ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РЕСПУБЛИКИ ТЫВА

Организация делопроизводства в Администрации Главы Правительства и Аппарате Правительства Республики Тыва состоит из двух компонентов: документирования и организации работы с документами. Все операции с документами регулируется нормативно-методической базой делопроизводства Правительства Республики Тыва.
Итак, проследив качество работы с документами и организацию документационного обеспечения управления в Администрации Главы Республики Тыва и Аппарата Правительства Республики Тыва можно отметить что, отдел служебной корреспонденции и архива Правительства Республики Тыва полностью отвечает требованиям, необходимым для работы с документами и осуществляет всю документацию работы с документами. Вся эффективность, качество и профессионализм работы с документами зависят только от сотрудников отдела служебной корреспонденции и архива Правительства. В ходе исследуемой работы были рассмотрены структура отдела служебной корреспонденции и архива, ее состав, задачи и функции сотрудников данного отдела. Исходя из этого, можно сделать вывод, что в отделе служебной корреспонденции и архива не хватает профессиональных специалистов именно в области делопроизводства и архива, не хватает молодых специалистов, которые хорошо знают работу с документами.
В ходе исследования были проанализированы группа документов в Правительстве Республики Тыва. В администрации видовой состав документов разнообразный и позволяет решать самые разнообразные вопрозы. По своему оформлению многие документы не соответствуют требованиям нового ГОСТа. В Правитель стве осуществление делопроизводства происходит в соответствии с нормативно-методической базой администрации. В организации работы с документами выделяют следующие этапы: прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции; подготовка, оформление и размножение документов; организация контроля и проверки исполнения служебных документов. Организация работы с документами в Правительстве Республики Тыва проходит на основании инструкции по делопроизводству.
Можно сделать вывод, что большинство нормативно - правовые и методические документы Правительства Республики Тыва требуют переразработки. Разработка нормативно - правовых и методических документов в Правительстве намного отстает от новых стандартов и сотрудники работают с устаревшими документами. Например, к таким документам относится: инструкция по делопроизводству; должностной регламент сотрудников отдела служебной корреспонденции и архива, а также положение об управлении документационного обеспечения. Необходимо разработать должностные регламенты в соответствии занимаемой должности сотрудников отдела служебной корреспонденции и архива. Также образование сотрудников не соответствует их занимаемой должности.
На сегодняшний день в Правительстве Республики Тыва большинство проблем возникают при работе с документами и их в правильном оформлении. За по следние годы в Правительство поступают документы, в которых заполнение в сех реквизитов составлены неправильно, что создает трудности в работе с ними. Основной проблемой в Правительстве Республики Тыва является введение электронного документооборота «Практика». Система электронного документооборота «Практика» повышает результативность работы с электронными документами в Правительстве в целом.
Однако требуется подготовка правил работы с системой электронного документооборота «Практика» и обучения сотрудников отдела служебной корреспонденции и архива. Это способствовало бы улучшению профессиональных навыков в работе с документами в Правительстве. Большинство сотрудников в области делопроизводства плохо или совсем не владеют навыками работы в такой системе. Но в целом, документооборот «Практика» в Правительстве Республики Тыва налажен достаточно хорошо. Документы не задерживаются на этапах, исполнители выполняют свои поручения в срок, также начальник отдела служебной корреспонденции и архива обеспечивает работу всеми потоками документов и организует делопроизводственные процессы в Правительстве. Также для улучшения и непрерывной работы с документами в Правительстве Республики Тыва, на период выходных праздничных дней сотрудники отдела служебной корреспонденции и архива осуществляют дежурство для обеспечения своевременной подготовки входящих, исходящих и внутренних пи сем, проектов нормативных актов и регистрации всей корреспонденции. Такое дежурство производится для того, чтобы не накопилось много количества документов для регистрации всех документов.
Главной проблемой Правительства Республики Тыва является организация хранения документов: специализированного помещения для архива нет, архив Правительства находится в тяжелом состоянии, т.к. в архиве не проводились работы для улучшения состояния. Также все документы хранятся в шкафу в коробках, что не соответствует требованиям по обеспечению их сохранности.
Таким образом, в ходе анализа работы, было отмечено, что в целом организация работы с документами в Правительстве Республики Тыва ведется удовлетоворительно, но следует решить отмеченные недостатки.

Купить