Тема: Разработка инструкции по делопроизводству в Федеральном органе исполнительной власти

Инструкция по делопроизводству — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах органа власти (любой организации, учреждения, предприятия, фирмы).
Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.
Инструкции составляются с учетом специфики работы органа власти. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы по делопроизводству.
В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти (далее - ФОИВ) в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству , которые согласовываются ФОИВ в области архивного дела. Кроме того, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.
На пути к современной Инструкции в истории важным моментом для развития советского делопроизводства стало решение Правительства СССР 1959 г. «О разработке единой государственной системы делопроизводства для учреждений и предприятий страны» на основе широкого использования технических средств. Постановлением Совета Министров СССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению архивного дела в СССР» головной организацией по разработке Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) назначается Главное архивное управление при Правительстве СССР (ГАУ СССР). При ГАУ СССР в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), основной целью которого была разработка ЕГСД.
Тесное сотрудничество московского государственного историко-архивного института (МГИАИ) и ВНИИДАД дало значительный эффект для развития отечественного делопроизводства уже в 1970-1980-е годы. Начались систематические, целенаправленные исследования теоретических и методических проблем документоведения, находившие воплощение в конкретных прикладных разработках общегосударственного характера.
Важнейшей из них стала ЕГСД, одобренная Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г. Основные положения ЕГСД — это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Ее главная цель — усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами. Основные положения ЕГСД установили правила документирования управленческой деятельности (которые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержали рекомендации по организации работы с документами, определяли основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Впервые за прошедшие десятилетия была создана комплексная система делопроизводства, носившая общегосударственный характер, но, к сожалению, не получившая официального статуса....
Купить

Целью исследования было проанализировать ряд существующих инструкций в разных ФОИВ, определить их соответствие Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 , и определить решена ли проблема актуализации инструкций в связи с введением новых реквизитов.
Исследование показало, что большинство органов власти не следят за обновлением Инструкций , это подтверждено тем, что отсутствуют последние редакции нормативных документов. Такое может плачевно сказаться на актуальности инструкций, в конечном счете, и на юридической силе подготавливаемых документов.
Из 31 Инструкции только 15 близки по структуре с Методическими рекомендациями. Этот факт влияет на то, как качественно будет вестись документооборот в ФОИВ, будут ли соблюдены все правила и нормы в делопроизводстве.
Из-за не обновлённых нормативных документов, в числе которых Правила, список реквизитов также неактуален. Отсутствуют такие реквизиты как отметка об электронной подписи, которая в настоящее время становиться всё более востребованной, ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, наименование структурного подразделения ФОИВ, наименование должности, ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, гриф ограничения доступа к документу, ссылка на документ. Это делает документооборот организации неэффективным и может повлечь за собой ряд проблем в организации.
Поскольку Инструкция устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, тем более в ФОИВ, то вопросы актуальности и правильного ведения делопроизводства должны стоять на первом месте.
Проанализировав инструкции, был разработан вариант наиболее оптимальной, удобной и современной структуры инструкции по делопроизводству в ФОИВ. В которой пользователь не станет «прыгать» ради просмотра каждого примера, находящегося в приложениях. При этом все важные аспекты работы с современными документами нашли своё отражение.
Купить