению таковых.
Степень изученности. Тема исследования недостаточно хорошо изучена, так как подразделение Лянторское Управление
«СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» является частью большой частной компанией ОАО «Сургутнефтегаз». Её род деятельности несет больше технический, экономический характер, поэтому работы об ОАО «Сургут-нефтегаз» или подразделениях не связаны с проблемами делопроизводства или систем электронного документооборота.
Системы электронного документооборота является широко изученным феноменом. С появлением компьютеров и первых программ, стали появляться первые научные труды, касающихся таких систем. Начало было положено в 1990-е гг. Примерно тогда были осуществлены попытки автоматизировать определенные процессы с документами в организациях.
В первом блоке трудов, освещены работы по теме электронного архива и их проблематика. В работе Л. Дорониной «Создание электронного архива», даются рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов .
Второй блок работ связан с электронным документооборотом, его применением, принципами и алгоритмами работ в бизнес-процессах. Можно
Среди этих работ нужно уделить внимание труду И. Ахматового «Вопросы применения электронного документооборота при подготовке и проведении общего собрания акционеров с участием регистраторов, номинальных держателей и центрального депозитария». В ней автор выявляет и актуализирует особенности обмена электронными документами среди акционеров одного общества.
В труде А. А. Некрасова «Идентификация структуры модели бизнес- процессов организации на основе данных электронного документооборота» описывается структура бизнес-процессов по электронному документообороту. М. В. Ларин («О Правилах работы с архивными документами в органах государственной власти, местного самоуправления и организациях») освещает правила работы с архивными документами и показывает отличия между
прошлыми нормативно-правовыми актами и настоящими в сфере электронных документов.
Третий блок работ исследует традиционный документооборот и делопро¬изводство в организациях. Тема была отражена в трудах: М. В. Ларина, О. В. Наумова, М. В. Бобылева, Н. И. Химина, В. А. Чеботова, Л. Доронина, Майкл Дж. Д. Саттон, Н. П. Крюков .
Следует отметить работы М. В. Ларина «Научная деятельность ВНИИДАД на современном этапе: к 50-летию создания», в которой собраны результаты научно-технической деятельности за 50 лет. В труде В. А. Чебо- товой «Актуализация нормативной базы для оптимизации управления документами организации» описывается оптимальная систематизация нормативной базы и ее ведение, поддержание в актуальной форме.
Также в исследовательской работе использовались диссертации:
В. Л. Гришко и Е. В. Романченко , А. Г. Юзаева, Л. М. Савченко . Среди этих работ особенно ценной следует, считать диссертацию Е. В. Романченко
«Альфа-Групп», финансовая компания «УРАЛСИ», ОАО «Газпром», группа «Мечел», ОАО «Российские железные дороги», аэропорт «Домодедово».
При написании дипломной работы была использована в качестве допол¬нительного источника информации об ОАО «СУРГУТНЕФТЕГАЗ» курсовая работа О. П. Мищенко «Характеристика ОАО Сургутнефтегаз»6 .
Цель исследования - проанализировать систему электронного документооборота в подразделении Лянторское Управление «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сургутнефтегаз».
Для достижения поставленной цели нужно выполнить следующие задачи:
1) изучить историю организации подразделения Лянторское Управление Геофизических Работ «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сургут-нефтегаз»;
2) проанализировать организационную и правовую структуру и ее влияние на организацию работы с документами в подразделении Лянторское Управление Геофизических Работ «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сургутнефтегаз»;
3) проанализировать систему электронного документооборота (далее СЭД) в данной организации;
4) разработать рекомендации по повышению эффективности работы СЭД в подразделении Лянторское Управление Геофизических Работ «СУР-ГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сургутнефтегаз».
Объект исследования - подразделение Лянторское Управления «СУР-ГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сургутнефтегаз».
Предмет исследования - система электронного документооборота в подразделении Лянторское Управления «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сургутнефтегаз».
Методологическая база исследования. В данном исследовании были использованы общенаучные и специально-исторические методы исследования.
Работа основана на принципе объективности. Принцип подразумевает в себя изучение системы электронного документооборота, показывая основные принципы работы подразделения и системы электронного документооборота без искажения смысла.
При изучении организационно-правовой структуры организации был использован - структурно-системный метод.
Методы анализа использовался при изучении теоретической базы по теме работы, были поставлены цели и задачи с помощью изученного материала.
Метод синтеза использовался в качестве соединения в единую базу полу¬ченных теоретических знаний.
Метод аналогии использовался для сопоставления существующих норма¬тивно-правовых правил по ведению документооборота с работой документооборота организации.
Также в работе использовался специально-исторический метод, такой как актуализация. Он был применен при изучении организации документооборота и переходу на систему электронного документооборота в подразделении. Данный метод позволил проанализировать опыт организации, прошлый вид делопроизводства и ныне действующий. Ныне-шнее делопроизводство в сравнении с прошлым, является автоматизиро-ванным бизнес-процессом, что значительно упрощает и сокращает многие действия и затраты.
Источниковая база исследования. При написании дипломной работы были использованы опубликованные источники.
Первая группа источников - нормативно-правовые документы. Эта группа источников использовалась в первую очередь по той причине, что это законодательные акты, федеральные законы и иные нормативно-правовые документы, которые регулируют основные положения на территории Рос-сийской Федерации и являются обязательными для исполнения.
Главный нормативно-правовой документ «Конституция Российской Федерации» от 12.12.93 , статьей 35 «Право частной собственности охраняется законом» закрепляется право собственности. Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26.12.95 № 208 и Гражданский кодекс РФ регулирует деятельность открытых акционерных обществ.
В Федеральном законе от 27.07.06 № 149-ФЗ «Об информации, информа¬ционных технологиях и о защите информации» дается понятие электронного документа и понятия связанные с данной области, а также смежных .
В Федеральном законе от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных» регулируются отношения связанные с обработкой персональных данных .
Федеральный закон от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг и т. д .
«Перечень типовых управленческих архивных документов, образую-щихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры России от 25 августа 2010 г. № 558 ,
13 закрепляет виды и сроки хранения управленческих документов .
Также используется «Перечень типовых архивных документов, образую¬щихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.07 № 1182, данный документ регулирует сроки хранения и использования документов в сфере в научно-технической и производственной деятельности
14
организации .
Вторая группа источников - это государственные стандарты и рекомендации. А также общероссийские классификаторы. Данная группа источников была использована в качестве теоретической базы, на которую можно опираться при изучении документооборота и делопроизводства в подразделении. Так как эта группа источников одобрена государством.
ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и опре¬деления» закрепляет понятия, которые используются в делопроизводственной сфере .
ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифи-цированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» . Данный документ описывает правила оформления документов в организациях.
ГОСТ 8.417-2002 Государственная система обеспечения единства изме-рений. Единицы величин. Данный документ устанавливает единицы физических величин применяемых в стране .
ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы. Данный документ устанавливает потребительские форматы бумаги .
ОК 011-93 Общероссийский классификатор управленческой документа-ции является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает
унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к 19
применению в народном хозяйстве .
ОК 014-2000 Общероссийский классификатор валют (ОКБ) (с изменени-ями № 1-38) предназначен для использования при прогнозировании внешних экономических связей, учете валютных поступлений и платежей, бухгалтерском и статистическом учете, оперативной отчетности по операциям, связанным с международными расчетами, контроле за соблюдением договорной и платежной дисциплины .
Третья группа источников представлена локально-нормативными актами подразделения Лянторское Управление «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сургутнефтегаз». Данная группа была использована для изучения организации, ее структуры, положений, обязанностей, функций и от¬ветственности. А также для изучения общей организации всего ОАО «Сур¬гутнефтегаз»:
1) Устав ОАО «Сургутнефтегаз», в котором подробно описаны правила ор¬ганизации и порядок ее деятельности;
2) Регламент взаимоотношений между отделами ОАО «Сургутнефтегаз». Этот документ регулирует отношения между отделами подразделения Лянторского Управления «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сур-гутнефтегаз»;
3) Регламент согласования и подписания приказов (распоряжений) и других организационно-распорядительных документов ОАО «Сургутнефтегаз»;
4) Стандарт Общества СТО 34.0-2013 «Порядок составления и оформления организационно-распорядительных документов». Документ опирается на действующие ГОСТы и устанавливает работу с документами;
5) Должностная инструкция;
6) Правила внутреннего трудового распорядка.
Четвертый вид источников - сайты организаций. При изучении структуры подразделении Лянторское Управление «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сургутнефтегаз» в качестве источника был использован официальных сайт ОАО «Сургутнефтегаз» http://www.surgutneftegas.ru на котором представлены официальные сведения об Обществе и её дочерних предприятий .
При изучении системы электронного документооборота «DIRECTUM» в подразделении Лянторское Управление «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сургутнефтегаз», был использован официальный сайт «DIRECTUM» http://www.directum.ru на котором предоставлены официальные данные о
22
программе, её структуре, положения .
При изучении системы электронного документооборота «SAP R3» в подразделении Лянторское Управление «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сургутнефтегаз», был использован официальный сайт «SAP R3 (или SAP R/3)» http://asapcg.com/press-center/articles/sap-r3 на котором предоставлены официальные данные о программе, её структуре, положения .
Таким образом, источниковая база достаточна для исследования системы электронного документооборота.
Хронологические рамки: 1982 - 2017 гг. Нижняя граница обусловлена созданием подразделения - 1982 г. Верхняя граница обусловлена действующей работой подразделения.
Территориальные рамки. Город Лянтор в Сургутском районе Ханты- Мансийского автономного округа.
Научная новизна данной работы заключается в том, что автором на основании обширной источниковой базы в комплексе с методологической базой была впервые исследована система электронного документооборота в подразделении Лянторское Управление Геофизических Работ «СУРГУНЕФ- ТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сургутнефтегаз».
Практическая значимость исследования заключается в том, что про-анализировав систему электронного документооборота в подразделении Лян-торское Управление Геофизических Работ «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА» ОАО «Сургутнефтегаз», будет выявлены преимущества и недостатки системы, с которыми работает данная организация, и разработаны по полученным данным рекомендации по их устранению.
Данная дипломная работа несет рекомендательный характер и может быть использована для улучшения работы в системе электронного документооборота.
Проведя анализ исторических архивных данных по истории организации ОАО «СУРГУТНЕФТЕГАЗ» и в частности подразделение Лянторское Управление Геофизических Работ, была выявлена следующая тенденция, что данная организация своевременно вносит изменения в свой менеджмент, внедряя актуальные технологии в конкретный момент развития. В частности это относится к делопроизводству организации, а именно переход на электронный документооборот.
Подразделение имеет аналогичную структуру как у треста «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА», но при этом имеет ограничение по созданию видов документов, а именно не создают организационно-распорядительные, организационно-правовые документы, так как это не входит в компетенцию подразделения. Конкретные виды документов подлежат только исполнению. Это влияет на документооборот подразделения в целом.
Организация документооборота в подразделении имеет свою специфику. Это заключается в том, что главной задачей подразделения уйти полностью от бумажного делопроизводства. Поэтому в организации в бумажном виде хранятся только организационно-распорядительные документы от вышестоящих структурных подразделений, они хранятся для того, чтобы данный вид документов передавался в архив ОАО «Сургутнефтегаз».
Также отличительной чертой значится то, что компетенции у подразделения ограничены, поэтому входящая и исходящая документация не создается. Основным видом документов является внутренняя документация.
Существует еще одна отличительная черта, доступ к информации об организации документооборота отдела по охране труда является недоступной в силу конфиденциальности и защиты информации. Это не позволяет узнать, каким образом функционирует документооборот данного отдела.
Организация работает с двумя программами позволяющими производить электронный документооборот, СЭД «DIRECTUM» и информационная система SAP R3.
Система электронного документооборота «DIRECTUM» в ОАО «Сургутнефтегаз» была окончательно внедрена и оптимизирована в 2015 г., в подразделении Лянторское Управление Геофизических Работ в частности. Данная система позволила автоматизировать практически полностью бумажное делопроизводство, позволила глобально снизить затраты на бумагу, канцелярию и т.п.
В СЭД «DIRECTUM» существуют свои недостатки, имеющие первостепенное значение, такие как придание документам юридической силы и их защита. Для этого предлагается заменить простую ЭЦП, на квалифицированную ЭЦП, имеющую свой сертификат, закрытый ключ и т.д. Данный вид подписей позволит обезопасить документы от искажения информации содержащихся в них. Документы, подписанные такой ЭЦП будут иметь большую юридическую силу, чем с простой ЭЦП, т.к. взлом первой маловероятен, чем у второй.
Информационная система SAP R3 была внедрена в организацию в 2015 г. и занимает немало важное место в делопроизводстве подразделения, так как в данной системе работают исключительно в области охраны труда. При анализе SAP R3 были выявлены некоторые недостатки, которые предлагается решить путем создания бизнес-роли для инженеров технических работ, это позволит оптимизировать работу и сократить затраты на бумажное делопроизводство. Также при создании электронного журнала усилится контроль и уменьшится время затраты. Из-за того что сотрудники не проходят во время инструктажи, их отстраняют от работы, а это снижает продуктивность подразделения. Поэтому при создании мобильных приложений повыситься оперативность сотрудников и это снизит риски упада производительности.
При анализе данных программ значительных недостатков выявлено не было, так как они базируются на качественном ПО. Но были выявлены внешние факторы, которые ограничивают весь потенциал программ и снижают их производительность, следовательно, скорость работы с электронными документами. Таким фактором является низкая пропускная способность сети Intranet. Для устранения данного недостатка рекомендуется произвести увеличения количества серверов, которые позволят увеличить пропускную способность.
Единая платформа, в которой единовременно можно работать многим пользователям, она позволяет сократить время затраты, затраты на бумажное делопроизводство, усилить контроль за исполнением, а последствие усиления контроля - прозрачность работы сотрудников. Также позволяет контролировать и защищать различные массивы информации, к примеру, защита документов и информации на них, о них. Такая система позволит повысить эффективность управленческой деятельности, также движения документов в организации явно ускориться, и уменьшится трудоемкость обработки массивов документов.
Подразделение имеет аналогичную структуру как у треста «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА», но при этом имеет ограничение по созданию видов документов, а именно не создают организационно-распорядительные, организационно-правовые документы, так как это не входит в компетенцию подразделения. Конкретные виды документов подлежат только исполнению. Это влияет на документооборот подразделения в целом.
Организация документооборота в подразделении имеет свою специфику. Это заключается в том, что главной задачей подразделения уйти полностью от бумажного делопроизводства. Поэтому в организации в бумажном виде хранятся только организационно-распорядительные документы от вышестоящих структурных подразделений, они хранятся для того, чтобы данный вид документов передавался в архив ОАО «Сургутнефтегаз».
Также отличительной чертой значится то, что компетенции у подразделения ограничены, поэтому входящая и исходящая документация не создается. Основным видом документов является внутренняя документация.
Существует еще одна отличительная черта, доступ к информации об организации документооборота отдела по охране труда является недоступной в силу конфиденциальности и защиты информации. Это не позволяет узнать, каким образом функционирует документооборот данного отдела.
Организация работает с двумя программами позволяющими производить электронный документооборот, СЭД «DIRECTUM» и информационная система SAP R3.
Система электронного документооборота «DIRECTUM» в ОАО «Сургутнефтегаз» была окончательно внедрена и оптимизирована в 2015 г., в подразделении Лянторское Управление Геофизических Работ в частности. Данная система позволила автоматизировать практически полностью бумажное делопроизводство, позволила глобально снизить затраты на бумагу, канцелярию и т.п.
В СЭД «DIRECTUM» существуют свои недостатки, имеющие первостепенное значение, такие как придание документам юридической силы и их защита. Для этого предлагается заменить простую ЭЦП, на квалифицированную ЭЦП, имеющую свой сертификат, закрытый ключ и т.д. Данный вид подписей позволит обезопасить документы от искажения информации содержащихся в них. Документы, подписанные такой ЭЦП будут иметь большую юридическую силу, чем с простой ЭЦП, т.к. взлом первой маловероятен, чем у второй.
Информационная система SAP R3 была внедрена в организацию в 2015 г. и занимает немало важное место в делопроизводстве подразделения, так как в данной системе работают исключительно в области охраны труда. При анализе SAP R3 были выявлены некоторые недостатки, которые предлагается решить путем создания бизнес-роли для инженеров технических работ, это позволит оптимизировать работу и сократить затраты на бумажное делопроизводство. Также при создании электронного журнала усилится контроль и уменьшится время затраты. Из-за того что сотрудники не проходят во время инструктажи, их отстраняют от работы, а это снижает продуктивность подразделения. Поэтому при создании мобильных приложений повыситься оперативность сотрудников и это снизит риски упада производительности.
При анализе данных программ значительных недостатков выявлено не было, так как они базируются на качественном ПО. Но были выявлены внешние факторы, которые ограничивают весь потенциал программ и снижают их производительность, следовательно, скорость работы с электронными документами. Таким фактором является низкая пропускная способность сети Intranet. Для устранения данного недостатка рекомендуется произвести увеличения количества серверов, которые позволят увеличить пропускную способность.
Единая платформа, в которой единовременно можно работать многим пользователям, она позволяет сократить время затраты, затраты на бумажное делопроизводство, усилить контроль за исполнением, а последствие усиления контроля - прозрачность работы сотрудников. Также позволяет контролировать и защищать различные массивы информации, к примеру, защита документов и информации на них, о них. Такая система позволит повысить эффективность управленческой деятельности, также движения документов в организации явно ускориться, и уменьшится трудоемкость обработки массивов документов.
Заказать работу
Заявка на оценку стоимости
Это краткая форма заказа. После ее заполнения вы перейдете на полную форму заказа работы
Каталог работ (131463)
- Бакалаврская работа (31726)
- Диссертация (960)
- Магистерская диссертация (18606)
- Дипломные работы, ВКР (53472)
- Главы к дипломным работам (2110)
- Курсовые работы (9713)
- Контрольные работы (6189)
- Отчеты по практике (1307)
- Рефераты (1453)
- Задачи, тесты, ПТК (616)
- Ответы на вопросы (154)
- Статьи, Эссе, Сочинения (916)
- Бизнес-планы (49)
- Презентации (101)
- РГР (84)
- Авторефераты (РГБ) (1691)
- Диссертации (РГБ) (1879)
- Прочее (437)
Новости
06.01.2018
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
Помощь в выполнении учебных и научных работ на заказ ОФОРМИТЬ ЗАКАЗ
дальше»» Все новости
Статьи
- Где лучше заказывать диссертации и дипломные?
- Выполнение научных статей
- Подготовка диссертаций
- Подводные камни при написании магистерской работы
- Помощь в выполнении дипломных работ
»» Все статьи
Заказать работу
Заявка на оценку стоимости
Это краткая форма заказа. После ее заполнения вы перейдете на полную форму заказа работы
