АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В УПРАВЛЕНИЯХ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ НА
ПРИМЕРЕ УПРАВЛЕНИЯ (г. СТРЕЖЕВОЙ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ)
АННОТАЦИЯ 3
Введение 3
1 Теоретические основы документационного обеспечения управления 5
1.1 Сущность документационного обеспечения управления и его роль в
деятельности организации 5
1.2 Специфика нормативно-правовой базы в Пенсионном фонде РФ 18
1.3 Структура и особенности организации документационного обеспечения
Управления в Пенсионном фонде 25
2 Система документационного обеспечения управления в Управлении Пенсионного фонда г. Стрежевой Томской области 29
2.1 Структура и функции Управления Пенсионного фонда г. Стрежевой Томской области 29
2.2 Характеристика и анализ системы документационного обеспечения управления
в Управлении Пенсионного фонда РФ г. Стрежевой Томской области 33
2.3 Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения
управления в Управлении Пенсионного фонда г. Стрежевой Томской области 50
Заключение 53
Список использованной литературы 54
Пенсионный фонд Российской Федерации - один из крупнейших и наиболее важных социальных институтов России. Современное управление государственным предприятием - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Качество работы аппарата управления напрямую зависит от организации работы с документами. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Информация, содержащаяся в документах Пенсионного фонда, является важнейшим управленческим ресурсом, и от того, насколько эффективно организовано использование этого ресурса, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, конечный результат деятельности учреждения.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) - важнейшая функция Пенсионного фонда РФ. Организация ДОУ обычно возложена на соответствующую службу. Это может быть управление делами, общий отдел, отдел делопроизводства и информационного обеспечения, канцелярия, секретариат. Эти службы находятся в непосредственном подчинении руководителя.
ДОУ организации основывается на нормативно-методической базе, которая регулирует все уровни управления.
Цель данной выпускной квалификационной работы - проанализировать состояние документационного обеспечения Пенсионного фонда на примере Управления Пенсионного фонда РФ г. Стрежевой по Томской области, использование технологий и технических средств, обеспечивающих необходимое качество документирования в целях повышения эффективности деятельности данного органа на региональном уровне.
Согласно цели исследования необходимо решить следующие задачи:
- дать общую характеристику документационного обеспечения управления (ДОУ);
- изучить нормативно-правовую базу Пенсионного фонда в целом, а также нормативно-методические документы для функционирования системы документационного обеспечения управления;
- выявить существующие проблемы в организации ДОУ Пенсионного фонда по Томской области.
Объектом исследования является Управление Пенсионного фонда РФ г. Стрежевой Томской области. Предмет исследования - процесс организации документационного обеспечения управления в Управлении Пенсионного фонда РФ г. Стрежевой Томской области.
В процессе исследования использовались метод наблюдения, аналитический метод.
Теоретической базой при написании данной выпускной квалификационной работы послужили нормативно-правовые и нормативно-методические источники, учебники. Кроме того, были использованы статьи специалистов-документоведов и материалы, полученные в результате прохождения производственной практики в Пенсионном фонде РФ по Томской области.
Организация ДОУ в деятельности каждого предприятия, учреждения, организации состоит в формировании порядка движения, оформления, обработки документов. Основой для принятия управленческих решений и последующих действий по их реализации является информация, а документы - это легитимные носители информации. Документы содержат в себе информацию, побуждающую к действию, а также информацию, обеспечивающую деятельность.
Деятельность Пенсионного фонда РФ сопровождается документами: входящие, исходящие и внутренние. Все системы документационного обеспечения управления, которая была проанализирована в выпускной квалификационной работе отвечает требованиям нормативно-правовым и нормативно-методическим рекомендациям. В процессе исследования были отмечены как достоинства данной системы, так и отдельные недостатки, которые создают не совершенства деятельности в Управлении Пенсионного фонда РФ в г. Стрежевой Томской области.
К числу положительных моментов можно отнести:
- в Управлении ПФР РФ г. Стрежевой Томской области используется автоматизированная система электронного документооборота, что в полной мере отвечает современным требованиям службы ДОУ. Система позволяет контролировать документ на всех этапах движения документа в организации, осуществлять контроль исполнения и формировать отчётность в делопроизводстве;
- организационная структура организации воплощает в себе чёткость и технологичность, что отражает оперативно решать поставленные задачи на всех уровнях управления;
- оперативность и надежность управления организации ДОУ связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (например, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между сотрудниками в Управлении ПФР РФ г. Стрежевой Томской области.
- организационно-нормативные документы в полной мере отражают состав документации, отражает управленческую деятельность Управления. К ним относится перечень документов Управления, принимаемые по каждой задаче, сроки, периодичность, оформление и д.р. Изучение данных в последствии позволит уменьшить затраты ресурсов.
При анализе документационного обеспечения ДОУ Управления Пенсионного фонда г. Стрежевой Томской области выделен ряд замечаний, которые необходимо усовершенствовать:
- Управление ПФР РФ территориально отделено от районного центра, и этот факт, отражает дефицит кадров;
- должностные инструкции разграничивают не все обязанности сотрудников, что приводит к выполнению одних и тех же действий, и трату времени;
- несовершенство формирования текущего и архивного хранения;
К основным целям оптимизации ДОУ в Управлении ПФР РФ г. Стрежевой Томской области можно отнести:
- повышение эффективности его деятельности;
- ускорение движения документов;
- подготовка квалифицированных кадров.
Таким образом, для результативной работы организации необходимо периодически проводить анализ текущих показателей состояния ДОУ и иметь возможность прогнозировать появление «узких» мест в реализации процессов деятельности организации. Результаты работы по оптимизации ДОУ должны закрепляться в нормативнометодических документах.
В целях совершенствования деятельности организации ДОУ даны рекомендации по их исправлению.
