ВВЕДЕНИЕ
1. ХАРАКТЕРИСТИКА РОССИЙСКОГО
ПРОФЕССИОНАЛЬНО-ПЕДАГОГИЧЕСКОГО
ИНСТИТУТА ГУМАНИТАРНОГО И СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКОГО ОБРАЗОВАНИЯ 10
1.1. История, структура и направления деятельности Российского
государственного профессионально-педагогического университета 10
1.2. Институт гуманитарного и социально-экономического образования как
часть структуры управления 17
2. ОРГАНИЗАЦИЯ И ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ РАБОТЫ С
ДОКУМЕНТАМИ В ИНСТИТУТЕ ГУМАНИТАРНОГО И СОЦИАЛЬНОЭКОНОМИЧЕСКОГО ОБРАЗОВАНИЯ 23
2.1. Организация делопроизводства в Институте 23
2.2. Основные проблемы документационного обеспечения управления и пути
их решения 32
3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В
ИНСТИТУТЕ ГУМАНИТАРНОГО И СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКОГО ОБРАЗОВАНИЯ 39
3.1. Методы предпроектного обследования при рационализации
делопроизводства 39
3.2. Предложения по совершенствованию работы с документами 46
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 53
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 56
ПРИЛОЖЕНИЯ
1. Наблюдательный лист фотографии рабочего дня специалиста по учебнометодической работе очного отделения 59
2. Наблюдательный лист фотографии рабочего дня специалиста по учебнометодической работе заочного отделения 61
3. Анкета «Основные проблемы и пути рационализации документооборота в
организации» 62
4. Оперограмма приказа по личному составу 65
5. Образец заявления об оказании материальной помощи 66
В современных условиях для повышения эффективности управления высшего учебного заведения, необходимо изучение, а затем дальнейшее совершенствование работы с документами, так как любое управленческое решение всегда базируется на информации и служебном документе.
Значение делопроизводственного обслуживания как одной из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов и прежде всего его универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия, в том числе и высшего учебного заведения, составляют документы, созданные как рукописным, машинописным, типографским способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успешный результат управленческой деятельности в целом. Управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого высшего учебного заведения. Это актуально и для Российского профессионально-педагогического университета (РГППУ), в том числе для его структурных подразделений, таких как институт гуманитарного и социальноэкономического образования (ГСЭО). Работа с документами там занимает большое количество времени, в следствие чего возникает потребность в совершенствовании документационного обеспечения управления. Для более успешной рационализации делопроизводства структурного подразделения университета, необходимо изучить его локальные нормативные документы, провести обследование документооборота, ознакомиться с глобальными и локальными проблемами управления документами.
Актуальность работы заключается в том, что изучение организации работы с документами в структурном подразделении высшего учебного заведения, а затем и ее совершенствование, позволит повысить эффективность деятельности всего университета в целом.
Объект исследования: делопроизводство в линейном структурном подразделении высшего учебного заведения. Предмет исследования: организация работы с документами в институте гуманитарного и социальноэкономического образования РГППУ.
Исходя из актуальности, была определена цель работы: изучение организации и технологии работы с документами в структурном подразделении РГППУ для последующей рационализации делопроизводства.
Для реализации выдвинутой цели в работе были поставлены следующие задачи, которые определяют ее внутреннюю логику и структуру:
• изучить историю, структуру и направления деятельности университета;
• проанализировать локальные нормативные акты, регламентирующие делопроизводство в РГППУ;
• дать характеристику институту гуманитарного и социальноэкономического образования и организации работы с документами в нем;
• выявить основные проблемы по работе с документами в институте и предложить пути их решения;
• изучить методы предпроектного обследования для последующей рационализации документооборота;
• предложить направления совершенствования делопроизводства в институте.
Организации работы с документами необходимо уделять большое внимание, потому что, недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в деятельности организации. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
В работе были использованы следующие источники:
1. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»1. В нем содержится современная терминология, которая может использоваться при управлении документами. Особое внимание уделялось таким терминам, как делопроизводство, документационное обеспечение управления, электронный документ, управление документами и так далее.
2. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) от 25 мая 1988 года N 332, содержащая комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией. Практическую ценность для работы имеют следующие разделы: организация работы с документами, порядок взаимодействия службы ДОУ со структурными подразделениями организации в процессе исполнения документов. Определенный интерес для ВКР представляют и приложения, в первую очередь Примерное положение о службе документационного обеспечения управления.
3. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих3, а также Профессиональный стандарт Специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией4 необходимы при разработке должностных инструкций, содержат характеристики квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности.
4. Примерная инструкция по документационному обеспечению управления5 определяет основные положения и устанавливает примерные разделы инструкции по делопроизводству. Примерная инструкция по делопроизводству в высшем учебном заведении6 подстроена специально под образовательную деятельность, содержит разделы, регулирующие деятельность по работе с учебной документацией.
5. Локальные нормативные документы РГППУ, с помощью которых была описана структура, направления деятельности, организация работы с документами в университете и структурных подразделениях (Устав федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования «Российский государственный профессиональнопедагогический университет»7, Инструкция по документационному обеспечению управлению в ГОУ ВПО «Российский государственный профессионально-педагогический университет»8, Положение об Управлении документации9, Положение об институте10, должностные инструкции).
Таким образом, в работе используется достаточное количество источников, которые в целом отражают работу с документами в службе ДОУ РГППУ, но мало внимания уделяется делопроизводству в структурных подразделениях....
В ходе теоретического анализа была изучена история, структура и направления деятельности университета. Было установлено, что в университете действует линейно-функциональная организационная структура управления, что стимулирует профессиональную деятельность и способствует снижению трудозатрат.
Были проанализированы локальные нормативные акты, регламентирующие делопроизводство в РГ1111У, основными из которых является Положение об управлении документации, Инструкция по документационному обеспечению управления. Разработкой и утверждением этих документов занимается непосредственно руководство университета, что показывает важность данных документов. Кроме того, с помощью исследования локальных нормативных актов, можно приступать к совершенствованию не только службы документационного обеспечения управления университета в целом, но и в институте гуманитарносоциологического образования, в частности.
На основе анализа структуры института ГСЭО было выявлено, что основную работу по документированию выполняют специалисты по учебнометодической работе, которые в своих обязанностях имеют функции по работе не только с учебной документацией, но и с организационно-распорядительной, что доказывает взаимосвязь со службой документационного обеспечения управления.
Изучение организации работы с документами в институте показало, что документация делится на три документопотока: поступающие, отправляемые и внутренние документы. Организация работы с документами каждой группы отличается, поэтому каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.
Исследования состояния документационного обеспечения управления в институте ГСЭО, связанные с разработкой концепции дальнейшего 53
совершенствования делопроизводства, в достаточной мере отразили следующие группы проблем:
• проблемы несовершенства действующей системы управления;
• проблемы нормативной базы;
• проблемы электронного документооборота;
• проблемы терминологии.
Решение проблем должно проводиться в комплексе, особое внимание следует уделить регламентации, системе нормативных актов, внедрению новых технологий при работе с документами.
Рационализация работы с документами является сложным процессом, требующим тщательного анализа организации, который проводится с помощью предпроектного обследования. Для решения этой задачи, были изучены следующие методы предпроектного обследования, которые в дальнейшем были использованы для совершенствования делопроизводства в институте ГСЭО:
• изучение документов;
• метод наблюдения (фотография рабочего дня);
• анкетирование;
• графический метод (оперограмма движения документов).
С помощью проведения данных методов на практике, были предложены следующие направления совершенствования:
1. Совершенствование локальных актов - конкретизация функций в должностных инструкциях сотрудников института, расширение Инструкции по делопроизводству новыми разделами.
2. Переход на электронный документооборот - внедрение автоматизированных систем управления документами, переход на 1С: Документооборот.
3. Разработка новых форм документов - для экономии времени и трудозатрат, предлагается разработать унифицированную форму документа, на примере заявления.
Итак, можно сделать заключение, что изучение организации работы с документами в структурном подразделении университета, является сложным процессом и требует больших усилий, а совершенствование делопроизводства в институте ГСЭО будет способствовать рационализации работы с документами во всем университете.
При написании выпускной квалификационной работы поставленные цели и задачи были выполнены.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
