Помощь студентам в учебе
Совершенствование системы документационное обеспечение управления (Отчет по производственной практике(Удмуртский Государственный Университет, Управление социальной защиты населения Устиновского района г. Ижевска))
|
Место прохождения практики: Управление социальной защиты населения Устиновского района г. Ижевска).
Введение 3
1. Исследование особенностей ДОУ в учреждении 6
2. Анализ нормативно-методического обеспечения системы ДОУ. Выявление проблемных областей 14
2.1 Анализ организационно-правовой документации Управления 14
2.2 Анализ организационно-распорядительной документации Управления 19
2.3 Анализ информационно-справочной документации Управления 21
3. Оценка уровня организационного, кадрового, материального обеспечения системы ДОУ25
4. Использование программно-аппаратных средств в системе ДОУ 34
Заключение 38
Список использованных источников 40
Введение 3
1. Исследование особенностей ДОУ в учреждении 6
2. Анализ нормативно-методического обеспечения системы ДОУ. Выявление проблемных областей 14
2.1 Анализ организационно-правовой документации Управления 14
2.2 Анализ организационно-распорядительной документации Управления 19
2.3 Анализ информационно-справочной документации Управления 21
3. Оценка уровня организационного, кадрового, материального обеспечения системы ДОУ25
4. Использование программно-аппаратных средств в системе ДОУ 34
Заключение 38
Список использованных источников 40
Социум современности выдвигает требование к учреждениям, оказывающим социальную защиту населения по обязательному применению системного подхода к процессу управления ими, как к его организации, так и его функционированию. По этой причине появляется необходимость в качественном документационном обеспечении всеми управленческими функциями и в целом управленческой деятельности. Все этапы процесса разработки и принятия любого управленческого решения, касающегося деятельности учреждения, оказывающего социальные услуги, требуют обязательного документационного обеспечения всего процесса управления.
Любой документ представляет собой выраженный в письменной форме какой-либо носитель информации, который имеет своей целью удостоверить существование фактов конкретного значения. Качественное документационное обеспечение процесса управления в сфере образования требует формирования не одного, а нескольких видов документов относительно управленческой деятельности. При их отсутствии невозможно эффективно решать актуальные задачи по всем управленческим функциям. Важно проработать все вопросы делопроизводства в учреждении. Без этого нельзя работать с большим потоком поступающих и создаваемых документов, присутствующих в нем, в короткий срок найти искомый документ или собрать по нему информацию, осуществить контроль его исполнения, а также обеспечить на установленный срок его обязательную сохранность.
Качество и эффективность управления любым учреждением, оказывающем государственные услуги находится в прямой зависимости от качества организации процесса делопроизводства.
В целях улучшения качества управления и увеличения показателей его эффективности, необходимо улучшать делопроизводство. По этой причине базовые принципы организации процесса делопроизводства в настоящее время таковы: оперативность в формировании, заполнении и прохождении любого документа; хороший уровень качества документов; максимальная оптимальность в организации документооборота, активное использование безбумажных носителей и технологий.
Качественное составление документов, его заполнение и оформление – это значимая обязанность и сотрудников структурных подразделений, связанных с делопроизводством, и всех работников учреждения.
Степень разработанности выбранной темы представленного исследования. Аспекты, относящиеся к выбранной теме, представлены во многих работах. В научных трудах по данному вопросу следует условно выделить несколько направлений.
Одно направление включает труды, связанные с осмыслением теоретических аспектов и вопросов практики документационного обеспечения процесса управления, выделению их основных понятий. К данному направлению можно отнести труды: Андреевой В.И., Банасюкевича В.Д., Бачило И.Л., Илюшенко М.П., Кузнецова С.Л., Ларина М.В., Лившица Я.З., Магидова В.М., Мингалева В.С., Митяева К.Г., Пшенко А.В., Цикулина В.А., Янковой В.Ф. и т. д.
Решение актуальных задач документационного обеспечения процесса управления представлено в работах: Ларькова Н.С., Рогожина М.Ю., Стенюков М.В., а также в работах других авторов.
Важный информационный элемент документирования разработки и принятия управленческих решений представлен в трудах Кукора Б.Л. и Нестерова В.П.
В трудах Атаманчука Г.В., Багриновского К.А., Титоренко Г.А. и т. д. раскрыта роль информационных технологий в управленческой деятельности.
Объектом проводимого исследования стало документационное обеспечение управления на примере Управления социальной защиты населения в Устиновском районе города Ижевска (далее – Управление).
Предметом представленного исследования явилось соответствие систем управленческой документации требованиям современного делопроизводства.
Цель исследования – анализ совершенствование системы ДОУ на примере Управления.
Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:
- провести исследование особенностей ДОУ в учреждении (цель, задачи, функции, структура, статистика документооборота);
- проанализировать нормативно-методического обеспечения системы ДОУ;
- провести оценку уровня организационного, кадрового, материального обеспечения системы ДОУ.
- исследовать использование программно-аппаратных средств в системе ДОУ.
Источники базы представленного исследования: законодательные и нормативно-правовые акты, нормативно-методические документы, например, ГК РФ, который призван регулировать основные принципы осуществления документационного обеспечения работы юридических лиц; ФЗ «Об образовании», закрепляющий статус учреждения сферы образования и направления деятельности образовательных организаций; ГОСТ Р 7.0.97-2016, который распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, протоколы, договоры, справки и иные документы, а также официально входящие в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).
Исследование по теме работы потребовало изучить локальные документы объекта исследования.
Методологическая база данного исследования представлена общенаучными методами сбора: наблюдение, беседа, поиск информации; методами работы с информацией: сравнивание, ранжирование, синтез
Любой документ представляет собой выраженный в письменной форме какой-либо носитель информации, который имеет своей целью удостоверить существование фактов конкретного значения. Качественное документационное обеспечение процесса управления в сфере образования требует формирования не одного, а нескольких видов документов относительно управленческой деятельности. При их отсутствии невозможно эффективно решать актуальные задачи по всем управленческим функциям. Важно проработать все вопросы делопроизводства в учреждении. Без этого нельзя работать с большим потоком поступающих и создаваемых документов, присутствующих в нем, в короткий срок найти искомый документ или собрать по нему информацию, осуществить контроль его исполнения, а также обеспечить на установленный срок его обязательную сохранность.
Качество и эффективность управления любым учреждением, оказывающем государственные услуги находится в прямой зависимости от качества организации процесса делопроизводства.
В целях улучшения качества управления и увеличения показателей его эффективности, необходимо улучшать делопроизводство. По этой причине базовые принципы организации процесса делопроизводства в настоящее время таковы: оперативность в формировании, заполнении и прохождении любого документа; хороший уровень качества документов; максимальная оптимальность в организации документооборота, активное использование безбумажных носителей и технологий.
Качественное составление документов, его заполнение и оформление – это значимая обязанность и сотрудников структурных подразделений, связанных с делопроизводством, и всех работников учреждения.
Степень разработанности выбранной темы представленного исследования. Аспекты, относящиеся к выбранной теме, представлены во многих работах. В научных трудах по данному вопросу следует условно выделить несколько направлений.
Одно направление включает труды, связанные с осмыслением теоретических аспектов и вопросов практики документационного обеспечения процесса управления, выделению их основных понятий. К данному направлению можно отнести труды: Андреевой В.И., Банасюкевича В.Д., Бачило И.Л., Илюшенко М.П., Кузнецова С.Л., Ларина М.В., Лившица Я.З., Магидова В.М., Мингалева В.С., Митяева К.Г., Пшенко А.В., Цикулина В.А., Янковой В.Ф. и т. д.
Решение актуальных задач документационного обеспечения процесса управления представлено в работах: Ларькова Н.С., Рогожина М.Ю., Стенюков М.В., а также в работах других авторов.
Важный информационный элемент документирования разработки и принятия управленческих решений представлен в трудах Кукора Б.Л. и Нестерова В.П.
В трудах Атаманчука Г.В., Багриновского К.А., Титоренко Г.А. и т. д. раскрыта роль информационных технологий в управленческой деятельности.
Объектом проводимого исследования стало документационное обеспечение управления на примере Управления социальной защиты населения в Устиновском районе города Ижевска (далее – Управление).
Предметом представленного исследования явилось соответствие систем управленческой документации требованиям современного делопроизводства.
Цель исследования – анализ совершенствование системы ДОУ на примере Управления.
Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:
- провести исследование особенностей ДОУ в учреждении (цель, задачи, функции, структура, статистика документооборота);
- проанализировать нормативно-методического обеспечения системы ДОУ;
- провести оценку уровня организационного, кадрового, материального обеспечения системы ДОУ.
- исследовать использование программно-аппаратных средств в системе ДОУ.
Источники базы представленного исследования: законодательные и нормативно-правовые акты, нормативно-методические документы, например, ГК РФ, который призван регулировать основные принципы осуществления документационного обеспечения работы юридических лиц; ФЗ «Об образовании», закрепляющий статус учреждения сферы образования и направления деятельности образовательных организаций; ГОСТ Р 7.0.97-2016, который распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, протоколы, договоры, справки и иные документы, а также официально входящие в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).
Исследование по теме работы потребовало изучить локальные документы объекта исследования.
Методологическая база данного исследования представлена общенаучными методами сбора: наблюдение, беседа, поиск информации; методами работы с информацией: сравнивание, ранжирование, синтез
На уровне региона Удмуртской Республики полномочия в области социальной защиты населения выполняются Министерством социальной, семейной и демографической политики Удмуртской Республики.
Проведя документационного обеспечения управления деятельности в Управлении социальной защиты населения в Устиновском районе города Ижевска, сделали следующие выводы:
1. Система делопроизводства Управления представлена в виде:
– организационных документов (устав, Положение об Управлении; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка);
– распорядительных документов (приказы, инструкции);
– информационно-справочных документов (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).
2. Оценка организационных документов показала, что документация Управления соответствует требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016. Все организационные документы оформлены шрифтом Times New Roman № 14, таблицы внутри документов Times New Roman № 12.
Оформление не всегда соответствует требованиям, не единообразное. Не во всех документов присутствует нумерация, так в Правилах внутреннего трудового распорядка отсутствует нумерация страниц. А в других документах организационной документации нумерация стоит не посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа, а снизу страницы.
Реквизиты организационных документов оформлены правильно и присутствует на всех документах. Можно отметить одну типичную ошибку – отсутствие реквизита «Место составления (издания) документа».
3. Проведя оценку оформления распорядительных документов Управления – приказов, пришли к выводу, что в основном учреждение соблюдает требования по оформлению и содержанию приказов. Однако есть и ошибки: некоторые приказы оформлены не по ширине, во всех приказах отсутствует реквизит «Место составления (издания) документа».
Содержание всех проверяемых приказов соответствует требованиям ГОСТа Р 7.0.97-2016. Каждый приказ имеет заголовок, который начинается с заглавной буквы и опорным словом которого является имя существительное.
Распорядительная часть оформляется нумерованным списком, выравнивается по ширине. Приказы, имеющие приложения в тексте вводной части имеет ссылку на приложение в виде слов «прилагается». Однако в одном из приказов такой реквизит как «Отметка о приложении» отсутствует.
4. Все документы информационно-справочной системы Управления обычно оформляются на листе бумаги формата А4 в печатном виде. В состав реквизитов входят: «Наименование организации», «Наименование вида документа», «Текст документа», «Дата документа», «Регистрационный номер» и «Подпись».
Таким образом, в Управлении социальной защиты населения в Устиновском районе города Ижевска не полностью соблюдаются требования ГОСТа Р 7.0.97-2016. Необходимо исправить имеющиеся ошибки и привести документацию в соответствии с требованиями ГОСТа, ТК РФ и других нормативно-правовых актов.
Оценка номенклатуры дел в Управлении социальной защиты населения в Устиновском районе города Ижевска выявила ее несоответствие изменениям в законодательстве. Для ее решения отделу кадров в части дел и документов, относящихся к его ведению, необходимо внести изменения в документы и обновить перечень Номенклатуры дел.
При этом в работе управления можно выявить следующие проблемные моменты
Не всегда соблюдаются требования государственных стандартов по оформлению документов: нарушается порядок оформления, согласования и сроков документов, в том числе архивирования, дублируется большое количество документов, что приводит к увеличению документооборота. Для исправления ситуации руководству необходимо четко определить задачи и функции клерка, разработать всю документацию, необходимую для оформления документов.
5. Проведя оценку организационного, кадрового, материального обеспечения системы ДОУ, можно отметить, что внедрение процессов документирования связано с созданием, хранением, передачей и использованием больших массивов документированной информации.
6. Одним из важных факторов, влияющих на эффективность работы с документами, является степень технической оснащенности. В настоящее время информационное обеспечение документооборота управления осуществляется с помощью автоматизированных систем управления.
Проведя документационного обеспечения управления деятельности в Управлении социальной защиты населения в Устиновском районе города Ижевска, сделали следующие выводы:
1. Система делопроизводства Управления представлена в виде:
– организационных документов (устав, Положение об Управлении; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка);
– распорядительных документов (приказы, инструкции);
– информационно-справочных документов (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).
2. Оценка организационных документов показала, что документация Управления соответствует требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016. Все организационные документы оформлены шрифтом Times New Roman № 14, таблицы внутри документов Times New Roman № 12.
Оформление не всегда соответствует требованиям, не единообразное. Не во всех документов присутствует нумерация, так в Правилах внутреннего трудового распорядка отсутствует нумерация страниц. А в других документах организационной документации нумерация стоит не посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа, а снизу страницы.
Реквизиты организационных документов оформлены правильно и присутствует на всех документах. Можно отметить одну типичную ошибку – отсутствие реквизита «Место составления (издания) документа».
3. Проведя оценку оформления распорядительных документов Управления – приказов, пришли к выводу, что в основном учреждение соблюдает требования по оформлению и содержанию приказов. Однако есть и ошибки: некоторые приказы оформлены не по ширине, во всех приказах отсутствует реквизит «Место составления (издания) документа».
Содержание всех проверяемых приказов соответствует требованиям ГОСТа Р 7.0.97-2016. Каждый приказ имеет заголовок, который начинается с заглавной буквы и опорным словом которого является имя существительное.
Распорядительная часть оформляется нумерованным списком, выравнивается по ширине. Приказы, имеющие приложения в тексте вводной части имеет ссылку на приложение в виде слов «прилагается». Однако в одном из приказов такой реквизит как «Отметка о приложении» отсутствует.
4. Все документы информационно-справочной системы Управления обычно оформляются на листе бумаги формата А4 в печатном виде. В состав реквизитов входят: «Наименование организации», «Наименование вида документа», «Текст документа», «Дата документа», «Регистрационный номер» и «Подпись».
Таким образом, в Управлении социальной защиты населения в Устиновском районе города Ижевска не полностью соблюдаются требования ГОСТа Р 7.0.97-2016. Необходимо исправить имеющиеся ошибки и привести документацию в соответствии с требованиями ГОСТа, ТК РФ и других нормативно-правовых актов.
Оценка номенклатуры дел в Управлении социальной защиты населения в Устиновском районе города Ижевска выявила ее несоответствие изменениям в законодательстве. Для ее решения отделу кадров в части дел и документов, относящихся к его ведению, необходимо внести изменения в документы и обновить перечень Номенклатуры дел.
При этом в работе управления можно выявить следующие проблемные моменты
Не всегда соблюдаются требования государственных стандартов по оформлению документов: нарушается порядок оформления, согласования и сроков документов, в том числе архивирования, дублируется большое количество документов, что приводит к увеличению документооборота. Для исправления ситуации руководству необходимо четко определить задачи и функции клерка, разработать всю документацию, необходимую для оформления документов.
5. Проведя оценку организационного, кадрового, материального обеспечения системы ДОУ, можно отметить, что внедрение процессов документирования связано с созданием, хранением, передачей и использованием больших массивов документированной информации.
6. Одним из важных факторов, влияющих на эффективность работы с документами, является степень технической оснащенности. В настоящее время информационное обеспечение документооборота управления осуществляется с помощью автоматизированных систем управления.