ВВЕДЕНИЕ 3
1. Теоретические основы документирования деятельности государственных
учреждения 9
1.1 Понятие документирование 9
1.2 Основные правила документирования деятельности учреждения 12
1.3 Регламентация документационного обеспечения управления
государственных учреждений 16
1.4 Особенности использования электронного документооборота 23
2. Анализ документирования деятельности государственного учреждения на
примере ФГАОУ ВО «Сибирский федеральный университет» 27
2.1 Общая характеристика документов ФГАОУ ВО «СФУ» 27
2.2 Документирование деятельности ФГАОУ ВО «СФУ» 32
2.3 Порядок управления документами в ФГАОУ ВО «СФУ» 39
3. Совершенствование документированной деятельности в ФГАОУ ВО
«Сибирский федеральный университет 45
3.1. Совершенствование документированной деятельности в вузе 45
3.2. Разработка системы электронного документооборота для СФУ 50
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 55
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 57
ПРИЛОЖЕНИЕ А. Образец приказа университета 61
ПРИЛОЖЕНИЕ Б. Примерное содержание инструкции по делопроизводству ФГАОУ ВО «СФУ» 62
ПРИЛОЖЕНИЕ В. Сводная таблица мировых систем электронного документооборота 63
Актуальность темы исследования. Организации, действующие на территории Российской Федерации, независимо от их организационно - правовой формы, форм собственности получают, обрабатывают, используют, создают, хранят официальные документы, то есть документы, созданные юридическим или физическим лицом, оформленные и подтвержденные в установленном порядке.
Возникновение, развитие и становление документирования имеет многовековую историю, с X века по настоящее время, когда этим занимаются профессиональные специалисты в области создания, обработки, хранения документов, руководствуясь соответствующими нормативными правовыми актами.
Работа с документами предполагает хорошо организованный, рациональный, документооборот, т. е.: оперативный; прямоточный; целесообразный; максимально единообразный.
В любой организации документооборот способствует быстрому прохождению документов в аппарате управления, равномерной разгрузки подразделений и должностных лиц, имеют большое положительное влияние на управленческий персонал.
Документационное обеспечение управления (далее ДОУ) - это сферой деятельности, обеспечивающая современное документирование и управление документацией в процессе осуществления своих функций органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями и предприятиями.
Для современных организаций важно совершенствовать документационное обеспечение управления. В основном это связано с тем, что ДОУ оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений. Кроме того, в настоящее время в документационном обеспечении происходят большие изменения, вызванные целым рядом факторов, среди которых наиболее значимыми являются:
- изменение законодательства в сфере информации и документации;
- изменение технологии создания, обработки, хранения и использования документов (применение в процессах управления документами компьютерной техники, автоматизация делопроизводственных процессов, внедрение и применение систем электронного документооборота и электронных документов);
- изменения в организации управленческих процессов, которые могут быть вызваны различными причинами - изменением организационно-правовой формы организации или ее подведомственности, или иными причинами.
Естественно, эти изменения отражаются на организации деятельности служб ДОУ и выражаются в изменении задач и функций этого подразделения, в организационно-функциональной структуре службы.
С развитием государства, общественных отношений число документов увеличивается. Документы, оформленные и выдаваемые или затребованные различными органами, организациями и должностными лицами, нередко оказываются лишними или дублирующими, что необходимо сдерживать или этому воспрепятствовать, путем регулирования в установленном единообразном, с соблюдением общих принципов, порядке, а именно в порядке, установленном положениями нормативной правовой базы, регулирующей делопроизводство.
Документационное обеспечение управления в государственных учреждениях или образовательных учреждениях требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Без правильной постановки делопроизводства в организации невозможно справиться с потоком документов, оборачивающихся в ней, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в предприятиях. Качество управления государственным учреждением напрямую зависит от уровня документированной деятельности. При этом с ростом масштабов государственных учреждений вопрос об эффективности документированной деятельности становится все более актуальным.
Степень изученности темы. Вопросы, связанные с данной темой, рассматриваются в ряде работ, которые можно условно разделить на несколько направлений.
Первое направление представлено трудами, посвященными осмыслению теоретических и практических аспектов документационного обеспечения управления, определению их ключевых понятий. Данной теме были посвящены работы: К. Г. Митяева, Я. 3. Лившица, В. А. Цикулина, Т. В. Кузнецовой , А. Н. Соковой, М. В. Ларина , В. С. Мингалева, В. М Магидова, А. В. Пшенко, И. Л. Бачило, В. Д. Банасюкевича, А. С. Красавина, М. П. Илюшенко, В. И. Андреевой , В, Ф. Янковой, Н, С. Ларькова , М.В. Стенюков , М.Ю. Рогожина и др.и др.
Во втором направлении раскрывается информационная составляющая документирования процесса принятия управленческих решений в работах С. Л. Кузнецова , В. П Нестерова.
К третьему направлению посвящены работы Г. В. Атаманчука, Н. А. Баженова , Г. А. Титоренко и др., раскрывающие Роль информационных технологий в процессах управления посвящены работы.
Последнее направление представлено трудами, посвященные проблемам управления образованием в целом, а также затрагивается тема документационного и информационного обеспечения управления образованием в условиях их реформирования, авторами работ являются: А. В. Ефремов, Г, А. Балыхин, М. Л. Агранович, А. В. Полетаев и А. В. Фатеева и др.
Однако, несмотря на значимость имеющихся работ они были написаны в период значительных и постоянных изменений в системе среднего специального образования и отражали существовавшие в то время научные концепции и практические подходы. Однако они не утратили своей значимости в нынешней ситуации, являясь основой для дальнейших исследований проблем документированной деятельности в целом. С учетом этого факта, а также степени изученности данной проблемы, она стала основой специального комплексного исследования по документированию деятельности образовательных учреждений.
Целью исследования является изучение нормативно-методической базы документирования деятельности государственного учреждения Федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования «Сибирский Федеральный Университет» далее (ФГАОУ ВО «СФУ»), а также предложение по совершенствованию документированной деятельности а рамках университета.
Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. дать общую характеристику документационного обеспечения управления;
2. определить особенности составления и оформления организационно - правовых и распорядительных документов в ФГАОУ ВО «СФУ»
3. охарактеризовать современное состояние государственной системы документационного обеспечения управления в университете;
7 Баженов Н. А. Электронный документооборот. Документ в современном обществе: между прошлым и будущим. Екатеринбург, 2017. С. 107-110.
4. проанализировать документирование деятельности ФГАОУ ВО «СФУ»
5. разработать систему электронного документооборота для Сибирского федерального университета.
Объектом исследования является документирование деятельности федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования «Сибирский федеральный университет».
Предмет исследования - документы в ФГАОУ ВО «СФУ»
Методологическую базу исследования составили общенаучные методы исследования: анализ (содержание и последовательность этапов документирования в образовательном учреждении), сравнение (соотношение практики оформления документов университета с требованием нормативных и правовых актов и методических документов).
В источниковую базу работы были включены нормативно-правовые документы общероссийского значения - федеральные законы, кодексы:
1. «Конституция Российской Федерации» 12.12.1993 г. ;
2. «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. №125 Ф39 ;
3. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 17.07.2006 г. №149 Ф312.
4. ГОСТ Р 7.0.8-2013, в котором закреплено современное толкование терминов и определений по делопроизводству, архивному делу ;
5. ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий состав реквизитов и правильное их расположение на бланке, рекомендуемые требования к оформлению документов, тексту и бланкам документов и др.
Также использованы локальные документы:
1. инструкция по делопроизводству в Федеральном государственном автономном образовательном учреждении высшего образования «Сибирский федеральный университет» от 24.07.2000 г. № 2286;
2. инструкция по организации учёта и хранения документов, устанавливающая порядок формирования и оформления дел и порядок передачи документов на хранение в архив ФГОУ ВО «СФУ» от 04. 07. 2017г.
Электронные ресурсы:
1. сайт правовой поддержки Консультант плюс, в котором представлены все нормативно правовые акты, которые понадобились для исследования по данной теме;
2. сайт Сибирского федерального университета, при изучении документированной деятельности:http://www.sfu-kras.ru/ .
Таким образом, можно сделать вывод, что источниковая база достаточна для исследования темы «Документирование деятельности в государственных учреждениях на примере ФГАОУ ВО «Сибирский федеральный университет».
Новизна работы состоит в комплексном изучении документированной деятельности ФГАОУ ВО «СФУ» и предложение по совершенствованию документированной деятельности.
Практическая значимость работы состоит в том, что предложенные автором в работе рекомендации по совершенствованию управления документами могут быть использованы в ФГАОУ ВО «СФУ» для улучшения процесса документирования.
Апробация исследования. Основные результаты исследования были представлены на II международной научно-практической конференции «Современная наука: актуальные вопросы, достижения и инновации. (г. Пенза, июнь 2018г.)
Структура работы состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.
Данная работа может быть использована для улучшения работы в документированной деятельности.
Проведенный анализ работы документированной деятельности в ФГАОУ ВО «СФУ» позволяет сделать некоторые обобщенные выводы.
Сегодня уже не требуется доказательств, что каждое образовательное учреждение является частью окружающей социальной среды, многочисленными «нитями» связанной с ней и, одновременно, оказывающей воздействие на нее. Это суждение относится к разряду общепринятых и общеизвестных. Принимая как объективную данность влияния среды, любое учреждение в стремлении сохранить себя, выжить в постоянно меняющихся внешних условиях постоянно ищет способы наиболее эффективной адаптации к ним. Порой, адаптационные способности становятся единственными приоритетными в управлении.
От способности образовательного учреждения правильно организовать работу с документами, зависит репутация учреждения, финансовое благополучие, микроклимат педагогического коллектива, его сохранность и развитие.
Актуальность знаний вопросов документированной деятельности постоянно возрастает. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов есть документационное обеспечение управления учреждением.
От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними.
В рамках настоящего исследования мы рассматривали процесс документационного оформления в ФГАОУ ВО «СФУ», изучали особенности подготовки и оформления распорядительных, организационных и информационных документов.
Общие требования к документационному обеспечению управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ФГАУО ВО «СФУ» регламентированы действующим законодательством и локальными нормативно-правовыми актами. Также проанализировав документированную деятельность были выявлены недостатки и предложены пути решения. Была предложена новая структура содержания «Инструкции по делопроизводству».
В ходе исследования документированной деятельности можно сделать вывод, что данная деятельность существенных проблем не имеет. Это говорит о том, что в образовательном учреждении соблюдаются правила оформления документов, изложенные в правовых и нормативных актах, федеральных органов государственной власти, и государственных стандартах. Но сама система управления документами требует дальнейшего совершенствования. В ходе анализа документации СФУ было предложено создания единой системы электронного документооборота, что при грамотном внедрении СЭД обеспечит государственное учреждение контролем движения всех документов, а также будет создано общее информационное пространство в вузе.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
