Внедрение системы управления знаниями в деятельность HR-подразделения компании X

В данной работе рассмотрен процесс внедрения системы управления знаниями в компании X, занимающейся доставкой онлайн-заказов из супермаркетов. Основным инициатором проекта стал HR-департамент компании. Исследование было направлено на решение управленческой проблемы: систематизация, хранение и обеспечение доступа к базовой информации о привилегиях и процессах компании для всех сотрудников, особенно новых а рамках онбординга. Поставленные цели и задачи были успешно достигнуты благодаря внедрению системы управления знаниями, что значительно улучшило процесс онбординга и общую информированность сотрудников.
В работе представлено описание процесса онбординга AS-IS, требования к СУЗ, детальный обзор доступных программных решений, процесс онбординга TO-BE после внедрения СУЗ. На основе доступной литературы и опыта, были разработаны общие рекомендации по подходу к управлению знаниями.
Благодаря первой главе получилось сформировать понимание о системах управления знаниями, основные компоненты СУЗ, их применение и использование в рамках HR-департамента. Кроме этого, с помощью обзора доступной литературы были сформулированы основные этапы внедрения СУЗ в деятельность компании: оценка текущей инфраструктуры знаний, определение целей управления знаниями и выбор лидеров в области управления знаниями, разработка стратегии управления знаниями, выбор правильного инструмента управления знаниями и структурирование системы управления знаниями.
Во второй главе рассматривается компания, особенности процесса онбординга и организационная структура HR-департамента компании. После проведения мини­интервью с представителями каждого отдела внутри HR-департамента, была определена роль каждого подразделения с точки зрения вклада в содержимое будущей базы знаний. Анализ процесса онбординга во второй главе выявил ключевые причины, по которым система управления знаниями способна существенно повысить его эффективность, а также определил задачи, которые можно решить с помощью внедрения СУЗ. Основываясь на задачах, были сформулированы требования: 16 основных
функциональных требований, 10 дополнительных функциональных требований и 12 нефункциональных требований. Однако, в ходе обсуждения с проектной командой было принято решение сузить список требований и сравнивать программные решения по фактору соотношение “цена/функциональность”.
В третьей главе приводится сравнение пяти российских систем управления знаниями по вышеуказанному критерию, при этом, функциональность рассматривалась как комплекс нескольких факторов. В итоге сравнения всех программ удалось выбрать явного победителя, который выгодно отличается умеренной ценой и самым обширным функционалом, который не только поможет реализовать всю задуманную структуру, но и реализовать новые задумки, которые могут быть полезны на более поздних этапах развития СУЗ (в том числе, создание курсов). Этот сервис - Teamly, ориентировочная стоимость внедрения которого ~700 000 рублей в месяц (на всех сотрудников).
В главе четыре рассматривается структура базы знаний, которая была принята проектной командой. Таким образом, база знаний будет состоять из пяти разделов, которые редактируются сотрудниками разных департаментов компании (не только сотрудниками HR-департамента) и будет охватывать все аспекты жизни в компании, которые потенциально могут быть полезны для новых сотрудников.
Наконец, в последней главе представлен обзор процесса онбординга после внедрения системы управления знаниями. Как и ожидалось, система управления знаниями упрощает процесс онбординга, гибридный формат не только снижает нагрузку на сотрудников HR-департамента, но и ускоряет процесс поиска ответов на вопросы сотрудников. Для получения максимальной пользы от внедренного решения, в главе представлены рекомендации по работе с сотрудниками в контексте использования СУЗ.
В заключение следует отметить, что благодаря данной работе удалось получить информацию о системах управления знаниями, особенно в рамках отдела по работе с кадрами, и информацию об онбординге (в том числе асинхронном). Рекомендации, представленные в данном исследовании, могут быть потенциально полезны не только другим отделам компании X, но и похожим предприятиям.

Купить