Оптимизация бизнес-процессов в сфере управления учебным процессом ВУЗа. Часть 1. Процессы сбора, обработки и анализа оперативной и финансовой информации учебного процесса
Введение 8
1 Теоретические основы управления учебным процессом ВУЗа 10
1.1 Анализ особенностей высших учебных заведений 10
1.2 Анализ предметной области 17
1.3 Анализ информационных систем современных ВУЗов в сфере управления
учебным процессом 19
1.4 Анализ существующих проблем в управлении учебным процессом ВУЗа 26
2 Анализ объекта исследования 30
2.1 Организационно-управленческая структура ФГАОУ ВО СФУ 31
2.2 Функциональная структура ФГАОУ ВО СФУ 33
2.3 Анализ процессов управления ФГАОУ ВО СФУ 35
2.4 Основные информационные технологии, информационные системы и
программные средства, применяемые в ФГАОУ ВО СФУ 40
2.5 Анализ информационных потоков ФГАОУ ВО СФУ 48
3 Совершенствование бизнес-процессов управления учебным процессом
ФГАОУ ВО СФУ 51
3.1 Обоснование выбора процесса для оптимизации в ФГАОУ ВО СФУ 51
3.2 Анализ процесса управления документацией ФГАОУ ВО СФУ «как есть» 54
3.3 Разработка предложений по оптимизации процесса управления
документацией ФГАОУ ВО СФУ 59
3.3.1 Выбор системы электронного документооборота для управления
документооборотом в ФГАОУ ВО СФУ 59
3.3.2 Разработка модели процесса управления документацией ФГАОУ ВО
СФУ «как надо» 65
3.3.3 Формирование оптимальной модели прохождения документов в
ФГАОУ ВО СФУ 67
3.3.4 Оценка эффективности оптимизации процесса управления ФГАОУ ВО СФУ 68
Заключение 73
Список используемых источников 75
Приложение А Процессы высшего образования 89
Приложение Б Организационная и функциональная структуры ФГАОУ ВО СФУ 90
Приложение В Графические схемы процессов ФГАОУ ВО СФУ 92
Приложение Г Положение о системе электронного документооборота в
ФГАОУ ВО СФУ 97
Две сферы человеческой деятельности приобрели решающее значение для социально-экономического развития общества: широкое использование информационных технологий в совершенствовании бизнес-процессов и превращение высшего образования в важнейший компонент социально-экономического и нравственно-духовного базиса общественного прогресса.
Потребность в совершенствовании бизнес-процессов и процессов управления возникает в организациях любой отрасли и сферы деятельности. Это может быть вызвано новыми целями организации, изменением внешней среды, необходимостью поддерживать эффективную работу, глобализацию и диверсификацию бизнеса организаций. Разработка моделей процессов играет одну из решающих ролей в анализе и выявлении недостатков процессов любого вида, а их последующее совершенствование позволяет повысить конкурентоспособность организации и эффективность ее работы в целом.
Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что в настоящее время конкуренция на рынке образовательных услуг стремительно возрастает, и поэтому ВУЗам для того, чтобы оставаться конкурентоспособными, необходимо осваивать более высокие стандарты качества образования и управления, повышать эффективность управления в целом, в том числе и за счет автоматизации процессов. Необходимость совершенствования системы управления высшего образования на современном этапе также обусловлена быстро меняющимися организационными и экономическими условиями деятельности вузов, жесткой конкурентной борьбой на рынке образовательных услуг, нечеткой и нестабильной позицией государства по отношению к высшей школе.
Объектом исследования является ФГАОУ ВО «Сибирский федеральный университет». Предметной областью данной магистерской диссертации является управление учебным процессом вуза. Целью данной магистерской диссертации является улучшение качества управления учебным процессом в Сибирском федеральном университете с целью повышения эффективности управления и укрепления конкурентоспособных позиций вуза.
Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:
- изучить теоретические основы управления учебным процессом ВУЗа;
- проанализировать объект исследования ФГАОУ ВО СФУ;
- проанализировать процесс управления документацией в ФГАОУ ВО СФУ;
- разработать рекомендации по оптимизации процесса управления документацией в ФГАОУ ВО СФУ.
Научная новизна данной работы заключается в использовании облачных технологий для управления процессами в сфере образования, данные технологии ранее не применялись для управления в исследуемой сфере. Применение облачных технологий позволит университету сократить время прохождения документов, повысить контролируемость выполнения процесса, снизить количество возвратов, а также достичь более высоких показателей качества управления.
Теоретико-методологическую основу диссертационного исследования составляют общенаучные методы, которые включают: анализ, синтез, обобщение, моделирование и прогнозирование. Методы исследования выбирались, исходя их постановки, решаемых задач, с учетом особенностей, исследуемого объекта.
Перейдем к дальнейшему рассмотрению.
В процессе написания магистерской диссертации были решены цель и задачи, поставленные во введении. Обобщим проделанную работу.
В рамках первой задачи был выполнен анализ предметной области исследования. Рассмотрены особенности деятельности высших учебных заведений, основы управления учебным процессом, информационные системы, которые используют вузы при управлении учебной деятельностью, а также проблемы, возникающие при управлении учебным процессом вуза. Одной из основных проблем при управлении учебным процессом является то, что зачастую в вузах отсутствует ясное представление о назначении, способах использования и средствах автоматизации системы управления учебным процессом, что дает неопределенные разобщенные сведения о функционировании организации и затрудняет принятие управленческих решений.
В ходе выполнения второй задачи был выполнен анализ объекта исследования - ФГАОУ ВО «Сибирский федеральный университет». Были рассмотрены организационно-управленческая и функциональная структуры, процессы, протекающие в университете и, в частности, процессы управления, используемые информационные технологии и системы, программные средства, а также описаны информационные потоки университета. Было отмечено, что несмотря на то, что СФУ современный развитый вуз, вопросы оптимизации бизнес-процессов стоят особенно остро.
В процессе выполнения третьей задачи, был проанализирован процесс управления документацией в ФГАОУ ВО СФУ. В ходе рассмотрения процесса управления документацией были выявлены три проблемные области, которые связаны с отсутствием единой информационной среды, предполагающей использование унифицированной системы документооборота и информационного обмена между всеми департаментами, службами и отделами университета, что приводит к появлению «лишних» функций в процессе, это увеличивает длительность процесса, а также значительно снижает качество его выполнения.
При выполнении четвертой задачи были разработаны рекомендации по оптимизации процесса управления документацией в ФГАОУ ВО СФУ. Было предложено заменить, имеющуюся систему электронного документооборота на СЭД ИС Aviscloud, а также использовать электронную цифровую подпись. Данные решения позволят отказаться от бумажного ведения дел, что существенно повысит эффективность деятельности университета, значительно ускорят процесс поиска, подписания и возврата документов, а наличие в системе шаблонов документов, которые не нужно изменять сократит количество ошибок. Решение существующих проблем посредством предложенных решений, помимо повышения качества процесса управления документацией, несомненно, повысит эффективность стратегического и оперативного планирования, а также управления деятельностью университета в целом. Также была сформирована оптимальная модель прохождения документов в ФГАОУ ВО СФУ в виде сети Петри и обоснована эффективность предложенных решений.
При непрерывно растущей конкуренции необходимо постоянно улучшать процессы, протекающие в организации, что невозможно без оперативной работы с документами, поэтому именно единая информационная среда позволила бы университету не только сократить временные затраты на выполнение отдельных процессов, но и значительно повысить как их качество, так и качество управления университетов в целом.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
