Введение 7
1 Понятие об электронном документе и электронном
документообороте 8
1.1 Реализация электронного документооборота 17
1.2 Автоматизация обмена документами 24
1.3 Инвестирование электронного документооборота 27
2 История электронного документооборота 35
3 Нормативная база электронного документооборота 39
3.1 Экспертиза ценности и порядок приема электронных
документов в архив 48
3.2 Хранение электронных документов 54
4 Проблемы внедрения электронного документооборота 60
5 Возможные способы повысить эффективность внедрения СЭД 67
6 Внедрение и использование СЭД в реальной организации 70
Заключение 75
Список использованных источников и литературы 77 .
Автоматизация документооборота уже входит в обиход крупных предприятий и маленьких организаций, в государственные органы власти и органы местного самоуправления. Однако, нередко люди не представляют насколько обширна и противоречива тема электронного документооборота. Сколько ещё предстоит правок в нормативной базе, в техническом и цифровом обеспечении, что обусловлено ростом спроса на системы электронного документооборота и быстрорастущим техническим прогрессом.
Разные организации приобретают СЭД с разными целями. Кто-то ведёт бухгалтерию, у кого-то всё ограничивается введением в электронную среду лишь приказов и т.д. А зависит это от вида предприятия, стиля ведения документооборота, технического обеспечения и технологической зрелости организации.
Таким образом, тема данной выпускной квалификационной работы является актуальной и затрагивает немаловажный аспект жизни любого предприятия.
Для понимания сущности электронного документа важным обстоятельством является то, что электронный документ находится в информационной системе и под ее контролем. Именно по этой причине вопросы защиты информации (документов) в информационной системе, задача обеспечения аутентичности, целостности, достоверности электронных документов и пригодности их для использования решаются не только и не столько мерами организационного характера, сколько программно¬техническими средствами. Для их решения у нас в стране и за рубежом разрабатываются требования к информационным системам электронного документооборота, охватывающие весь жизненный цикл электронного документа в информационной системе от его создания до уничтожения или передачи на хранение в архив электронных документов.
Отдельной проблемой является организация межведомственного электронного документооборота (взаимодействия), в рамках которой должны быть решены вопросы обмена электронными документами между органами власти. Решение вопросов межведомственного электронного документооборота невозможно без привлечения специалистов- документоведов.
Общий анализ свойств и особенностей электронных документов свидетельствует о том, что это принципиально иной тип документов по сравнению с документами на бумажном носителе. Различия между типами документов состоят не только в разной среде их существования, но и в разных формах их представления (воспроизведения). Однако любой документ, независимо от носителя и формы представления, - это социальное явление, любой документ используется для фиксации информации (норм, правил, фактов) и содержит общественно значимую информацию. Для того, чтобы документ в любой момент времени в процессе своего существования (жизненного цикла) был легитимным, необходимо разрабатывать требования к составлению этих документов и правила, которые регламентируют их использование, обеспечивая общественный консенсус. Для создания соответствующей нормативной базы необходимо серьезное и глубокое документоведческое изучение электронных документов, в рамках которого необходимо выработать определение понятия «электронный документ», отражающее его технологические особенности, определить структуру электронного документа и состав обязательных метаданных документа, решить проблемы долговременного хранения электронных документов, включая выбор формата архивного хранения, способов хранения и др...
