Помощь студентам в учебе
Ренжиниринг процессов управления электронного документооборота (на примере АО «КБ «Искра»)
|
Введение
1. Тенденции развития рынка систем электронного документооборота
1.1 Тенденции развития мирового рынка систем электронного
документооборота 5
1.2 Тенденции развития рынка систем электронного документооборота в
России 11
1.3 Анализ опыта внедрения систем электронного документооборота 18
2 Анализ системы управления электронного документооборота в АО «КБ
«Искра» 24
2.1 Анализ финансово-хозяйственной деятельности организации
2.2 Изучение текущей схемы функционирования систем электронного
документооборота в организации 30
2.3 Анализ затрат на обеспечение текущей схемы функционирования систем
управления электронного документооборота в АО «КБ «Искра» 37
3 Реинжиниринг процессов управления электронного документооборота (на
примере АО «КБ «Искра») 42
3.1 Разработка архитектуры решения средства просмотра информации из
основных информационных систем организации 42
3.2 Разработка средства просмотра информации из основных
информационных систем предприятия 46
3.3 Оценка экономической эффективности реинжиниринга процессов
управления электронного документооборота 58
Заключение
Список сокращений
Список использованных источников
Приложение А 71
Приложение Б 72
Приложение В 73
Приложение Г 76
Приложение Д 77
1. Тенденции развития рынка систем электронного документооборота
1.1 Тенденции развития мирового рынка систем электронного
документооборота 5
1.2 Тенденции развития рынка систем электронного документооборота в
России 11
1.3 Анализ опыта внедрения систем электронного документооборота 18
2 Анализ системы управления электронного документооборота в АО «КБ
«Искра» 24
2.1 Анализ финансово-хозяйственной деятельности организации
2.2 Изучение текущей схемы функционирования систем электронного
документооборота в организации 30
2.3 Анализ затрат на обеспечение текущей схемы функционирования систем
управления электронного документооборота в АО «КБ «Искра» 37
3 Реинжиниринг процессов управления электронного документооборота (на
примере АО «КБ «Искра») 42
3.1 Разработка архитектуры решения средства просмотра информации из
основных информационных систем организации 42
3.2 Разработка средства просмотра информации из основных
информационных систем предприятия 46
3.3 Оценка экономической эффективности реинжиниринга процессов
управления электронного документооборота 58
Заключение
Список сокращений
Список использованных источников
Приложение А 71
Приложение Б 72
Приложение В 73
Приложение Г 76
Приложение Д 77
С развитием человеческой цивилизации прослеживается поражающее увеличение объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации.
Следует отметить, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. Существуют оценки, что до недавнего времени только около 30% всей корпоративной информации хранилось в электронном виде. Вся остальная информация (около 70%) хранилась на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее это соотношение меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие систем электронных архивов). Объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года. Только около 30% корпоративной информации останется в бумажном виде, а 70% информации будет храниться в электронном виде. Нельзя сказать, что спустя годы все документы станут только электронными, однако, вне всякого сомнения, электронная форма хранения документов в перспективе будет преобладать.
Для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение. Это утверждение можно подтвердить следующими данными. До 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется, в среднем, до 20 раз и до 15% корпоративных документов безвозвратно теряется. Существуют также оценки, что на работу с документами приходится тратить до 40% трудовых ресурсов и до 15% корпоративных доходов.
Поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их 3
исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (СЭД).
Вопрос об эффективности управления встал и перед Акционерным обществом «Красноярское конструкторское бюро «Искра». Основной проблемой предприятия является сложность ведения электронного документооборота. Проблемой функционирования электронного документооборота в «КБ «Искра» является наличие большого количества информационных систем, не взаимосвязанных между собой, что приводит к большим затратам времени сотрудников на навигацию между системами.
Разработка средства просмотра информации из основных информационных систем повысит эффективность работы сотрудников и сократит издержки предприятия.
Объектом исследования данного дипломного проекта является анализ текущей системы электронного документооборота в АО «КБ «Искра».
Целью данной бакалаврской работы является реинжиниринг процессов управления электронного документооборота в АО «КБ «Искра».
Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:
1) изучить тенденции развития мирового и российского рынков систем электронного документооборота и опыт внедрения СЭД в России;
2) изучить текущую схему функционирования систем управления электронного документооборота в АО «КБ Искра» и проанализировать затраты на ее обеспечение;
3) разработать архитектуру решения средства просмотра информации из основных информационных систем организации;
4) разработать средство просмотра информации из основных информационных систем организации;
5) оценить экономическую эффективность модернизированной системы управления электронного документооборота
Следует отметить, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. Существуют оценки, что до недавнего времени только около 30% всей корпоративной информации хранилось в электронном виде. Вся остальная информация (около 70%) хранилась на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее это соотношение меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие систем электронных архивов). Объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года. Только около 30% корпоративной информации останется в бумажном виде, а 70% информации будет храниться в электронном виде. Нельзя сказать, что спустя годы все документы станут только электронными, однако, вне всякого сомнения, электронная форма хранения документов в перспективе будет преобладать.
Для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение. Это утверждение можно подтвердить следующими данными. До 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется, в среднем, до 20 раз и до 15% корпоративных документов безвозвратно теряется. Существуют также оценки, что на работу с документами приходится тратить до 40% трудовых ресурсов и до 15% корпоративных доходов.
Поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их 3
исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (СЭД).
Вопрос об эффективности управления встал и перед Акционерным обществом «Красноярское конструкторское бюро «Искра». Основной проблемой предприятия является сложность ведения электронного документооборота. Проблемой функционирования электронного документооборота в «КБ «Искра» является наличие большого количества информационных систем, не взаимосвязанных между собой, что приводит к большим затратам времени сотрудников на навигацию между системами.
Разработка средства просмотра информации из основных информационных систем повысит эффективность работы сотрудников и сократит издержки предприятия.
Объектом исследования данного дипломного проекта является анализ текущей системы электронного документооборота в АО «КБ «Искра».
Целью данной бакалаврской работы является реинжиниринг процессов управления электронного документооборота в АО «КБ «Искра».
Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:
1) изучить тенденции развития мирового и российского рынков систем электронного документооборота и опыт внедрения СЭД в России;
2) изучить текущую схему функционирования систем управления электронного документооборота в АО «КБ Искра» и проанализировать затраты на ее обеспечение;
3) разработать архитектуру решения средства просмотра информации из основных информационных систем организации;
4) разработать средство просмотра информации из основных информационных систем организации;
5) оценить экономическую эффективность модернизированной системы управления электронного документооборота
Целью выпускной квалификационной работы является реинжиниринг процессов управления электронного документооборота путем внедрения единого средства просмотра информации «Единое окно».
АО «КБ «Искра» - это динамично развивающаяся компания, адаптированная к любым изменениям рынка. Компания входит в тройку крупнейших операторов спутниковой связи России, а на рынке связи Сибирского региона уверенно занимает лидирующие позиции. Ключевой оценкой эффективности своей деятельности руководство и сотрудники КБ «Искра» считают мнение об их работе клиентов и партнеров, которые, доверяя профессионализму команды, высочайшим стандартам качества и современным технологиям.
Основной проблемой предприятия является сложность ведения электронного документооборота.
Проблемой функционирования электронного документооборота в «КБ «Искра» является наличие большого количества информационных систем, не взаимосвязанных между собой, что приводит к большим затратам времени сотрудников на навигацию между системами. Разработка средства просмотра информации из основных информационных систем повысит эффективность работы сотрудников и сократит издержки предприятия.
Для сокращения затрат рабочего времени сотрудников АО «КБ «Искра» была предложена обновленная архитектура решения системы электронного документооборота. На основании новой схемы работы было создано и внедрено «Единое окно» - единое средство просмотра информации путем интеграции основных информационных систем.
Были интегрированы следующие программные средства: DocsVision, SharePoint и PWA.
Внедрение единого средства просмотра информации «Единое окно» позволило сократить время работы сотрудников на изучение поступившей корпоративной информации. Согласно проведенному следственному эксперименту, до внедрения единого средства просмотра информации «Единое окно», сотрудник тратил 20-25 минут на навигацию между системами. После внедрения временные затраты на просмотр информации сократились на 10 минут. Следовательно, сотрудник в день тратит в среднем 10 минут в день, что способствует повышению производительности труда.
Таким образом, по результатам расчета экономической эффективности после внедрения единого средства просмотра информации «Единое окно» в АО «КБ «Искра», условная годовая экономия от сокращения времени составляет 283000 рублей (с расчетом на 40 потенциальных пользователей), а ожидаемый годовой экономический эффект - 278050 руб. Хочется отметить, что после внедрения приложения сократились и расходы на лицензии программы DocsVision. Экономия составляет 77000 рублей.
Посредством внедрения «Единого окна» сотрудники организации могут в любое время открыть поступившую информацию и изучить ее, не боясь перегрузки компьютеров и отказа работы программы. Если каждый будет тратить лишь 10 минут в день на изучение поступивших задач на исполнение, существенно уменьшится время на выполнение заказа. Данное явление может послужить причиной сдачи проекта раньше срока, что положительно скажется на настроении заказчика. Такая тенденция поможет сохранить клиентов и привлечь новых. Чем больше заказов, тем более прогрессивна популярность компании на рынке, вследствие чего увеличится и прибыль АО «КБ «Искра».
АО «КБ «Искра» - это динамично развивающаяся компания, адаптированная к любым изменениям рынка. Компания входит в тройку крупнейших операторов спутниковой связи России, а на рынке связи Сибирского региона уверенно занимает лидирующие позиции. Ключевой оценкой эффективности своей деятельности руководство и сотрудники КБ «Искра» считают мнение об их работе клиентов и партнеров, которые, доверяя профессионализму команды, высочайшим стандартам качества и современным технологиям.
Основной проблемой предприятия является сложность ведения электронного документооборота.
Проблемой функционирования электронного документооборота в «КБ «Искра» является наличие большого количества информационных систем, не взаимосвязанных между собой, что приводит к большим затратам времени сотрудников на навигацию между системами. Разработка средства просмотра информации из основных информационных систем повысит эффективность работы сотрудников и сократит издержки предприятия.
Для сокращения затрат рабочего времени сотрудников АО «КБ «Искра» была предложена обновленная архитектура решения системы электронного документооборота. На основании новой схемы работы было создано и внедрено «Единое окно» - единое средство просмотра информации путем интеграции основных информационных систем.
Были интегрированы следующие программные средства: DocsVision, SharePoint и PWA.
Внедрение единого средства просмотра информации «Единое окно» позволило сократить время работы сотрудников на изучение поступившей корпоративной информации. Согласно проведенному следственному эксперименту, до внедрения единого средства просмотра информации «Единое окно», сотрудник тратил 20-25 минут на навигацию между системами. После внедрения временные затраты на просмотр информации сократились на 10 минут. Следовательно, сотрудник в день тратит в среднем 10 минут в день, что способствует повышению производительности труда.
Таким образом, по результатам расчета экономической эффективности после внедрения единого средства просмотра информации «Единое окно» в АО «КБ «Искра», условная годовая экономия от сокращения времени составляет 283000 рублей (с расчетом на 40 потенциальных пользователей), а ожидаемый годовой экономический эффект - 278050 руб. Хочется отметить, что после внедрения приложения сократились и расходы на лицензии программы DocsVision. Экономия составляет 77000 рублей.
Посредством внедрения «Единого окна» сотрудники организации могут в любое время открыть поступившую информацию и изучить ее, не боясь перегрузки компьютеров и отказа работы программы. Если каждый будет тратить лишь 10 минут в день на изучение поступивших задач на исполнение, существенно уменьшится время на выполнение заказа. Данное явление может послужить причиной сдачи проекта раньше срока, что положительно скажется на настроении заказчика. Такая тенденция поможет сохранить клиентов и привлечь новых. Чем больше заказов, тем более прогрессивна популярность компании на рынке, вследствие чего увеличится и прибыль АО «КБ «Искра».