ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В УПРАВЛЕНИИ СОЦИАЛЬНОЙ ПОДДЕРЖКИ НАСЕЛЕНИЯ ОНГУДАЙСКОГО РАЙОНА РЕСПУБЛИКИ АЛТАЙ
|
АННОТАЦИЯ 3
Введение 4
Глава 1 Система органов социальной защиты населения в Республике Алтай 12
1.1 Органы и учреждения социальной защиты и нормативно-правовое
регулирование их деятельности 12
1.2 УСПН Онгудайского района (структура, цели, виды деятельности) 20
Глава 2 Видовой состав документов УСПН Онгудайского района 28
Глава 3 Организация работы с документами в УСПН Онгудайского района 40
3.1 Нормативно-методическая база делопроизводства в УСПН Онгудайского
района 40
3.2 Организация документооборота, хранения документов, рекомендации по
совершенствованию работы с документами в УСПН Онгудайского района 46
Заключение 56
Список использованных источников и литературы 58
Приложение А (справочное) Образец приказа по основной деятельности 66
Приложение Б (справочное) Образец приказа по личному составу 67
Приложение В (справочное) Форма справки 68
Приложение Г (справочное) Бланк письма 69
Приложение Д (справочное) Образец протокола 70
Приложение Е (справочное) Журнал входящих документов 71
Приложение Ж (справочное) Журнал исходящих документов 72
Приложение И (справочное) Должностная инструкция делопроизводителя 73
Приложение К (справочное) Лист-заверитель 74
Приложение Л (справочное) Внутренняя опись 75
Приложение М (справочное) Образец обложки дела
Введение 4
Глава 1 Система органов социальной защиты населения в Республике Алтай 12
1.1 Органы и учреждения социальной защиты и нормативно-правовое
регулирование их деятельности 12
1.2 УСПН Онгудайского района (структура, цели, виды деятельности) 20
Глава 2 Видовой состав документов УСПН Онгудайского района 28
Глава 3 Организация работы с документами в УСПН Онгудайского района 40
3.1 Нормативно-методическая база делопроизводства в УСПН Онгудайского
района 40
3.2 Организация документооборота, хранения документов, рекомендации по
совершенствованию работы с документами в УСПН Онгудайского района 46
Заключение 56
Список использованных источников и литературы 58
Приложение А (справочное) Образец приказа по основной деятельности 66
Приложение Б (справочное) Образец приказа по личному составу 67
Приложение В (справочное) Форма справки 68
Приложение Г (справочное) Бланк письма 69
Приложение Д (справочное) Образец протокола 70
Приложение Е (справочное) Журнал входящих документов 71
Приложение Ж (справочное) Журнал исходящих документов 72
Приложение И (справочное) Должностная инструкция делопроизводителя 73
Приложение К (справочное) Лист-заверитель 74
Приложение Л (справочное) Внутренняя опись 75
Приложение М (справочное) Образец обложки дела
Социальная защита населения является важнейшей составляющей политики Российской Федерации. Обеспечение достойной жизни и свободного развития человека является основной задачей государства. Создана сеть учреждений социальной защиты в областях, краях, республиках, городах федерального значения, автономных округах и автономной области. Учреждения социальной защиты играют особую роль в жизни общества. Их деятельность направлена главным образом на поддержку наиболее уязвимых категорий граждан: детей и подростков, людей с ограниченными возможностями, пожилых граждан. Учреждения социальной защиты оказывают помощь людям, оказавшимся в сложной жизненной ситуации и нуждающимся в социальной защите.
Данная выпускная квалификационная работа посвящена изучению организации работы с документами в Управлении социальной поддержки населения Онгудайского района Республики Алтай (далее УСПН Онгудайского района). Несомненно, что важной частью работы учреждения является организация работы с документами. От того, как налажена работа с документами, зависит скорость принятия управленческого решения.
Актуальность исследования заключается в том, что от правильной организации работы Управления социальной поддержки Онгудайского района населения зависит качество оказываемых ею услуг, а работа с документами непосредственно на это влияет. Правильно организованное делопроизводство - одно из условий надлежащей организации работы учреждения, исполнения решений, четкого и своевременного обслуживания обращающихся граждан.
Вопросам изучения документационного обеспечения в регионе не уделяется пристального внимания, нет исследовательских работ, посвященных организации делопроизводства. УСПН Онгудайского района является одним из одиннадцати Управлений социальной поддержки населения, расположенных на территории всего региона, поэтому на примере данного учреждения можно рассмотреть, то каким образом организована работа с документами во всех этих учреждениях, поскольку их деятельность практически не отличается друг от друга.
В настоящее время накоплен большой массив исследований, посвященных документационному обеспечению управления, среди которых есть работы Т.А. Быковой, Л.М. Вяловой, Л.В. Санкиной, Л.М. Чернецкой, И.Н. Кузнецова, Е.В. Нечаевой, Е.Ю. Ярошевской.
В учебнике Т.А. Быковой, Л.М. Вяловой и Л.В. Санкиной дана характеристика нормативно-правовой базы делопроизводства, рассматриваются требования к оформлению документов, служба делопроизводства, описываются основные
технологические операции делопроизводства.
В своем учебном пособии Л. М. Чернецкая излагает требования к составлению, оформлению документов и работе с ними, особое внимание уделяется законодательным и нормативно-методическим актам. Описываются технологии хранения, экспертизы ценности и архивного хранения документов.
Особо стоит отметить работу И. Н. Кузнецова , который является одним из наиболее современных учебников по делопроизводству, в котором большое внимание уделено правилам оформления и подготовки служебных документов, описана история развития делопроизводства, рассмотрены вопросы организации документооборота и технологии делопроизводства, архивного хранения документов. В качестве приложений приводятся различные образцы документом, правила делопроизводства и перечни документов.
Е.Ю. Ярошевская кроме общих правил традиционного делопроизводства рассматривает также электронный документооборот, классификацию СЭД, возможности СЭД и этапы внедрения в организации.
Учебное пособие Е.В. Нечаевой содержит необходимую терминологию по делопроизводству, знакомит с нормами и правилами оформления бланков, составления документов. Также внимание уделяется нормативно-ведомственным и методическим документам по организации работы с документами.
Актуальные вопросы документационного обеспечения освещаются также в периодических изданиях. Это такие востребованные журналы как «Делопроизводство», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Секретарское дело», «Справочник секретаря и офис-менеджера».
Отдельно следует выделить исследовательские работы в сфере социальной защиты населения. Это работы А.Н. Савинова, Е.Ю. Тяпкиной, В.П. Галаганова, Д.И. Сидоровой, Н.Р. Хамидуллина.
Савинов А. Н. исследует систему органов социальной защиты в РФ. Он рассматривает определение понятия «социальная защита населения», источники финансирования социальной защиты, а также организацию деятельности государственных органов социальной защиты, а именно Министерства труда и социальной защиты РФ, органов исполнительной власти субъектов и муниципальных органов, работающих в данной сфере.
Н. А. Бондаренко, И. О. Демьянова рассматривают разные научные подходы к определению понятия социальная защита, определяют функции и структуру социальной защиты, анализируют развитие нормативно-правовой базы, регулирующей социальную защиту в РФ.
Н.Р. Хамидуллин дает собственное определение понятию «социальная защита» и устанавливает, что оно равнозначно понятиям «социальное обеспечение», «социальное обслуживание» «социальная помощь» и «социальная поддержка».
Учебник В.П. Галаганова содержит теоретические основы социального обеспечения. Автор рассматривает вопросы, связанные с пенсионным обеспечением, вопросы, касающиеся выплаты пособий, государственной социальной помощи гражданам, предоставление социальных услуг гражданам.
В пособии Г.Г. Пашковой содержится теоретический материал о социальном обеспечении на основе действующего законодательства. Освещаются такие вопросы, как понятие и принципы социального обслуживания, пенсионное обеспечение, пособия, предоставление социальных услуг, льготы.
В статье Е.Ю. Тяпкиной представлен анализ системы социальной защиты в РФ, ее основные направления развития и функции органов социальной защиты.
Д.И. Сидорова анализирует систему социальной защиты инвалидов, рассматривает динамику расходов на выплату пособий и социальную помощь.
В настоящее время издается ряд периодических изданий: электронный журнал «Социальное обслуживание населения: новации, эксперименты, творчество» (СОННЭТ), журнал «Работник социальной службы», «Социальное обслуживание», «Профессиональная библиотека работника социальной службы», «Отечественный журнал социальной работы», «Социальное здоровье: проблемы и решения» и другие. Эти профессиональные журналы предназначены для работников учреждений социального обслуживания и органов управления, осуществляющих функции социальной защиты населения.
Однако в литературе и периодических изданиях основной упор делается на определение понятий «социальной защиты», «социального обслуживания», нормативно-правовому регулированию в социальной сфере, но тема организации работы с документами в учреждениях социальной защиты, документация учреждений социального обслуживания малоизученна. Исследованию делопроизводства в учреждениях такого вида посвящены в основном учебные работы.
В качестве примеров работ, посвященных документам и исследованию документационного обеспечения в учреждениях социальной защиты, можно привести следующие работы.
Н.Н. Ворошилина проводит анализ делопроизводства в социальной организации, в результате которого были выявлены недостатки в организации работы с документами.
В статье А. А. Мякотина, А. Ждановой представлен состав документов Центра социального обслуживания, порядок документирования процесса «социальное обслуживание на дому». Автор подробно описывает то, в каких журналах информация фиксируется, какие документы создаются и какие необходимы для формирования личного дела гражданина.
В учебнике Е.И. Холостовой и О.Г. Прохоровой есть раздел, посвященный организации работы с нормативно-правовыми документами в учреждениях социальной защиты, где сообщается, что работа социальных работников базируется на знании нормативно-правовых актов в области документационного обеспечения управления, документирования, трудового законодательства, основ компьютерной техники и информационных технологий, приведены основные термины в сфере делопроизводства, правила оформления реквизитов и документов.
О.А. Баландина предлагает создать рабочую книгу специалиста как средство повышения эффективности его труда. Рабочая книга - это постоянно пополняющий электронный файл, который содержит нормативные акты, положения, рекомендации, памятки, формы и бланки документов, образцы обращений, служебных документов, необходимых специалистам в работе. Использование такой книги позволяет более оперативно осуществлять межведомственный обмен информацией между учреждениями.
Объектом исследования является организация работы с документами в учреждениях социальной защиты Республики Алтай.
Предмет исследования - работа с документами в УСПН Онгудайского района.
Цель ВКР - исследовать организацию работы с документами в УСПН Онгудайского района с целью определения качества работы с документами и разработки рекомендаций для ее совершенствования.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
1. Изучить систему органов социальной защиты населения Республики Алтай и структуру, цели и виды деятельности УСПН Онгудайского района.
2. Определить видовой состав документов УСПН Онгудайского района.
3. Рассмотреть нормативно-методическую базу делопроизводства.
4. Исследовать организацию документооборота и хранения документов в УСПН Онгудайского района.
5. Сформулировать рекомендации по совершенствованию работы с документами.
В ходе написания работы были привлечены источники в сфере делопроизводства и архивного дела, социальной защиты населения.
К основным источникам относятся:
- Конституция РФ , закрепляющая право граждан на социальную защиту государства;
- Федеральный закон «Об основах социального обслуживания граждан в РФ» , который устанавливает правовые основы социального обслуживания, права и обязанности получателей и поставщиков социальных услуг;
- ГОСТ Р 53060-2008 , в котором дан перечень основных видов документов учреждений социальной защиты населения;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 , на основе которого можно сравнить правильность оформления реквизитов документов;
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 , в котором даны термины и определения по
делопроизводству и архивному делу;
- Примерная инструкция по делопроизводству , которая устанавливает требования к оформлению и составлению управленческих документов и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций.
Были также привлечены документы Министерства труда, социального развития и занятости населения Республики Алтай и локальные акты УСПН Онгудайского района:
- Порядок предоставления социальных услуг поставщиками социальных услуг , определяющий механизм предоставления социальных услуг нуждающемуся населению;
- Устав , в котором представлена информация о правовом статусе, целях, функциях учреждения;
- Должностная инструкция делопроизводителя , содержащая сведения о должности делопроизводителя, его квалификационных требованиях, правах и обязанностях;
- Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел,
создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения
К интернет - источникам относится сайт УСПН Онгудайского района , сайт Министерства труда, социального развития и занятости населения , на которых можно найти информацию о деятельности этих учреждений, посмотреть нормативно-правовые документы, используемые и создаваемые ими.
В ходе написания работы были использованы следующие методы:
- анализ (при изучении нормативно-методических документов, конкретных документов УСПН Онгудайского района);
- синтез (обобщение, сбор информации воедино);
- описание (основных делопроизводственных процессов);
- личная беседа с делопроизводителем;
- сравнение (изучения соответствия оформления документов правилам, стандарту);
- наблюдение (за работой делопроизводителя в ходе учебной практики).
Практическая значимость работы заключается в возможном использовании ее содержания и результатов для дальнейшей разработки темы организации работы с документами в учреждениях социальной защиты.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений. Использованная литература и источники позволяют раскрыть тему.
Данная выпускная квалификационная работа посвящена изучению организации работы с документами в Управлении социальной поддержки населения Онгудайского района Республики Алтай (далее УСПН Онгудайского района). Несомненно, что важной частью работы учреждения является организация работы с документами. От того, как налажена работа с документами, зависит скорость принятия управленческого решения.
Актуальность исследования заключается в том, что от правильной организации работы Управления социальной поддержки Онгудайского района населения зависит качество оказываемых ею услуг, а работа с документами непосредственно на это влияет. Правильно организованное делопроизводство - одно из условий надлежащей организации работы учреждения, исполнения решений, четкого и своевременного обслуживания обращающихся граждан.
Вопросам изучения документационного обеспечения в регионе не уделяется пристального внимания, нет исследовательских работ, посвященных организации делопроизводства. УСПН Онгудайского района является одним из одиннадцати Управлений социальной поддержки населения, расположенных на территории всего региона, поэтому на примере данного учреждения можно рассмотреть, то каким образом организована работа с документами во всех этих учреждениях, поскольку их деятельность практически не отличается друг от друга.
В настоящее время накоплен большой массив исследований, посвященных документационному обеспечению управления, среди которых есть работы Т.А. Быковой, Л.М. Вяловой, Л.В. Санкиной, Л.М. Чернецкой, И.Н. Кузнецова, Е.В. Нечаевой, Е.Ю. Ярошевской.
В учебнике Т.А. Быковой, Л.М. Вяловой и Л.В. Санкиной дана характеристика нормативно-правовой базы делопроизводства, рассматриваются требования к оформлению документов, служба делопроизводства, описываются основные
технологические операции делопроизводства.
В своем учебном пособии Л. М. Чернецкая излагает требования к составлению, оформлению документов и работе с ними, особое внимание уделяется законодательным и нормативно-методическим актам. Описываются технологии хранения, экспертизы ценности и архивного хранения документов.
Особо стоит отметить работу И. Н. Кузнецова , который является одним из наиболее современных учебников по делопроизводству, в котором большое внимание уделено правилам оформления и подготовки служебных документов, описана история развития делопроизводства, рассмотрены вопросы организации документооборота и технологии делопроизводства, архивного хранения документов. В качестве приложений приводятся различные образцы документом, правила делопроизводства и перечни документов.
Е.Ю. Ярошевская кроме общих правил традиционного делопроизводства рассматривает также электронный документооборот, классификацию СЭД, возможности СЭД и этапы внедрения в организации.
Учебное пособие Е.В. Нечаевой содержит необходимую терминологию по делопроизводству, знакомит с нормами и правилами оформления бланков, составления документов. Также внимание уделяется нормативно-ведомственным и методическим документам по организации работы с документами.
Актуальные вопросы документационного обеспечения освещаются также в периодических изданиях. Это такие востребованные журналы как «Делопроизводство», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Секретарское дело», «Справочник секретаря и офис-менеджера».
Отдельно следует выделить исследовательские работы в сфере социальной защиты населения. Это работы А.Н. Савинова, Е.Ю. Тяпкиной, В.П. Галаганова, Д.И. Сидоровой, Н.Р. Хамидуллина.
Савинов А. Н. исследует систему органов социальной защиты в РФ. Он рассматривает определение понятия «социальная защита населения», источники финансирования социальной защиты, а также организацию деятельности государственных органов социальной защиты, а именно Министерства труда и социальной защиты РФ, органов исполнительной власти субъектов и муниципальных органов, работающих в данной сфере.
Н. А. Бондаренко, И. О. Демьянова рассматривают разные научные подходы к определению понятия социальная защита, определяют функции и структуру социальной защиты, анализируют развитие нормативно-правовой базы, регулирующей социальную защиту в РФ.
Н.Р. Хамидуллин дает собственное определение понятию «социальная защита» и устанавливает, что оно равнозначно понятиям «социальное обеспечение», «социальное обслуживание» «социальная помощь» и «социальная поддержка».
Учебник В.П. Галаганова содержит теоретические основы социального обеспечения. Автор рассматривает вопросы, связанные с пенсионным обеспечением, вопросы, касающиеся выплаты пособий, государственной социальной помощи гражданам, предоставление социальных услуг гражданам.
В пособии Г.Г. Пашковой содержится теоретический материал о социальном обеспечении на основе действующего законодательства. Освещаются такие вопросы, как понятие и принципы социального обслуживания, пенсионное обеспечение, пособия, предоставление социальных услуг, льготы.
В статье Е.Ю. Тяпкиной представлен анализ системы социальной защиты в РФ, ее основные направления развития и функции органов социальной защиты.
Д.И. Сидорова анализирует систему социальной защиты инвалидов, рассматривает динамику расходов на выплату пособий и социальную помощь.
В настоящее время издается ряд периодических изданий: электронный журнал «Социальное обслуживание населения: новации, эксперименты, творчество» (СОННЭТ), журнал «Работник социальной службы», «Социальное обслуживание», «Профессиональная библиотека работника социальной службы», «Отечественный журнал социальной работы», «Социальное здоровье: проблемы и решения» и другие. Эти профессиональные журналы предназначены для работников учреждений социального обслуживания и органов управления, осуществляющих функции социальной защиты населения.
Однако в литературе и периодических изданиях основной упор делается на определение понятий «социальной защиты», «социального обслуживания», нормативно-правовому регулированию в социальной сфере, но тема организации работы с документами в учреждениях социальной защиты, документация учреждений социального обслуживания малоизученна. Исследованию делопроизводства в учреждениях такого вида посвящены в основном учебные работы.
В качестве примеров работ, посвященных документам и исследованию документационного обеспечения в учреждениях социальной защиты, можно привести следующие работы.
Н.Н. Ворошилина проводит анализ делопроизводства в социальной организации, в результате которого были выявлены недостатки в организации работы с документами.
В статье А. А. Мякотина, А. Ждановой представлен состав документов Центра социального обслуживания, порядок документирования процесса «социальное обслуживание на дому». Автор подробно описывает то, в каких журналах информация фиксируется, какие документы создаются и какие необходимы для формирования личного дела гражданина.
В учебнике Е.И. Холостовой и О.Г. Прохоровой есть раздел, посвященный организации работы с нормативно-правовыми документами в учреждениях социальной защиты, где сообщается, что работа социальных работников базируется на знании нормативно-правовых актов в области документационного обеспечения управления, документирования, трудового законодательства, основ компьютерной техники и информационных технологий, приведены основные термины в сфере делопроизводства, правила оформления реквизитов и документов.
О.А. Баландина предлагает создать рабочую книгу специалиста как средство повышения эффективности его труда. Рабочая книга - это постоянно пополняющий электронный файл, который содержит нормативные акты, положения, рекомендации, памятки, формы и бланки документов, образцы обращений, служебных документов, необходимых специалистам в работе. Использование такой книги позволяет более оперативно осуществлять межведомственный обмен информацией между учреждениями.
Объектом исследования является организация работы с документами в учреждениях социальной защиты Республики Алтай.
Предмет исследования - работа с документами в УСПН Онгудайского района.
Цель ВКР - исследовать организацию работы с документами в УСПН Онгудайского района с целью определения качества работы с документами и разработки рекомендаций для ее совершенствования.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
1. Изучить систему органов социальной защиты населения Республики Алтай и структуру, цели и виды деятельности УСПН Онгудайского района.
2. Определить видовой состав документов УСПН Онгудайского района.
3. Рассмотреть нормативно-методическую базу делопроизводства.
4. Исследовать организацию документооборота и хранения документов в УСПН Онгудайского района.
5. Сформулировать рекомендации по совершенствованию работы с документами.
В ходе написания работы были привлечены источники в сфере делопроизводства и архивного дела, социальной защиты населения.
К основным источникам относятся:
- Конституция РФ , закрепляющая право граждан на социальную защиту государства;
- Федеральный закон «Об основах социального обслуживания граждан в РФ» , который устанавливает правовые основы социального обслуживания, права и обязанности получателей и поставщиков социальных услуг;
- ГОСТ Р 53060-2008 , в котором дан перечень основных видов документов учреждений социальной защиты населения;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 , на основе которого можно сравнить правильность оформления реквизитов документов;
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 , в котором даны термины и определения по
делопроизводству и архивному делу;
- Примерная инструкция по делопроизводству , которая устанавливает требования к оформлению и составлению управленческих документов и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций.
Были также привлечены документы Министерства труда, социального развития и занятости населения Республики Алтай и локальные акты УСПН Онгудайского района:
- Порядок предоставления социальных услуг поставщиками социальных услуг , определяющий механизм предоставления социальных услуг нуждающемуся населению;
- Устав , в котором представлена информация о правовом статусе, целях, функциях учреждения;
- Должностная инструкция делопроизводителя , содержащая сведения о должности делопроизводителя, его квалификационных требованиях, правах и обязанностях;
- Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел,
создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения
К интернет - источникам относится сайт УСПН Онгудайского района , сайт Министерства труда, социального развития и занятости населения , на которых можно найти информацию о деятельности этих учреждений, посмотреть нормативно-правовые документы, используемые и создаваемые ими.
В ходе написания работы были использованы следующие методы:
- анализ (при изучении нормативно-методических документов, конкретных документов УСПН Онгудайского района);
- синтез (обобщение, сбор информации воедино);
- описание (основных делопроизводственных процессов);
- личная беседа с делопроизводителем;
- сравнение (изучения соответствия оформления документов правилам, стандарту);
- наблюдение (за работой делопроизводителя в ходе учебной практики).
Практическая значимость работы заключается в возможном использовании ее содержания и результатов для дальнейшей разработки темы организации работы с документами в учреждениях социальной защиты.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений. Использованная литература и источники позволяют раскрыть тему.
Таким образом, в данной выпускной квалификационной работе была рассмотрена организация работы с документами в УСПН Онгудайского района. УСПН Онгудайского района является Казенным учреждением Республики Алтай, предметом деятельности которой является социальная поддержка и социальное обслуживание отдельных категорий граждан, проживающих на территории Онгудайского района, а также осуществление деятельности органа опеки и попечительства.
Учреждение является подведомственным и находится в ведении Министерства труда, социального развития и занятости населения Республики Алтай. УСПН Онгудайского района руководствуется в своей деятельности федеральным законодательством, законодательством Республики Алтай и Уставом УСПН
Онгудайского района.
Работа с документами является одной из важнейших направлений работы учреждения. В УСПН Онгудайского района создаются и используются различные системы документации: организационная, распорядительная, информационно-справочная, финансово-бухгалтерская, планово-отчетная, кадровая, которые подразделяются на виды, документы, связанные с основной деятельностью учреждения - социальным обслуживанием граждан, выплатой и назначением мер социальной поддержки, опекой и попечительством. К ним относятся личные дела граждан получателей социальных услуг, индивидуальные программы работы с клиентами, сведения об обслуживаемых гражданах, перечни предоставляемых услуг и многие другие.
Состав управленческих и информационно-справочных документов является типичным, наиболее часто используемым относятся приказы, справки, протоколы, акты, заявления, письма.
Ведение делопроизводства возложено на делопроизводителя. К его основным обязанностям относятся: регистрация входящих и исходящих документов, подготовка проектов приказов, отправка документов, контроль исполнения документов, подготовка дел к архивному хранению.
Изучив процесс делопроизводства в УСПН Онгудайского района, можно сказать, что порядок работы с документами соответствует общим правилам делопроизводства, документооборот налажен, документы не задерживаются в пути, сроки исполнения документов соблюдаются. По оформлению документы в целом соответствуют стандарту, но имеются ошибки в реквизитах (гриф утверждения, дата, подпись, текст, справочные данные), в соблюдении табуляции, интервалов.
Что касается архивного хранения, то в учреждении нет специализированного архива, полному оформлению подлежат документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, дела хранятся по месту их формирования, документы временного (менее 10 лет) срока хранения подшиваются в папки-скоросшиватели. Дела по личному составу хранятся в учреждении постоянно. Не менее чем через 3 года дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в муниципальный архив.
Автор работы в качестве рекомендации предлагает разработать инструкцию по делопроизводству, которая будет регламентировать процесс делопроизводства в учреждении, содержать примеры оформления и составления документов, и разработан в соответствии с государственным стандартом. Это позволит не допускать ошибки при документировании, организации документооборота, хранении документов и способствовать совершенствованию делопроизводства и повышению эффективности работы с документами в учреждении.
Для улучшения процесса регистрации документов было предложено введение автоматизированной системы регистрации, которое позволит экономить время сотрудников и облегчить контроль исполнения. Для этого можно создать журнал регистрации документов в Microsoft Excel, так как введение автоматизированной системы регистрации документов в ближайшее время в УСПН Онгудайского района не планируется.
Эти рекомендации помогут повысить эффективность труда сотрудников и совершенствовать организацию работу с документами в учреждении.
Учреждение является подведомственным и находится в ведении Министерства труда, социального развития и занятости населения Республики Алтай. УСПН Онгудайского района руководствуется в своей деятельности федеральным законодательством, законодательством Республики Алтай и Уставом УСПН
Онгудайского района.
Работа с документами является одной из важнейших направлений работы учреждения. В УСПН Онгудайского района создаются и используются различные системы документации: организационная, распорядительная, информационно-справочная, финансово-бухгалтерская, планово-отчетная, кадровая, которые подразделяются на виды, документы, связанные с основной деятельностью учреждения - социальным обслуживанием граждан, выплатой и назначением мер социальной поддержки, опекой и попечительством. К ним относятся личные дела граждан получателей социальных услуг, индивидуальные программы работы с клиентами, сведения об обслуживаемых гражданах, перечни предоставляемых услуг и многие другие.
Состав управленческих и информационно-справочных документов является типичным, наиболее часто используемым относятся приказы, справки, протоколы, акты, заявления, письма.
Ведение делопроизводства возложено на делопроизводителя. К его основным обязанностям относятся: регистрация входящих и исходящих документов, подготовка проектов приказов, отправка документов, контроль исполнения документов, подготовка дел к архивному хранению.
Изучив процесс делопроизводства в УСПН Онгудайского района, можно сказать, что порядок работы с документами соответствует общим правилам делопроизводства, документооборот налажен, документы не задерживаются в пути, сроки исполнения документов соблюдаются. По оформлению документы в целом соответствуют стандарту, но имеются ошибки в реквизитах (гриф утверждения, дата, подпись, текст, справочные данные), в соблюдении табуляции, интервалов.
Что касается архивного хранения, то в учреждении нет специализированного архива, полному оформлению подлежат документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, дела хранятся по месту их формирования, документы временного (менее 10 лет) срока хранения подшиваются в папки-скоросшиватели. Дела по личному составу хранятся в учреждении постоянно. Не менее чем через 3 года дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в муниципальный архив.
Автор работы в качестве рекомендации предлагает разработать инструкцию по делопроизводству, которая будет регламентировать процесс делопроизводства в учреждении, содержать примеры оформления и составления документов, и разработан в соответствии с государственным стандартом. Это позволит не допускать ошибки при документировании, организации документооборота, хранении документов и способствовать совершенствованию делопроизводства и повышению эффективности работы с документами в учреждении.
Для улучшения процесса регистрации документов было предложено введение автоматизированной системы регистрации, которое позволит экономить время сотрудников и облегчить контроль исполнения. Для этого можно создать журнал регистрации документов в Microsoft Excel, так как введение автоматизированной системы регистрации документов в ближайшее время в УСПН Онгудайского района не планируется.
Эти рекомендации помогут повысить эффективность труда сотрудников и совершенствовать организацию работу с документами в учреждении.
