Разработка инструкции по вводу организационно-рапорядительной документации в информационную
систему «1С: документооборот» в ФГАОУ во «Россиский государственный профессионально-педагогический университет»
ВВЕДЕНИЕ 3
1. 1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ КАК СРЕДСТВО ПЕРЕХОДА К
ЭЛЕКТРОННОМУ ДОКУМЕНТООБОРОТУ 9
1.1. Сущность и нормативная база работы с электронным документом .... 9
1.2. Характеристика и функциональные возможности «1С:
Документооборот» 17
2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В РОССИЙСКОМ
ГОСУДАРСТВЕННОМ ПРОФЕССИОНАЛЬНО-ПЕДАГОГИЧЕСКОМ
УНИВЕРСИТЕТЕ 31
2.1. Структура Российского государственного профессиональнопедагогического университета 31
2.2. Особенности организации работы с документами в Российском
государственном профессионально-педагогическом университете 35
3. СОЗДАНИЕ ПРОЕКТА ИНСТРУКЦИИ ПО ВВОДУ ОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В 1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ .. 44
3.1. Структура инструкции по вводу организационно-распорядительной
документации в 1С: Документооборот 44
3.2. Методы разработки инструкции по вводу организационнораспорядительной документации в 1С: Документооборот 46
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 51
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 53
ПРИЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция по введению организационно-распорядительной документации в "1С: Документооборот" в ФГАОУ ВО "Российский государственный профессионально-педагогический
университет"
Документ в организации является одной из важнейшей составляющей системы управления. От грамотной организации документационного обеспечения зависит успех выполнения всех процессов в организации. На сотрудников, работающих с документами, возлагается большая ответственность. Не стоит забывать, что человек, работающий с документацией, может ошибиться или проявить невнимательность, одно неверное действие специалиста может повлечь за собой глобальную ошибку во всей организации.
В связи с этим, автоматизация процессов делопроизводства является приоритетной задачей для руководства организации. Для принятия решения о внедрении системы электронного документооборота руководству организации необходимо разработать стратегию внедрения информационной системы и провести моделирование проектирования и внедрения. Данные разработанные документы и принятые мероприятия должны оказать благотворное влияние на результаты внедрения системы.
На данный момент бумажный документооборот постепенно уходит в прошлое, заменяясь смешанным документооборотом. Для смешанного документооборота характерно то, что существует и электронный документ, и документ на бумажном носителе одновременно. Отказ от документа на бумажном носителе невозможен на данный момент, так как в правовом аспекте закон обязывает оформлять большинство документов на бумажном носителе. Одновременное существование в организации бумажного и электронного документа осуществимо при применении в делопроизводстве систем электронного документооборота.
На сегодняшний день большинство организаций либо пользуются в своей деятельности системами электронного документооборота, либо перед руководством организации стоит задача внедрения информационных систем.
Согласно Постановлению Правительства РФ «Об утверждении государственной программы «Информационное общество (2011- 2020 годы)» до 2020 года государственные учреждения обязаны разработать и внедрить государственные информационные программы 1. Несомненно, использование электронных систем должно повысить качество жизни населения, утверждается в Постановлении Правительства.
Отсюда очевидность актуальности темы создания инструкции для пользователей в информационных системах. Инструкция по вводу организационно-распорядительной документации должна оказать работнику помощь в освоении программы и её процессов. Инструкции составляются, опираясь на законодательную базу, нормативно-методическую, базу локальнонормативных документов организации и основавшуюся практику работы с документами в РГИПУ.
Тема выпускной квалификационной работы представляет собой теоретический и практический интересы, так как служба документационного обеспечения управления и Российский государственный профессиональнопедагогический университет в целом нуждается в комплексной автоматизации процессов делопроизводства.
Объектом выпускной квалификационной работы является инструкция по вводу организационно-распорядительной документации в информационную систему «1С: Документооборот».
Предмет выпускной квалификационной работы - делопроизводство в Российском государственном профессионально-педагогическом университете.
Цель выпускной квалификационной работы: разработать проект инструкции по вводу организационно-распорядительной документации в информационную систему «1С: Документооборот». Инструкция в дальнейшем, при внедрении информационной системы будет использована специалистами для обучения и адаптации к изменениям в рабочих процессах.
...
Делопроизводство в организации является показателем эффективности управления. Все процессы, решение рабочих вопросов в университете, происходят посредством организационно-распорядительной документации. Изучение и анализ процессов делопроизводства в Российском государственном профессионально-педагогическом университете необходимо в рамках вопросов дальнейшей автоматизации всех процессов в структурных подразделениях.
На основании проделанных анализов системы и документации и разработки проекта инструкции можно сделать следующие выводы.
Сфера применения электронного документа расширяется, в законодательных актах понятие конкретизируется и становится более содержательным и Электронный документ - сфера применения растет, понятие конкретизируется, законодательство меняется. Широкое распространение новых информационных технологий и их активное внедрение в сферу работы с документами неизбежно приведет к внедрению многомодульного программного продукта, позволяющего грамотно автоматизировать все этапы работы с документами в РГ1111У. Таким программным обеспечением может стать 1С: Документооборот, правила работы с которым рассмотрены в предлагаемом проекте инструкции по вводу организационно-распорядительной документации в 1С: Документооборот.
Делопроизводство университета является комплексным процессом. В нем задействованы все структурные подразделения и каждый работник университета. Следование инструкции по документационному обеспечению управления и должностным инструкциям является крайне важным.
В процессе изучения организации работы с организационнораспорядительными документами был выявлен ряд факторов, которые требуют полного перехода к системе электронного документооборота в университете:
- автоматизация присутствует в отдельных подразделениях, что затрудняет взаимодействие между подразделениями и специалистами;
увеличивается объем доработки функционала эксплуатируемых систем в подразделениях самими сотрудниками; в процессе обработки информации увеличивается количество специалистов разного уровня доступа;
усиливается информационное взаимодействие между подразделениями университета и внешними организациями.
Существования ряда проблем, касающихся внедрения систем электронного документооборота требуют комплексного решения и пересмотра ряда локальных нормативных актов университета.
Создание проекта инструкции по вводу организационнораспорядительной документации в целях совершенствования процессов документационного обеспечения управления в университете должно стать очередным фактором, который свидетельствует о необходимости автоматизации всех процессов делопроизводства в Российском государственном профессионально-педагогическом университете.
