Введение 3
Глава 1. Теоретические основы делопроизводства и документирования в
органах местного самоуправления 7
1.1. История развития делопроизводства и документирования 7
1.2. Понятие и сущность организации делопроизводства 15
1.3. Виды и функции системы документооборота 24
Глава 2. Практические основы организации делопроизводства и
документирования на примере Администрации муниципального района
«Монгун-Тайгинский кожуун Республики Тыва» 31
2.1. Краткая характеристика, нормативно-правовая база и структура
Администрации муниципального района «Монгун-Тайгинский кожуун
Республики Тыва» 31
2.2. Анализ документооборота администрации муниципального района
«Монгун-Тайгинский кожуун Республики Тыва» 40
2.3. Проблемы и пути совершенствования организации делопроизводства и
документирования в Администрации муниципального района «Монгун-
Тайгинский кожуун Республики Тыва» 54
Заключение 58
Список использованной литературы 61
Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. В документационном обеспечении управления (делопроизводство) заключается важнейшая функция в деятельности любой организации, учреждения, предприятия.
Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях делопроизводство.
В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования,организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.
Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации документационного обеспечения управления влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д.
Многоаспектный, межведомственный характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и фиксирования.
В условиях ускорения социально-экономического развития на основе НТП возрастают требования к качественным показателям протекания деловых процессов. Поэтому особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом.
Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов,расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.
Актуальность темы исследования заключается в том, что недостаточно проработаны проблемы совершенствования документирования управленческой деятельности муниципальных образований, что ведёт к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.
Изученность проблемы. Вопросы документирования и организации работы с документами в местных органах государственной власти, проблемы совершенствования делопроизводства изучались и многими другими исследователями, например, З.В. Бондаренко, М.В. Мурахиной, Н.Н.Мастеровой и С.Д. Дудник, Г.В. Поповым, В.Ф. Кузнецовой и Ю.В.Пришвой. Попытка обобщенного изложения вопросов исследования и разработки информационно-документационного обеспечения аппарата управления была предпринята В.И. Растегаевым.
Объект исследования - Администрация муниципального района «Монгун-Тайгинский кожуун Республики Тыва».
Предметом исследования послужила система документооборота Администрации муниципального района «Монгун-Тайгинский кожуун Республики Тыва».
Целью исследования является разработка и внесение рациональных предложений по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации на примере Администрации муниципального района «Монгун-Тайгинский кожуун Республики Тыва».
Достижение цели предполагает решение следующих задач:
1. рассмотрение истории развития документационного обеспечения управления;
2. определение понятия, сущности видов, функций и структуры организации документирования и делопроизводства;
3. рассмотрение краткой характеристики органа местного самоуправления на примере администрации муниципального района «Монгун-Тайгинский кожуун Республики Тыва»;
4. анализ документооборота органа местного самоуправления;
5. выявление проблем и путей совершенствования организации делопроизводства.
В данной работе использованы как традиционные исследовательские методы (описание, анализ, сопоставление, классификация, обобщение и иные частные методы), так и специальные документоведческие методы (унификации документов и др.).
Источниковедческой базой исследования явились нормативные акты,постановления и распоряжения, регламентирующие вопросы делопроизводства на федеральном уровне. Весьма ценными источниками представляются общеотраслевые нормативные документы, издаваемые федеральными органами исполнительной власти России и другими ведомствами, касающиеся вопросов документирования. Отдельную группу источников составили нормативные правовые акты органов законодательной и исполнительной власти субъектов РФ (прежде всего, Республики Тыва),регламентирующие вопросы документационного управления на региональном уровне, а также нормативные правовые акты самих органов местного самоуправления (прежде всего, администрации муниципального района «Монгун-Тайгинский кожуун Республики Тыва»).
Структура данной работы состоит из введения, двух глав, списка использованной литературы и приложений.
На сегодняшний день следование тенденциям оптимизации и рационализации деловых процессов, в том числе документирования управленческой деятельности, свидетельствует о высокой организации системы, её нацеленности на становление, выживание, развитие и процветание.
Проведенный анализ выявленного состояния дел в практике свидетельствует о том, что в настоящий момент мир и Российская Федерация, в частности, дошли до того этапа в развитии, на котором остро встаёт проблема повышения качества организации делопроизводства и документирования и всех сопутствующих ему операций.
В администрации Монгун-Тайгинского кожууна организацию делопроизводства и документирования осуществляет управляющий делами администрации. Управляющий делами является должностным лицом администрации Монгун-Тайгинского кожууна, который осуществляет организацию, координацию, контроль и выполнение типовых операций по получению, обработке и хранению документов.
На основе анализа мы выяснили, что в целом организация делопроизводства и документирования администрации Монгун-Тайгинского кожууна имеет удовлетворительное состояние, но существует ряд проблем в формировании документов и дел (срочность, порядок оформления,использование ЭВМ, соблюдение норм и правил и т.д.).
При проведении системного анализа документирования управленческой деятельности администрации Монгун-Тайгинского кожууна были выявлены следующие недостатки, характеризуемые, в общем смысле,недостаточной автоматизацией процесса:
1. Отсутствие специализированного ПО для документирования и работы с документами;
2. Нерациональное использование временных, трудовых и материальных ресурсов;
3. Повышенная трудоёмкость процесса.
Сложившаяся ситуация вызвала необходимость разработки предложений по совершенствованию организации делопроизводства администрации Монгун-Тайгинского кожууна:
1. Совершенствование форм и методов работы с документами.
2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами.
3. Становление системы постоянного всеобъемлющего,упреждающего контроля и проверки исполнения документов.
4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в администрации кожууна и подведомственной системе.
5. Подготовка документов к передаче на государственное хранение в соответствии с действующими нормативами.
6. Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.
Таким образом, максимально полное отражение управленческих процессов в документной форме является специфической характеристикой деятельности органов местного самоуправления. Проведение комплекса мероприятий по совершенствованию работы с документами в аппарате управления администрации Монгун-Тайгинского кожууна (оптимизация объема создаваемой документации, унификация форм документов,упорядочение путей прохождения документопотоков, повышение оперативности и полноты получения и обработки документной информации) окажет положительное влияние на эффективность, стиль и методы управленческого труда, что позволит сократить трудозатраты на выполнение нетворческих рутинных операций, повысить уровень исполнительской дисциплины.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
