Проблемы учета и обеспечения сохранности архивных документов (Высшая школа управления)

Объект исследования - ООО «ДОМОДЕДОВО СЕКЬЮРИТИ».
Вид деятельности - деятельность вспомогательная, связанная с воздушным транспортом.
Есть приложения.

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ 8
1.1 Понятие учета архивных документов, его задачи и принципы 8
1.2 Нормативные режимы хранения архивных документов 19
ГЛАВА 2. ПРОВЕДЕНИЕ ИССЛЕДОВАНИЙ В АРХИВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «ДОМОДЕДОВО СЕКЬЮРИТИ» 30
2.1 Общая характеристика деятельности ООО «ДОМОДЕДОВО СЕКЬЮРИТИ» 30
2.2 Анализ состояния архивного учета документации ООО «ДОМОДЕДОВО СЕКЬЮРИТИ» 34
ГЛАВА 3. ПРОБЛЕМЫ УЧЕТА И СОХРАННОСТИ АРХИВНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ООО «ДОМОДЕДОВО СЕКЬЮРИТИ» И ИХ УСТРАНЕНИЕ 39
3.1 Выводы по выявленным проблемам архивной документации ООО «ДОМОДЕДОВО СЕКЬЮРИТИ» 39
3.2 Рекомендации по улучшению условий и технических возможностей учета архивной документации ООО «ДОМОДЕДОВО СЕКЬЮРИТИ» 45
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 50
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 52
ПРИЛОЖЕНИЯ 56
Купить

Обеспечение сохранности документов – основная задача всей архивной системы. Хранение документации вечно невозможно, в этом и заключается основная проблема хранения документов в различных организациях. Фонд архивных документов с каждым годом непрерывно расширяется, однако возможности его модернизации и совершенствования не соответствуют таким стремительным темпам роста. В основе современного подхода к решению проблемы сохранности документов, лежит принцип поэтапного перехода к дифференцированному, автоматизированному, селективному подходу с учетом их историко-культурной ценности и физического состояния.
Сохранение архивной документации в структурах организации достигается за счет реализации комплекса мер, направленных на:
• Разработку и реализацию нормативных актов, определяющих порядок обращения с документами.
• Обеспечение соответствующих условий хранения, включающих контроль температурного режима хранения документов, уровня влажности и защиты от несанкционированного доступа.
• Строгое соблюдение установленных режимов и систем документооборота.
Определенный комплекс мероприятий по хранению архивной документации призван предотвратить хищение или утерю документов, а также гарантировать их целостность и надлежащее физическое состояние на протяжении всего срока хранения. В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются:
 предоставление специально оборудованного помещения для размещения архивных документов;
 обеспечение нормативных условий хранения документов;
 выполнение определенных требований к размещению документов в архивохранилище;
 проверка наличия и состояния хранящихся документов.
Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
 оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;
 оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;
 соблюдение противопожарного режима;
 соблюдение охранного режима;
 создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
Учет архивной документации представляет собой – установление количества и состава архивных документов в учетных единицах и фиксация (регистрация) принадлежности каждой учетной единицы к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.
Учет обеспечивает идентификацию, организационную упорядоченность архивных документов, контроль, за их наличием и состоянием, а также возможность адресного поиска архивных документов.
Объектом исследования является обеспечение сохранности архивных документов в компании ООО «ДОМОДЕДОВО СЕКЬЮРИТИ».
Предметом работы является исследования уязвимых мест в сохранности документов в ООО «ДОМОДЕДОВО СЕКЬЮРИТИ».
Цель работы заключается - выявив проблемы учёта и сохранности архивных документов в ООО «ДОМОДЕДОВО СЕКЬЮРИТИ», предложить и обосновать рекомендации направленных на их устранение.
Задачей работы является:
 исследовать обеспечение сохранности архивных документов;
 провести анализ архивной деятельности ООО «ДОМОДЕДОВО СЕКЬЮРИТИ»;
 провести анализ системы учета и хранения архивное документации выявить в ООО «ДОМОДЕДОВО СЕКЬЮРИТИ» с целью выявления существующих проблем
 разработать рекомендации и их обоснование, направленные на решение и устранение данных проблем обеспечения и сохранности архивных документов.
Методы исследования:
1. Системный подход – общенаучный подход исследования объектов архивоведения, изучающую их как целостную систему взаимодействия с взаимосвязанными компонентами.
2. Функциональный анализ – изучение архивных документов и их комплексов в структуре функций учреждения, согласно деятельности самих документов и их возникновения.
3. Институциональный подход – изучение общественных институтов, в процессе деятельности которых возникают, функционируют и эволюционируют системы документации и отдельные документы.
4. Информационный метод – изучение информации, содержащейся в документах, с учетом частности и значения повторяемости.
5. Источниковедческий подход – использование в архивоведческой практике методов и приемов источниковедения. Внешняя и внутренняя критика.
Результат исследования – в ходе исследования были выявлены ключевые проблемы, связанные с учетом документации и обеспечением сохранности архивных документов. Были определены основные методы, способы и средства хранения и учета документации, необходимые для эффективного решения профессиональных задач. Также был проведен анализ баз данных и корпоративных стандартов, направленных на оптимизацию процесса ведения учета документации, включая архивные документы.
Степень внедрения.
Если мы обеспечим нужным финансированием для лучшего развитие архивного дела, усовершенствуем системы охранно-пожарной сигнализации, противопожарным инвентарем и оборудованием средствами оргтехники, то работа архивного обеспечения улучшится на 30%.
Рекомендации по внедрению. Необходимо обеспечить финансирование развития архивного дела, произвести реконструирование старых объектов, оснастить новейшими средствами информационной технологии, модернизировать системы охранно-пожарной сигнализации, противопожарным инвентарем, оборудованием и средствами оргтехники, разработать план по внедрению новых архивных фондов, отвечающим нормативным требованиям.
Автоматизация процессов поиска документации позволяет повысить ее доступность и качество в архивной системе ООО «ДОМОДЕДОВО СЕКЬЮРИТИ».
Внедрение автоматизированных систем поиска способствует:
 Улучшению эффективности поиска: Пользователи получают более точные и релевантные результаты, экономя время и усилия.
 Расширению объема предоставляемой информации: Поиск документов сопровождается предоставлением дополнительной полезной информации о них.
 Контролю состояния архивной документации: Автоматизированные системы позволяют отслеживать состояние документов и своевременно выявлять потенциальные проблемы.
 Мониторингу состояния хранилища документов: Системы обеспечивают контроль за физическим состоянием хранилища и его инфраструктурой.
Согласно предложенным рекомендациям, по выявленным проблемам, позволяют устранить в организации ООО «ДОМОДЕДОВО СЕКЬЮРИТИ» явные проблемы по архивному хранению документации.
Область применения: данное исследование может быть использовано в системе хранения документации ООО «ДОМОДЕДОВО СЕКЬЮРИТИ» в рамках изучения соответствующего раздела курса по документационному обеспечению и хранению архивных документов. Помимо полученных в в процессе изучения данные рекомендации могут быть внедрены и реализованы для повышения эффективности и оптимизации работы архивной системы в организации ООО «ДОМОДЕДОВО СЕКЬЮРИТИ».

Купить