ВВЕДЕНИЕ 3
Раздел 1. Анализ делопроизводства предприятия. Характеристика ООО «Дом с умом» 11
1.1. История создания ООО «Дом с умом» 11
1.2. Документирование управленческой деятельности общества 19
1.3. Организация работы с документами. Организация, оперативное хранение документов 34
Раздел 2. Основные направления совершенствования делопроизводства ООО «Дом с умом» 45
2.1. Разработка должностной инструкции секретаря 45
2.2. Разработка инструкции по делопроизводству 58
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 62
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 66
Актуальность совершенствования делопроизводства в ООО «Дом с умом» вызвана необходимостью эффективности управленческой деятельности, ускорением движения документопотоков, уменьшением трудоемкости документооборота в процессе сбора, передачи, обработки документов в условиях автоматизации делопроизводства и обусловлена развитием в современной России информационного общества, реализацией «Государственной программы Российской Федерации "Информационное общество (2011-2020 годы)» . Следует, к тому же, отметить отсутствие единой методологии выбора совершенствования делопроизводства в обществах с ограниченной ответственностью. Повышение действенности управления в ООО «Дом с умом» за счет формирования базы управленческой документации, образования единого документированного информационного пространства, дающего пользователям средства эффективной совместной работы с документами в любом месте и в любое время определяют особенности документационного обеспечения управления. Эффективное документационное обеспечение управления в ООО «Дом с умом», в связи с этим, приобретает особую значимость в рамках организации работы с документами, способствующей оптимальной организации управления при увеличивающемся росте организационно-правовых форм (ООО) и количества работников в них. В итоге появилась необходимость выявить основные направления совершенствования делопроизводства в ООО «Дом с умом», унифицировать и систематизировать работу с документопотоками.
Степень изученности. В ходе изучения рассматриваемой темы, были использованы национальные стандарты, нормативные правовые акты РФ, содержащие предписания законодательства по вопросам организации
управления информационно-документационной системой; локальные
нормативные документы ООО «Дом с умом», справочные, научные источники, специализированная литература. Рассмотрены работы специалистов по делопроизводству, таких как: Н.Н. Анодина , Н.М Березина , Т.В Кузнецова , М.Ю. Рогожин . В них определяются документы, их функции, группы; способ создания, продвижения; формирование дел и передача их в архив. Проанализированы учебные пособия И.Ю. Байковой , Н.Г. Крюковой , В.С. Мингалева , рассматривающие значимость правил электронного документооборота в современном делопроизводстве.
Исследованы точки зрения отдельных авторов. К примеру, О.И. Рысков В.Ф. Янковая обобщают нормативную базу управления документами в организациях, опыт электронного документооборот . М.П. Бобылева выявляет особенности современного электронного документооборота как управленческой технологии . Методология внедрения электронного документооборота, автоматизация процессов управления документами и информацией, построение системы документационного обеспечения управления представлена в научных трудах Е.В Романченко . А.Б. Венгеров , М.В. Ларин изучают документацию как информационный ресурс, а документооборот как нормализованный, упорядоченный и законодательно закрепленный процесс . В работах М.И. Басакова , Т.А. Быковой , К.И. Гладышевой , Т.И. Захаровой изучены база управленческой документации, образцы и бланки организационно-распорядительных, информационно¬справочные документы. В целях выбора и внедрения автоматизированных информационно-документационных систем рассматривались работы Н. Храмцовской, А.Б. Венгерова и др. Современные особенности делопроизводства и документооборота организаций были рассмотрены в журналах «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Современные технологии делопроизводства и документооборота», а также в интернет-ресурсах с аналитическими обзорами, отчетами практических разработок .
Объект исследования - документационное обеспечение управления.
Предмет исследования - организация работы с документами в ООО «Дом с умом» и ее совершенствование.
Целью исследования является рассмотрение организации делопроизводства ООО «Дом с умом», определение основных направлений его совершенствования.
Для достижения поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:
- рассмотреть организационно-правовой статус и характеристику ООО «Дом с умом»;
- определить пути и технологии документирования управленческой деятельности Общества;
- охарактеризовать организацию работы с документами в ООО «Дом с умом»;
- проанализировать видовой состав управленческих документов;
- разработать должностную инструкцию секретаря, инструкцию по делопроизводству.
- показать основные направления совершенствования документационного обеспечения управления в ООО «Дом с умом»;
Источниковая база предполагает классификацию источников, используемых в анализе документационного обеспечения управления. Федеральное законодательство: Конституция РФ, Трудовой Кодекс РФ, Гражданский кодекс РФ, ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о
защите информации", ФЗ "О персональных данных", ФЗ "Об электронной подписи", ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации, ФЗ "О коммерческой тайне . Вышеназванные нормативные правовые акты регулирует документационное обеспечение управления в вопросах общих прав и обязанностей граждан, всех участников трудовых правоотношений, документооборота, в сфере информационной безопасности, применения, использования информационных технологий, электронного
документооборота и мн. др. Подзаконные нормативные правовые акты Президента и Правительства определяют порядок взаимодействия внутренний и межведомственный, расширяют сферу применения информационных технологий. Например, Постановление Правительства РФ "Об утверждении государственной программы Российской Федерации "Информационное общество (2011 - 2020 годы)", Указ Президента РФ "О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы" .
Методическую базу данного исследования составили такие акты, как:
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти ;
- Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти ;
- ГОСТы РФ. Методология организации работы с документами сформулирована в нашей работе согласно государственным стандартам терминологии, архивного дела и электронного обмена информацией в документационном обеспечении управления, профессиональным стандартам, типовым инструкциям. Среди них такие как: "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", "ГОСТ Р 52294-2004. Национальный стандарт Российской Федерации. Информационная технология. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения", "ГОСТ Р 53898-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению".
- Основные правила работы архивов организаций ;
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих ;
- Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» .
- Инструкция по ведению делопроизводства ;
- Инструкция по документообороту организации ;
Задействованы локальные нормативные организационные правовые акты ООО «Дом с умом»:
- Устав ООО «Дом с умом» .
- Договор об учреждении ООО «Дом с умом».
- Протокол об учреждении ООО «Дом с умом».
- Приказ о вступлении в должность руководителя или о назначении руководителя на должность.
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Штатное расписание.
Методы исследования: изучение документов, исторический,
системный, метод сравнительного анализа, метод перехода от частного к общему, унификации и оптимизации процесса обработки документов, изучение документов; фотография рабочего дня; опрос (интервьюирование); наблюдение; анкетирование; статистический метод.
Научная новизна связана со слабой изученностью в отечественном документоведении совершенствования документационного обеспечения управления в обществах с ограниченной ответственностью. На основании анализа документационного обеспечения управления в ООО «Дом с умом» определены направления совершенствования делопроизводства, виды документов, пути документирования управленческой деятельности, оперативное хранение документов, направления работы с входящими, исходящими внутренними документами.
Практическая значимость выпускной квалификационной работы в совершенствовании основных направлений организации работы с документами, путей документационного обеспечения управления и всей информационно-документационной среды ООО «Дом с умом». Полученные материалы могут быть использованы в учебном процессе студентов специальности 46.03.02 Документоведение и архивоведение.
Структура работы состоит из введения, двух глав, заключения, библиографического списка и приложений. В первой главе данной работы рассматривается анализ деятельности ООО «Дом с умом». Во второй главе описываются основные этапы разработки должностной инструкции секретаря и разработка инструкции по делопроизводству. В заключительной части работы даны выводы по совершенствованию делопроизводства ООО «Дом с умом».
В ходе выполнения дипломной работы было проведено исследование системы делопроизводства ООО «Дом с умом». Данное исследование проводилось с целью выявить особенности организации и пути совершенствования делопроизводства в ООО «Дом с умом». Изучение основных направлений деятельности, исследование его структуры и особенностей организации работы показало что, ООО «Дом с умом» создано в целях осуществления самостоятельной хозяйственной, в том числе внешнеэкономической, деятельности и извлечение прибыли.
В настоящее время ООО «Дом с умом» действует на основании Устава и имеет единоличный орган управления в лице Директора Общества. Основными видами деятельности являются: розничная торговля скобяными изделиями, лакокрасочными материалами и материалами для остекления, строительство зданий и сооружений, монтаж инженерного оборудования зданий и сооружений, производство отделочных работ, аренда строительных машин и оборудования с оператором, деятельность агентов по оптовой торговле лесоматериалами и строительными материалами...иные виды хозяйственной деятельности, не запрещенные законодательством РФ.
Для реализации основных задач ООО «Дом с умом» имеет линейную организационную структуру, соответственно ей выполняет следующие функции : разработка стратегии развития, планирование, координация, контроль деятельности участников разработка и внедрение ключевых управленческих процессов, формирование корпоративной культуры, выполнение планов развития, предоставление отчетной информации, применение в деятельности инноваций и др.
ООО «Дом с умом» в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Гражданским Кодексом РФ, ФЗ "Об Обществах с ограниченной ответственностью", другими нормативными актами, регулирующими создание и деятельность хозяйственных обществ на территории РФ и Договором об учреждении ООО «Дом с умом», Уставом и иными нормативными локальными актами.
Контроль за деятельностью осуществляется аудитором, а также налоговыми и иными органами в пределах их компетенции.
Управление ООО «Дом с умом» осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и строится на принципах единоначалия и самоуправления. Общество с ограниченной ответственностью «Дом с умом» является хозяйственным обществом, то есть формой объединения капиталов и характеризуется двумя основными чертами: 1) уставным капиталом, разделенным на доли участников; 2) отсутствием личной имущественной ответственности участников по долгам (финансовым обязательствам) созданного ими общества (их ответственность по обязательствам ООО в силу п. 1 ст. 87 ГК РФ; п. 1 ст. 2 ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" существует в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале).
ООО «Дом с умом» в установленном порядке ведет делопроизводство и хранит документы по всем направлениям деятельности. Организация работы с документами в ООО «Дом с умом» регламентируется «Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов Российской Федерации» и номенклатурой дел.
Система документации ООО «Дом с умом» представлена следующими документами:
- организационные документы (устав, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции и другие);
- распорядительные документы (приказы по основной деятельности и по личному составу);
- информационно-справочная документация (письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты, телеграммы).
В работе представлен общий объем организационно-распорядительной документации за 2018-2019 г. г.
Для определения направлений совершенствования документационного обеспечения деятельности ООО «Дом с умом» было изучено состояние делопроизводства. Наблюдения и оценка состояния делопроизводства показывают, что в целом организация оформления документов хорошая, но есть вопросы, требующие регулирования и доработки, что дало возможность разработать комплекс мер по улучшению нормативной базы работы с документами в ООО «Дом с умом». В связи с отсутствием долгое время в штатном расписании должности секретаря руководителя работу по делопроизводству вел директор. Существующий порядок организации делопроизводства в ООО «Дом с умом» выявил ряд недостатков, таких как отсутствие инструкции по делопроизводству, должностной инструкции секретаря руководителя, выполнение штатного расписания на общем бланке учреждения, отсутствие некоторых реквизитов на исходящих документах, отсутствие журнала внутренних документов.
Поэтому возникает необходимость разработки инструкции по делопроизводству, которая строго устанавливает порядок составления, оформления документов и работы с ними. Важным вопросом стала разработка должностной инструкции секретаря руководителя.
Анализ документооборота за последние 3 года по показателям объема документов в процессе их использования, проведенный для определения направлений совершенствования документационного обеспечения деятельности выявил тенденции к росту.
Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с увеличением количества договоров, поступающих в ООО, с оформлением на них документов, с увеличением входящей документации от вышестоящих органов, с заявлениями и жалобами заказчиков.
Анализ действующих нормативно-методических документов в ООО «Дом с умом» не выявил грубых нарушений и показал, что деятельность предприятия регламентируется необходимыми актами, содержание которых не противоречит требованиям законодательства РФ. Управленческая документация рассматриваемой организации характеризуется большим объемом и разнообразием, и, являясь отражением управленческих процессов, характеризует также их сложность и многогранность.
1. Устав Общества с ограниченной ответственностью "Дом с умом" утвержден Протоколом №1 Общего собрания учредителей Общества с ограниченной ответственностью" Дом с умом" от 18.09.2012 года - http:// dom-s-ymom.ru. 31. ru .- Белгород, 2012. - 16 с.
2. Правила внутреннего распорядка ООО "Дом с умом"- http:// dom-s- ymom.ru. 31. ru . - Белгород, 2019. - 4 с.
3. Приказ о вступлении в должность директора ООО «Дом с умом».
4. Договор об учреждении ООО «Дом с умом». "- http:// dom-s-ymom.ru. 31. ru . - Белгород, 2019. - 20 с.
5. Должностная инструкция по основному виду деятельности. "- http:// dom- s-ymom.ru. 31. ru . - Белгород, 2019. - 14 с.
2. Опубликованные источники
6. Конституция Российской Федерации (принята 12.12.1993, в ред. от
30.12.2008 № 7-ФКЗ). - Доступ из справ.-правовой системы
«Консультант Плюс».
7. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N2 197-ФЗ (в ред. от 28.12.2013). - Доступ из справ-правовой системы «Консультант Плюс».
8. Федеральный закон "Об обществах с ограниченной ответственностью" от
08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 23.04.2018). Режим доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/
9. Федеральный закон от 30.12.2008 N 312-ФЗ (ред. от 05.05.2014) "О внесении изменений в часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации". Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/
10. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 19.07.2018) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". Режим доступа: http: //www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/
11. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 31.12.2017) "О
персональных данных". Режим доступа:
http: //www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_61801/
12. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной
подписи". Режим доступа:
http: //www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/
13. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) "Об архивном деле в Российской Федерации. Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_1406/
14. Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 18.04.2018) "О
коммерческой тайне". Режим доступа:
http: //www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_48699/
15. Постановление Правительства РФ от 15.04.2014 N 313 (ред. от 25.09.2018) "Об утверждении государственной программы Российской Федерации "Информационное общество (2011 - 2020 годы). - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс»... 74