Совершенствование информационного обеспечения системы управления гостиничным предприятием (на примере мини-отеля «Виктория» г.Туапсе)
|
Введение 3
Глава 1 Теоретические и организационно-правовые основы информационного обеспечения системы управления гостиничным предприятием 6
1.1 Сущность информационного обеспечения и его роль в системе
управления гостиничным предприятием 6
1.2 Виды автоматизированных систем управления гостиничным
предприятием 9
1.3 Нормативно-правовое регулирование использования информационных
технологий в гостиничном бизнесе 15
Глава 2 Анализ и оценка информационного обеспечения системы управления мини-отелем «Виктория» г. Туапсе 20
2.1 Общая организационно-экономическая характеристика исследуемого
предприятия 20
2.2 Анализ системы управления предприятием и его конкурентной среды24
2.3 Оценка эффективности информационных систем и информационных
технологий, применяемых в деятельности мини-отеля 27
Глава 3 Разработка основных направлений совершенствования информационного обеспечения системы управления мини-отелем «Виктория» г. Туапсе 30
3.1 Предложения по совершенствованию информационного обеспечения
системы управления мини-отелем «Виктория» г. Туапсе 30
3.2 Оценка экономического эффекта от предложенных мероприятий 43
Заключение 50
Список использованной литературы 54
Глава 1 Теоретические и организационно-правовые основы информационного обеспечения системы управления гостиничным предприятием 6
1.1 Сущность информационного обеспечения и его роль в системе
управления гостиничным предприятием 6
1.2 Виды автоматизированных систем управления гостиничным
предприятием 9
1.3 Нормативно-правовое регулирование использования информационных
технологий в гостиничном бизнесе 15
Глава 2 Анализ и оценка информационного обеспечения системы управления мини-отелем «Виктория» г. Туапсе 20
2.1 Общая организационно-экономическая характеристика исследуемого
предприятия 20
2.2 Анализ системы управления предприятием и его конкурентной среды24
2.3 Оценка эффективности информационных систем и информационных
технологий, применяемых в деятельности мини-отеля 27
Глава 3 Разработка основных направлений совершенствования информационного обеспечения системы управления мини-отелем «Виктория» г. Туапсе 30
3.1 Предложения по совершенствованию информационного обеспечения
системы управления мини-отелем «Виктория» г. Туапсе 30
3.2 Оценка экономического эффекта от предложенных мероприятий 43
Заключение 50
Список использованной литературы 54
Актуальность темы. Последнее время методы ведения гостиничного бизнеса существенно изменились. Требования к качеству гостиничных продуктов и уровню обслуживания клиентов стали жестче. Поэтому в современном мире нельзя представить деятельность в сфере гостеприимства без использования различных информационных технологий. Без информационных технологий сейчас не может существовать ни одна гостиница. От их использования зависит существование гостиницы/отеля, принятие верных управленческих решений, доходность.
В работе современных отелей автоматизация приема и размещения гостей, бронирования номеров, осуществления контроля за состоянием номерного фонда и взаиморасчетов с клиентами имеет ключевое значение. Информационные системы вносят в повседневную жизнь гостиниц определенный порядок, регламентируя работу персонала и экономя время клиентов.
В современной экономике корпоративные информационные системы не только играют важную роль в оперативном функционировании производственных и непроизводственных предприятий и организаций, но и прибрели характер стратегической составляющей бизнеса. Формирование глобальной информационной инфраструктуры и развитие информационно- коммуникационных технологий оказывает существенное влияние на экономическую деятельность предприятий.
Поэтому анализ информационного обеспечения системы управления гостиничным предприятием представляет особую актуальность для изучения.
Объектом исследования данной работы является мини-отель «Виктория».
Предметом исследования является информационные системы управления гостиницей.
Целью данной работы является совершенствование информационного обеспечения системы управления мини-отеля «Виктория» г. Туапсе.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- раскрыть сущность информационного обеспечения и его роль в системе управления гостиничным предприятием;
- рассмотреть основные виды автоматизированных систем управления гостиничным предприятием;
- изучить нормативно-правовое регулирование использования информационных технологий в гостиничном бизнесе;
- провести анализ и оценку информационного обеспечения системы управления мини-отелем «Виктория»;
- предложить направления совершенствования информационного обеспечения системы управления мини-отелем «Виктория» и рассчитать экономический эффект от предложенных мероприятий.
Структура работы состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы.
Во введении обосновывается актуальность выбранной темы исследования, раскрываются цель и задачи, определяется объект и предмет исследования.
В первой главе рассматриваются теоретические и организационно-правовые основы информационного обеспечения системы управления гостиничным предприятием.
Во второй главе проведен анализ информационного обеспечения системы управления мини-отелем «Виктория» и дана оценка эффективности информационных систем и информационных технологий, применяемых в деятельности мини-отеля.
Третья глава посвящена разработке мероприятий по совершенствованию информационного обеспечения системы управления мини-отелем «Виктория» и оценке экономического эффекта от предложенных мероприятий.
В заключении помещены выводы и предложения по работе.
Практическая значимость работы заключается в том, что материалы данной работы можно использовать в качестве основы для совершенствования информационного обеспечения системы управления мини-отелем «Виктория».
Теоретической и методической основой исследования послужили труды зарубежных и отечественных ученых, таких как Елканова Д.И., Кизим А.В., Лойко О.Т. и др.
Информационной базой исследования послужили внутренние материалы мини-отеля «Виктория».
Объем работы составляет 56 печатных листов и включает 5рисунков и8 таблиц.
В работе современных отелей автоматизация приема и размещения гостей, бронирования номеров, осуществления контроля за состоянием номерного фонда и взаиморасчетов с клиентами имеет ключевое значение. Информационные системы вносят в повседневную жизнь гостиниц определенный порядок, регламентируя работу персонала и экономя время клиентов.
В современной экономике корпоративные информационные системы не только играют важную роль в оперативном функционировании производственных и непроизводственных предприятий и организаций, но и прибрели характер стратегической составляющей бизнеса. Формирование глобальной информационной инфраструктуры и развитие информационно- коммуникационных технологий оказывает существенное влияние на экономическую деятельность предприятий.
Поэтому анализ информационного обеспечения системы управления гостиничным предприятием представляет особую актуальность для изучения.
Объектом исследования данной работы является мини-отель «Виктория».
Предметом исследования является информационные системы управления гостиницей.
Целью данной работы является совершенствование информационного обеспечения системы управления мини-отеля «Виктория» г. Туапсе.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- раскрыть сущность информационного обеспечения и его роль в системе управления гостиничным предприятием;
- рассмотреть основные виды автоматизированных систем управления гостиничным предприятием;
- изучить нормативно-правовое регулирование использования информационных технологий в гостиничном бизнесе;
- провести анализ и оценку информационного обеспечения системы управления мини-отелем «Виктория»;
- предложить направления совершенствования информационного обеспечения системы управления мини-отелем «Виктория» и рассчитать экономический эффект от предложенных мероприятий.
Структура работы состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы.
Во введении обосновывается актуальность выбранной темы исследования, раскрываются цель и задачи, определяется объект и предмет исследования.
В первой главе рассматриваются теоретические и организационно-правовые основы информационного обеспечения системы управления гостиничным предприятием.
Во второй главе проведен анализ информационного обеспечения системы управления мини-отелем «Виктория» и дана оценка эффективности информационных систем и информационных технологий, применяемых в деятельности мини-отеля.
Третья глава посвящена разработке мероприятий по совершенствованию информационного обеспечения системы управления мини-отелем «Виктория» и оценке экономического эффекта от предложенных мероприятий.
В заключении помещены выводы и предложения по работе.
Практическая значимость работы заключается в том, что материалы данной работы можно использовать в качестве основы для совершенствования информационного обеспечения системы управления мини-отелем «Виктория».
Теоретической и методической основой исследования послужили труды зарубежных и отечественных ученых, таких как Елканова Д.И., Кизим А.В., Лойко О.Т. и др.
Информационной базой исследования послужили внутренние материалы мини-отеля «Виктория».
Объем работы составляет 56 печатных листов и включает 5рисунков и8 таблиц.
Индустрия гостеприимства - это одна из крупных и быстро развивающихся систем в экономике. Информационные системы, существующие в гостинице, позволяют облегчить и объединять самые различные ее службы. Сегодня работа современного отеля невозможна без информационной системы, позволяющей вести оперативный финансовый и управленческий учет, планировать и получать своевременную аналитику о состоянии всех его подразделений. Поэтому организовать работу гостиничного комплекса с максимальной эффективностью и в соответствии с современными мировыми требованиями можно только с использованием современных компьютерных технологий.
К информационным технологиям гостиницы можно отнести: структурированную кабельную систему; телефонию гостиницы, отеля; телевидение гостиницы, отеля, включая системы интерактивного и платного телевидения; систему управления электронными замками гостиницы, отеля; доступ в интернет в гостинице, отеле (включая Wi-Fi); учетные программы гостиницы, отеля: системы управления гостинице (PMS), систему управления рестораном и Спа (POS); ERP системы: калькуляционные и складские системы, бухгалтерские и финансовые системы эквайринг в гостинице, отеле; сайт гостиницы, отеля, системы онлайн бронирований гостиницы, отеля; вычислительные средства: сервера, компьютеры, ресторанные терминалы; видеонаблюдение гостиницы, отеля; системы контроля и учета доступа (СКУД) гостиницы, отеля. Среди систем управления гостиничным комплексом наиболее известны Fidelio, LodgingTouch LIBICA - epitome PMS, Эдельвейс, OPERA EnterpriseSolution, «IntelleetStyle^-^Русский Отель», ORAK Hotel, Cenium, Kei- Hotel, ДИП-Пансион и др. Основными источниками правового регулирования отношений в области создания и применения автоматизированных информационных систем, информационных технологий, средств связи и телекоммуникаций в гостиничном бизнесе являются Конституция РФ, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (гл. 4 «Информатизация. Информационные системы, технологии и средства их обеспечения»), Гражданский кодекс РФ, федеральные законы «О лицензировании отдельных видов деятельности», «О связи».
Проведенный анализ мини-отеля «Виктория» позволил сделать вывод, что выручка отеля увеличилась в 2015 году в сравнении с 2014 годом на 7180 тыс. руб., что в процентном соотношении составляет +79%. Также увеличение выручки повлекло за собой увеличение расходов на 3766 тыс. в 2015 году в сравнении с 2014 годом. Чистая прибыль в 2015 году составила 2250 тыс., что на 2151 тыс. руб. выше, чем годом ранее.
Для анализа конкурентной среды мини-отеля был проведен SWOT - анализ. Проведенный SWOT - анализ показал, что слабыми сторонами мини-отеля «Виктория» является отсутствие технологического оборудования, отсутствие электронной системы бронирования на сайте, отсутствие рекламы и низкая скорость обслуживания клиентов, что является отрицательными факторами, которые неблагоприятно воздействуют на конкурентное преимущество мини-отеля. Также анализ показал, что информационные системы и технологии, которые существуют в мини-отеле «Виктория» не сбалансированы и не взаимодействую в комплексе.
В рамках третьей главы предложено использовать сбалансированную систему показателей, которая будет объединять такие области деятельности отеля: финансовая, клиентская, внутренние бизнес-процессы, обучение персонала.
Использование сбалансированной системы показателей представляется наиболее универсальным методом, с помощью которого можно оценивать, в частности, операционную эффективность корпоративных информационных систем. При формировании системы показателей необходимо учитывать стратегические цели и особенности функционирования конкретного предприятия.
Поэтому в качестве главного мероприятия предлагается внедрить в деятельность мини-отеля «Виктория» Автоматизированную систему управления гостиницей «Эдельвейс», которая сможет объединить имеющиеся информационные процессы в единое целое.
Внедрение автоматизированной системы управления в мини-отель «Виктория» будет способствовать привлечению новых клиентов, чёткой координации работы предприятия, сокращению штата сотрудников, повышению уровня качества обслуживания, следовательно, повышению прибыли. Таким образом, доля рынка, число клиентов и рыночная доля увеличатся. В связи с этим внедрение АСУ является первостепенной задачей в повышении эффективности деятельности организации.
Предложенная АСУ «Эдельвейс» сможет повысить производительность, что будет достигнуто благодаря оптимизации использования ресурсов отеля, экономии затрат на обработку данных и более эффективному осуществлению основных производственных операций.
Также предложено доработать собственный web-сайт как наиболее экономически выгодный канал продаж. Установка правильной системы бронирования на сайте мини-отеля «Виктория» значительно снизит издержки отеля на привлечение гостей.
Из всех рассмотренных систем для совершенствования информационного обеспечения управления мини-отелем «Виктория», была выделена российская АСУ «Эдельвейс» как наиболее приемлемый и недорогой вариант, в сравнении с другими похожими информационными продуктами. Был выбран стандартный пакет АСУ «Эдельвейс» «мини-отель» стоимостью 198 353 руб.
Таким образом, мини-отелю «Виктория» в результате автоматизации получится в совокупности увеличить прибыль относительно предыдущего периода на 25 %. Отель сможет получить дополнительную прибыль (без учета налоговых и прочих отчислений) в 194 147 руб. уже в первый год внедрения этого мероприятия.
Проанализировав различные пути оптимизации web-сайта отеля, был сделан вывод, что наиболее выгодным и простым способом будет арендовать систему бронирования, например, от компании Travelline, которая имеет возможность интеграции с АСУ «Эдельвейс». Модуль «TravelLine: Отель» легко и быстро встраивается в любой сайт. Также благодаря этому мероприятию появится возможность взаимодействия с гостями в группе отеля на сайте социальной сети «ВКонтатке». У клиентов появится возможность бронировать отель сразу в соцсети. Модуль бронирования «TL: Отель» появится на страничке отеля как приложение «ВКонтакте». Стоимость арендованной системы бронирования от Travellineрассчитывается исходя из процента от стоимости забронированного номера. Отель будет платить 4-6% от цены брони, если «TL: Отель» привел гостя. Таким образом, для внедрения такой системы мини-отелю «Виктория» не нужно вкладывать собственные средства.
Методом аналога, опираясь на другие гостиницы и отели, внедривших систему бронирования на своем сайте, планируется увеличение загрузки отеля на 5%. В денежном выражении эта сумма составит 112 500 руб.
Также снизятся расходы на 20 % от общей суммы расходов на привлечение гостя. В 2015 году такие расходы составили 198 тыс. руб. Таким образом удалось бы снизить затраты на 39 тыс. руб.
Расчеты показали, что предлагаемые мероприятия экономически эффективны и их реализация обоснована.
В целом, внедрение автоматизированных систем управления в мини¬отеле «Виктория» и доработка собственного сайта поможет решить наиболее глобальные проблемы, стоящие перед гостиничным предприятием.
К информационным технологиям гостиницы можно отнести: структурированную кабельную систему; телефонию гостиницы, отеля; телевидение гостиницы, отеля, включая системы интерактивного и платного телевидения; систему управления электронными замками гостиницы, отеля; доступ в интернет в гостинице, отеле (включая Wi-Fi); учетные программы гостиницы, отеля: системы управления гостинице (PMS), систему управления рестораном и Спа (POS); ERP системы: калькуляционные и складские системы, бухгалтерские и финансовые системы эквайринг в гостинице, отеле; сайт гостиницы, отеля, системы онлайн бронирований гостиницы, отеля; вычислительные средства: сервера, компьютеры, ресторанные терминалы; видеонаблюдение гостиницы, отеля; системы контроля и учета доступа (СКУД) гостиницы, отеля. Среди систем управления гостиничным комплексом наиболее известны Fidelio, LodgingTouch LIBICA - epitome PMS, Эдельвейс, OPERA EnterpriseSolution, «IntelleetStyle^-^Русский Отель», ORAK Hotel, Cenium, Kei- Hotel, ДИП-Пансион и др. Основными источниками правового регулирования отношений в области создания и применения автоматизированных информационных систем, информационных технологий, средств связи и телекоммуникаций в гостиничном бизнесе являются Конституция РФ, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (гл. 4 «Информатизация. Информационные системы, технологии и средства их обеспечения»), Гражданский кодекс РФ, федеральные законы «О лицензировании отдельных видов деятельности», «О связи».
Проведенный анализ мини-отеля «Виктория» позволил сделать вывод, что выручка отеля увеличилась в 2015 году в сравнении с 2014 годом на 7180 тыс. руб., что в процентном соотношении составляет +79%. Также увеличение выручки повлекло за собой увеличение расходов на 3766 тыс. в 2015 году в сравнении с 2014 годом. Чистая прибыль в 2015 году составила 2250 тыс., что на 2151 тыс. руб. выше, чем годом ранее.
Для анализа конкурентной среды мини-отеля был проведен SWOT - анализ. Проведенный SWOT - анализ показал, что слабыми сторонами мини-отеля «Виктория» является отсутствие технологического оборудования, отсутствие электронной системы бронирования на сайте, отсутствие рекламы и низкая скорость обслуживания клиентов, что является отрицательными факторами, которые неблагоприятно воздействуют на конкурентное преимущество мини-отеля. Также анализ показал, что информационные системы и технологии, которые существуют в мини-отеле «Виктория» не сбалансированы и не взаимодействую в комплексе.
В рамках третьей главы предложено использовать сбалансированную систему показателей, которая будет объединять такие области деятельности отеля: финансовая, клиентская, внутренние бизнес-процессы, обучение персонала.
Использование сбалансированной системы показателей представляется наиболее универсальным методом, с помощью которого можно оценивать, в частности, операционную эффективность корпоративных информационных систем. При формировании системы показателей необходимо учитывать стратегические цели и особенности функционирования конкретного предприятия.
Поэтому в качестве главного мероприятия предлагается внедрить в деятельность мини-отеля «Виктория» Автоматизированную систему управления гостиницей «Эдельвейс», которая сможет объединить имеющиеся информационные процессы в единое целое.
Внедрение автоматизированной системы управления в мини-отель «Виктория» будет способствовать привлечению новых клиентов, чёткой координации работы предприятия, сокращению штата сотрудников, повышению уровня качества обслуживания, следовательно, повышению прибыли. Таким образом, доля рынка, число клиентов и рыночная доля увеличатся. В связи с этим внедрение АСУ является первостепенной задачей в повышении эффективности деятельности организации.
Предложенная АСУ «Эдельвейс» сможет повысить производительность, что будет достигнуто благодаря оптимизации использования ресурсов отеля, экономии затрат на обработку данных и более эффективному осуществлению основных производственных операций.
Также предложено доработать собственный web-сайт как наиболее экономически выгодный канал продаж. Установка правильной системы бронирования на сайте мини-отеля «Виктория» значительно снизит издержки отеля на привлечение гостей.
Из всех рассмотренных систем для совершенствования информационного обеспечения управления мини-отелем «Виктория», была выделена российская АСУ «Эдельвейс» как наиболее приемлемый и недорогой вариант, в сравнении с другими похожими информационными продуктами. Был выбран стандартный пакет АСУ «Эдельвейс» «мини-отель» стоимостью 198 353 руб.
Таким образом, мини-отелю «Виктория» в результате автоматизации получится в совокупности увеличить прибыль относительно предыдущего периода на 25 %. Отель сможет получить дополнительную прибыль (без учета налоговых и прочих отчислений) в 194 147 руб. уже в первый год внедрения этого мероприятия.
Проанализировав различные пути оптимизации web-сайта отеля, был сделан вывод, что наиболее выгодным и простым способом будет арендовать систему бронирования, например, от компании Travelline, которая имеет возможность интеграции с АСУ «Эдельвейс». Модуль «TravelLine: Отель» легко и быстро встраивается в любой сайт. Также благодаря этому мероприятию появится возможность взаимодействия с гостями в группе отеля на сайте социальной сети «ВКонтатке». У клиентов появится возможность бронировать отель сразу в соцсети. Модуль бронирования «TL: Отель» появится на страничке отеля как приложение «ВКонтакте». Стоимость арендованной системы бронирования от Travellineрассчитывается исходя из процента от стоимости забронированного номера. Отель будет платить 4-6% от цены брони, если «TL: Отель» привел гостя. Таким образом, для внедрения такой системы мини-отелю «Виктория» не нужно вкладывать собственные средства.
Методом аналога, опираясь на другие гостиницы и отели, внедривших систему бронирования на своем сайте, планируется увеличение загрузки отеля на 5%. В денежном выражении эта сумма составит 112 500 руб.
Также снизятся расходы на 20 % от общей суммы расходов на привлечение гостя. В 2015 году такие расходы составили 198 тыс. руб. Таким образом удалось бы снизить затраты на 39 тыс. руб.
Расчеты показали, что предлагаемые мероприятия экономически эффективны и их реализация обоснована.
В целом, внедрение автоматизированных систем управления в мини¬отеле «Виктория» и доработка собственного сайта поможет решить наиболее глобальные проблемы, стоящие перед гостиничным предприятием.