Объект исследования - ООО «Манго Раша» ( г. Сургут).
Основной вид деятельности – торговля оптовая одеждой, включая спортивную, кроме нательного белья.
Есть приложения.
Введение 3
Глава I. Системы электронного документооборота в деятельности организаций розничной торговли………………………………………………5
1.1. Характеристика современных автоматизированных технологий и стратегии их использования 5
1.2. Актуальные СЭД на современном рынке РФ 15
1.3. Опыт использования СЭД в предприятиях розничной торговли 26
Глава II. Система электронного документооборота ООО «Манго Раша» г. Сургут 34
2.1. Организация делопроизводства в Сургутском филиале ООО «Манго Раша» 34
2.2. Охарактеризовать систему электронного документооборота в ООО «Манго Раша» г. Сургут 46
2.3. Выбор по критериям программного обеспечения для ООО «Манго Раша» 49
Заключение 56
Список использованной литературы 61
Приложение 1 65
Приложение 2 66
Постиндустриальное общество напрямую связано с понятием информатизации. В наш век современный социум не способен обойтись без использования информационных технологий.
Уровень используемых информационных технологий прямо пропорционален уровню информатизации общества. Важным направлением развития указанной сферы является информатизация на стыке с менеджментом: автоматизация задач управления производством, кадрами, ресурсами и т.п. Указанные выше задачи напрямую затрагивают проблематику применения электронного документооборота в деятельности предприятий и организаций.
Динамично развивающиеся информационные системы требуют прямой корреляции с повышением качества в осуществлении информационного документооборота. В этой связи возникает необходимость систематизации и оптимизации поисковых методов, обработки и хранения документации вкупе с применением новых технологий их содержания.
Актуальность совершенствования традиционного делопроизводства обуславливается необходимостью эффективности управленческой деятельности, ускорение движения документов в организации, уменьшение трудоемкости обработки документов. Подобранная автоматизированная система делопроизводства должна повысить действенность управления за счет образования единого документированного информационного пространства, которое позволит предоставить пользователям средства эффективной совместной работы с документами в любом месте и в любое время.
Отечественный рынок систем автоматизации управленческого учета и документооборота представлен в настоящее время множеством программных продуктов, как комплексных, так и целевых.
Теоретической базой нашего исследования стали фундаментальные положения и выводы, содержащиеся в трудах отечественных ученых, таких как Д.Е. Гусятникова, О.И. Захаркина, М.А. Шитова, М.Ю. Рогожин, касающиеся области изучения практической организации информационно-коммуникационной системы посредством применения инструментов инновационного менеджмента в сетевом бизнесе. Тематику менеджмента современных информационных технологий в вопросах экономической деятельности организации и работы предприятия затронули содержательные аспекты работ таких исследователей, как Ю.В. Данилкина, Э.О. Иремадзе, Б.Е. Одинцова, Н.Р. Пашук. Проблематика применения цифровых технологий в вопросе автоматизации отечественного и зарубежного документооборота нашла свое отражение в трудах А.П. Пантелеевой, А. Сатунина, А.А. Тищенко.
Целью данной работы является определение современной системы электронного документооборота для ООО «Манго Раша».
Для реализации указанной цели, нами были поставлены следующие задачи, требующие решения:
1. охарактеризовать актуальный рынок СЭД в РФ;
2. рассмотреть классификации и критерии выбора системы электронного документооборота;
3. охарактеризовать систему делопроизводства в ООО «Манго Раша» в г. Сургуте;
4. выбрать СЭД для ООО «Манго Раша» г. Сургут.
Объектом нашего исследования является использование систем электронного документооборота в розничной торговле РФ.
Предметом нашего исследования является выбор современной системы электронного документооборота для ООО «Манго Раша».
Методологическую основу нашего исследования составили методы наблюдения (за практической реализацией работы систем баз данных на примере действующих организационных институтов), анализа (частота обновлений информационных систем, обеспечивающих документооборот организации, его административное сопровождение), синтеза (процедуры нововведений в функционал в реализации IT-поддержки), анализа относительных и абсолютных показателей (существующих систем электронного документооборота), расчетно-аналитический метод (направленный на эффективность практического применения инновационных действий в работу систем электронного документооборота).
Научная новизна исследования заключается в том, что использование актуальных информационных технологий носит фундаментальное значение для налаживания внутренних процессов жизнедеятельности предприятия, совершенствования документарных механизмов его работы.
Практическая значимость исследования заключается в том, что инновационный подход в предложенных рекомендациях по организации системы электронного документооборота позволит произвести качественное совершенствование программного обеспечения ООО «Манго Раша», что приведет, в частности, к снижению затрат при обработке необходимой документации, повышению производительности и прибыли, улучшению соблюдения процессов и гарантии качества.
Структура работы состоит из введения, двух глав, каждая из которых включает по три подпункта, заключения, списка использованной литературы и приложения.
Таким образом, обобщая все вышеизложенное, можно сделать следующие выводы по работе.
Электронная система управления документами является системой, в которой документы и файлы организации могут храниться, создаваться, управляться и использоваться по мере необходимости. Комплексная СЭД выполняет ряд функций, от управления записями и контентом до цифровых изображений и преобразования файлов.
В настоящее время в большинстве компаний используется автоматизированная организацию учета, использование которой повышает достоверность, точность и оперативность документооборота. Эксперты рекомендуют перед внедрением документооборота провести предпроектную оптимизацию. Нужно посмотреть на имеющиеся бумажные потоки в целом, не выделяя конкретных блоков документации. Это позволит на ранней стадии установить единые принципы реализации электронного документооборота, базовые правила работы с документами и разграничить зоны ответственности между сотрудниками.
Преимущества использования СЭД :
1. повышение производительности и прибыли;
2. лучшее соблюдение процессов;
3. расширенный обмен знаниями;
4. улучшенное сохранение знаний;
5. гарантия качества.
ЭДО в торговле упрощает первичный учёт и ведение финансовой отчётности. Чаще всех используется универсальный передаточный документ (УПД). Он заменяет привычный счёт-фактуру, служит первичным документом и основанием для операций налогового и бухгалтерского учёта. Цель введения УПД – устранение дублирующей документации и упрощение ведения учёта.
Обязательная маркировка стартовала в России в 2019 году с непродовольственных товаров, постепенно ее требования распространили на ряд продуктов питания. Со временем единая национальная система маркировки охватит все отрасли промышленности. Использовать ЭДО уже обязательно для розничной торговли, которая продает такие маркированные товары: шины и покрышки; табачные изделия; фотокамеры и лампы-вспышки; парфюм; лекарства; одежда, домашнее белье и другие изделия легкой промышленности.
Раньше можно было не использовать ЭДО: ставить такие товары на баланс и выводить из оборота через личный кабинет оператора маркировки. Но эту возможность закрыли с 1 января 2022 года (Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 № 2464). С сентября 2022 года требование применять ЭДО распространится и на молочную продукцию.
22 ноября 2021 года в ТК РФ появился термин «электронный кадровый документооборот» (КЭДО). Организации получили право оформлять и хранить кадровые документы в электронном виде, без печатных дубликатов.
Организации имеют право выбора:
осуществлять КЭДО через официальный портал Роструда «Работа в России»;
использовать иной сервис, если он позволяет по всем правилам подписывать электронные документы, фиксировать их получение сторонами и хранить необходимое время согласно закону.
В КЭДО можно перевести все кадровое делопроизводство, кроме оформления несчастных случаев, инструктажей по охране труда, приказов об увольнении и ведения трудовых книжек.
Работник вправе отказаться от использования КЭДО. Когда его письменное согласие не получено, то во взаимоотношениях с таким работником работодателю будет необходимо готовить документы на бумажном носителе.
Подлинность электронных документов заверяется цифровыми подписями работодателя и работника.
В рамках работы была рассмотрена система электронного документооборота ООО «Манго Раша» г. Сургут.
MANGO – это всемирно известная международная марка по производству, разработке и продаже одежды и аксессуаров для мужчин и женщин. В компании работают более 13,5 тыс. сотрудников.
Проведенный анализ показал, что движение документооборота по товарам в ООО «Манго Раша» г. Сургут осуществляется следующим образом:
прием товаров на склад;
внутреннее перемещение товаров;
реализация.
Руководство деятельностью ООО «Манго Раша» г. Сургут осуществляет директор. Директор магазина принимает накладные на товар, далее делает сверку и отправляет в московский офис для отчетности. В непосредственном подчинении руководителя магазина находятся продавцы-консультанты и рабочие: слесарь, уборщица, электрик.
Далее необходимо охарактеризовать систему электронного документооборота ООО «Манго Раша» г. Сургут.
В ООО «Манго Раша» г. Сургут используется испанская программа mango soft. В данной программе нет функционала работы с документами, через нее проводят только продажи магазина, ведется учет товара, проводится анализ магазина по различным покупателям.
Анализ программного обеспечения свидетельствует о том, что компания отдает предпочтение стандартным приложениям Microsoft Office. А именно MS Word – где все документы и отчеты создаются вручную или с помощью конструктора, MS Excel – с его помощью производятся расчеты, а также он может выступать в роли небольшой базы данных, и MS Access – база данных препаратов и их стоимости.
На данном предприятии преимущественно используется бумажный способ учета документации. При таком способе все операции отражаются в документах, оформляемых лишь на бумажном носителе. В них указываются обязательные реквизиты и они удостоверяются подписями составителей. Данный способ требует весомых затрат времени и материальных ресурсов на обращение, создание и хранение документации. Более того, есть риск утраты документа безвозвратно, если будет уничтожен материальный носитель.
Также стоит отметить, что в ООО «Манго Раша» г. Сургут нет единого шаблона для всех магазинов, что замедляет работу и обработку информации, вследствие принятия решений.
На сегодняшний день сложно обойтись без специальных программных средств, которые позволяют не только сэкономить рабочее время сотрудников при выполнении рутинных операций, а также минимизировать количество ошибок, связанных с человеческим фактором. ООО «Манго Раша» г. Сургут ведет документооборот, не используя никаких специализированных программных средств.
В рамках предложения по улучшению программного обеспечения рассматривается возможность внедрения 1С: Документооборот 8 ПРОФ 2.0. Она оптимально подходит для коммерческих организаций с простой структурой и не объемным документооборотом. Предложение позволит снизить затраты на фонд оплаты труда и отчисления в сумме 641,7 тыс. руб. в год.
Также в качестве рекомендации можно предложить ввести должность отдела кадров. Необходим высококвалифицированный сотрудник, заслуживающий доверия. Заработная плата составит 30 тыс. руб. в месяц.
Рассмотренные мероприятия повысят эффективность предприятия и позволят ООО «Манго Раша» г. Сургут добиться определенных экономических выгод.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
