ВВЕДЕНИЕ 3
1 Изучение существующих систем электронного документооборота 5
1.1 Принцип систем документооборота в автосалоне 5
1.2 Исследование существующих систем документооборота 8
2 Исследование и анализ организации «ДомАвто» 13
2.1 Характеристика организации «ДомАвто» 13
2.2 Структура организации «ДомАвто» 15
2.3 Выбор системы электронного документооборота 23
3 Проектирование системы электронного документооборота предприятия на
примере ООО "ДомАвто" 32
3.1 Разработка технического задания на совершенствование
документооборота 32
3.2 Разработка структуры базы данных в автосалоне 37
3.3 Разработка пользовательского интерфейса 39
3.4 Оценка эффективности проекта 42
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 48
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 49
ПРИЛОЖЕНИЕ
Главной частью управления является информация, которая задокументирована, эффективность таких данных в большей степени основывается на потреблении и производстве информации. В нынешнем обществе различные данные приобрели статус полноценного ресурса для производства, информация стала неотъемлемой частью социальной и политической жизнью общества. В основном качество информации определяется качеством управления, а в современных обстоятельствах для увеличения качества управления нужно выделить огромное внимание улучшению работы с документацией, потому как управленческое решение всегда начинается на информации, носителем которой выступает документ на разных основах.
В большинстве случаев некоторые организации сталкиваются с таким вопросом, как улучшение управляемости организации. Этот вопрос подразумевает в себе следующие аспекты: повышение возможности
отслеживания бизнес-процессов, увеличение производительности труда, экономия трудозатрат, оптимизация рабочего времени. Для реализации данных аспектов одним из способов является внедрение автоматизированной системы.
Вопрос о системах электронного документооборота становиться все больше актуальным с каждый годом. Количество организаций, которые нуждаются в формализации бизнес-процессов, а также внедрении средств для их автоматизации растет.
В обыденной жизни поставщики программного обеспечения, пытаются разрешать задачи, которые появляются на практике, усложняя программное обеспечение. Такие действия приводят к дополнительным трудностям. Подобные внедрения не только усложняют саму структуру программы, но и увеличивают ценник проекта. А заказчики систем, как правило, не всегда могут принять такую степень сложности, они стремятся получить наиболее легкую альтернативу, за меньшую стоимость.
Целью данной ВКР является сокращение трудозатрат на предоставление услуги CarPrice клиенту в организации "ДомАвто" посредством совершенствования системы документооборота. Объектом исследования является автосалон ООО "ДомАвто". Предметом исследования является - система электронного документооборота в автосалоне "ДомАвто".
Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:
- изучение существующих систем электронного документооборота;
- исследование деятельности организации "ДомАвто";
- изучение теоретических основ автоматизации документооборота;
- проектирование системы электронного документооборота предприятия ООО «ДомАвто»;
- проектирование пользовательского интерфейса
- создание базы данных автосалона;
- оценка экономической эффективности проекта.
Итогом такого эффективного внедрения системы электронного документооборотом становятся настоящие конкурентные преимущества, например: увеличение производительности труда, рост эффективности
управления, уменьшение времени трудозатрат сотрудников организации. Персонал имеет актуальную информацию, за счет этого увеличивается степень предоставляемых услуг для клиента. В связи с этим возможно уменьшить внутренние расходы и риски, обеспечить безопасное хранение коммерческих данных.
Изучение существующих систем электронного документооборота
По итогу выполнения выпускной квалификационной работы были достигнуты все цели и задачи.
Рассмотрены способы, предлагаемые исследователями с целью повышения эффективности работы, сокращение времени трудозатрат в организации "ДомАвто" посредством совершенствования системы документооборота. Показан бизнес-процесс оказания услуги CarPrice в организации ООО «ДомАвто». Описана спроектированная система электронного документооборота.
Проведен анализ существующих систем электронного документооборота, по результату анализа была выбрана самостоятельная разработка, имеющая требуемый функционал.
Изучена система документооборота в организации: составлена диаграмма «Как есть» документооборота при оказании услуги CarPrice, выявлены недостатки такой работы системы.
Разработана диаграмма «Как должно быть» после введение в эксплуатацию системы электронного документооборота. Была
спроектированная база данных для автосалона, которая будет содержать в себе все данные по договорам, клиентам, персонале и автомобилях.
Также разработано техническое задание на проектирование системы электронного документооборота «АДМ» (описана предметная область, сформулированы цели проектирования системы, функционал, проведем анализ пользователей системы, сформированы требования к системе). Разработан и опасан пользовательский интерфейс системы.
Проведена экономическая оценка эффективности проектирования системы электронного документооборота для автосалона ООО «ДомАвто».
