Помощь студентам в учебе
Формальные и неформальные коммуникации (Менеджмент предпринимательства, Институт экономики, управления и права)
|
Объект исследования - ООО «Завод «Профтермо» (Республика Татарстан, г. Набережные Челны).
Вид деятельности - оказание услуг по термической обработке деталей и заготовок.
Проведен анализ данных за 2017-2019 годы.
Есть приложения.
Введение 3
1. Теоретические основы формальных и неформальных коммуникаций в организации 6
1.1. Сущность и роль коммуникаций в организации 6
1.2. Характеристика формальных и неформальных коммуникаций 13
2. Анализ формальных и неформальных коммуникаций в ООО «Завод «Профтермо» 20
2.1. Краткая характеристика организации 20
2.2. Диагностика формальных и неформальных коммуникаций в ООО «Завод «Профтермо» 25
2.3. Предложения по улучшению формальных и неформальных коммуникаций в ООО «Завод «Профтермо» 38
Заключение 46
Список использованной литературы 50
Приложения 53
Вид деятельности - оказание услуг по термической обработке деталей и заготовок.
Проведен анализ данных за 2017-2019 годы.
Есть приложения.
Введение 3
1. Теоретические основы формальных и неформальных коммуникаций в организации 6
1.1. Сущность и роль коммуникаций в организации 6
1.2. Характеристика формальных и неформальных коммуникаций 13
2. Анализ формальных и неформальных коммуникаций в ООО «Завод «Профтермо» 20
2.1. Краткая характеристика организации 20
2.2. Диагностика формальных и неформальных коммуникаций в ООО «Завод «Профтермо» 25
2.3. Предложения по улучшению формальных и неформальных коммуникаций в ООО «Завод «Профтермо» 38
Заключение 46
Список использованной литературы 50
Приложения 53
Актуальность темы исследования обусловлена тем, что на фоне высокого макроэкономического напряжения в России, в условиях неопределенности и турбулентности внешней среды от руководства хозяйствующих субъектов требуется принятие наиболее эффективных управленческих решений. Учитывая, что в современной экономике именно персонал как носитель знаний, идей, умений и навыков является основным ресурсом любого предприятия, в условиях внешней нестабильности большое значение имеет эффективное управление социально-трудовыми коммуникациями, поскольку без эффективного обмена информацией между квалифицированными кадрами, гармонично взаимодействующими для достижения целей бизнеса, преодолеть кризис невозможно.
Внутренние коммуникации призваны дать возможность работникам понять корпоративную культуру, цели и ценности организации. Все сотрудники всегда обязаны быть в курсе всех событий и решений, которые затрагивают работу абсолютно всех подразделений. Внутренние коммуникации как формальные, так и неформальные объединяют абсолютно все подразделения предприятия в единое целое, создавая ощущение общности коллектива в достижении поставленных предприятием целей.
По оценкам специалистов, руководитель тратит на коммуникацию от 50 до 90% своего времени, поскольку он должен довести информацию до подчиненных и получить от них ответную реакцию, а также осуществлять информационное взаимодействие с коллегами и вышестоящим руководством. Именно обмен информацией является, по оценкам 80% зарубежных специалистов, самой сложной проблемой в организациях, а неэффективные коммуникации – это главное препятствие на пути достижения успеха организации. Ведь если люди не могут эффективно обмениваться информацией, они не смогут работать вместе и достигать общих целей.
Объектом исследования является Общество с ограниченной ответственностью «Завод «Профтермо».
Предмет исследования – формальные и неформальные коммуникации в ООО «Завод «Профтермо».
Цель исследования – разработка предложений и рекомендаций по улучшению формальных и неформальных коммуникаций в ООО «Завод «Профтермо».
Для достижения цели исследования необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть теоретические основы формальных и неформальных коммуникаций в организации.
2. Провести анализ формальных и неформальных коммуникаций в ООО «Завод «Профтермо».
3. Разработать предложения по улучшению формальных и неформальных коммуникаций в ООО «Завод «Профтермо».
Работа включает введение, три раздела, заключение, список использованной литературы, приложения.
В первом разделе рассматривается сущность и роль коммуникаций в организации, дается характеристика формальных и неформальных коммуникаций.
Во втором разделе дается краткая характеристика ООО «Завод «Профтермо», проводится диагностика формальных и неформальных коммуникаций в организации.
В третьем разделе разрабатывается предложения и рекомендации по улучшению формальных и неформальных коммуникаций в ООО «Завод «Профтермо», проводится расчет их экономической эффективности.
При проведении исследования использовались следующие методы: изучение специальной литературы и периодики, анализ текущей документации предприятия, статистический анализ, анкетный опрос, наблюдение.
Информационной базой исследования послужили нормативно-правовые акты; учебные пособия по менеджменту, теории управления, теории организации и организационному поведению, организационной культуре таких авторов, как В.П. Балан, А.П. Балашов, И.А. Иванова, Н.Б. Костина, Ю.Н. Лапыгин, Е.И. Мазилкина, Е.Л. Маслова, А.Н. Петров, Э.М. Коротков и др.; материалы периодических изданий и научных сборников; текущие архивы ООО «Завод «Профтермо» за последние три года; электронные источники удаленного доступа.
Внутренние коммуникации призваны дать возможность работникам понять корпоративную культуру, цели и ценности организации. Все сотрудники всегда обязаны быть в курсе всех событий и решений, которые затрагивают работу абсолютно всех подразделений. Внутренние коммуникации как формальные, так и неформальные объединяют абсолютно все подразделения предприятия в единое целое, создавая ощущение общности коллектива в достижении поставленных предприятием целей.
По оценкам специалистов, руководитель тратит на коммуникацию от 50 до 90% своего времени, поскольку он должен довести информацию до подчиненных и получить от них ответную реакцию, а также осуществлять информационное взаимодействие с коллегами и вышестоящим руководством. Именно обмен информацией является, по оценкам 80% зарубежных специалистов, самой сложной проблемой в организациях, а неэффективные коммуникации – это главное препятствие на пути достижения успеха организации. Ведь если люди не могут эффективно обмениваться информацией, они не смогут работать вместе и достигать общих целей.
Объектом исследования является Общество с ограниченной ответственностью «Завод «Профтермо».
Предмет исследования – формальные и неформальные коммуникации в ООО «Завод «Профтермо».
Цель исследования – разработка предложений и рекомендаций по улучшению формальных и неформальных коммуникаций в ООО «Завод «Профтермо».
Для достижения цели исследования необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть теоретические основы формальных и неформальных коммуникаций в организации.
2. Провести анализ формальных и неформальных коммуникаций в ООО «Завод «Профтермо».
3. Разработать предложения по улучшению формальных и неформальных коммуникаций в ООО «Завод «Профтермо».
Работа включает введение, три раздела, заключение, список использованной литературы, приложения.
В первом разделе рассматривается сущность и роль коммуникаций в организации, дается характеристика формальных и неформальных коммуникаций.
Во втором разделе дается краткая характеристика ООО «Завод «Профтермо», проводится диагностика формальных и неформальных коммуникаций в организации.
В третьем разделе разрабатывается предложения и рекомендации по улучшению формальных и неформальных коммуникаций в ООО «Завод «Профтермо», проводится расчет их экономической эффективности.
При проведении исследования использовались следующие методы: изучение специальной литературы и периодики, анализ текущей документации предприятия, статистический анализ, анкетный опрос, наблюдение.
Информационной базой исследования послужили нормативно-правовые акты; учебные пособия по менеджменту, теории управления, теории организации и организационному поведению, организационной культуре таких авторов, как В.П. Балан, А.П. Балашов, И.А. Иванова, Н.Б. Костина, Ю.Н. Лапыгин, Е.И. Мазилкина, Е.Л. Маслова, А.Н. Петров, Э.М. Коротков и др.; материалы периодических изданий и научных сборников; текущие архивы ООО «Завод «Профтермо» за последние три года; электронные источники удаленного доступа.
Руководители большую часть своего рабочего времени тратят на коммуникации, которые представляют собой устойчивые связи между участниками управленческого процесса, которые также является взаимозависимостью между этапами работы с информацией. Организационная коммуникация – это прежде всего процесс обмена информацией персоналом предприятия, связанный с общением, передачей деловой информации и сообщений для достижения целей предприятия.
Коммуникации используются во всех видах управленческой деятельности и их роль трудно переоценить, поскольку они выполняют контрольную, мотивационную, экспрессивную и информативную функции.
Особенностью культуры конкретной организации является соотношение формальных и неформальных коммуникаций. Для эффективного существования организации необходима развитая система коммуникаций как формальных, так и неформальных, что обеспечит целостность организации, достижение желаемых результатов и поставленных целей, а также здоровую и благоприятную для работы атмосферу в коллективе.
Формальные виды коммуникаций определяются политикой организации, правилами, должностными инструкциями организации и осуществляются по формальным каналам. Неформальные виды коммуникаций осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации посредством слухов.
ООО «Завод «Профтермо» является производственным предприятием по оказанию услуг по термической обработке деталей и заготовок; функционирует на рынке 18 лет, имеет высокотехнологичную производственную базу, широкую географию поставок. В организационной структуре предприятия присутствуют все необходимые структурные единицы для обеспечения бесперебойного производственного процесса. Наблюдается улучшение по многим технико-экономическим показателям, в частности, увеличение выручки, валовой прибыли, прибыли от продаж, производительности труда, фондовооруженности, среднегодовой стоимости основных фондов, снижение себестоимости продаж. Темпы снижения характерны для показателей прибыли до налогообложения, чистой прибыли; наблюдается снижение фондоотдачи и повышение фондоемкости, что обусловлено модернизацией производства.
По результатам проведенного анкетного опроса система внутренних коммуникаций в ООО «Завод «Профтермо» включает как формальные, так и неформальные формы коммуникаций через собрания, совещания, планерки, электронную почту, чаты и мессенджеры, личное общение с руководством и коллегами, корпоративные мероприятия. Такие формы коммуникаций, как корпоративная сеть, интранет-портал, корпоративное издание и информационный стенд, на предприятии не используются. Большая часть опрошенных недостаточно информированы о состоянии дел на предприятии, либо совсем не информированы или информированы частично. Более половины сотрудников доверяют в большей степени официальным источникам информации.
Работники заинтересованы в получении различного рода информации, в большей степени это касается информации об организационных изменениях, общей информации о состоянии де на предприятии, планов предприятия, результатов его деятельности. Обратная связь сотрудников с руководством предприятия не является достаточно эффективной, т.к. руководство не всегда ведет себя по отношению к сотрудникам открыто и честно; не всегда есть возможность задать вопрос руководству предприятия и получить на него ответ, высказать свою точку зрения и быть уверенным, что она дойдет до руководства. Вышестоящее руководство недостаточно ясно и понятно доводит до персонала смысл происходящих на предприятии изменений и событий; непосредственные руководители сотрудников не всегда находят время, чтобы ответить на вопросы подчиненных. Большая часть персонала, участвующего в анкетном опросе, считает, что система внутренних коммуникаций на предприятии нуждается в улучшении.
Проводимые на предприятии совещания недостаточно эффективны, поскольку наблюдается снижение доли своевременно реализованных управленческих решений, принятых на совещании. Неэффективность совещаний обусловлена недостатками на стадии подготовки, проведения и контроля совещаний.
Документооборот на предприятии за последние 3 года существенно увеличился, однако до сих пор значительная часть информации продолжает сохраняться и передаваться на бумажных носителях, что требует значительных затрат времени управленческого персонала.
Для обмена информацией в ООО «Завод «Профтермо» персонал использует ряд современных информационных и телекоммуникационных технологий, такие как сотовая связь, факсы, персональные компьютеры, Интернет, мессенджеры.
В целом формальные и неформальные коммуникации в ООО «Завод «Профтермо» можно оценить как недостаточно эффективные, т.к. не налажена обратная связь подчиненных с руководством предприятия, используется не весь арсенал средств для доведения важной информации до персонала завода, не применяется система электронного документооборота, в результате чего маршрут движения документа занимает достаточно длительное время, реализуются не все принятые во время совещаний управленческие решения.
С целью улучшения формальных и неформальных коммуникаций в ООО «Завод «Профтермо» предложены к реализации следующие рекомендации:
1. Создание корпоративного интранет-портала.
2. Установление информационного корпоративного стенда в административно-бытовом корпусе предприятия.
3. Внедрение ECM-системы DIRECTUM для повышения эффективности документооборота предприятия.
Реализация предложенных рекомендаций позволит повысить эффективность коммуникационного процесса на предприятии, минимизировать затраты рабочего времени, сократить затраты на адаптацию и обучение новых сотрудников, снизить количество увольнений вновь принятых сотрудников из-за трудностей адаптации, повысить скорость обмена информацией, уровень удовлетворенности персонала работой в организации, исключить утечки информации, повысить коэффициент реализованности управленческих решений.
Для каждого мероприятия определены затраты, сроки исполнения и ответственные исполнители. С использованием коэффициента ROI произведен расчет экономической эффективности предложенных мероприятий. По результатам проведенных расчетов, показатель ROI равен 109%, значит, на каждый вложенный в мероприятия по улучшению коммуникаций в ООО «Завод «Профтермо» рубль предприятие получит 1,09 руб. чистой прибыли, что говорит об их эффективности. Менее чем через год предприятие окупит вложенные в реализацию мероприятий финансовые средства.
Коммуникации используются во всех видах управленческой деятельности и их роль трудно переоценить, поскольку они выполняют контрольную, мотивационную, экспрессивную и информативную функции.
Особенностью культуры конкретной организации является соотношение формальных и неформальных коммуникаций. Для эффективного существования организации необходима развитая система коммуникаций как формальных, так и неформальных, что обеспечит целостность организации, достижение желаемых результатов и поставленных целей, а также здоровую и благоприятную для работы атмосферу в коллективе.
Формальные виды коммуникаций определяются политикой организации, правилами, должностными инструкциями организации и осуществляются по формальным каналам. Неформальные виды коммуникаций осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации посредством слухов.
ООО «Завод «Профтермо» является производственным предприятием по оказанию услуг по термической обработке деталей и заготовок; функционирует на рынке 18 лет, имеет высокотехнологичную производственную базу, широкую географию поставок. В организационной структуре предприятия присутствуют все необходимые структурные единицы для обеспечения бесперебойного производственного процесса. Наблюдается улучшение по многим технико-экономическим показателям, в частности, увеличение выручки, валовой прибыли, прибыли от продаж, производительности труда, фондовооруженности, среднегодовой стоимости основных фондов, снижение себестоимости продаж. Темпы снижения характерны для показателей прибыли до налогообложения, чистой прибыли; наблюдается снижение фондоотдачи и повышение фондоемкости, что обусловлено модернизацией производства.
По результатам проведенного анкетного опроса система внутренних коммуникаций в ООО «Завод «Профтермо» включает как формальные, так и неформальные формы коммуникаций через собрания, совещания, планерки, электронную почту, чаты и мессенджеры, личное общение с руководством и коллегами, корпоративные мероприятия. Такие формы коммуникаций, как корпоративная сеть, интранет-портал, корпоративное издание и информационный стенд, на предприятии не используются. Большая часть опрошенных недостаточно информированы о состоянии дел на предприятии, либо совсем не информированы или информированы частично. Более половины сотрудников доверяют в большей степени официальным источникам информации.
Работники заинтересованы в получении различного рода информации, в большей степени это касается информации об организационных изменениях, общей информации о состоянии де на предприятии, планов предприятия, результатов его деятельности. Обратная связь сотрудников с руководством предприятия не является достаточно эффективной, т.к. руководство не всегда ведет себя по отношению к сотрудникам открыто и честно; не всегда есть возможность задать вопрос руководству предприятия и получить на него ответ, высказать свою точку зрения и быть уверенным, что она дойдет до руководства. Вышестоящее руководство недостаточно ясно и понятно доводит до персонала смысл происходящих на предприятии изменений и событий; непосредственные руководители сотрудников не всегда находят время, чтобы ответить на вопросы подчиненных. Большая часть персонала, участвующего в анкетном опросе, считает, что система внутренних коммуникаций на предприятии нуждается в улучшении.
Проводимые на предприятии совещания недостаточно эффективны, поскольку наблюдается снижение доли своевременно реализованных управленческих решений, принятых на совещании. Неэффективность совещаний обусловлена недостатками на стадии подготовки, проведения и контроля совещаний.
Документооборот на предприятии за последние 3 года существенно увеличился, однако до сих пор значительная часть информации продолжает сохраняться и передаваться на бумажных носителях, что требует значительных затрат времени управленческого персонала.
Для обмена информацией в ООО «Завод «Профтермо» персонал использует ряд современных информационных и телекоммуникационных технологий, такие как сотовая связь, факсы, персональные компьютеры, Интернет, мессенджеры.
В целом формальные и неформальные коммуникации в ООО «Завод «Профтермо» можно оценить как недостаточно эффективные, т.к. не налажена обратная связь подчиненных с руководством предприятия, используется не весь арсенал средств для доведения важной информации до персонала завода, не применяется система электронного документооборота, в результате чего маршрут движения документа занимает достаточно длительное время, реализуются не все принятые во время совещаний управленческие решения.
С целью улучшения формальных и неформальных коммуникаций в ООО «Завод «Профтермо» предложены к реализации следующие рекомендации:
1. Создание корпоративного интранет-портала.
2. Установление информационного корпоративного стенда в административно-бытовом корпусе предприятия.
3. Внедрение ECM-системы DIRECTUM для повышения эффективности документооборота предприятия.
Реализация предложенных рекомендаций позволит повысить эффективность коммуникационного процесса на предприятии, минимизировать затраты рабочего времени, сократить затраты на адаптацию и обучение новых сотрудников, снизить количество увольнений вновь принятых сотрудников из-за трудностей адаптации, повысить скорость обмена информацией, уровень удовлетворенности персонала работой в организации, исключить утечки информации, повысить коэффициент реализованности управленческих решений.
Для каждого мероприятия определены затраты, сроки исполнения и ответственные исполнители. С использованием коэффициента ROI произведен расчет экономической эффективности предложенных мероприятий. По результатам проведенных расчетов, показатель ROI равен 109%, значит, на каждый вложенный в мероприятия по улучшению коммуникаций в ООО «Завод «Профтермо» рубль предприятие получит 1,09 руб. чистой прибыли, что говорит об их эффективности. Менее чем через год предприятие окупит вложенные в реализацию мероприятий финансовые средства.