Тема: СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ВЛАСТИ

На сегодняшний день в обстановке социально-экономической современности, когда в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство большое значение приобретает решение много аспектной проблемы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.
Документированная информация является основой управления, производство и потребление информации его эффективная основа. Для повышения эффективности управления на данный момент времени большое внимание следует уделять совершенствованию работы с документами. Это связано с тем, что на информации, а именно служебном документе основывается всякое управленческое решение.
На качество работы управленческого аппарата, а также организацию и культуру труда управленческих работников влияет организация работы с документами. Как правильно, насколько качественно и профессионально строится и ведется вся документация организации, в целом зависит успех управленческой деятельности. Если отталкиваться от практики работы с документами, то правильно организованное управление делами помогает сократить время необходимое для поиска, повысить точность и своевременность информации, а также устранить ее избыточность.
Для совершенствования документационного обеспечения управления в организациях любой формы собственности необходимо уделять большое внимание, потому, что недочеты в постановке этой работы могут привезти к затруднениям в работе руководителя и всей организации. Если совершенствовать систему документационного обеспечения управления, то можно создать более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение и использование.
Документационное обеспечение управления и его правильная постановка в организациях это и является важнейшим условием для работы организации, ее соблюдения норм, своевременное рассмотрения дел, исполнения решений, грамотное и культурное обслуживание обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий и учреждений.
В настоящее время знание документационного обеспечения управления, владение современными компьютерными технологиями, умение грамотно и документально оформить управленческое решение стало являться неотъемлемым признаком профессионализма.
Актуальность работы заключается в том, что работа с документами в Администрации, ее совершенствование, позволяет повышать эффективность ее деятельности.
Объектом выпускной квалификационной работы является Администрация Арамильского городского округа.
Предмет выпускной квалификационной работы - документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в Администрации Арамильского городского округа.
Таким образом, цель работы состоит в изучение технологии работы с документами для возможных путей совершенствования делопроизводства.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
- представить Администрацию Арамильского городского округа, как муниципальный орган власти;
- рассмотреть нормативное обеспечение работы с документами в Администрации;
- изучить видовой состав документов Администрации;
- описать организацию работы с документами в Администрации;
- выявить проблемы работы с документами в Администрации;
- внести предложения по совершенствованию работы с документами в Администрации.
- предложить внесение изменений в существующую Инструкцию по делопроизводству;
- разработать тест по выявлению уровня компетенций при работе с документами для сотрудников Администрации Арамильского городского округа.
Практическая значимость выпускной квалификационной работы заключается в том что, предложенные пути совершенствования документационого обеспечния управления в Администрации Арамильского городского округа, позволят улучшить и оптимизировать работу с документами.
Проблема изучения работы с документами довольно обширно представлена в трудах различных авторов. Условно использованную литературу можно разделить на две группы. К первой из них следует отнести учебную литературу и пособия, в которых рассматриваются теоретические основы работы с документами, дан алгоритм и последовательность действий того, как правильно в организациях должны осуществлять прием документов, их обработку, регистрацию и хранение. Это работы В.И. Андреевой, А.Б. Барихина , М.И. Басакова, А.Н. Белова, А.А. Белова, М.В. Кирсановой, Т.В. Кузнецовой, Н.П. Крюковой, и А.В. Пшенко...
Купить

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - деятельность целенаправленно обеспечивающая функции управления документами 1, то есть деятельность охватывающая вопросы документирования, документооборота, оперативного хранения и использования документов.
В настоящее время документационное обеспечение управления применяется в любой организации, ведь правильно осуществляемая работа с документами имеет большое значение. От того как будет выстроена работа зависят оптимальные условия для всех видов работ с документами(с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).
В любой сфере делопроизводство обеспечивает четкое, быстрое производство технических операций по приему, регистрации и пересылки документов; быстрое нахождение всех нужных справок в делах; простой и надежный учет документов в делах текущего архива; систематический контроль и наблюдение за исполнение заданий по служебным документам при минимальном техническом аппарате.
Таким образом, изучив организацию работы с документами и делопроизводственные процессы в Администрации Арамильского городского округа (далее - Администрация), можно сказать, что документационное обеспечение управления основывается на нормативно-методических документах. Главными локальными документами являются Устав, должностные инструкции сотрудников и Инструкция по делопроизводству, которая устарела и требует изменений.
1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: утв. Приказом Росстандарта от 17 октября 2013 №1185-ст. М.: Национальное издательство стандартов. 2013. С. 2.
Для этого мы предложили способы совершенствования Инструкции по делопроизводству, а именно конкретизация функций и ее расширение новыми пунктами.
Видовой состав документов в Администрации стандартный (приказы, распоряжения, письма, протоколы, справки и т.д.), присущий в основном любой организации. По своему оформлению некоторые документы не соответствуют требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, ошибками являются неправильное постановка реквизитов. В постановлениях и распоряжениях на продольном бланке, реквизиты дата и номер располагаются, как на угловом бланке, также неверно оформлены справочные данные.
Еще одна проблема в Администрации - это организация оперативного хранения документов: специализированного помещения для этого нет, документы хранятся в маленькой комнате, которая не соответствует требованиям по обеспечению их сохранности.
В целом документооборот в Администрации Арамильского городского округа налажен достаточно хорошо. Большим минусом является то, что Инструкция по делопроизводству устарела и не обновляется, также отсутствуют методические разработки по документационного обеспечению управления. В связи с этим выявлены некоторые неточности сотрудников при работе с документами.
Именно поэтому, мной для сотрудников Администрации Арамильского городского округа был разработан тест для выявления уровня компетенций по работе с документами. Тест покажет знания сотрудников в сфере документационного обеспечения управления и умения применять их на практике.
Итак, можно сделать заключение, что изучение организации работы с документами в Администрации, является сложным процессом и требует больших усилий, а совершенствование делопроизводства в Администрации будет способствовать рационализации работы с документами.
При написании выпускной квалификационной работы поставленные цели и задачи были выполнены.

Купить