Введение 2 - 3
Глава 1. Организация документооборота, учета и
исполнения документов 4 - 27
1.1. Основы делопроизводства 4 - 8
1.2. Порядок подготовки и оформление документов 9 - 27
1.2.1. Порядок приема, обработки, распределения
и исполнения поступающих документов 9 - 13
1.2.2. Регистрация поступивших документов 13 - 16
1.2.3. Учет подготовленных документов, отправка
исходящих документов 16 - 20
1.2.4. Организация контроля и исполнения
документов и поручений 20 - 27
Глава 2. Организация работы с документами в
ОМОН МВД по Республике Тыва 28 - 41
2.1. Порядок получения и рассмотрения документов
в ОМОН МВД по Республике Тыва 28 - 32
2.2. Порядок подготовки исходящих документов и документов внутреннего обращения в ОМОН
МВД по Республике Тыва 33 - 38
2.3. Порядок работы с нормативными правовыми актами
в ОМОН МВД по Республике Тыва 39
2.4. Совершенствование организации работы с документами
в ОМОН МВД по Республике Тыва 40 - 41
Заключение 42 - 44
Список источников и литературы
Приложения
Организация работы с Документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение.
Организация работы с документами в делопроизводстве включает в себя организацию документооборота, включающая обработку поступающих и отправляемых документов, осуществление передачи документов между структурными подразделениями органов внутренних дел, учет количества документов; информационно-поисковые системы по документам органов внутренних дел, работа по которым предполагает регистрацию и индексирование документов, формирование справочных картотек и информационно-поисковых массивов, оперативное хранение документов, обеспечение сохранности документов, составление номенклатуры дел, формирование дел; контроль исполнения документов: контроль за сроками исполнения документов, организация контроля за исполнением.
Невыполнение или ненадлежащее выполнение перечисленных этапов организации работы с документами в органах внутренних дел влечет несвоевременное исполнение документов, утерю служебной документации, волокиту при получении необходимой для функционирования органов внутренних дел архивной и оперативной (текущей) информации.
Актуальность проблемы организационного совершенствования деятельности органов внутренних дел в настоящее время имеет особенно важное значение. Специфика деятельности органов внутренних дел и требования соблюдения законности обусловливают необходимость подготовки качественных документов.
Документы можно квалифицировать:
- по направлениям деятельности: управленческие
(внутриорганизационные - распорядительные, отчетные, общего характера, административные, уголовно-процессуальные, оперативно-розыскные);
- по степени секретности (совершенно секретные, секретные, ДСП, несекретные);
- по участию лиц, заинтересованных в принятии документов (односторонние, двухсторонние);
- по характеру движения (входящие, исходящие и внутренние);
- по сложности решаемых вопросов (простые и комплексные).
Объектом исследования в данной работе выступает Отряд Мобильный Особого Назначения МВД по Республике Тыва1.
Предметом исследования - документооборот ОМОН МВД по Республике Тыва.
Цель дипломной работы: проанализировать организацию работы с документами в ОМОН МВД по Республике Тыва.
Для достижения цели работы необходимо решить следующие задачи:
- изучить организацию документооборота;
- определить учет и исполнение документов;
- проанализировать организацию работы с документами в ОМОН МВД по Республике Тыва;
- предложить направление его совершенствования.
Структура дипломной работы.
Дипломная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка источников и литературы, приложения.
Целью дипломной работы являлось проанализировать организацию работы с документами ОМОН МВД по Республике Тыва.
Для достижения цели были выдвинуты следующие задачи: изучить организацию документооборота; определить учет и исполнение документов; проанализировать организацию работы с документами в ОМОН МВД по Республике Тыва; предложить направление его совершенствования. Все задачи нашли решения.
Организация работы с документами в делопроизводстве включает в себя организацию документооборота, включающая обработку поступающих и отправляемых документов, осуществление передачи документов между структурными подразделениями отряда, учет количества документов; информационно-поисковые системы по документам отряда, работа по которым предполагает регистрацию и индексирование документов, формирование справочных картотек и информационно-поисковых массивов, оперативное хранение документов, обеспечение сохранности документов, составление номенклатуры дел, формирование дел; контроль исполнения документов: контроль за сроками исполнения документов, организация контроля за исполнением.
Невыполнение или ненадлежащее выполнение перечисленных этапов организации работы с документами в отряде влечет несвоевременное исполнение документов, утерю служебной документации, волокиту при получении необходимой для функционирования отряда архивной и оперативной (текущей) информации.
В целях оптимизации движения корреспонденции (документов) в документообороте выделяются следующие основные документопотоки:
- поступающая документация (входящая);
- отправляемая документация (исходящая);
- документация, используемая в управленческом процессе отряда (внутренняя).
Прием корреспонденции (документов), поступающей в Отряд Мобильный Особого Назначения МВД по Республике Тыва в рабочее время, осуществляется заведующей канцелярией.
Корреспонденция, поступившая в Отряд в не рабочее время принимается старшим дежурным группы оперативного реагирования Отряда. О получении срочных документов дежурный незамедлительно докладывает командиру Отряда, либо ответственному от руководства Отряда.
Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.
Организация работы с документами регламентирует этапы, которые проходят поступившие (входящие) документы:
1) первичную обработку;
2) предварительное рассмотрение, разметку;
3) регистрацию;
4) рассмотрение документов руководством;
5) направление на исполнение;
6) контроль исполнения;
7) исполнение документов;
8) подшивку документов в дела.
Анализ организации работы с документами в ОМОН МВД по Республике Тыва показывает, что за 2014 год в отряд всего поступило 1610 (за 2013г. - 1252, рост на +29%) входящих документов, в том числе:
- 11 приказов от МВД России (за 2013г. - 17, -35%);
- 27 различных указаний, обзоров от УПСН и А МВД России (за 2013г. - 21, +29%);
- 367 приказов (за 2013г. - 284, +29%) и 114 распоряжений (за 2013г. - 120, -5%) от МВД по Республике Тыва;
- 1091 различных заданий, распоряжений от подразделений МВД по Республике Тыва (за 2013г. - 810, +35%).
Все поступившие в отряд приказы и распоряжения доведены до личного состава под роспись, требования приказов и распоряжений исполнены в установленные сроки. Контроль за исполнением поступивших документов осуществляет заведующая канцелярией ОМОН.
Обработка исходящих документов в отряде состоит из следующих операций:
1) составление проекта документом исполнителем;
2) проверка правильности оформления проекта документа;
3) согласование проекта документа;
4) подписание документа командиром;
5) регистрация документа;
6) отправка документа адресату;
7) подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Анализ организации работы с документами в ОМОН МВД по Республике Тыва показывает, что за 2014 год всего в отряде подготовлено 1376 документов (за 2013 год - 1205, рост на +14%), в том числе:
- исходящих документов - 563 (за 2013г.- 462, +21,9%);
- документов внутреннего обращения -160 (за 2013г.-224, -28,6%);
- приказов командира отряда - 653 (за 2013г.-519, +25,8%).
Анализ организации работы с документами в ОМОН МВД по Республике Тыва показывает, что в современных условиях необходима автоматизация документооборота.
В настоящее время в целях совершенствования документооборота проводится постепенный переход Отряда на электронный документооборот. В Министерстве (в том числе в отряде) внедряется - интегрированная мультисервисная телекоммуникационная сеть (ИМТС), с внедрением которого повысятся оперативность и качество работы с документами, снизятся трудозатраты и сократятся издержки на выполнение функций обмена информацией.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
