Реферат 3
2 Введение 4
3 Проектирование процесса приёма иностранных абитуриентов 6
3.1 Требования федерального уровня 6
3.2 Положение о приёме иностранных студентов в ТГУ 10
4 Изучение процесса приёма иностранных абитуриентов приёмной кампании
2016 года 12
5 Несоответствия в регламентах 15
6 Проектирование способа автоматизации 17
7 Реализация в 1CCRM 3.0 25
Список использованных источников и литературы 37
Управление Международных Связей (УМС) это подразделение ТГУ, главной целью которого является организация на высоком уровне международной деятельности ТГУ. Работа УМС ТГУ охватывает широкую сферу деятельности, включающую в себя так же следующие задачи:
• Организация программ обмена обучающимися с зарубежными партнёрами;
• Информирование студентов и преподавателей о международных конференциях, зарубежных стажировках, грантах;
• Координация процесса обучения иностранных студентов;
• Сопровождение иностранных студентов;
• Организация работы зарубежных преподавателей и исследователей;
• Поддержка международных проектов;
• Сбор информации о публикациях за рубежом;
• Связь с иностранными абитуриентами.
На сегодняшний день УМС, как и любая организация в своей деятельности так или иначе сталкивается с понятием бизнес-процесса. Бизнес-процесс — множество взаимосвязанных операций, направленных на достижение определённой цели, необходимой для потребителя (чаще всего - создание определённого продукта или услуги).
Традиционно бизнес-процессы делятся на:
• Основные (связанные с созданием продукта и его реализацией покупателю);
• Вспомогательные (обеспечивают своевременное выполнение основных заданий);
• Управляющие (позволяют сформировать стратегию компании, обеспечивают исполннение основных функций менеджмента);
• Обеспечивающие (поддерживают инфраструктуру организации).
В рамках данной работы для анализа и автоматизации был выбран один из основных бизнес-процессов — процесс приёма иностранных абитуриентов в ТГУ. Согласно проведённому анализу он существенно отличается от процесса приёма абитуриентов из России. В случае с иностранными абитуриентами нужно учитывать длительность школьного учебного года для страны абитуриента, различия в программах обучения и выпускных экзаменах и другие факторы.
В 2016 году УМС ТГУ находился в такой ситуации, что привлечение новых абитуриентов из-за рубежа было затруднительно. Конкуренция между университетами растёт, а возникновение новых международных кризисов и вовсе не способствало подготовке и реализации намеченных планов и прогрессивного развития. Именно поэтому как можно большая часть бизнес- процессов должна быть автоматизирована, чтобы сотрудники УМС могли сосредоточиться на желаемых результатах, и чтобы их время и усилия были потрачены наиболее эффективным образом. Однако в данный момент для российских университетов не существует универсального или наиболее признанного решения для такого сегмента рынка как работа с иностранными абитуриентами, а те способы автоматизации, что применяются в университетах малоэффективны и не способствуют реализации поставленных задач.
Так как в 2016 году автоматизация Университета не позволяла эффективно решать вопросы приёмной кампании, связанные с зарубежными абитуриентами, в рамках данной работы целью стала автоматизация бизнес-процессов университета, связанных с приёмом на обучение иностранных абитуриентов. Были поставлены следующие задачи:
1. Проанализировать бизнес-процесс УМС и Приёмной комиссии.
2. Спроектировать новый бизнес-процесс;
3. Спроектировать способ автоматизации;
4. Реализовать механизм автоматизации;
5. Протестировать систему;
6. Ввести систему автоматизации в эксплуатацию
В результате проделанной работы были выполнены следующие задачи: выявлены основные требования, предъявляемые к системе; описаны бизнес- процессы, связанные с подачей документов, спроектирована система автоматизации бизнес-процессов; а также достигнута цель работы - реализована автоматизированная система учета и контроля приёма зарубежных абитуриентов на основе «1С: CRM 3.0».
Система позволяет:
1. Отслеживать процесс поступления иностранных абитуриентов;
2. Оперативно получать от абитуриентов необходимые документы;
3. Автоматически генерировать необходимые шаблоны договоров и квитанций;
4. Фиксировать входящие сообщения от абитуриента и отвечать на них. Такой функционал позволяет договориться с абитуриентом о сроках и форме проведения экзаменов;
5. Вести «список ожидания» клиентов, которые ещё прислали не все документы или прислали неполный набор.
На сегодняшний день 1C: CRM 3.0 внедрена и применяется в приёмной кампании 2017 года. Решение автоматизировано и применяется в отношении абитуриентов, которые подают заявление на бакалавриат и магистратуру. Поскольку поступление на подготовительный факультет и в аспирантуру регламентируется другими процессами — решение для них подготовлено, но фиксируется вручную. На момент 2017 года идёт период апробации системы, по его окончанию будут составлен план работы по расширению и доработке системы на следующий год.
