ВВЕДЕНИЕ 3
1. АДМИНИСТРАЦИЯ АРАМИЛЬСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА КАК
МУНИЦИПАЛЬНЫЙ ОРГАН ВЛАСТИ 11
1.1. Администрация Арамильского городского округа в структуре
муниципальных органов власти 11
1.2. Нормативное обеспечение работы с документами в Администрации
Арамильского городского округа 16
2. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В АДМИНИСТРАЦИИ
АРАМИЛЬСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА 25
2.1. Видовой состав документов Администрации Арамильского
городского округа 25
2.2. Организация работы с документами в Администрации
Арамильского городского округ 28
3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ВЛАСТИ 40
3.1. Проблемы работы с документами в Администрации Арамильского
городского округа 40
3.2. Пути совершенствования работы с документами в Администрации
Арамильского городского округа 43
4. МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА 47
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 58
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 61
ПРИЛОЖЕНИЕ. Проект внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству Администрации Арамильского городского округа 67
На сегодняшний день в обстановке социально-экономической современности, когда в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство большое значение приобретает решение много аспектной проблемы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.
Документированная информация является основой управления, производство и потребление информации его эффективная основа. Для повышения эффективности управления на данный момент времени большое внимание следует уделять совершенствованию работы с документами. Это связано с тем, что на информации, а именно служебном документе основывается всякое управленческое решение.
На качество работы управленческого аппарата, а также организацию и культуру труда управленческих работников влияет организация работы с документами. Как правильно, насколько качественно и профессионально строится и ведется вся документация организации, в целом зависит успех управленческой деятельности. Если отталкиваться от практики работы с документами, то правильно организованное управление делами помогает сократить время необходимое для поиска, повысить точность и своевременность информации, а также устранить ее избыточность.
Для совершенствования документационного обеспечения управления в организациях любой формы собственности необходимо уделять большое внимание, потому, что недочеты в постановке этой работы могут привезти к затруднениям в работе руководителя и всей организации. Если совершенствовать систему документационного обеспечения управления, то можно создать более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение и использование.
Документационное обеспечение управления и его правильная постановка в организациях это и является важнейшим условием для работы организации, ее соблюдения норм, своевременное рассмотрения дел, исполнения решений, грамотное и культурное обслуживание обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий и учреждений.
В настоящее время знание документационного обеспечения управления, владение современными компьютерными технологиями, умение грамотно и документально оформить управленческое решение стало являться неотъемлемым признаком профессионализма.
Актуальность работы заключается в том, что работа с документами в Администрации, ее совершенствование, позволяет повышать эффективность ее деятельности.
Объектом выпускной квалификационной работы является Администрация Арамильского городского округа.
Предмет выпускной квалификационной работы - документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в Администрации Арамильского городского округа.
Таким образом, цель работы состоит в изучение технологии работы с документами для возможных путей совершенствования делопроизводства.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
- представить Администрацию Арамильского городского округа, как муниципальный орган власти;
- рассмотреть нормативное обеспечение работы с документами в Администрации;
- изучить видовой состав документов Администрации;
- описать организацию работы с документами в Администрации;
- выявить проблемы работы с документами в Администрации;
- внести предложения по совершенствованию работы с документами в Администрации.
- предложить внесение изменений в существующую Инструкцию по делопроизводству;
- разработать тест по выявлению уровня компетенций при работе с документами для сотрудников Администрации Арамильского городского округа.
Практическая значимость выпускной квалификационной работы заключается в том что, предложенные пути совершенствования документационого обеспечния управления в Администрации Арамильского городского округа, позволят улучшить и оптимизировать работу с документами.
Проблема изучения работы с документами довольно обширно представлена в трудах различных авторов. Условно использованную литературу можно разделить на две группы. К первой из них следует отнести учебную литературу и пособия, в которых рассматриваются теоретические основы работы с документами, дан алгоритм и последовательность действий того, как правильно в организациях должны осуществлять прием документов, их обработку, регистрацию и хранение. Это работы В.И. Андреевой, А.Б. Барихина , М.И. Басакова, А.Н. Белова, А.А. Белова, М.В. Кирсановой, Т.В. Кузнецовой, Н.П. Крюковой, и А.В. Пшенко...
Документационное обеспечение управления (ДОУ) - деятельность целенаправленно обеспечивающая функции управления документами 1, то есть деятельность охватывающая вопросы документирования, документооборота, оперативного хранения и использования документов.
В настоящее время документационное обеспечение управления применяется в любой организации, ведь правильно осуществляемая работа с документами имеет большое значение. От того как будет выстроена работа зависят оптимальные условия для всех видов работ с документами(с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).
В любой сфере делопроизводство обеспечивает четкое, быстрое производство технических операций по приему, регистрации и пересылки документов; быстрое нахождение всех нужных справок в делах; простой и надежный учет документов в делах текущего архива; систематический контроль и наблюдение за исполнение заданий по служебным документам при минимальном техническом аппарате.
Таким образом, изучив организацию работы с документами и делопроизводственные процессы в Администрации Арамильского городского округа (далее - Администрация), можно сказать, что документационное обеспечение управления основывается на нормативно-методических документах. Главными локальными документами являются Устав, должностные инструкции сотрудников и Инструкция по делопроизводству, которая устарела и требует изменений.
1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: утв. Приказом Росстандарта от 17 октября 2013 №1185-ст. М.: Национальное издательство стандартов. 2013. С. 2.
Для этого мы предложили способы совершенствования Инструкции по делопроизводству, а именно конкретизация функций и ее расширение новыми пунктами.
Видовой состав документов в Администрации стандартный (приказы, распоряжения, письма, протоколы, справки и т.д.), присущий в основном любой организации. По своему оформлению некоторые документы не соответствуют требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, ошибками являются неправильное постановка реквизитов. В постановлениях и распоряжениях на продольном бланке, реквизиты дата и номер располагаются, как на угловом бланке, также неверно оформлены справочные данные.
Еще одна проблема в Администрации - это организация оперативного хранения документов: специализированного помещения для этого нет, документы хранятся в маленькой комнате, которая не соответствует требованиям по обеспечению их сохранности.
В целом документооборот в Администрации Арамильского городского округа налажен достаточно хорошо. Большим минусом является то, что Инструкция по делопроизводству устарела и не обновляется, также отсутствуют методические разработки по документационного обеспечению управления. В связи с этим выявлены некоторые неточности сотрудников при работе с документами.
Именно поэтому, мной для сотрудников Администрации Арамильского городского округа был разработан тест для выявления уровня компетенций по работе с документами. Тест покажет знания сотрудников в сфере документационного обеспечения управления и умения применять их на практике.
Итак, можно сделать заключение, что изучение организации работы с документами в Администрации, является сложным процессом и требует больших усилий, а совершенствование делопроизводства в Администрации будет способствовать рационализации работы с документами.
При написании выпускной квалификационной работы поставленные цели и задачи были выполнены.
1. Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 // Российская газета. - 1993. - 25 октября.
2. О государственном гербе Российской Федерации: Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 № 2-ФКЗ // Российская газета. - 2000. - 27 декабря.
3. О муниципальной службе в Российской Федерации: Федеральный закон от 02 марта 2007 № 25-ФЗ. [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_6653 0/
4. Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации: Федеральный закон от 6 октября 2003 г. № 131- ФЗ // Российская газета. - 2003. - 8 октября.
5. О государственной тайне: Федеральный закон от 21 июля 1993 № 5485- 1-ФЗ // Российская газета. - 1993. - 21 сентября.
6. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ // Российская газета. - 2006. - 29 июля.
7. О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации: Федеральный закон от 02 мая 2006 № 59-ФЗ // Российская газета. - 2006. - 5 мая.
8. О языках народов Российской Федерации: Закон РФ от 25 октября 1991 № 1807-1 // Ведомости Съезда народных депутатов и Верховного Совета Российской Федерации. - 1991. - № 50. - С. 1740.
9. О государственном языке Российской Федерации: Федеральный закон от 01 июня 2005 № 53-ФЗ // Российская газета. - 2005. - 7 июня.
10. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. [Электронный ресурс]: Режим доступа: https://ecm-journal.ru/files/458872.htm
11. Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 № 477 // Российская газета. - 2009. - 24 июня.
12. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях: утв. Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 № 526. [Электронный ресурс]: Режим доступа: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71083090/
13. Правила оказания услуг почтовой связи: утв. приказом Министерства
связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 № 234. [Электронный ресурс]: Режим доступа:
http://minsvyaz.ru/ru/documents/
14. Перечень типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: утв. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 № 558. [Электронный ресурс]: Режим доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW.45632/
15. Основные Правила работы архивов организаций: одобрены решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002. [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/...50