ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В АДМИНИСТРАЦИИ АСИНОВСКОГО ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
|
АННОТАЦИЯ 3
ВВЕДЕНИЕ 6
Глава 1 Нормативно-методическая база делопроизводства Администрации Асиновского городского поселения 12
Глава 2 Работа с документами в Администрации Асиновского городского поселения 23
2.1 Видовой состав документов Администрации 23
2.2 Особенности работы с входящими, исходящими и внутренними
документами 30
Глава 3 Организация хранения документов в Администрации Асиновского городского поселения 41
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 44
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 46
ПРИЛОЖЕНИЕ А (информационное) Примерный перечень индексов руководителей и структурных подразделений 51
ПРИЛОЖЕНИЕ Б (информационное) Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать 52
ПРИЛОЖЕНИЕ В (информационное) Бланк постановления Администрации Асиновского городского поселения 53
ПРИЛОЖЕНИЕ Г (информационное) Образец оформления бланка постановления 54
ПРИЛОЖЕНИЕ Д (информационное) Образец приказа по личному составу 55
ПРИЛОЖЕНИЕ Е (информационное) Образец распоряжения 56
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж (информационное) Образец справки Администрации Асиновского городского поселения 57
ПРИЛОЖЕНИЕ И (информационное) Образец оформления справки 58
ПРИЛОЖЕНИЕ К (информационное) Образец докладной записки 59
ПРИЛОЖЕНИЕ Л (информационное) Журнал регистрации входящей корреспонденции по Администрации 60
ВВЕДЕНИЕ 6
Глава 1 Нормативно-методическая база делопроизводства Администрации Асиновского городского поселения 12
Глава 2 Работа с документами в Администрации Асиновского городского поселения 23
2.1 Видовой состав документов Администрации 23
2.2 Особенности работы с входящими, исходящими и внутренними
документами 30
Глава 3 Организация хранения документов в Администрации Асиновского городского поселения 41
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 44
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 46
ПРИЛОЖЕНИЕ А (информационное) Примерный перечень индексов руководителей и структурных подразделений 51
ПРИЛОЖЕНИЕ Б (информационное) Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать 52
ПРИЛОЖЕНИЕ В (информационное) Бланк постановления Администрации Асиновского городского поселения 53
ПРИЛОЖЕНИЕ Г (информационное) Образец оформления бланка постановления 54
ПРИЛОЖЕНИЕ Д (информационное) Образец приказа по личному составу 55
ПРИЛОЖЕНИЕ Е (информационное) Образец распоряжения 56
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж (информационное) Образец справки Администрации Асиновского городского поселения 57
ПРИЛОЖЕНИЕ И (информационное) Образец оформления справки 58
ПРИЛОЖЕНИЕ К (информационное) Образец докладной записки 59
ПРИЛОЖЕНИЕ Л (информационное) Журнал регистрации входящей корреспонденции по Администрации 60
ПРИЛОЖЕНИЕ М (информационное) Образец служебного письма 62
ПРИЛОЖЕНИЕ Н (информационное) Вариант оформления письма 63
ПРИЛОЖЕНИЕ П (информационное) Акт Администрации Асиновского городского поселения 64
ПРИЛОЖЕНИЕ Р (информационное) Вариант оформления акта 65
ПРИЛОЖЕНИЕ С (информационное) Образец входящего документа 66
ПРИЛОЖЕНИЕ Т (информационное) Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в Администрации Асиновского городского поселения 67
ПРИЛОЖЕНИЕ У (информационное) Пример резолюции Главы Администрации Асиновского городского поселения 68
ПРИЛОЖЕНИЕ Ф (информационное) Папка-карман для подготовленных и зарегистрированных документов исполнителям 69
ПРИЛОЖЕНИЕ Х (информационное) Образец исходящего документа 70
ПРИЛОЖЕНИЕ Ц (информационное) Условия хранения документов в Администрации Асиновского городского поселения 71
ПРИЛОЖЕНИЕ Ш (информационное) Пример акта о выделении документов к уничтожению 72
ПРИЛОЖЕНИЕ Щ (информационное) Пример обложки дела на приказы по личному составу 74
ПРИЛОЖЕНИЕ Э (информационное) Пример внутренней описи 75
ПРИЛОЖЕНИЕ Ю (информационное) Методичка по архивному делу в Администрации Асиновского городского поселения 76
ВВЕДЕНИЕ 6
Глава 1 Нормативно-методическая база делопроизводства Администрации Асиновского городского поселения 12
Глава 2 Работа с документами в Администрации Асиновского городского поселения 23
2.1 Видовой состав документов Администрации 23
2.2 Особенности работы с входящими, исходящими и внутренними
документами 30
Глава 3 Организация хранения документов в Администрации Асиновского городского поселения 41
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 44
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 46
ПРИЛОЖЕНИЕ А (информационное) Примерный перечень индексов руководителей и структурных подразделений 51
ПРИЛОЖЕНИЕ Б (информационное) Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать 52
ПРИЛОЖЕНИЕ В (информационное) Бланк постановления Администрации Асиновского городского поселения 53
ПРИЛОЖЕНИЕ Г (информационное) Образец оформления бланка постановления 54
ПРИЛОЖЕНИЕ Д (информационное) Образец приказа по личному составу 55
ПРИЛОЖЕНИЕ Е (информационное) Образец распоряжения 56
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж (информационное) Образец справки Администрации Асиновского городского поселения 57
ПРИЛОЖЕНИЕ И (информационное) Образец оформления справки 58
ПРИЛОЖЕНИЕ К (информационное) Образец докладной записки 59
ПРИЛОЖЕНИЕ Л (информационное) Журнал регистрации входящей корреспонденции по Администрации 60
ВВЕДЕНИЕ 6
Глава 1 Нормативно-методическая база делопроизводства Администрации Асиновского городского поселения 12
Глава 2 Работа с документами в Администрации Асиновского городского поселения 23
2.1 Видовой состав документов Администрации 23
2.2 Особенности работы с входящими, исходящими и внутренними
документами 30
Глава 3 Организация хранения документов в Администрации Асиновского городского поселения 41
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 44
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 46
ПРИЛОЖЕНИЕ А (информационное) Примерный перечень индексов руководителей и структурных подразделений 51
ПРИЛОЖЕНИЕ Б (информационное) Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать 52
ПРИЛОЖЕНИЕ В (информационное) Бланк постановления Администрации Асиновского городского поселения 53
ПРИЛОЖЕНИЕ Г (информационное) Образец оформления бланка постановления 54
ПРИЛОЖЕНИЕ Д (информационное) Образец приказа по личному составу 55
ПРИЛОЖЕНИЕ Е (информационное) Образец распоряжения 56
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж (информационное) Образец справки Администрации Асиновского городского поселения 57
ПРИЛОЖЕНИЕ И (информационное) Образец оформления справки 58
ПРИЛОЖЕНИЕ К (информационное) Образец докладной записки 59
ПРИЛОЖЕНИЕ Л (информационное) Журнал регистрации входящей корреспонденции по Администрации 60
ПРИЛОЖЕНИЕ М (информационное) Образец служебного письма 62
ПРИЛОЖЕНИЕ Н (информационное) Вариант оформления письма 63
ПРИЛОЖЕНИЕ П (информационное) Акт Администрации Асиновского городского поселения 64
ПРИЛОЖЕНИЕ Р (информационное) Вариант оформления акта 65
ПРИЛОЖЕНИЕ С (информационное) Образец входящего документа 66
ПРИЛОЖЕНИЕ Т (информационное) Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в Администрации Асиновского городского поселения 67
ПРИЛОЖЕНИЕ У (информационное) Пример резолюции Главы Администрации Асиновского городского поселения 68
ПРИЛОЖЕНИЕ Ф (информационное) Папка-карман для подготовленных и зарегистрированных документов исполнителям 69
ПРИЛОЖЕНИЕ Х (информационное) Образец исходящего документа 70
ПРИЛОЖЕНИЕ Ц (информационное) Условия хранения документов в Администрации Асиновского городского поселения 71
ПРИЛОЖЕНИЕ Ш (информационное) Пример акта о выделении документов к уничтожению 72
ПРИЛОЖЕНИЕ Щ (информационное) Пример обложки дела на приказы по личному составу 74
ПРИЛОЖЕНИЕ Э (информационное) Пример внутренней описи 75
ПРИЛОЖЕНИЕ Ю (информационное) Методичка по архивному делу в Администрации Асиновского городского поселения 76
В любой организации должная быть налажена своя система работы с документами. От чёткости и оперативности движения и обработки документов зависит скорость получения информации, необходимой для принятия управленческого решения.
Данная работа посвящена изучению и характеристике постановки делопроизводства и работы с документами в Администрации Асиновского городского поселения Томской области. Исследование написано на конкретном примере работы ведущего специалиста по делопроизводству и кадровой работе подразделения Управляющего делами Администрации Асиновского городского поселения. Важно изучать документооборот именно на примере такой структуры, как Администрация, так как именно эта организация больше всего взаимодействует с органами государственной власти и с населением. Очень важно, чтобы документооборот был налажен качественно, и культура работы с документами была на высшем уровне.
Работа с документацией, проблема её изучение является актуальной прежде всего для органов государственной власти, а особенно для Администраций, так как именно в таких структурах используют практически все виды организационных, распорядительных и информационно¬справочных документов. Важно разобраться и понять, какие ошибки допускаются при работе с каждой из этих групп, а какие есть положительные моменты. Полученные результаты исследования руководство и сотрудники Администрации могут использовать для ознакомления, как рекомендательное.
Для самого автора работы исследование темы работы с документацией также является актуальным и практически значимым, так как делопроизводственная и преддипломная практика проходила в этом учреждении. В работе представлена информация о нормативно-методической базе делопроизводства, видовом составе документов, действующих в Администрации, о пошаговых процедурах приёма, обработки и регистрации, организации хранения документов, а также обобщённо дан анализ положительных и отрицательных сторон документооборота, налаженного в Администрации Асиновского городского поселения, представлены статистические данные по трём основным документопотокам. Таким образом, данная работа даёт не только теоретические знания, но и практические, можно сформировать представление о работе с документами в конкретной организации.
Проблема изучения работы с документами довольно обширно представлена в трудах различных авторов. Условно использованную литературу можно разделить на две группы. К первой из них следует отнести учебную литературу и пособия, в которых рассматриваются теоретические основы работы с документами, дан алгоритм и последовательность действий того, как правильно в организациях должны осуществлять приём документов, их обработку, регистрацию и хранение. Это работы В.И. Андреевой1, А.Н. Белова, А.А. Белова , М.В. Кирсановой , Т.В. Кузнецовой , Н.П. Крюковой , А.В. Пшенко и Л.М. Чернецкой .
Особо следует остановиться на работе Т.В. Кузнецовой , так как она является базовой. В ней подробно рассмотрены правила составления и оформления текста распорядительных и информационно-справочных документов, даны сведения по табуляции страницы документа, прописаны все интервалы, которые должны соблюдаться в обязательном порядке.
В.И. Андреева1 делает особый акцент на этапы работы с документами: приём и первичная обработка, регистрация, контроль исполнения, передача документов на архивное хранение, указывает, какие процедуры работы с документами необходимо производить на каждом их них. Н.П. Крюкова в своей работе делает упор на один из этапов документооборота - регистрацию, подробно описывает каждый шаг в этом процессе, перечисляет в целом, какие бывают формы регистрации, достоинства и недостатки каждой из них.
Такие авторы, как А.В. Пшенко и Л.М. Чернецкая , останавливают особое внимание на рассмотрении нормативно-методической базы современного делопроизводства и дают исчерпывающий перечень документов, которыми нужно руководствоваться для эффективной организации документационного обеспечения управления.
М.Ю. Рогожин и А.А. Раздорожный рассматривают общие моменты, касающиеся процесса ведения делопроизводства, типовые ошибки, затрагивают тему оформления текста управленческого документа.
Ко второй группе можно отнести статьи в периодических изданиях, которые позволяют выявить, как в других похожих по роду деятельности организациях налажена система работы с документами. Л.Р. Фионова в своей статье проанализировала, как организован процесс ведения делопроизводства в Администрации сельсовета и показала в качестве примера статистические данные по потокам документов, по каким каналам связи сколько документов поступает, их видовой состав. Ю.Ю. Жижерина подробно анализирует порядок регистрации документов, даёт общие правила регистрации, представляет формы регистрации, удобства каждой из них. М.П. Бобылёва1 останавливается на вопросах применения смешанного документооборота, всё более широкого распространения электронного. Н.Н. Елфимова даёт характеристику деятельности архивного отдела на примере Администрации муниципального образования Илекский район Оренбургской области, приводит в пример количественные и качественные показатели работы отдела.
Объектом исследования выступает организация работы с документами. Предметом - работа с документами в Администрации Асиновского городского поселения.
Цель дипломной работы - определить уровень организации работы с документами и рассмотреть основные делопроизводственные процессы на примере Администрации Асиновского городского поселения.
Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:
1. Изучить нормативно-методическую базу делопроизводства.
2. Охарактеризовать конкретные виды документов, используемые в Администрации Асиновского городского поселения, и их оформление.
3. Проанализировать приём, регистрацию документов, контроль за их исполнением.
4. Дать характеристику организации хранения документов в Администрации Асиновского городского поселения.
Для выполнения поставленных в исследовании задач были привлечены различного рода источники.
Из использованных источников следует выделить ГОСТ Р 6.30-20033, изучив который, можно увидеть и сравнить, правильно ли оформлены предоставленные документы Администрации, ГОСТ Р 7.0.8-20131, который даёт все необходимые при написании работы определения различных терминов и понятий. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти , выступающие в качестве примера того, как правильно должно быть организовано делопроизводство, какие требования к этому предъявляются, а также помощь в написании работы оказал Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения .
Для более детального изучения заявленной тематики имеют значение локальные нормативные акты: Инструкция по делопроизводству
Администрации Асиновского городского поселения - базовый документ, в котором прописаны все правила ведения делопроизводства в рассматриваемом учреждении, правила оформления документов, их виды. Наличие приложения к Инструкции по делопроизводству с образцами бланков документов и различными перечнями позволяет сократить временные затраты на работу с документами и их подготовку. Номенклатура дел Администрации Асиновского городского поселения , указывающая сроки хранения тех или иных документов; должностная инструкция Управляющего делами Администрации Асиновского городского поселения , отмечающая права, обязанности, ответственность, квалификационные требования к человеку, занимающему данную должность. Кроме того, в качестве источника можно указать официальный сайт муниципального образования Асиновского городское поселение , в котором представлены различные нормативные акты. Подробно данные источники будут рассмотрены в первой главе.
В ходе выполнения работы были использованы общенаучные методы анализа (анализ конкретных видов документов), описания (подробное описание налаженного документооборота в Администрации Асиновского городского поселения), сравнения и систематизации данных. Наиболее активно были использованы методы наблюдения, интервьюирования сотрудников Администрации для получения необходимой информации, а также метод организационного моделирования для наглядного отображения маршрутов движения входящих и исходящих документов.
Работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка использованных источников, литературы и приложений.
Данная работа посвящена изучению и характеристике постановки делопроизводства и работы с документами в Администрации Асиновского городского поселения Томской области. Исследование написано на конкретном примере работы ведущего специалиста по делопроизводству и кадровой работе подразделения Управляющего делами Администрации Асиновского городского поселения. Важно изучать документооборот именно на примере такой структуры, как Администрация, так как именно эта организация больше всего взаимодействует с органами государственной власти и с населением. Очень важно, чтобы документооборот был налажен качественно, и культура работы с документами была на высшем уровне.
Работа с документацией, проблема её изучение является актуальной прежде всего для органов государственной власти, а особенно для Администраций, так как именно в таких структурах используют практически все виды организационных, распорядительных и информационно¬справочных документов. Важно разобраться и понять, какие ошибки допускаются при работе с каждой из этих групп, а какие есть положительные моменты. Полученные результаты исследования руководство и сотрудники Администрации могут использовать для ознакомления, как рекомендательное.
Для самого автора работы исследование темы работы с документацией также является актуальным и практически значимым, так как делопроизводственная и преддипломная практика проходила в этом учреждении. В работе представлена информация о нормативно-методической базе делопроизводства, видовом составе документов, действующих в Администрации, о пошаговых процедурах приёма, обработки и регистрации, организации хранения документов, а также обобщённо дан анализ положительных и отрицательных сторон документооборота, налаженного в Администрации Асиновского городского поселения, представлены статистические данные по трём основным документопотокам. Таким образом, данная работа даёт не только теоретические знания, но и практические, можно сформировать представление о работе с документами в конкретной организации.
Проблема изучения работы с документами довольно обширно представлена в трудах различных авторов. Условно использованную литературу можно разделить на две группы. К первой из них следует отнести учебную литературу и пособия, в которых рассматриваются теоретические основы работы с документами, дан алгоритм и последовательность действий того, как правильно в организациях должны осуществлять приём документов, их обработку, регистрацию и хранение. Это работы В.И. Андреевой1, А.Н. Белова, А.А. Белова , М.В. Кирсановой , Т.В. Кузнецовой , Н.П. Крюковой , А.В. Пшенко и Л.М. Чернецкой .
Особо следует остановиться на работе Т.В. Кузнецовой , так как она является базовой. В ней подробно рассмотрены правила составления и оформления текста распорядительных и информационно-справочных документов, даны сведения по табуляции страницы документа, прописаны все интервалы, которые должны соблюдаться в обязательном порядке.
В.И. Андреева1 делает особый акцент на этапы работы с документами: приём и первичная обработка, регистрация, контроль исполнения, передача документов на архивное хранение, указывает, какие процедуры работы с документами необходимо производить на каждом их них. Н.П. Крюкова в своей работе делает упор на один из этапов документооборота - регистрацию, подробно описывает каждый шаг в этом процессе, перечисляет в целом, какие бывают формы регистрации, достоинства и недостатки каждой из них.
Такие авторы, как А.В. Пшенко и Л.М. Чернецкая , останавливают особое внимание на рассмотрении нормативно-методической базы современного делопроизводства и дают исчерпывающий перечень документов, которыми нужно руководствоваться для эффективной организации документационного обеспечения управления.
М.Ю. Рогожин и А.А. Раздорожный рассматривают общие моменты, касающиеся процесса ведения делопроизводства, типовые ошибки, затрагивают тему оформления текста управленческого документа.
Ко второй группе можно отнести статьи в периодических изданиях, которые позволяют выявить, как в других похожих по роду деятельности организациях налажена система работы с документами. Л.Р. Фионова в своей статье проанализировала, как организован процесс ведения делопроизводства в Администрации сельсовета и показала в качестве примера статистические данные по потокам документов, по каким каналам связи сколько документов поступает, их видовой состав. Ю.Ю. Жижерина подробно анализирует порядок регистрации документов, даёт общие правила регистрации, представляет формы регистрации, удобства каждой из них. М.П. Бобылёва1 останавливается на вопросах применения смешанного документооборота, всё более широкого распространения электронного. Н.Н. Елфимова даёт характеристику деятельности архивного отдела на примере Администрации муниципального образования Илекский район Оренбургской области, приводит в пример количественные и качественные показатели работы отдела.
Объектом исследования выступает организация работы с документами. Предметом - работа с документами в Администрации Асиновского городского поселения.
Цель дипломной работы - определить уровень организации работы с документами и рассмотреть основные делопроизводственные процессы на примере Администрации Асиновского городского поселения.
Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:
1. Изучить нормативно-методическую базу делопроизводства.
2. Охарактеризовать конкретные виды документов, используемые в Администрации Асиновского городского поселения, и их оформление.
3. Проанализировать приём, регистрацию документов, контроль за их исполнением.
4. Дать характеристику организации хранения документов в Администрации Асиновского городского поселения.
Для выполнения поставленных в исследовании задач были привлечены различного рода источники.
Из использованных источников следует выделить ГОСТ Р 6.30-20033, изучив который, можно увидеть и сравнить, правильно ли оформлены предоставленные документы Администрации, ГОСТ Р 7.0.8-20131, который даёт все необходимые при написании работы определения различных терминов и понятий. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти , выступающие в качестве примера того, как правильно должно быть организовано делопроизводство, какие требования к этому предъявляются, а также помощь в написании работы оказал Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения .
Для более детального изучения заявленной тематики имеют значение локальные нормативные акты: Инструкция по делопроизводству
Администрации Асиновского городского поселения - базовый документ, в котором прописаны все правила ведения делопроизводства в рассматриваемом учреждении, правила оформления документов, их виды. Наличие приложения к Инструкции по делопроизводству с образцами бланков документов и различными перечнями позволяет сократить временные затраты на работу с документами и их подготовку. Номенклатура дел Администрации Асиновского городского поселения , указывающая сроки хранения тех или иных документов; должностная инструкция Управляющего делами Администрации Асиновского городского поселения , отмечающая права, обязанности, ответственность, квалификационные требования к человеку, занимающему данную должность. Кроме того, в качестве источника можно указать официальный сайт муниципального образования Асиновского городское поселение , в котором представлены различные нормативные акты. Подробно данные источники будут рассмотрены в первой главе.
В ходе выполнения работы были использованы общенаучные методы анализа (анализ конкретных видов документов), описания (подробное описание налаженного документооборота в Администрации Асиновского городского поселения), сравнения и систематизации данных. Наиболее активно были использованы методы наблюдения, интервьюирования сотрудников Администрации для получения необходимой информации, а также метод организационного моделирования для наглядного отображения маршрутов движения входящих и исходящих документов.
Работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка использованных источников, литературы и приложений.
Таким образом, проанализировав качество работы с документами и основные делопроизводственные процессы в Администрации Асиновского городского поселения, можно сказать в том, что в Администрации есть вся необходимая нормативная база по делопроизводству, но некоторые документы нужно обновлять (инструкция по делопроизводству 2011 г., все должностные инструкции 2014 г.).
Видовой состав документов стандартный (приказы, распоряжения, письма, протоколы, справки и т.д.), присущий в основном любой организации. По своему оформлению многие документы не соответствуют требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, и самыми распространёнными ошибками являются:
1. Расположение реквизитов не на своём месте (ошибки в табуляции).
2. Выделение жирным шрифтом таких реквизитов как «справочные данные об организации», «дата», «номер документа».
3. Наличие предлога «от» с датой документа.
4. Постановка инициалов после фамилии.
5. Сокращения в приказах по личному составу.
6. Постановка реквизита «подпись» на отдельной странице.
7. Структура теста.
8. Неверно оформленные справочные данные.
Все документы в Администрации проходят процедуру регистрации (за исключением тех, которые включены в перечень нерегистрируемых) в автоматизированной системе «Кодекс: служебная корреспонденция», которая весьма удобна для пользования и работы в ней, отличается современным интерфейсом и широкими функциональными возможностями работы с документацией: регистрация, быстрый поиск, контроль исполнения, архивы.
По потокам документов наибольшее количество исходящих - 6647 из общего объёма документооборота - 10832 документа по данным за 2015 год.
По видовому составу наиболее часто встречающимися являются письма (как входящие, так и исходящие).
Главная проблема в Администрации - это организация хранения документов: специализированного помещения для архива нет, документы не систематизируются, не описываются (кроме документов по личному составу), хранятся в шкафу в коробках, что не соответствует требованиям по обеспечению их сохранности.
В целом документооборот в Администрации Асиновского городского поселения налажен достаточно хорошо: не выявлено задержек документов на каком-либо из этапов, исполнители выполняют свои поручения с срок, возложенные обязанности специалист по делопроизводству и кадровой работе выполняет на высоком уровне, обеспечивает работу со всеми потоками документов и организует все делопроизводственные процессы Администрации
Видовой состав документов стандартный (приказы, распоряжения, письма, протоколы, справки и т.д.), присущий в основном любой организации. По своему оформлению многие документы не соответствуют требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, и самыми распространёнными ошибками являются:
1. Расположение реквизитов не на своём месте (ошибки в табуляции).
2. Выделение жирным шрифтом таких реквизитов как «справочные данные об организации», «дата», «номер документа».
3. Наличие предлога «от» с датой документа.
4. Постановка инициалов после фамилии.
5. Сокращения в приказах по личному составу.
6. Постановка реквизита «подпись» на отдельной странице.
7. Структура теста.
8. Неверно оформленные справочные данные.
Все документы в Администрации проходят процедуру регистрации (за исключением тех, которые включены в перечень нерегистрируемых) в автоматизированной системе «Кодекс: служебная корреспонденция», которая весьма удобна для пользования и работы в ней, отличается современным интерфейсом и широкими функциональными возможностями работы с документацией: регистрация, быстрый поиск, контроль исполнения, архивы.
По потокам документов наибольшее количество исходящих - 6647 из общего объёма документооборота - 10832 документа по данным за 2015 год.
По видовому составу наиболее часто встречающимися являются письма (как входящие, так и исходящие).
Главная проблема в Администрации - это организация хранения документов: специализированного помещения для архива нет, документы не систематизируются, не описываются (кроме документов по личному составу), хранятся в шкафу в коробках, что не соответствует требованиям по обеспечению их сохранности.
В целом документооборот в Администрации Асиновского городского поселения налажен достаточно хорошо: не выявлено задержек документов на каком-либо из этапов, исполнители выполняют свои поручения с срок, возложенные обязанности специалист по делопроизводству и кадровой работе выполняет на высоком уровне, обеспечивает работу со всеми потоками документов и организует все делопроизводственные процессы Администрации
