ВВЕДЕНИЕ 1
1. ХАРАКТЕРИСТИКА СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В МУНИЦИПАЛЬНОМ УНИТАРНОМ ПРЕДПРИЯТИИ «ВОДОКАНАЛ» ГОРОДА ЕКАТЕРИНБУРГА 10
1.1. Общая характеристика МУП «Водоканал» 10
1.2. Анализ функций службы документационного обеспечения МУП
«Водоканал» 15
1.3. Характеристика состава документов МУП «Водоканал» 26
2. СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА «DIRECTUM» ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В МУНИЦИПАЛЬНОМ
УНИТАРНОМ ПРЕДПРИЯТИИ «ВОДОКАНАЛ» ГОРОДА ЕКАТЕРИНБУРГА 34
2.1. Система электронного документооборота «Directum» как
технологическая платформа для работы с документами 34
2.2. Организация работы с документами в МУП «Водоканал» 39
2.3 Проблемы и предложения по совершенствованию работы с документами 53
3. МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА 60
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 70
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 73
ПРИЛОЖЕНИЯ: Ошибка! Закладка не определена.
1. Структурная схема МУП «Водоканал» 79
2. Схема организационной структуры службы документационного обеспечения 80
3.Объем документооборота в службе документационного обеспечения за 2017 год 81
4. Анкета для выявления оценки эффективности системы электронного документооборота сотрудниками Муниципального унитарного предприятия «Водоканал» города Екатеринбурга 82
5. Пример совершенствования должностных обязанности документоведа
МУП «Водоканал» 87
6. Проект должностной инструкции документоведа группы «по работе с
входящей и исходящей документации» службы документационного обеспечения 88
7. Пример совершенствования должностных обязанностей инженера МУП
«Водоканал» 95
8. Проект должностной инструкции инженера группы «единое окно заказчика» службы документационного обеспечения, а именно должностных обязанностей 96
9. Пример заполнения реквизитов электронной карточки документов 102
10. Пример совершенствования фрагмента инструкции по делопроизводству МУП «Водоканал» 105
11. Проект фрагмента инструкции по делопроизводству МУП «Водоканал» 108
12. Документы для регистрации в СЭД «Directum» 115
Современный город - это не только красивые здания, чистые улицы, ухоженные скверы, теннисные парки, а четко и слажено работающий организм, жизнь которого днём и ночью в любую погоду поддерживают хорошо оснащенные и профессионально подготовленные коммунальные службы, обеспечивающие город всеми благами современной цивилизации, делают жизнь горожан комфортной. Среди этих служб в нашем городе первым среди равных является Екатеринбургский «Водоканал» . В Екатеринбурге проживает 1.455.904 человек . Данные количества жителей города взяты из сайта федеральной службы государственной статистики.
Мегаполис XXI века требует большого количества воды, улучшение ее качества, обеспечение надёжного водоотведения и очистки стоков, а опережающие темпы развития систем водоснабжения и водоотведения открывают перед городом перспективы дальнейшего роста, освоение новых территорий, создание необходимых условий для полноценной жизни горожан.
Сейчас МУП «Водоканал» является одним из самых передовых водохозяйственных предприятий России - с новыми эффективными технологиями водоподготовки, надёжным контролем качества питьевой воды и современными системами очистки сточных вод. Благодаря его чёткой работе Екатеринбургу неведомы проблемы многих современных городов. Жители города могут быть уверенны в том, что в их домах всегда будет качественная питьевая вода, а промышленные и бытовые стоки - чистыми, благодаря оперативному удалению, уносящих рек используемой воды .
Для такого качественного обслуживания горожан работники круглосуточно дежурят в любые погодные условия, например, аварийные ситуации, но, самое главное, это высокая ответственность за здоровье горожан, за сохранение комфортных бытовых условий для каждого жителя нашего города.
Так как МУП «Водоканал» является крупной организацией и одной из передовых организаций города имеет большое количество сотрудников. Помимо бригад, которые выполняют слесарные работы, есть отделы, в которых сотрудники занимаются документацией и таких отделов много . В организации используют огромное количество документов, так как все действия по водопроводным работам фиксируются на бумажных носителях в виде документов. На копирование, подписание, поиск бумажных документов уходит огромное количество времени, из-за этого тормозится основная деятельность организации. Как обеспечить сохранность и доступность документов с одновременно быстрым выполнением всех действий по их обработке и распространению - это является актуальностью темы моей выпускной квалификационной работы. Данную проблему решает переход на систему электронного документооборота, за счет чего сократится время на исполнение, подписание, сохранение, поиск документов.
Объект: организация работы с документами на предприятиях сферы жилищно-коммунального хозяйства
Предмет исследования: возможности системы электронного документооборота «Directum» по организации работы с документами деятельности в МУП «Водоканал»
Цель выпускной квалификационной работы: изучение организации работы с документами в МУП «Водоканал» посредством системы электронного документооборота «Directum» для совершенствования этой работы.
Задачи выпускной квалификационной работы:
1. Охарактеризовать структуру и деятельность МУП «Водоканал» и службы документационного обеспечения;
2. Проанализировать состав документов в службе документационного обеспечения МУП «Водоканал»;
3. Охарактеризовать жизненный цикл входящих, исходящих и внутренних документов в МУП «Водоканал»;
4. Изучить функциональные возможности системы электронного документооборота «Directum» по организации работы с документами в МУП «Водоканал»;
5. Предложить рекомендации по совершенствованию работы с документами в системе электронного документооборота «Directum»;
6. Выполнить методическую разработку учебного занятия по теме: «Работа с документами в системе электронного документооборота «Directum» (регистрация входящего документа)».
Всю литературу по теме исследования можно условно разделить на две группы.
Первая группа посвящена особенностям работы в МУП «Водоканал». В книге МУП «Водоканал» посвященной девяностолетию организации , на сайте и в газете «Вестник водоканала» представлены такие вопросы, как характеристика организации, виды деятельности, структура и виды работ отделов.
Вторая группа посвящена проблемам работы с документами и внедрению системы электронного документооборота. В работах Каменевой Е.М. и Кудряева В.А. подробно охарактеризованы конкретные этапы работы с документами, в том числе в системе электронного документооборота.
Таким образом, данная тема недостаточно хорошо изучена в литературе: большинство изученных нами работ носят ярко выраженный теоретический характер или отражают практику электронного документооборота с использованием СЭД «Directum» в других организациях, а не в МУП «Водоканал».
При написании выпускной квалификационной работы использовался ряд источников, к которым в основном относятся нормативные документы МУП «Водоканала», раскрывающие характеристику и структуру организации , функции каждого сотрудника , структуру службы документационного обеспечения, ее задачи и функции , состав документов , проблемы при работе с документами и преимущества системы электронного документооборота .
Таким образом, к основным источникам по теме исследования относятся локальные нормативные акты организации, которые регламентируют деятельность службы документационного обеспечения (инструкции по делопроизводству, должностные инструкции, положения).
В соответствии с поставленными задачами выпускная квалификационная работа состоит из введения, трёх глав, разделенных на параграфы, заключения, списка использованных источников и литературы, а также приложения, в котором приводится дополнительная информация МУП «Водоканал»:
- структурные схемы МУП «Водоканала» и службы документационного обеспечения,
- таблица с объемом документооборота в службе документационного обеспечения,
- проекты нормативных документов, разработанных на основе предложений автора.
МУП «Водоканал» является одной из крупнейших организацией города, использующей огромное количество документов, так как все действия по водопроводным работам документируются.
МУП «Водоканал» выполняет в своей деятельности ряд видов работ: организация оказания услуг населению, промышленным и другим предприятиям города в сфере водоснабжения, строительство и ремонт водопроводных сетей, коммуникаций, сооружений и объектов на сетях, оказание информационных, консультационных, экспертных и других услуг гражданам и организациям.
Для осуществления такого большого количества видов деятельности в организации работает большое количество работников. У МУП «Водоканал» линейно-функциональная организационная структура, в которую водят более 30 подразделений (3900 человек - численность коллектива) у каждого сотрудника свои функции, информация между подразделениями передается сверху вниз и это требует большого количества документов.
Служба документационного обеспечения имеет довольно сложную структуру и выполняет ряд основных задач, к которым относятся: разработка, внедрение и участие в совершенствовании единой нормативно-методической базы регулирующей деятельность службы, а так же совершенствование системы электронного документооборота и консультирование, и информирование подразделений при подготовке документов. Такое большое разнообразие количества задач требует большого количества сотрудников и четкое разделение функций - это связано со сложным составом документов.
Анализ номенклатура дел и инструкция по делопроизводству позволили нам выделить шесть групп основных видов документов. Особый интерес вызвали документы совместные проставления, которые создаются не в МУП «Водоканал», а вышестоящими органами и оформляется в виде протокола и сопроводительные письма отдельно выделены, потому что играют большую роль документооборота «Водоканала». Они сопровождают такие виды документов как проектов нормативно-правовых актов, планов, отчетов, договоров, каталогов, протоколов, актов и т.д.
Документооборот примерно равномерен по всем месяцам. Особый интерес вызывает большое количество входящих документов, часть из которых обращения граждан это обусловлено функциями «Водоканала», так как он работает непосредственно с гражданами всего города, обеспечивает их водой.
Проанализировав жизненные циклы входящих, внутренних и исходящих документов состав этапов совпадает с общепринятыми, но есть особенности. Например, в организацию документы преимущественно поступают на бумажном носителе, по каналам почтовой связи или факсу и т.д., а в СЭД «Directum» хранятся электронные копии, но есть исключения составляющее небольшое количество документов поступивших Doks.
На каждом этапе работы с документами в МУП «Водоканал» существуют свои особенности, связанные со смешанным документооборотом (с использованием как бумажных, так и электронных документов в СЭД «Directum»). Такими особенностями, например, могут быть электронное согласование, параллельная регистрация документов в бумажном и электронном журналах.
На предприятии возникла необходимость во внедрение на предприятии СЭД Directum из-за накапливания в электронном виде документированной информации о деятельности предприятия, в связи с возросшим документопотоком по сравнению с 2003-2005 годами, и как следствие, с увеличением объема обрабатывай документации в МУП «Водоканал» и для улучшения информационной поддержки принятия управленческих решений.
На основе проведенного опроса в целом СЭД Directum выполнил свою непосредственную миссию в помощи предприятию поднять на новый качественный уровень процессы управления за счёт использования передовых информационных технологий в деловых процессах и при работе с документами.
В выпускной квалификационной работе нами были выявлены проблемы в СДО и предложены решения данных проблем. Нами было предложено внести изменения в должностные инструкции сотрудников службы документационного обеспечения, это группа по работе с входящей и исходящей документацией (документовед) и «единое окно заказчика» (инженер) и в инструкцию по делопроизводству. Данные изменения связанные с СЭД «Directum».
Внесения изменений нами была создана правила заполнения реквизитов электронной карточки документов, которая позволит осуществить, не обученным сотрудники правильно заполнять регистрационно-контрольную карточку документа в СЭД «Directum».
На наш взгляд было необходимо предложить внести изменения, для того, чтобы должностные инструкции и инструкция по делопроизводству не стали бесполезными бумагами, они должны быть динамичными, оперативно отражающими структурно-организационные, производственные и иные изменения, происходящие при организации труда и управлению трудом у конкретного работодателя. Поэтому особое внимание следует уделять их своевременному обновлению. Такой подход делает все документы в комплексе актуальными, содержание которых соответствует условиям, задачам и потребностям управления. Таким образов предложенные нами рекомендации позволят повысить эффективность электронного документооборота в МУП «Водоканал»...
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
