Таким образом, Администрация сельского поселения сумон Кызыл-Тайга Сут-Хольского кожууна Республики Тыва является органом местного самоуправления, который выполняет функции по решению вопросов местного значения и осуществляет делегированные ему полномочия. В его состав входят: глава администрации, его заместитель по социальным вопросам.
Административная деятельность администрации выражается через публикацию нормативных документов. Основными нормативными правовыми актами администрации являются решения и распоряжения руководителя. Резолюция - это правовой акт главы сумона, принятый в целях решения наиболее важных и принципиальных вопросов авторитета
администрации.
Сегодня одной из неотложных задач, стоящих перед правительством,является внедрение электронного документооборота. В администрации система электронного документооборота уже активна, но все еще есть недостатки: правила работы с электронной системой управления документами не соответствуют реальным возможностям улучшенной системы, не все сотрудники справляются с программой и требуют переподготовки. То есть совершенствование самого программного обеспечения продолжается, но навыки сотрудников не улучшаются.
В администрации сельского поселения сумон Кызыл-Тайга Сут-Хольского кожууна все документы имеют общие этапы прохождения и обработки. Но этот общий путь движения создаваемых в организации документов и получаемых извне складывается из движения и работы с каждым документом в отдельности и напрямую зависит от принятого
процесса решения вопросов, поднятых и отраженных в данном документе.
Внедряемые сегодня электронные системы пока что затрагивают лишь типовые, общие этапы обработки документов: получение, регистрацию, контроль, передачу документов, хранение, т.е., те процессы, которые являются общими для всех документов и которые могут быть централизованы. Но автоматизация будет полной только тогда, когда будет определен не только общий документопоток, но и маршрут (движение) каждого документа, выполняющего типовую функцию.
Все документы, создаваемые в организации, при анализе делятся на инициативные, составленные исходя из потребности своей организации, и разработанные «во исполнение» заданий вышестоящих инстанций или в ответ на полученные запросы.
В технологии, используемой для обработки документа, администрация сельского поселения сумон Кызыл-Тайга Сут-Хольского кожууна Республики Тыва рассматривается как объединение равных структурных подразделений без детальной проработки на уровне конкретных исполнителей.
В правилах работы в системе электронного документооборота в администрации документы делятся на пять групп для разных этапов работы с ними: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы,протоколы совещаний, заявления граждан.
В этой работе были рассмотрены все этапы работы с документами и системой электронного документооборота в администрации сумона Кызыл-Тайга. Работа с документами почти полностью автоматизирована, но для полного перехода к электронным документам все еще недостаточно технологий, навыков или средств. Уменьшение объема бумажного документооборота стало возможным благодаря передаче внутреннего документооборота в полностью электронную форму, расширению локальной сети, включению в нее других муниципальных учреждений, что также позволило перевести объемную корреспонденцию в электронной форме.
Хранение документов в администрации сельского поселения сумон Кызыл-Тайга организовано на основе правил ведения учета в федеральных органах исполнительной власти и стандартных инструкций по учету. 
Каждый день администрация разрабатывает и получает большое количество документов различного типа. Все они имеют разное значение,определенный срок годности и могут быть повторно заявлены после завершения работы с ними. Быстрый поиск документов в таких случаях возможен только в том случае, если они четко классифицированы - распределение и группировка документов по делам по характерным признакам (один или несколько).
Процесс установления дел - это основные элементы формы документа,то есть совокупность составляющих частей, реквизиты документа. Знание элементов формы документа, таким образом, важно не только для правильной компиляции документов, но и для их формирования в бизнесе.
Признаки института дел отражаются главным образом в заголовках дел, состоящих из набора документов.
Изучение ценности документов в администрации на этапе делопроизводства осуществляется: при составлении номенклатуры дел; В процессе формирования дел и проверки правильности направления документов в дела; при подготовке дел для передачи в архив.
Для организации и проверки ценности документов необходимо создать постоянную центральную экспертную комиссию, а при необходимости и экспертные комиссии в структурных подразделениях, но в ходе моей практики я столкнулся с тем, что вместо ввода в эксплуатацию Документов для хранения делал заместитель руководителя самостоятельно, я помогал инструкциям в этой работе.
Функции и права экспертных комиссий, а также организация их работы определяются инструкциями по ведению учета, которые утверждаются руководителем администрации или руководителем структурного подразделения.
Все эти операции выполняются регулярно в течение календарного года.
В конце года структурное подразделение готовит столько папок, сколько случаев, перечисленных в номенклатуре. На обложках номенклатуры дел располагаются их заголовки и индексы, в корне папки - только индексы. Как только первые документы на обложках включаются в папки, вводится дата начала дела. Случай считается раненным после подачи в папку первого выполненного документа. В то же время, обложка дела должна быть сделана.
Документы подаются только после их исполнения, т.е. Окончательное решение поднятых в них вопросов. В документе должна быть отметка об исполнении и направлении документов по делу. Запрещается подавать неудовлетворительные, ожидающие рассмотрения документы по делу. В процессе формирования документа проверяется правильность оформления документов - наличие и подлинность подписей должностных лиц, дата,регистрационные индексы, контрольные и контрольные знаки.
В зависимости от офисной системы, принятой в учреждении или организации, процесс формирования дел проводится централизованно или децентрализованно. В управлении делами формируются структурные подразделения, т.е. где создаются документы, отражающие деятельность этого подразделения.
Подготовка выполненных документов для последующего хранения является заключительной стадией процесса документооборота. Основной целью хранения документов является создание условий для их использования в справочной работе и пополнения Государственного архивного фонда Российской Федерации.
Таким образом, документооборот учреждения является основной организационной проблемой офисной работы и проблемой технологии документооборота, поэтому он заменяет узловую связь любой системы офисной работы.
Необходимо улучшить существующие нормативно-методические документы. Например, инструкция по офисной работе в администрации была создана на основе «Стандартной инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», которая была заменена «Правилами ведения канцелярской работы в федеральных органах исполнительной власти».
Даже в условиях системы электронного документооборота в управлении преобладает поток бумаги. При осуществлении государственной программы необходимо увеличить количество электронных документов и работать с ними без использования бумажной версии.
Проведение экспертизы стоимости документов не соответствует правилам ведения офисной работы, необходимо создать постоянную экспертную комиссию. Все вышеупомянутые недостатки оправдываются нехваткой персонала, что указывает на необходимость корректировки структуры документации Департамента по вопросам управления.
Таким образом, анализ показывает необходимость унификации на национальном уровне процедуры документирования.
Что касается организации работы с документами, значительную роль в этом процессе играют местные организационные и нормативные документы,разработанные в соответствии с существующими требованиями в области управления документацией, а также используемые технологии и технические средства.


Купить