Введение 4
Глава 1 Понятие документооборота и его современное состояние 9
1.1 Понятие и основные особенности документооборота 9
1.2 Современное состояние документооборота 15
Глава 2 Аналитическая часть 27
2.1 О6щая характеристика и организационная структура
предприятия 27
2.2 Особенности ведения документооборота на предприятии 31
2.3 Проектирование UML и модели системы автоматизированного
документооборота 39
2.4 Применение CASE-технологий для разработки системы
управления электронным документооборотом 40
Глава 3 Программная реализация 44
3.1 Технологии и инструменты реализации 44
3.1.1 Визуальные CASE-средства 44
3.1.2 Выбор СУБД для системы электронного
документооборота 47
3.1.3 Разработка клиентского приложения 53
3.2 Программное обеспечение автоматизированного
документооборота 55
Глава 4 Условия реализации и ведения электронного документооборота 62
4.1 Организационные и технические условия реализации
автоматизированного документооборота 62
4.2 Изменения эффективности в бизнес-процессах предприятия
после внедрения программного обеспечения 68
Заключение 71
Список используемой литературы 72
Приложение А Код создания таблиц 78
Приложение Б Код создания WINDOWS FORMS 79
Тема автоматизации процессов документооборота становится в
последнее время все более и более актуальной.
Актуальность исследования автоматизации документооборота обусловлена необходимостью в обеспечении полноты и сохранности информации, удобстве поиска и хранения различных данных, а также сокращении времени, необходимого для согласования документов.
Проблема организации поиска и обработки документов возникла с появлением первых крупных организаций и с тех пор никуда не исчезала, только переходила из одной формы в другую. Человечество постоянно развивается, поэтому появляется необходимость обработки все больших массивов информации. Согласно этому появляются новые средства и методы обработки документации, которые оптимизируют имеющийся процесс работы или переводят его на совершенно новый уровень. Сегодня все большую актуальность приобретает электронный документооборот, но его внедрение происходит медленными темпами. Принимая во внимание все преимущества электронного документооборота, возникает вопрос, что же мешает перейти на последнюю ступень эволюции в вопросе обработки информации. Невзирая на стремительное развитие электронного документооборота, на практике электронный документооборот дублирует традиционный бумажный. Тем не менее, сегодня подход к управлению документами формируется на основе электронных технологий.
Цель исследования - изучить процесс оптимизации электронного документооборота на предприятии.
Объектом исследования является документооборот внутренних документов.
Предметом - автоматизация документооборота внутренних документов на предприятии.
Границы исследования - на примере базы электронных личных дел сотрудников, внедряемый на предприятии.
Гипотеза исследования. Процесс автоматизации документооборота будет результативен, если разработать НПО и успешно его внедрить в процесс и применить.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи исследования:
• раскрыть сущность и содержание системы документооборота, определить основные особенности;
• выявить проблемные вопросы и трудности функционирования системы документооборота на современном этапе;
• определить на основе анализа особенности функционирования автоматизированного документооборота в отрасли предмета исследования и спроектировать модели UML;
• разработать и применить НПО;
• разработать практические рекомендации по реализации и внедрению электронного документооборота.
Существенную роль в изучении проблем внедрения систем электронного документооборота сыграли многие ученые, в частности М.Ю. Круковский, А.В. Матвиенко, М.Н. Цывин, А.В. Якименко, В.М. Глушков, Д.В. Дубов, Н.Б. Зиновьева, В.В. Полиновский, А.А. Романов, Е.И. Каширина и другие.
Теоретико-методическими исследованиями сущности понятия документооборота, основными особенностями и его современным состоянием занимались такие ученные, как А.Б. Барихин, О.С. Карнюшина, Д.Н. Безрядин, М.И. Басаков, Н.Р. Усманова, И.Н. Кузнецов, И.Ю. Байкова, Г.Ю. Касьянова, Т.Н. Ильина, А.Ю. Логинова, Д.А. Романов, В. Баласанян, С.Л. Кузнецов и другие.
Однако, проведенный анализ работ этих ученых и полученных ими результатов показывает, что существует проблема организации поиска и обработки документов. Хотя и было проведено немало исследований, но и до сих пор не создана оптимальная система для обеспечения документооборота....
Для проведения исследования было проработано и проанализировано 52 литературных источника.
Диссертационное исследование включает в себя введение, 4 главы, заключение, список использованной литературы и приложения, составляющие результаты работы.
Цель исследования - изучить процесс оптимизации электронного документооборота на предприятии.
В ходе исследования:
• был выполнен анализ текущего состояния управления документами;
• определены основные факторы, замедляющие внедрение систем электронного документооборота;
• рассмотрены различные типы документооборота для обработки документов;
• также был проведен сравнительный анализ между бумажным и электронным документооборотом, результаты которого были представлены в таблице «Экономия времени при внедрении электронного документооборота»;
• был проведен анализ выбора СУБД (системы управления базами данных) и разработано клиентское приложение для системы электронного документооборота;
• была разработана структура базы данных и создано приложение;
• были изучены бизнес-процессы предприятия с целью определения основных процессов компании с учетом потребностей пользователей, используя карту эмпатии;
• после этого был проведен анализ изменения эффективности бизнес- процессов предприятия после внедрения программного обеспечения.
