Тема: ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ВЫСШЕГО УЧЕБНОГО ЗАВЕДЕНИЯ

В современных условиях для повышения эффективности управления высшего учебного заведения, необходимо изучение, а затем дальнейшее совершенствование работы с документами, так как любое управленческое решение всегда базируется на информации и служебном документе.
Значение делопроизводственного обслуживания как одной из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов и прежде всего его универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия, в том числе и высшего учебного заведения, составляют документы, созданные как рукописным, машинописным, типографским способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успешный результат управленческой деятельности в целом. Управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого высшего учебного заведения. Это актуально и для Российского профессионально-педагогического университета (РГППУ), в том числе для его структурных подразделений, таких как институт гуманитарного и социально­экономического образования (ГСЭО). Работа с документами там занимает большое количество времени, в следствие чего возникает потребность в совершенствовании документационного обеспечения управления. Для более успешной рационализации делопроизводства структурного подразделения университета, необходимо изучить его локальные нормативные документы, провести обследование документооборота, ознакомиться с глобальными и локальными проблемами управления документами.
Актуальность работы заключается в том, что изучение организации работы с документами в структурном подразделении высшего учебного заведения, а затем и ее совершенствование, позволит повысить эффективность деятельности всего университета в целом.
Объект исследования: делопроизводство в линейном структурном подразделении высшего учебного заведения. Предмет исследования: организация работы с документами в институте гуманитарного и социально­экономического образования РГППУ.
Исходя из актуальности, была определена цель работы: изучение организации и технологии работы с документами в структурном подразделении РГППУ для последующей рационализации делопроизводства.
Для реализации выдвинутой цели в работе были поставлены следующие задачи, которые определяют ее внутреннюю логику и структуру:
• изучить историю, структуру и направления деятельности университета;
• проанализировать локальные нормативные акты, регламентирующие делопроизводство в РГППУ;
• дать характеристику институту гуманитарного и социально­экономического образования и организации работы с документами в нем;
• выявить основные проблемы по работе с документами в институте и предложить пути их решения;
• изучить методы предпроектного обследования для последующей рационализации документооборота;
• предложить направления совершенствования делопроизводства в институте.
Организации работы с документами необходимо уделять большое внимание, потому что, недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в деятельности организации. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
В работе были использованы следующие источники:
1. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»1. В нем содержится современная терминология, которая может использоваться при управлении документами. Особое внимание уделялось таким терминам, как делопроизводство, документационное обеспечение управления, электронный документ, управление документами и так далее.
2. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) от 25 мая 1988 года N 332, содержащая комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией. Практическую ценность для работы имеют следующие разделы: организация работы с документами, порядок взаимодействия службы ДОУ со структурными подразделениями организации в процессе исполнения документов. Определенный интерес для ВКР представляют и приложения, в первую очередь Примерное положение о службе документационного обеспечения управления.
3. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих3, а также Профессиональный стандарт Специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией4 необходимы при разработке должностных инструкций, содержат характеристики квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности.
4. Примерная инструкция по документационному обеспечению управления5 определяет основные положения и устанавливает примерные разделы инструкции по делопроизводству. Примерная инструкция по делопроизводству в высшем учебном заведении6 подстроена специально под образовательную деятельность, содержит разделы, регулирующие деятельность по работе с учебной документацией.
5. Локальные нормативные документы РГППУ, с помощью которых была описана структура, направления деятельности, организация работы с документами в университете и структурных подразделениях (Устав федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования «Российский государственный профессионально­педагогический университет»7, Инструкция по документационному обеспечению управлению в ГОУ ВПО «Российский государственный профессионально-педагогический университет»8, Положение об Управлении документации9, Положение об институте10, должностные инструкции).
Таким образом, в работе используется достаточное количество источников, которые в целом отражают работу с документами в службе ДОУ РГППУ, но мало внимания уделяется делопроизводству в структурных подразделениях....
Купить

В ходе теоретического анализа была изучена история, структура и направления деятельности университета. Было установлено, что в университете действует линейно-функциональная организационная структура управления, что стимулирует профессиональную деятельность и способствует снижению трудозатрат.
Были проанализированы локальные нормативные акты, регламентирующие делопроизводство в РГ1111У, основными из которых является Положение об управлении документации, Инструкция по документационному обеспечению управления. Разработкой и утверждением этих документов занимается непосредственно руководство университета, что показывает важность данных документов. Кроме того, с помощью исследования локальных нормативных актов, можно приступать к совершенствованию не только службы документационного обеспечения управления университета в целом, но и в институте гуманитарно­социологического образования, в частности.
На основе анализа структуры института ГСЭО было выявлено, что основную работу по документированию выполняют специалисты по учебно­методической работе, которые в своих обязанностях имеют функции по работе не только с учебной документацией, но и с организационно-распорядительной, что доказывает взаимосвязь со службой документационного обеспечения управления.
Изучение организации работы с документами в институте показало, что документация делится на три документопотока: поступающие, отправляемые и внутренние документы. Организация работы с документами каждой группы отличается, поэтому каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.
Исследования состояния документационного обеспечения управления в институте ГСЭО, связанные с разработкой концепции дальнейшего 53
совершенствования делопроизводства, в достаточной мере отразили следующие группы проблем:
• проблемы несовершенства действующей системы управления;
• проблемы нормативной базы;
• проблемы электронного документооборота;
• проблемы терминологии.
Решение проблем должно проводиться в комплексе, особое внимание следует уделить регламентации, системе нормативных актов, внедрению новых технологий при работе с документами.
Рационализация работы с документами является сложным процессом, требующим тщательного анализа организации, который проводится с помощью предпроектного обследования. Для решения этой задачи, были изучены следующие методы предпроектного обследования, которые в дальнейшем были использованы для совершенствования делопроизводства в институте ГСЭО:
• изучение документов;
• метод наблюдения (фотография рабочего дня);
• анкетирование;
• графический метод (оперограмма движения документов).
С помощью проведения данных методов на практике, были предложены следующие направления совершенствования:
1. Совершенствование локальных актов - конкретизация функций в должностных инструкциях сотрудников института, расширение Инструкции по делопроизводству новыми разделами.
2. Переход на электронный документооборот - внедрение автоматизированных систем управления документами, переход на 1С: Документооборот.
3. Разработка новых форм документов - для экономии времени и трудозатрат, предлагается разработать унифицированную форму документа, на примере заявления.
Итак, можно сделать заключение, что изучение организации работы с документами в структурном подразделении университета, является сложным процессом и требует больших усилий, а совершенствование делопроизводства в институте ГСЭО будет способствовать рационализации работы с документами во всем университете.
При написании выпускной квалификационной работы поставленные цели и задачи были выполнены.
Купить