ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В АКЦИОНЕРНОМ ОБЩЕСТВЕ «СИБКАБЕЛЬ» (Г. ТОМСК)
|
АННОТАЦИЯ 3
Введение 3
1 Характеристика акционерного общества «Сибкабель» (АО «Сибкабель») и
законодательно-нормативная база, регулирующая работу документационного обеспечения управления 11
1.1 Характеристика деятельности АО «Сибкабель» 11
1.2 Нормативно-правовые документы, регламентирующие работу с документами в АО
«Сибкабель» 15
2 Организация и технология работы с документами в АО «Сибкабель» 27
2.1 Структура, задачи и функции канцелярии и ответственных за управление
документацией 27
2.2 Видовой состав документов в организации, их оформление 34
2.3 Документопотоки в организации и этапы работы с ними 41
2.4 Организация оперативного хранения документов и передача дел в архив 59
Заключение 65
Список использованных источников и литературы 70
Приложение А Бланк приказа по основной деятельности АО «Сибкабель» 76
Приложение Б Бланк распоряжения по основной деятельности АО «Сибкабель» 77
Приложение В Бланк распоряжения структурного подразделения АО «Сибкабель» 78
Приложение Г Бланк протокола АО «Сибкабель» 79
Приложение Д Бланк служебной записки АО «Сибкабель» 80
Приложение Е Бланк письма АО «Сибкабель» 81
Приложение Ж Перечень нерегистрируемых входящих документов для АО «Сибкабель»
Введение 3
1 Характеристика акционерного общества «Сибкабель» (АО «Сибкабель») и
законодательно-нормативная база, регулирующая работу документационного обеспечения управления 11
1.1 Характеристика деятельности АО «Сибкабель» 11
1.2 Нормативно-правовые документы, регламентирующие работу с документами в АО
«Сибкабель» 15
2 Организация и технология работы с документами в АО «Сибкабель» 27
2.1 Структура, задачи и функции канцелярии и ответственных за управление
документацией 27
2.2 Видовой состав документов в организации, их оформление 34
2.3 Документопотоки в организации и этапы работы с ними 41
2.4 Организация оперативного хранения документов и передача дел в архив 59
Заключение 65
Список использованных источников и литературы 70
Приложение А Бланк приказа по основной деятельности АО «Сибкабель» 76
Приложение Б Бланк распоряжения по основной деятельности АО «Сибкабель» 77
Приложение В Бланк распоряжения структурного подразделения АО «Сибкабель» 78
Приложение Г Бланк протокола АО «Сибкабель» 79
Приложение Д Бланк служебной записки АО «Сибкабель» 80
Приложение Е Бланк письма АО «Сибкабель» 81
Приложение Ж Перечень нерегистрируемых входящих документов для АО «Сибкабель»
Любая организация в своей деятельности использует документы, которые являются основой для управления, так как они несут в себе большую часть информационных ресурсов. Документы в организации выполняют ряд важных функций от способа передачи информации до закрепления существенно важных процессов деятельности. И в целом сопровождают процессы компании почти на каждом этапе.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) - это та деятельность, которая всецело и целенаправленно обеспечивает функции управления организацией посредством документирования управленческих решений и рабочих процессов, те. их фиксацию, контроль исполнения решений, справочную работу с информацией и дальнейшее ее хранение. Таким образом, современное управление организациями строится на грамотно построенном документообороте. Документооборот в организации представляет собой упорядоченный обмен документацией между ее структурными подразделениями, который включает ее создание или получение, оформление, обработку, отправку и хранение. При плохо отработанной организации процесса работы с документами будет в сильной степени снижаться качество управленческой деятельности в компании, поскольку происходит потеря важных документов, дублирование документов, затруднение коммуникации отделов в организации, долгий поиск нужной информации, длинные и нерациональные маршруты движения документов, задержка в исполнении задач в поставленные сроки. Поэтому критически важно повышать эффективность процесса организации работы с документами, которая в свою очередь будет влиять на улучшение всей работы организации.
Компании стремятся оптимизировать свою деятельность, то есть работать быстрее, сохраняя при этом качество оказываемых услуг. Для этого организации преобразуют систему ДОУ, внедряя компьютерные технологии, которые позволяют оперативно передавать документы как внутри организации, так и за её пределы. С использованием современных информационных технологий процессы обработки, хранения и передачи документов становятся более удобными, быстрыми и безопасными. Однако в действительности такие инновации оказываются бессильны, когда в компании неправильно выстроена система документационного обеспечения управления - например, маршруты документов выстроены с нарушениями, поиск данных затруднен из-за неправильной индексации и классификации документов, неправильно распределены обязанности между сотрудниками и не хватает квалифицированных кадров, либо же система имеет недочеты или используется в организации не в полной мере. В АО «Сибкабель» действительно было выявлено, что система электронного документооборота, которая была внедрена с целью автоматизации делопроизводственных процессов и повышения эффективности работы с документами, не до конца оправдывает затраченные финансы из-за ряда недостатков в построении документационных процессов, а кроме того, из-за неполного использования самих возможностей СЭД.
Следовательно, необходим этап анализа системы работы с документацией в организации, который поможет выявить проблемные зоны и неэффективные процессы в управлении документами, влияющие на снижение эффективности всей системы ДОУ и на отсутствие ожидаемых результатов от ее автоматизации. Эта работа поможет обратить внимание на существующие недостатки и повысить эффективность функционирования организации.
В работе анализ организации работы с документами осуществляется в акционерном обществе «Сибкабель» (АО «Сибкабель»), а акцент сделан именно на отделе канцелярии, который организует работу с управленческой документацией.
Акционерное общество «Сибкабель» является кабельным промышленным предприятием в городе Томск, с количеством сотрудников более 1300 человек. Для такой организации, как АО «Сибкабель», очень важно оперативно передавать документацию контрагентам, поскольку от этого зависит качество предоставления услуг акционерным обществом. Следовательно, неэффективное функционирование системы ДОУ может привести к появлению репутационных рисков.
В ходе исследования была изучена научная и учебная литература, исследовательские статьи в периодических изданиях и на интернет-сайтах. Использованную литературу можно разделить на следующие тематические группы.
К первой группе можно отнести работы, в которых рассматривается законодательно¬нормативная база в сфере документационного обеспечения управления, которой необходимо руководствоваться при построении и ведении документооборота в организациях, а также в последующем на их основе создаются локальные нормативно-методические документы. Здесь можно отметить работу А.В. Кузьмина1, в которой акцент делается на регулировании государственных учреждений, но в ней также упоминаются документы, используемые в работе любых организаций.
В работе И.В. Борис и И.Д. Грачевой1 были проанализированы современные нормативно-правовые акты, которые затрагивают различные сферы делопроизводства, также были перечислены правовые акты, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов в организациях. Авторы в своем исследовании затронули нормативно-правовые документы различных уровней, начиная от Конституции Российской Федерации и Федеральных законов заканчивая национальными стандартами. Кроме того, была отмечена важность нормативной базы для любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы.
В эту же группу можно отнести работы М.А. Зерщиковой и А.А. Калитвенцевой , В.А. Двойновой , где даются характеристики нормативно-правовой базы делопроизводства в России и подчеркивается ее значимость для процесса создания и обработки документов, а также для их юридической действительности.
Следующая группа работ направлена на построение документационного обеспечения управления в организациях в целом, а также на отдельные этапы работы с документами. Здесь можно выделить учебное пособие Т.А. Быковой и Л.В. Санкина , где полностью рассматривается документационное обеспечение управления в акционерных обществах: государственное и локальное регулирование, порядок подготовки и оформления различных используемых видов документов, а также правила хранения документов. Кроме того, было использовано учебное пособие Т.А. Быковой, Л.В. Санкиной и Т.В. Кузнецовой , в котором полностью описывается документационное обеспечение управления в любых организациях от нормативно-правовой базы до оформления различных видов документов, технологий работы с входящими, исходящими и внутренними документами и их передачи на хранение.
В этой же группе было использовано большое количество статей, направленных на отдельные этапы документационного обеспечения управления в организации. Так, статья
А.В. Карповой и А.Н. Сетракова1 посвящена рассмотрению организации документооборота в управленческой деятельности компаний. В работе особое внимание уделено документопотокам организации, принципам, которым они должны отвечать при их построении, а также подробному раскрытию порядка работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Следующий важный этап документационного обеспечения управления - организация оперативного хранения документов. Этот процесс рассматривается в работе О.Л. Лобановой , где описывается требования к составлению номенклатуры дел и порядок ее заполнения по графам. Затем в статье разъясняется вопрос формирования дел для текущего хранения документов в организации: какими признаками руководствоваться при их формировании, каким способом группировать, какие требования соблюдать при работе. Кроме того, затрагивается тема подготовки документов к архивному хранению, что не менее важно для исследовательской работы по теме. Здесь же можно выделить работы А.Р. Шарафутдиновой и Л.А. Назаровой , где рассматриваются условия и правила оперативного хранения документов в организациях.
Таким образом, подводя итог изученной литературы, можно сказать, что тема документационного обеспечения управления довольно популярна у исследователей, что позволяет понять особенности ее организации и частые проблемные места, а также использовать в своих исследованиях выводы и результаты авторов. В дополнение к этому можно сделать вывод, что работ, направленных на анализ ДОУ именно промышленных предприятий не очень много. Кроме того, в основном анализ проводится по организациям с централизованной формой делопроизводства, меньше работ направлено на анализ смешанной или децентрализованной формы.
Цель исследования - на основе анализа и характеристики системы документационного обеспечения управления в акционерном обществе «Сибкабель» выявить существующие проблемы и предложить рекомендации по их устранению.
Для реализации поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
Выявить нормативную федеральную, региональную и локальную базу организации работы с документами в АО «Сибкабель».
2. Охарактеризовать структуру, задачи и функции канцелярии в АО «Сибкабель».
3. Охарактеризовать организацию работы с документами в АО «Сибкабель».
4. Сформулировать предложения по оптимизации работы с документами в АО «Сибкабель».
Объектом исследования является акционерное общество «Сибкабель», а предметом исследования выступает документационное обеспечение управления АО «Сибкабель».
В данной исследовательской работе использовались следующие общенаучные методы:
- анализ позволил охарактеризовать нормативно-правовую и локальную базу, регулирующую документооборот в акционерном обществе «Сибкабель», а также работу отдела канцелярии и этапов работы с документами,
- метод классификации помог выделить видовой состав документов по группам деятельности,
-интервьюирование позволило опросить заведующего канцелярией для получения достоверной информации о его деятельности и деятельности отдела, а также в целом о системе документационного обеспечения управления в АО «Сибкабель»,
- опрос использовался при выявлении возникающих проблем у сотрудников АО «Сибкабель» при работе с документами в системе электронного документооборота и организации оперативного хранения,
- метод сравнения позволил выявить соответствие локальных нормативных актов АО «Сибкабель» действующим государственным нормативным актам;
- метод обобщения помог систематизировать полученную информацию для подведения выводов, выявить и сформулировать проблемы при работе с документами.
Источниковую базу можно разделить на 3 группы: нормативно-правовые документы на федеральном уровне, на региональном уровне в Томской области и на локальном уровне в акционерном обществе «Сибкабель».
В первой группе был рассмотрен Гражданский кодекс , который играет большую роль в заключении взаимных отношений между организацией и контрагентами, определяет требования к договорной сфере.
Следующим важным документом стал Федеральный закон «Об акционерных обществах»1, который регулирует деятельность акционерных обществ в Российской Федерации, каковым и является предприятие «Сибкабель». Настоящий закон обязателен к применению акционерными обществами, поскольку им определяется их правовое положение и требования к деятельности: права и обязанности акционеров, порядок создания и ликвидации акционерных обществ, формирование уставного капитала и другие важные вопросы.
Также были использованы законодательные акты, которые регулируют работу с документацией в электронной форме. Так, Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует вопросы информационной безопасности в сфере работы с документированной информацией в электронной форме, а Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» регулирует область применения электронной подписи.
Вопросы архивного хранения документов в организациях закреплены Федеральным законом «Об архивном деле» . Также более детально правила ведения архивной работы закреплены в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» .
Кроме нормативно-правовых актов был использован ряд государственных стандартов. Так, ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закрепляет основную терминологию в делопроизводственной сфере, что в последующем используется при разработке локальных нормативных актов организации. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.»1 определяет набор основных реквизитов для различных видов организационно-распорядительных документов (ОРД), что используется в организации для разработки фирменных бланков.
Вторая группа документов на региональном уровне включает Закон Томской области «Об архивном деле в Томской области» , который регулирует вопросы формирования архивных фондов в этом регионе, что является актуальным для акционерного общества «Сибкабель», как для источника комплектования Государственного архива Томской области.
Третья группа включает в себя локальные нормативные акты АО «Сибкабель, которые можно разделить на документы, регулирующие в целом деятельность всей организации и документы, регламентирующие деятельность документационного обеспечения управления. С помощью последних происходит анализ организации работы с документами на предприятии и определение порядка действий на каждом из этапов делопроизводства. К первым относятся Устав акционерного общества «Сибкабель» , Положение о канцелярии , Должностные инструкции заведующего и секретаря . Эти документы закрепляют правомочность предприятия, а также основные положения деятельности отдела канцелярии и его сотрудников. Ко вторым документам относятся Стандарт предприятия1, Положение о системе электронного документооборота , Инструкция по работе с документами с грифом «ДСП» , а также номенклатура дел. Выделенные документы закрепляют правила и порядок работы с различными видами документов на предприятии, их оформление и обработку, а также с помощью них происходит систематизация имеющихся дел.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, основной части, состоящей из двух глав, заключения, списка использованной источников и литературы, а также приложений.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) - это та деятельность, которая всецело и целенаправленно обеспечивает функции управления организацией посредством документирования управленческих решений и рабочих процессов, те. их фиксацию, контроль исполнения решений, справочную работу с информацией и дальнейшее ее хранение. Таким образом, современное управление организациями строится на грамотно построенном документообороте. Документооборот в организации представляет собой упорядоченный обмен документацией между ее структурными подразделениями, который включает ее создание или получение, оформление, обработку, отправку и хранение. При плохо отработанной организации процесса работы с документами будет в сильной степени снижаться качество управленческой деятельности в компании, поскольку происходит потеря важных документов, дублирование документов, затруднение коммуникации отделов в организации, долгий поиск нужной информации, длинные и нерациональные маршруты движения документов, задержка в исполнении задач в поставленные сроки. Поэтому критически важно повышать эффективность процесса организации работы с документами, которая в свою очередь будет влиять на улучшение всей работы организации.
Компании стремятся оптимизировать свою деятельность, то есть работать быстрее, сохраняя при этом качество оказываемых услуг. Для этого организации преобразуют систему ДОУ, внедряя компьютерные технологии, которые позволяют оперативно передавать документы как внутри организации, так и за её пределы. С использованием современных информационных технологий процессы обработки, хранения и передачи документов становятся более удобными, быстрыми и безопасными. Однако в действительности такие инновации оказываются бессильны, когда в компании неправильно выстроена система документационного обеспечения управления - например, маршруты документов выстроены с нарушениями, поиск данных затруднен из-за неправильной индексации и классификации документов, неправильно распределены обязанности между сотрудниками и не хватает квалифицированных кадров, либо же система имеет недочеты или используется в организации не в полной мере. В АО «Сибкабель» действительно было выявлено, что система электронного документооборота, которая была внедрена с целью автоматизации делопроизводственных процессов и повышения эффективности работы с документами, не до конца оправдывает затраченные финансы из-за ряда недостатков в построении документационных процессов, а кроме того, из-за неполного использования самих возможностей СЭД.
Следовательно, необходим этап анализа системы работы с документацией в организации, который поможет выявить проблемные зоны и неэффективные процессы в управлении документами, влияющие на снижение эффективности всей системы ДОУ и на отсутствие ожидаемых результатов от ее автоматизации. Эта работа поможет обратить внимание на существующие недостатки и повысить эффективность функционирования организации.
В работе анализ организации работы с документами осуществляется в акционерном обществе «Сибкабель» (АО «Сибкабель»), а акцент сделан именно на отделе канцелярии, который организует работу с управленческой документацией.
Акционерное общество «Сибкабель» является кабельным промышленным предприятием в городе Томск, с количеством сотрудников более 1300 человек. Для такой организации, как АО «Сибкабель», очень важно оперативно передавать документацию контрагентам, поскольку от этого зависит качество предоставления услуг акционерным обществом. Следовательно, неэффективное функционирование системы ДОУ может привести к появлению репутационных рисков.
В ходе исследования была изучена научная и учебная литература, исследовательские статьи в периодических изданиях и на интернет-сайтах. Использованную литературу можно разделить на следующие тематические группы.
К первой группе можно отнести работы, в которых рассматривается законодательно¬нормативная база в сфере документационного обеспечения управления, которой необходимо руководствоваться при построении и ведении документооборота в организациях, а также в последующем на их основе создаются локальные нормативно-методические документы. Здесь можно отметить работу А.В. Кузьмина1, в которой акцент делается на регулировании государственных учреждений, но в ней также упоминаются документы, используемые в работе любых организаций.
В работе И.В. Борис и И.Д. Грачевой1 были проанализированы современные нормативно-правовые акты, которые затрагивают различные сферы делопроизводства, также были перечислены правовые акты, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов в организациях. Авторы в своем исследовании затронули нормативно-правовые документы различных уровней, начиная от Конституции Российской Федерации и Федеральных законов заканчивая национальными стандартами. Кроме того, была отмечена важность нормативной базы для любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы.
В эту же группу можно отнести работы М.А. Зерщиковой и А.А. Калитвенцевой , В.А. Двойновой , где даются характеристики нормативно-правовой базы делопроизводства в России и подчеркивается ее значимость для процесса создания и обработки документов, а также для их юридической действительности.
Следующая группа работ направлена на построение документационного обеспечения управления в организациях в целом, а также на отдельные этапы работы с документами. Здесь можно выделить учебное пособие Т.А. Быковой и Л.В. Санкина , где полностью рассматривается документационное обеспечение управления в акционерных обществах: государственное и локальное регулирование, порядок подготовки и оформления различных используемых видов документов, а также правила хранения документов. Кроме того, было использовано учебное пособие Т.А. Быковой, Л.В. Санкиной и Т.В. Кузнецовой , в котором полностью описывается документационное обеспечение управления в любых организациях от нормативно-правовой базы до оформления различных видов документов, технологий работы с входящими, исходящими и внутренними документами и их передачи на хранение.
В этой же группе было использовано большое количество статей, направленных на отдельные этапы документационного обеспечения управления в организации. Так, статья
А.В. Карповой и А.Н. Сетракова1 посвящена рассмотрению организации документооборота в управленческой деятельности компаний. В работе особое внимание уделено документопотокам организации, принципам, которым они должны отвечать при их построении, а также подробному раскрытию порядка работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Следующий важный этап документационного обеспечения управления - организация оперативного хранения документов. Этот процесс рассматривается в работе О.Л. Лобановой , где описывается требования к составлению номенклатуры дел и порядок ее заполнения по графам. Затем в статье разъясняется вопрос формирования дел для текущего хранения документов в организации: какими признаками руководствоваться при их формировании, каким способом группировать, какие требования соблюдать при работе. Кроме того, затрагивается тема подготовки документов к архивному хранению, что не менее важно для исследовательской работы по теме. Здесь же можно выделить работы А.Р. Шарафутдиновой и Л.А. Назаровой , где рассматриваются условия и правила оперативного хранения документов в организациях.
Таким образом, подводя итог изученной литературы, можно сказать, что тема документационного обеспечения управления довольно популярна у исследователей, что позволяет понять особенности ее организации и частые проблемные места, а также использовать в своих исследованиях выводы и результаты авторов. В дополнение к этому можно сделать вывод, что работ, направленных на анализ ДОУ именно промышленных предприятий не очень много. Кроме того, в основном анализ проводится по организациям с централизованной формой делопроизводства, меньше работ направлено на анализ смешанной или децентрализованной формы.
Цель исследования - на основе анализа и характеристики системы документационного обеспечения управления в акционерном обществе «Сибкабель» выявить существующие проблемы и предложить рекомендации по их устранению.
Для реализации поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
Выявить нормативную федеральную, региональную и локальную базу организации работы с документами в АО «Сибкабель».
2. Охарактеризовать структуру, задачи и функции канцелярии в АО «Сибкабель».
3. Охарактеризовать организацию работы с документами в АО «Сибкабель».
4. Сформулировать предложения по оптимизации работы с документами в АО «Сибкабель».
Объектом исследования является акционерное общество «Сибкабель», а предметом исследования выступает документационное обеспечение управления АО «Сибкабель».
В данной исследовательской работе использовались следующие общенаучные методы:
- анализ позволил охарактеризовать нормативно-правовую и локальную базу, регулирующую документооборот в акционерном обществе «Сибкабель», а также работу отдела канцелярии и этапов работы с документами,
- метод классификации помог выделить видовой состав документов по группам деятельности,
-интервьюирование позволило опросить заведующего канцелярией для получения достоверной информации о его деятельности и деятельности отдела, а также в целом о системе документационного обеспечения управления в АО «Сибкабель»,
- опрос использовался при выявлении возникающих проблем у сотрудников АО «Сибкабель» при работе с документами в системе электронного документооборота и организации оперативного хранения,
- метод сравнения позволил выявить соответствие локальных нормативных актов АО «Сибкабель» действующим государственным нормативным актам;
- метод обобщения помог систематизировать полученную информацию для подведения выводов, выявить и сформулировать проблемы при работе с документами.
Источниковую базу можно разделить на 3 группы: нормативно-правовые документы на федеральном уровне, на региональном уровне в Томской области и на локальном уровне в акционерном обществе «Сибкабель».
В первой группе был рассмотрен Гражданский кодекс , который играет большую роль в заключении взаимных отношений между организацией и контрагентами, определяет требования к договорной сфере.
Следующим важным документом стал Федеральный закон «Об акционерных обществах»1, который регулирует деятельность акционерных обществ в Российской Федерации, каковым и является предприятие «Сибкабель». Настоящий закон обязателен к применению акционерными обществами, поскольку им определяется их правовое положение и требования к деятельности: права и обязанности акционеров, порядок создания и ликвидации акционерных обществ, формирование уставного капитала и другие важные вопросы.
Также были использованы законодательные акты, которые регулируют работу с документацией в электронной форме. Так, Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует вопросы информационной безопасности в сфере работы с документированной информацией в электронной форме, а Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» регулирует область применения электронной подписи.
Вопросы архивного хранения документов в организациях закреплены Федеральным законом «Об архивном деле» . Также более детально правила ведения архивной работы закреплены в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» .
Кроме нормативно-правовых актов был использован ряд государственных стандартов. Так, ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закрепляет основную терминологию в делопроизводственной сфере, что в последующем используется при разработке локальных нормативных актов организации. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.»1 определяет набор основных реквизитов для различных видов организационно-распорядительных документов (ОРД), что используется в организации для разработки фирменных бланков.
Вторая группа документов на региональном уровне включает Закон Томской области «Об архивном деле в Томской области» , который регулирует вопросы формирования архивных фондов в этом регионе, что является актуальным для акционерного общества «Сибкабель», как для источника комплектования Государственного архива Томской области.
Третья группа включает в себя локальные нормативные акты АО «Сибкабель, которые можно разделить на документы, регулирующие в целом деятельность всей организации и документы, регламентирующие деятельность документационного обеспечения управления. С помощью последних происходит анализ организации работы с документами на предприятии и определение порядка действий на каждом из этапов делопроизводства. К первым относятся Устав акционерного общества «Сибкабель» , Положение о канцелярии , Должностные инструкции заведующего и секретаря . Эти документы закрепляют правомочность предприятия, а также основные положения деятельности отдела канцелярии и его сотрудников. Ко вторым документам относятся Стандарт предприятия1, Положение о системе электронного документооборота , Инструкция по работе с документами с грифом «ДСП» , а также номенклатура дел. Выделенные документы закрепляют правила и порядок работы с различными видами документов на предприятии, их оформление и обработку, а также с помощью них происходит систематизация имеющихся дел.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, основной части, состоящей из двух глав, заключения, списка использованной источников и литературы, а также приложений.
Акционерное общество «Сибкабель» - одно из крупнейших предприятий кабельной промышленности в России, что обязывает его соблюдать законодательство, нести ответственность перед своими потребителями и партнерами. Для этого важно обеспечивать оперативность и качество управленческих решений и процессов, что в свою очередь достигается посредством эффективно выстроенной системы документационного обеспечения управления. Исследование было направлено на повышение качества ДОУ путем выявления в нем проблем и предложения рекомендаций по их устранению.
По итогам проведенного анализа системы документационного обеспечения был сделан ряд положительных заключений:
1. Локальная нормативная база АО «Сибкабель» детально проработана, что показывает хороший уровень регламентации сферы ДОУ. Она представлена такими документами, как Стандарт предприятия, выполняющий функции инструкции по делопроизводству, Положение о системе электронного документооборота, Положение об отделе канцелярии, Должностные инструкции его сотрудников, отдельные Инструкции по работе с документами ограниченного доступа, с входящими, исходящими документами и другими различными документами.
2. В Стандарте предприятия АО «Сибкабель» закреплены основные правила оформления организационно-распорядительных документации и имеются фирменные бланки основных видов документов. Это позволяет организации привести к единообразию оформление ОРД во всех структурных подразделениях и сократить время на создание документов.
3. На предприятии внедрена система электронного документооборота, что позволяет автоматизировать основные процессы работы с документами. За счет автоматизации сокращаются трудозатраты на обработку документации и время ее прохождения по маршрутам.
Однако несмотря на выделенные положительные стороны были отмечены и проблемы в системе ДОУ:
1. Несмотря на наличие обширной локальной нормативной базы в сфере ДОУ на предприятии отсутствуют документы, касающиеся работы по оформлению дел, по порядку передачи документов на архивное хранение, проведения экспертизы ценностей документов, обеспечения сохранности документов в архиве и работы с ними. Кроме того, такая информация не закреплена ни в одном из существующих нормативных документов.
2. В Стандарте предприятия, Должностных инструкциях секретаря и заведующего канцелярией, инструкциях по работе с документами были выявлены несостыковки с действительностью и устаревшая информация. Закрепленная в документах недостоверная информация может путать сотрудников организации, в особенности недавно принятых на работу.
3. Бланки документов, которые установлены для обязательного использования всеми структурными подразделениями не до конца соответствуют требованиям ГОСТа , что отражено в оформлении страниц документов, даты и регистрационного номера, наименования вида документов, а также полного и сокращенного наименования организации.
4. Даже при наличии системы электронного документооборота не все документационные процессы происходят автоматизировано, а также работа не со всеми документами ведется в СЭД. Так, регистрация входящих и исходящих документов, касающихся работы только структурных подразделений, происходит исключительно в бумажных журналах регистрации. К такому способу регистрации относится и передача документации между подразделениями, информация о которой фиксируется в журналах. К тому же, стоит отметить, что этап подписания почти всех документов предприятия происходит в бумажном виде, а после к карточке в СЭД прикрепляется электронный образ бумажного документа.
5. На предприятии не контролируются сроки регистрации и согласования документов, поэтому могут происходить регулярные просрочки. Кроме отсутствия контроля на это влияет установленный по умолчанию срок согласования в системе, который, на мой взгляд, является недостаточным. А также с технической стороны процесс согласования в СЭД выстроен нерациональным образом, что влияет на временные затраты сотрудников при работе с документами на этом этапе.
6. В маршрутах входящих, исходящих и внутренних документов обнаружены нарушения основных принципов организации документооборота. Так, во входящих документах на этапе регистрации происходит нарушение принципа единообразия, в движении служебных записок нарушается принцип прямоточности и однократности на этапе проверки/нормоконтроля документа, а также порядок операций противоречит делопроизводственным правилам, которые закрепляют невозможность внесения изменений в документ после его подписания. В движении исходящих документов прослеживается недостаток в принципе прямоточности на этапе отправки.
7. В оперативном хранении документов были отмечены нарушения в виде несоответствия оформления дел текущей номенклатуре на предприятии и неправильного формирования документов в дела, отсутствия нумерации листов и внутренних описей. Кроме того, условия хранения дел в некоторых случаях противоречат предписанным законодательством, что увеличивает риск порчи документов.
8. В отдел канцелярии, который организует делопроизводство и деятельность архива на предприятии, входит 3 сотрудника: заведующий архивом и два секретаря. В ходе анализа их должностных обязанностей была выявлена их сильная загруженность. Два секретаря выполняют большой объем работы по организационному, информационному и документационному обеспечению деятельности директора и главного инженера предприятия, а также в целом по выполнению делопроизводственных функций. Заведующий канцелярией в свою очередь совмещает обязанности руководителя отдела, выполняет обязанности делопроизводителя, а также архивариуса. Архивной работой занимается только заведующий, которому не всегда удается уделять этому достаточно времени, а тем самым организовывать архивную деятельность должным образом.
Для устранения выявленных проблем в ДОУ были сформулированы следующие рекомендации, которые были классифицированы по группам:
Локальная нормативно-методическая база:
1. Актуализировать и доработать локальную нормативную базу: убрать пункты с информацией несоответствующей действительности, привести раздел обязанностей в должностных инструкциях сотрудников канцелярии в соответствии с выполняемыми ими функциями, обновить и убрать отдельные заголовки дел в сводной номенклатуре.
2. Ввести в Стандарт предприятия список нерегистрируемых входящих документов, который был разработан для АО «Сибкабель» и приведен в приложениях.
3. Для формализации порядка формирования и хранения дел работниками рекомендуется к разработке инструкция по формированию дел, их оперативному хранению, подготовке документов и дел к передаче в архив и на уничтожение. Таким образом, введение такого документа поможет снизить нагрузку на заведующего канцелярией, поскольку все передаваемые дела будут оформляться и формироваться по правилам, что позволит не тратить время на их проверку и исправление.
Движение документов:
4. Маршрут движения входящего документа необходимо оптимизировать: после сортировки документации не передавать ее на регистрацию секретарю, а сразу направлять в подразделения. Таким образом, маршрут движения входящих документов подразделений будет приведен к единообразию, документация быстрее будет доходить до адресатов за счет того, что не будет проходить через секретаря, а также с секретарей снимется часть нагрузки.
5. В маршруте движения служебных записок операцию по проверке помощником директора можно исключить, либо поставить ее до подписания, в случае крайней необходимости этого этапа. Однако служебная записка первый раз проверяется руководителем подразделениям в обязательном порядке, поэтому вторая проверка является излишней.
6. В маршруте движения исходящего письма рекомендуется проводить запаковку и подготовку документа после подписания директором сразу в канцелярии, а не исполнителем, что позволит сократить время работы с ним.
Отдельные процессы с документами:
7. Производить регистрацию входящих и исходящих документов в подразделениях в СЭД. Того же касается передача документов между подразделениями, которую также стоит осуществлять в 1С: ДО с помощью функции «Журнал передачи документов».
8. Для снижения количества просрочек согласования документов необходимо проводить регулярные проверки по выполнению этапа согласования, исходя из которых будут проводиться информационные профилактические беседы с сотрудниками. Таким образом, это позволит повысить осведомленность о важности своевременного согласования документов и выявлять проблемные моменты, которые влияют на нарушение сроков. Также стоит увеличить время согласования с 4 часов до 1 дня. Кроме того, необходимо обратить внимание на техническую организацию этапа согласования документов и усовершенствовать систему на предприятии в соответствии с запросами сотрудников для более удобной работы и сокращения трудозатрат.
9. Исходя из отмеченной загруженности сотрудников отдела канцелярии и проведения примерных расчетов его необходимой штатной численности, была выявлена потребность в расширении штата на 1 единицу. Таким образом, на предприятии стоит ввести должность архивариуса, поскольку заведующий канцелярией не может уделять достаточно времени архивной работе. Это является фактором слабо организованного архивного хранения, наличия ошибок в формировании, оформлении дел, а также отсутствия необходимого контроля за хранением документов в структурных подразделениях.
10. Ввиду выявленных недостатков в хранении необходимо проводить обучение сотрудников и ввести контроль формирования, оформления и хранения дел в подразделениях, чтобы они придерживались обязательных правил: индексирование и наименование дел в соответствии с номенклатурой, нумерация листов в делах, составление внутренних описей, хранение документов в отдельно выделенных помещениях, отдаленных от пищевых продуктов, солнечных лучей и источников влажности. Кроме того, необходимо увеличить бюджет на закупку канцелярских принадлежностей в организации и выделять необходимое количество папок, исходя из нужд подразделений, а не фиксированное количество на каждое из них.
Таким образом, комплексное следование предложенным рекомендациям поможет организации повысить эффективность всей системы документационного обеспечения управления.
По итогам проведенного анализа системы документационного обеспечения был сделан ряд положительных заключений:
1. Локальная нормативная база АО «Сибкабель» детально проработана, что показывает хороший уровень регламентации сферы ДОУ. Она представлена такими документами, как Стандарт предприятия, выполняющий функции инструкции по делопроизводству, Положение о системе электронного документооборота, Положение об отделе канцелярии, Должностные инструкции его сотрудников, отдельные Инструкции по работе с документами ограниченного доступа, с входящими, исходящими документами и другими различными документами.
2. В Стандарте предприятия АО «Сибкабель» закреплены основные правила оформления организационно-распорядительных документации и имеются фирменные бланки основных видов документов. Это позволяет организации привести к единообразию оформление ОРД во всех структурных подразделениях и сократить время на создание документов.
3. На предприятии внедрена система электронного документооборота, что позволяет автоматизировать основные процессы работы с документами. За счет автоматизации сокращаются трудозатраты на обработку документации и время ее прохождения по маршрутам.
Однако несмотря на выделенные положительные стороны были отмечены и проблемы в системе ДОУ:
1. Несмотря на наличие обширной локальной нормативной базы в сфере ДОУ на предприятии отсутствуют документы, касающиеся работы по оформлению дел, по порядку передачи документов на архивное хранение, проведения экспертизы ценностей документов, обеспечения сохранности документов в архиве и работы с ними. Кроме того, такая информация не закреплена ни в одном из существующих нормативных документов.
2. В Стандарте предприятия, Должностных инструкциях секретаря и заведующего канцелярией, инструкциях по работе с документами были выявлены несостыковки с действительностью и устаревшая информация. Закрепленная в документах недостоверная информация может путать сотрудников организации, в особенности недавно принятых на работу.
3. Бланки документов, которые установлены для обязательного использования всеми структурными подразделениями не до конца соответствуют требованиям ГОСТа , что отражено в оформлении страниц документов, даты и регистрационного номера, наименования вида документов, а также полного и сокращенного наименования организации.
4. Даже при наличии системы электронного документооборота не все документационные процессы происходят автоматизировано, а также работа не со всеми документами ведется в СЭД. Так, регистрация входящих и исходящих документов, касающихся работы только структурных подразделений, происходит исключительно в бумажных журналах регистрации. К такому способу регистрации относится и передача документации между подразделениями, информация о которой фиксируется в журналах. К тому же, стоит отметить, что этап подписания почти всех документов предприятия происходит в бумажном виде, а после к карточке в СЭД прикрепляется электронный образ бумажного документа.
5. На предприятии не контролируются сроки регистрации и согласования документов, поэтому могут происходить регулярные просрочки. Кроме отсутствия контроля на это влияет установленный по умолчанию срок согласования в системе, который, на мой взгляд, является недостаточным. А также с технической стороны процесс согласования в СЭД выстроен нерациональным образом, что влияет на временные затраты сотрудников при работе с документами на этом этапе.
6. В маршрутах входящих, исходящих и внутренних документов обнаружены нарушения основных принципов организации документооборота. Так, во входящих документах на этапе регистрации происходит нарушение принципа единообразия, в движении служебных записок нарушается принцип прямоточности и однократности на этапе проверки/нормоконтроля документа, а также порядок операций противоречит делопроизводственным правилам, которые закрепляют невозможность внесения изменений в документ после его подписания. В движении исходящих документов прослеживается недостаток в принципе прямоточности на этапе отправки.
7. В оперативном хранении документов были отмечены нарушения в виде несоответствия оформления дел текущей номенклатуре на предприятии и неправильного формирования документов в дела, отсутствия нумерации листов и внутренних описей. Кроме того, условия хранения дел в некоторых случаях противоречат предписанным законодательством, что увеличивает риск порчи документов.
8. В отдел канцелярии, который организует делопроизводство и деятельность архива на предприятии, входит 3 сотрудника: заведующий архивом и два секретаря. В ходе анализа их должностных обязанностей была выявлена их сильная загруженность. Два секретаря выполняют большой объем работы по организационному, информационному и документационному обеспечению деятельности директора и главного инженера предприятия, а также в целом по выполнению делопроизводственных функций. Заведующий канцелярией в свою очередь совмещает обязанности руководителя отдела, выполняет обязанности делопроизводителя, а также архивариуса. Архивной работой занимается только заведующий, которому не всегда удается уделять этому достаточно времени, а тем самым организовывать архивную деятельность должным образом.
Для устранения выявленных проблем в ДОУ были сформулированы следующие рекомендации, которые были классифицированы по группам:
Локальная нормативно-методическая база:
1. Актуализировать и доработать локальную нормативную базу: убрать пункты с информацией несоответствующей действительности, привести раздел обязанностей в должностных инструкциях сотрудников канцелярии в соответствии с выполняемыми ими функциями, обновить и убрать отдельные заголовки дел в сводной номенклатуре.
2. Ввести в Стандарт предприятия список нерегистрируемых входящих документов, который был разработан для АО «Сибкабель» и приведен в приложениях.
3. Для формализации порядка формирования и хранения дел работниками рекомендуется к разработке инструкция по формированию дел, их оперативному хранению, подготовке документов и дел к передаче в архив и на уничтожение. Таким образом, введение такого документа поможет снизить нагрузку на заведующего канцелярией, поскольку все передаваемые дела будут оформляться и формироваться по правилам, что позволит не тратить время на их проверку и исправление.
Движение документов:
4. Маршрут движения входящего документа необходимо оптимизировать: после сортировки документации не передавать ее на регистрацию секретарю, а сразу направлять в подразделения. Таким образом, маршрут движения входящих документов подразделений будет приведен к единообразию, документация быстрее будет доходить до адресатов за счет того, что не будет проходить через секретаря, а также с секретарей снимется часть нагрузки.
5. В маршруте движения служебных записок операцию по проверке помощником директора можно исключить, либо поставить ее до подписания, в случае крайней необходимости этого этапа. Однако служебная записка первый раз проверяется руководителем подразделениям в обязательном порядке, поэтому вторая проверка является излишней.
6. В маршруте движения исходящего письма рекомендуется проводить запаковку и подготовку документа после подписания директором сразу в канцелярии, а не исполнителем, что позволит сократить время работы с ним.
Отдельные процессы с документами:
7. Производить регистрацию входящих и исходящих документов в подразделениях в СЭД. Того же касается передача документов между подразделениями, которую также стоит осуществлять в 1С: ДО с помощью функции «Журнал передачи документов».
8. Для снижения количества просрочек согласования документов необходимо проводить регулярные проверки по выполнению этапа согласования, исходя из которых будут проводиться информационные профилактические беседы с сотрудниками. Таким образом, это позволит повысить осведомленность о важности своевременного согласования документов и выявлять проблемные моменты, которые влияют на нарушение сроков. Также стоит увеличить время согласования с 4 часов до 1 дня. Кроме того, необходимо обратить внимание на техническую организацию этапа согласования документов и усовершенствовать систему на предприятии в соответствии с запросами сотрудников для более удобной работы и сокращения трудозатрат.
9. Исходя из отмеченной загруженности сотрудников отдела канцелярии и проведения примерных расчетов его необходимой штатной численности, была выявлена потребность в расширении штата на 1 единицу. Таким образом, на предприятии стоит ввести должность архивариуса, поскольку заведующий канцелярией не может уделять достаточно времени архивной работе. Это является фактором слабо организованного архивного хранения, наличия ошибок в формировании, оформлении дел, а также отсутствия необходимого контроля за хранением документов в структурных подразделениях.
10. Ввиду выявленных недостатков в хранении необходимо проводить обучение сотрудников и ввести контроль формирования, оформления и хранения дел в подразделениях, чтобы они придерживались обязательных правил: индексирование и наименование дел в соответствии с номенклатурой, нумерация листов в делах, составление внутренних описей, хранение документов в отдельно выделенных помещениях, отдаленных от пищевых продуктов, солнечных лучей и источников влажности. Кроме того, необходимо увеличить бюджет на закупку канцелярских принадлежностей в организации и выделять необходимое количество папок, исходя из нужд подразделений, а не фиксированное количество на каждое из них.
Таким образом, комплексное следование предложенным рекомендациям поможет организации повысить эффективность всей системы документационного обеспечения управления.
Подобные работы
- «Совершенствование процесса управления дебиторской задолженностью на предприятии»
Дипломные работы, ВКР, менеджмент. Язык работы: Русский. Цена: 5200 р. Год сдачи: 2016