СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ МАЛОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

Малое предпринимательство - это бизнес, опирающийся на предпринимательскую деятельность небольших фирм, малых предприятий, формально не входящих в объединения, сектор экономики, включающий в себя индивидуальное предпринимательство и небольшие частные предприятия. Малое предпринимательство в сегодняшнее время является актуальным
В ходе работы нам удалось рассмотреть какое должно быть документационное сопровождение деятельности малого предприятия на разных этапах жизнедеятельности организации.
Исходя из вышесказанного, можно выделить следующие особенности документационного обеспечения управления малого предприятия.
Во-первых, это то, что на малом предприятии как таковой службы ДОУ не существует. На малом предприятии, при немногочисленности персонала, и соответственно незначительной суммарной трудоемкости деятельности по документационному обеспечению выполнение отдельных задач может быть поручено конкретному специалисту, а не подразделению.
Во-вторых, отличительной особенностью делопроизводства на малом предприятии является то, что функционал у секретаря намного шире, чем функционал делопроизводителя на крупном предприятии. Секретарь на малом предприятии аккумулирует в себе все должностные обязанности персонала службы ДОУ. Секретарь подготавливает документы, регистрирует их, ведет контроль, тиражирует документы, формирует дела, а так же отвечает за сохранность
В-третьих, объем работы с документами на малом предприятии небольшой. Специфические особенности малого бизнеса таковы, что документация может вестись в минимально допустимом объеме, отвечающем возможностям и потребностям малого предприятия, при этом выполняются только самые необходимые функции.
В-четвертых, документационное обеспечение в небольших организациях ведется, в основном, по мере надобности, а не постоянно.
В-пятых, отличительной особенностью делопроизводства на малом предприятии будет являться то, что если рассматривать документационное обеспечение управления в целом, то организация и технология работы с документами будет вестись по тем же правилам, что и на любом другом предприятии. Все особенности документационного обеспечения будут заключаться в документировании деятельности.
Так же в ходе анализа документационного обеспечения управления в ООО «НИИТЕХМЕТ», мы выяснили, что документационным обеспечением занимается экономист, у которого нигде не закреплены его должностные обязанности. Так же в организации отсутствуют организационная документация, которая регламентирует работу организации в целом, и работу с персоналом. Документирование не соответствует государственным стандартам, и документирование основной деятельности организации ведется крайне редко. При оформлении документов допускаются ошибки в реквизитах, неправильное их расположение в документе. В организации не осуществляется контроль за исполнением документов, не вся поступающая документация регистрируется в журналах, тем самым, не производится учет документов. Хранение документации производится на рабочих местах сотрудников.
Сложившаяся ситуация объясняется лишь тем, что в организации не регламентирована работа с документами, а так же отсутствуют обязательные документы по делопроизводству. Отсутствует должностная инструкция, инструкция по делопроизводству, табель и альбом форм унифицированных документов, номенклатура дел. Так же следует отметить, что в организации нет графика движения документов, вследствие чего документы иногда теряются. Так же имеет место дублирование информации, так как не производится экспертиза ценности документов.
Таким образом, если разработать и утвердить обязательную нормативную документацию в ООО «НИИТЕХМЕТ», то это позволит решить ряд сложившихся проблем в организации, потому что только регламентированная деятельность документационного обеспечения позволяет своевременно получать необходимую информацию для принятия управленческих решений. Так же регламентация документооборота позволит исключить потерю документов и информации.

Купить