Введение 4
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ РАЗРАБОТКИ ТАБЕЛЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ 9
1.1. Нормативно-методическое обеспечение табеля унифицированных
форм документов 9
1.2. Документационное обеспечение управления ВУЗа 21
ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА ТАБЕЛЯ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ 35
2.1. Локально-нормативные акты по вопросам документирования
деятельности 35
2.2. Табель форм документов 44
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 58
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 61
ПРИЛОЖЕНИЯ
Актуальность исследования. Анализ состояния ДОУ в современных организациях показывает, что во многих из них нет собственных нормативных документов, регламентирующих работу деятельности учреждения.
Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.
Современное управление государственным учреждением или коммерческой организацией - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Практически все процессы управления учреждение вплотную связаны с теми или иными документами. Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.
Основным направлением совершенствования документации является унификация форм документов.
Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. По официальному определению унификация - это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого,следует, что управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата - от руководителей до рядовых сотрудников.
Внедрение новых информационных технологий без предварительной разработки табеля унифицированных форм документов никакого эффекта не даст. Табель является прекрасным инструментом инвентаризации и оптимизации форм документов в организации.
Разработка табеля позволяет решать одновременно несколько задач:
1. Разрабатывается перечень применяемых в организации форм документов и закрепляется их оптимальный состав в едином нормативном документе.
2. Осуществляется классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности или по структурным подразделениям.
3. Унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов в организации.
4. Упорядочивание в ДОУ в целях повышения эффективности использование информационных технологий и оптимизация документооборота организации.
В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функции справочника. Он содержит в упорядоченном виде наименование форм документов, используемых в организации, поэтому позволяет осуществить оперативный поиск необходимой формы. Кроме того, поскольку в табеле указаны все основные этапы подготовки документов, он является одновременно средством оптимизации документооборота, так как позволяет осуществить контроль за деятельностью исполнителей, а также исключает появление непредусмотренных форм.
Цель подготовки табеля - определение оптимального количества форм документов для юридического оформления управленческих действий. Он позволяет исключить применение в организации видов и разновидностей документов, не соответствующих ее организационно-правовой форме или направлениям деятельности, необоснованно или несанкционированно заменяющих принятые в государстве типовые унифицированные формы документов. Использование Табеля способствует сокращению трудозатрат и рабочего времени при решении задач документирования управленческих ситуаций.
Табель форм документов разрабатывается службой документационного обеспечения (ДОУ) - например, канцелярией - на основе материалов, представленных структурными подразделениями организации. Проект Табеля согласовывается с руководителями структурных подразделений, подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается приказом руководителя организации.
Вступивший в силу Табель под расписку доводится до ответственных исполнителей - специалистов организации, участвующих в подготовке и обработке документов. Работники организации должны использовать в своей деятельности только те формы документов, которые включены в Табель. Следует отметить, что специалисты служб документационного обеспечения управления, кадровых служб и др., далеко не всегда выбирают оптимальные способы документирования при возникновении тех или иных управленческих ситуаций. Это приводит в одних случаях к составлению лишней документации, а в других - к ее нехватке. Требования к составлению и оформлению служебных документов, включенных в Табель, излагаются в разделе «Подготовка документов, организация документооборота» Инструкции.
Здесь рассматриваются состав реквизитов документов и правила их написания, виды бланков документов, особенности подготовки отдельных групп документов (например, организационных, распорядительных, информационно-справочных и т.д.), порядок придания документам юридической силы. Отдельно должен быть, затронут вопрос о согласовании проекта документа, как с ответственными работниками организации, так и с представителями других организаций (внутреннее и внешнее согласование). В самостоятельный подраздел желательно выделить требования к языку и стилю служебных документов. Обязательным дополнением (приложением) к данному разделу инструкции должны стать альбом форм документов и сборник типовых и трафаретных текстов документов.
Объект исследования - табеля унифицированных форм документов.
Предмет исследования - особенности составления форм документов.
Цель исследования - изучение процесса разработки табеля унифицированных форм документов.
Для достижения цели поставлены следующие задачи:
- раскрыть нормативно-методическое обеспечение процесса разработки табеля унифицированных форм документов;
- изучить унифицированные документы по образованию;
- разработать табель форм документов ФГБОУ ВПО ТувГУ.
Степень изученности темы: Среди изученных книг можно выделить работу А.Ю. Чуковенкова в соавторстве В.Ф. Янковая «Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003» Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно¬распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В ней дается подробный комментарий к данному ГОСТ Р 6.30-2003, а также рассмотрен табель как форма унифицированной документации.
Полезной в работе была и книга Ю.М. Демина «Делопроизводство. Подготовка служебных документов», в которой рассмотрен принцип делопроизводства как на муниципальных, так и на частных предприятиях. То же самое можно сказать и о книге М.И. Басакова «Справочник секретаря по делопроизводству».
А также имеется различные статьи по данной теме, среди которых можно выделить следующие. В статье А.В. Пшенко «Технология работы с управленческими документами» рассматриваются понятия унификации документов и специфика работы с ними, отдельно рассмотрен вопрос разработки унифицированных документов. В статье Т.В. Кузнецовой «Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно¬методической базе по документационному обеспечению управления» рассматриваются изменения ГОСТа Р 6.30 - 2003 «Требования к оформления документов», изменения ГОСТа Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением государственного герба РФ», правила и инструкции по ведению унифицированных документов, положение о порядке и сроках хранения документов и изменения в других законодательных актах.
В статье Т.В. Кузнецовой «Новые правила о порядке внедрения унифицированных форм документов» рассматривается новое постановление правительства, правила и инструкции по их заполнению, ответственность за ведение и хранение. В статье Л. Дорониной «Табель унифицированных документов» рассматриваются особенности оформления табеля унифицированных форм документов и внесение изменений в него.В статье А.Н. Соковой «Табель особенности составления табеля унифицированных форм документов по личному составу унифицированных форм документов по личному составу» рассматривается.
Структура работы состоит из введения, двух глав, заключения и из списка использованной литературы.
Таким образом, в результате данного исследования были достигнуты следующие поставленные задачи:
- раскрыты нормативно-методическое обеспечение процесса разработки табеля унифицированных форм документов;
- изучены унифицированные документы по образованию;
- разработан табель форм документов ФГБОУ ВПО ТувГУ.
В результате мы пришли к выводу, что:
1. Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Вместе с тем в процессе хозяйственной деятельности на предприятиях создаются собственные внутриорганизационные унифицированные формы документов, которые в силу своего повсеместного применения имеют большое значение для документирования управленческой деятельности.
В обобщенном виде можно сказать, что табель как документ представляет собой систематическое изложение определенной информации, которая при утверждении имеет нормативный характер, устанавливает обязательный порядок при соблюдении обязательной формы. Разработка и соблюдение «табельных требований документирования» гарантирует юридическую правильность составляемых в организации документов. Это положение важно во всех случаях, но особенно актуально при документировании трудовой деятельности, так как от неправильно поставленной визы, номера или несвоевременной даты может зависеть судьба человека. Правовой основой разработки Табеля унифицированных форм документов является соответствующая запись в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.
2. Каждое структурное подразделение организации должно иметь экземпляр Табеля. В связи с необходимостью периодического обновления (включения новых, исключения, изменения форм документов) наиболее
удобной является электронная форма ведения Табеля. В этом случае измененные версии Табеля могут быть доступны работникам организации практически сразу после внесения изменений.
3. Заполненный и утвержденный Табель показывает не только ясную картину документирования деятельности кадровой службы, но и процесс движения документов (документооборота) по инстанциям внутри организации с момента их возникновения до придания юридической силы и в необходимых случаях до размещения в деле.
При унификации учебных документов необходимо строить их формы таким образом, чтобы при их заполнении и обработке можно было шире применять технические средства в целях сокращения объема непроизводительного ручного труда.
В частности, в высшем учебном заведении ТувГУ унифицированы следующие формы документов: расчет учебной нагрузки кафедры на учебный год, распределение учебных поручений преподавателям кафедры на учебный год, сведения о выполнении учебной нагрузки профессорско¬преподавательским составом кафедры. Руководство отдела и сотрудники используют Табель в справочных целях, а также в целях контроля за соблюдением требований рациональной организации документирования деятельности.
4. Документ рассматривается сегодня как один из важнейших инструментов управления. От качества содержащейся в документе информации, рационального расположения информационных элементов (реквизитов), грамотной организации документопотоков как внутри организации, так и за ее пределами, а также других факторов в значительной степени зависит эффективность управления.
5. В процессе разработки табеля и унификации документов особое внимание необходимо уделять наименованиям документов. Наименование документа должно точно соответствовать назначению документа и строиться
в соответствии с современными требованиями, предъявляемыми к документам.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
