Аннотация
ВВЕДЕНИЕ 3
1. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФГУП «ПОЧТА РОССИИ» И
БЕЛОРЕЦКОГО СП ФГУП «ПОЧТА РОССИИ» 7
1.1. Характеристика ФГУП «Почта России» и Белорецкого СП ФГУП
«Почта России» 7
1.2. Нормативное обеспечение работы с документами в СП ФГУП «Почта
России» 15
2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ СП ФГУП
«ПОЧТА РОССИИ» И ЕГО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ 23
2.1. Организация документационного обеспечения деятельности СП ФГУП
«Почта России» 23
2.2. Разработка рекомендаций по совершенствованию документационного
обеспечения деятельности СП ФГУП «Почта России» 33
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 43
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 45
Успешная деятельность любой организации в настоящее время практически невозможна без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой корпорации делопроизводства. Важной составляющей профессиональной подготовки и компетенции специалиста является умение грамотно, правильн в соответствии с действующими нормами оформит служебный документ и обеспечить его сохранност наряду с глубокими специальными знаниями и владением основами делового общения.
В современных условиях у большинства организаций любой формы собственности существует большой объем информации, который формируется за счет переписки с деловыми партнерами, органами государственной власти, с разными территориальными подразделениями и прочими организациями. Весомую часть информации передается с использование бумажных документов. В течение продолжительного времени наблюдается большое увеличение объема информации, которая распространяется по электронным каналам, в том же и электронные документы.
На объем документооборота влияет огромно число факторов, таких как, появление новы физических и юридических лиц, осуществлени роста производственных, и различных торговых связей, возникновение новых видов продукции, использовани и распространение информации, связанной с документами и т.д. Для таких условий важно проведение процессов упорядочения используемой документируемой информации, проведение улучшений организации работ с разными документами. Эффективное документационное обеспечение управлени деятельностью организаций предоставляет оперативну возможность заинтересованным лицам получить необходимую информацию о деятельности предприятия и прочее.
Актуальность выбранной темы обуславливается тем, что анализ системы документационного обеспечения управления деятельностью в государственных учреждениях позволяет совершенствовать процессы управления, повышая качество управленческих процессов.
Особый интерес вызывает проблема формировани структуры и условий функционирования документационного обеспечения деятельности, включающая в себя организаци документационных и информационных потоков, создание оптимальных условий для их эффективног функционирования, выявление источников информации, приобретение, обработк , хранение и передачу документированной и недокументированной информации.
Объектом исследования является структурное подразделение «Почта России» в городе Белорецк.
Предмет исследования - документационное обеспечени деятельности СП «Почта России».
Целью выпускной квалификационной работы является определение путей совершенствования документационного обеспечения деятельности СП ФГУП «Почта России».
Для достижения поставленной цели следуе решить следующие задачи:
• дать характеристику рассматриваемому предприятию СП «Почта России»;
• изучить организацию документационного обеспечения деятельности С «Почта России»;
• разработать рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности исследуемой организации.
При написании выпускной квалификационной работ использовались законодательные и нормативно-методические документы, опубликованные и неопубликованны источники, справочная, исследовательская, научная литература, периодические издания и специальная литература. Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до си пор нет крупных
монографических исследований по теме исследования данной работы...
Таким образом, по результатам проведенного исследования можно сделать следующие выводы.
Несмотря на быстрое развитие автоматизированных систем телекоммуникаций, космических и электронных коммуникаций, почтовая связь, на мой взгляд останется в обозримом будущем. Этот вывод подтверждается ростом доли телекоммуникационных услуг в расходах на развитие информационных технологий, которые были изложены в последнее десятилетие.
Предыдущая система децентрализованной почты была принудительной. Дробление негативно сказалось на эффективности почтовой отрасли. Из-за его социальной значимости почтовая связь требовала централизованного управления и контроля. Выдвинув задачи повышения рентабельности почтовых отделений и объединения филиалов, руководство компании вернулось в централизованную систему организации почтовой сети, что позволило улучшить качество услуг и услуг.
Состав документации и процессы работы с ней, используемые в деятельности СП ФГУП «Почта России», определяются компетенцией и функциями самой организации, порядком решения вопросов, масштабом и характером взаимоотношений с других организаций. Документация, используемая в деятельности СП ФГУП «Почта России», позволяет регулировать ее функциональность, контролировать точность операций, выполняемых в процессе работы.
В СП ФГУП «Почта России» необходимо уточнить необходимость современного совершенствования документарного обеспечения деятельности организации. Программное обеспечение, используемое в организации, устарело, обмен между двумя сотрудниками ФГУП «Почта России» и СП ФГУП «Почта России» не автоматизирован. Большое количество времени для операторов зала расходуется на ручное заполнение, за исключением необходимых документов, а также на месте сотрудников, накапливается много ненужной информации, такой как отчеты и формы.
В ходе проведенного анализа было установлено, что в СП ФГУП «Почта России» документационное обеспечени деятельности производится согласно инструкции по делопроизводству. Для набора, оформления и распечатки документов используются компьютеры, которые соединены между собой по локальной сети. Однако, для совершенствовани документационного обеспечения деятельности, рекомендуется автоматизировать процес
документационного обеспечения с помощью специального программного продукт , адаптированного под деятельность СП ФГУП «Почта России».
На сегодняшний день можно выделить основное направление совершенствования автоматизации делопроизводства в СП ФГУП «Почта России» - для совершенствования постановки документооборота и делопроизводства в деятельност организации предлагается внедрить новый автоматизированный инструмен - например, специализированную программу «1С: Документооборот Проф».
Выбирая программное обеспечение, следует обращать внимани на его базу, на его стоимост и уровень качества поддержки. При этом существенно повысится качество документационного обеспечения, то есть учета, планирования, анализа документации предприятия, что приведет к рациональному использованию времени и кадров, а соответственно, к экономии материальных, трудовых затрат и снижению себестоимости работ, повышению культуры и производительности труда.
Таким образом, внедрение автоматизации документооборота в деятельности СП ФГУП «Почта Росси » будет незаменимым во всех видах ведения учета. Оно создаст единое пространство для общения среди всех сотрудников СП ФГУП «Почта России», повысит контроль деятельности предприятия и эффективность работы, а также поможет ввести единые стандарты отчетности и документооборота.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
