АНАЛИЗ ПОТОКОВ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО БЮДЖЕТНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ СРЕДНЕЙ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ШКОЛЫ С.ИЙ ТОДЖИНСКОГО РАЙОНА РЕСПУБЛИКИ ТЫВА
Введение 3
Глава 1. Законодательное и нормативно-методическое обеспечение
документирования общеобразовательных учреждений 8
1.1. Правовое регулирование документирования общеобразовательного учреждения 8
1.2. Нормативно - методическое регулирование документирования
общеобразовательного учреждения 18
1.3. Классификация управленческой документации общеобразовательной школы 23
Глава 2. Потоки управленческой документации муниципального бюджетного учреждения Ийской средней общеобразовательной школы Тоджинского района Республики Тыва 29
2.1. Порядок работы с внутренними документами 29
2.2. Потоки исходящих и входящих документов школы 41
2.3. Разработка проекта оптимизации управленческой документации МБУ
Ийской СОШ Тоджинского района Республики Тыва 51
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 57
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 60
Во всех организациях управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В организации технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями документооборот учреждения охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации.
Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.
Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.
Актуальность исследования заключается в том, что организация работы с управленческой документацией - это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в общеобразовательном учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления.
В современном обществе общеобразовательным учреждениям требуется системный подход к организации управления, следовательно, возникает необходимость документационного обеспечения управленческой деятельности.
Документационное обеспечение управления в общеобразовательных учреждениях требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Основные задачи делопроизводства в школе - это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
Таким образом, качество управления общеобразовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства. При этом с ростом общеобразовательных учреждений и численности сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. К числу наиболее актуальных проблем можно отнести такие направления, как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, защиту информации и т.д.
Степень изученности проблемы. При написании дипломной работы использовались законодательные и нормативно-методические документы, опубликованные и неопубликованные источники, справочная, исследовательская, научная литература, периодические издания и специальная литература.
Кроме того, при написании дипломной работы были использованы учебные пособия В.И. Андреевой, Т.В. Кузнецовой, JI.A. Дорониной, которые содержат информацию, необходимую для делопроизводителей о правилах составления документов по действующим стандартам.
Рассмотрены нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов. Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации. Представлены справочные данные, необходимые для подготовки деловых документов и ведения переписки, для работы с персональным компьютером, решения других вопросов, возникающих в повседневной работе делопроизводителя.
В учебных пособиях представлены примеры заполнения основных документов учреждения: приказов о приеме, переводе, увольнении работников, справок по персоналу, командировочных удостоверений; приведены образцы оформления записей в трудовых книжках и личных делах работников, примерные образцы трудовых договоров по общеотраслевым должностям руководителей, специалистов, служащих и рабочих, а также примеры должностных инструкций работников. Пособие подготовлено с учетом требований ГОСТ Р 6.30—2003 и Правил ведения и хранения трудовых книжек и дает ответы на основные вопросы организации работы с документами по персоналу.
Объектом исследования данного исследования является Муниципальное бюджетное учреждение Ийская средняя общеобразовательная школа (далее МБУ Ийская СОШ) Тоджинского района Республики Тыва.
Предмет исследования - Движение управленческой документации муниципального бюджетного учреждения Ийской средней общеобразовательной школы Тоджинского района Республики Тыва.
Целью дипломной работы является анализ управленческого документооборота МБУ СОШ с.Ий Тоджинского района Республики Тыва.
Данная цель позволила сформулировать следующие задачи: (перечень вопросов, подлежащих рассмотрению):
- изучить управленческую документацию МБУ Ийской СОШ Тоджинского района РТ;
- определить движение внутренних, входящих и исходящих документов МБУ Ийской СОШ Тоджинского района РТ;
- разработать проект оптимизации потоков управленческих документов.
К числу нормативных источников составляющих источниковую базу, использовавшихся при написании дипломной работы относятся:
1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», определяющий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности;
2. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;
3. ГСДОУ. Государственная система документационного обеспечения управления, которая устанавливает единые требования к документировании и организации работы с документами;
4. ГОСТ Р 51141-98, в котором закреплено современное толкование терминов и определений по делопроизводству, архивному делу;
5. ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий состав и расположение на листе бумаги реквизитов, рекомендуемые требования к оформлению документов, тексту и бланкам документов;
Важнейшими нормативными документами, используемыми в делопроизводстве общеобразовательных учреждений, являются: Закон Российской Федерации «Об образовании», «Типовое положение о общеобразовательном учреждении».
При изучении темы исследования изучены следующие локальные документы:
• учредительные документы (Устав МБУ Ийская СОШ, учредительный договор, должностные инструкции сотрудников и т.д.);
• распорядительные документы МБУ Ийская СОШ (приказы по основной деятельности и по личному составу);
• информационно-справочные документы.
Практическая значимость работы состоит в том, что посредством теоретического и практического изучения современных систем организации делопроизводства мы можем дать рекомендации по совершенствованию управленческой документации деятельности общеобразовательной школы.
Структура дипломной работы состоит из введения, двух глав, заключения, использованной литературы и приложений.
В первой главе дипломной работы дается законодательное и нормативно-методическое обеспечение документирования общеобразовательных учреждений, правовое регулирование документирования ОУ, нормативно-методическое регулирование документирования ОУ, классификация управленческой документации общеобразовательной школы.
Во второй главе дипломной работы проводится анализ потоков управленческой документации МБУ СОШ с. Ий Тоджинского района Республики Тыва, порядок работы с внутренними документами, потоки исходящих и входящих документов, разработка проекта оптимизации управленческой документации.
В заключении даны основные выводы и предложения в усовершенствовании делопроизводства школы путем внедрения системы электронного документооборота.
Управленческие документы составляют основу документации Муниципального бюджетного учреждения Ийской средней общеобразовательной школы Тоджинского района Республики Тыва. Они имеют универсальный характер, создаются вышестоящими органами власти в области образования, директором школы.
Управление школой неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности МБУ Ийской СОШ.
Так, коллегиальная деятельность МБУ Ийской СОШ фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности, приказах и распоряжениях по деятельности учащихся и по личному составу; работа комиссий - в актах; производственно-хозяйственная деятельность - в договорах, контрактах, коммерческой переписке.
Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с юридическими и физическими лицами в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками школы в народном суде.
Документы МБУ Ийской СОШ, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы. Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований КЗОТ и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще.
Директор и секретарь школы осуществляющие работу с документами несут персональную ответственность за документальный фонд школы и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях.
Таким образом, знание вопросов документирования управленческой деятельности поможет руководителю и секретарю школы работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач управленческой, кадровой и производственно-хозяйственной деятельности школы.
Движение документов в делопроизводстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Отдельно регистрируются распоряжения, приказы вышестоящих учреждений, протоколы, акты, справки сотрудникам, обучающимся, справки контроля по основной деятельности и договоры на образовательные услуги.
Составление документов, их систематизации, хранение дел, их обработке перед сдачей в архив. Издает организационные (положения, правила, инструкции) и распорядительные документы.
Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы внутренней работы.
Итак, разработка проекта оптимизации управленческой документации позволяет усовершенствовать работу с документами школы. Мы приходим к выводу, что собственно электронный документ соответствует смысловой части обычного документа. Только читать его надо не на обычном языке, а на языке чисел. Это, однако, не означает, что информация представлена в недоступном виде. Все алгоритмы и процедуры записи электронного документа придуманы и реализованы человеком. Они написаны на языке, удобном для компьютеров, но этот язык - плод человеческого творения и, если человек знает этот язык, то прочитать его не представляет труда.
В результате отметим, что, внедряя СЭДО сегодня, организация не только повышает эффективность деятельности, но и, что очень важно, получает ценный опыт и практику работы в новых условиях - в условиях электронного документооборота. Ведение электронной документации предоставляет дополнительные возможности для делопроизводства, делая процессы подготовки и обработки документов более эффективными.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
