Обозначения и сокращения Введение 14
1. Теоретический анализ предметной области и постановка задачи 16
1.1. Организация документооборота на предприятии 16
1.2. Системы управления информационными ресурсами предприятия 17
1.3. Система DIRECTUM 18
1.4. Описание предметной области 20
1.5. Обоснование необходимости разработки 21
1.6. Постановка задач 23
2. Используемые методы и средства реализации 25
2.1. Объектные модели веб-доступа 25
2.2. Используемые языки разработки 26
3. Проектирование автоматизируемых операций 27
3.1. Описание процесса по работе с входящими документами 27
3.1.1. Описание участников процесса 27
3.1.2. Описание процесса 27
3.2. Описание процесса по работе с исходящими документами 29
3.2.1. Описание участников процесса 29
3.2.2. Описание процесса 29
3.3. Описание процесса по работе с внутренними документами 31
3.4. Проектирование справочника «Входящие РКК» 31
3.5. Проектирование справочника «Исходящие РКК» 33
3.6. Проектирование справочника «Внутренние РКК» 34
3.7. Проектирование справочника «Поручения по РКК» 36
4. Разработка спроектированных частей модуля 39
4.1. Разработка справочника «Входящие РКК» 39
4.2. Разработка справочника «Исходящие РКК» 41
4.3. Разработка справочника «Внутренние РКК» 42
4.4. Разработка справочника «Поручения по РКК» 42
4.5. Внедрение выполненной разработки 43
5. Финансовый менеджмент, ресурсоэффективность и ресурсосбережение ... 44
5.1. Оценка коммерческого потенциала и перспективности проведения научных исследований с позиции ресурсоэффективности и ресурсосбережения 44
5.1.1. Потенциальные потребители результатов исследования 44
5.1.2. Анализ конкурентных технических решений 45
5.1.3. QuaD-анализ 46
5.1.4. SWOT-анализ 48
5.2. Определение возможных альтернатив проведения научных исследований 49
5.3. Планирование научно-исследовательских работ 50
5.3.1. Структура работ в рамках проекта 50
Продолжение таблицы 12 51
5.3.2. Определение трудоемкости выполнения работ 51
5.3.3. Бюджет научно-технического исследования (НТИ) 52
5.4. Определение ресурсной (ресурсосберегающей), финансовой, бюджетной,
социальной и экономической эффективности исследования 57
6. Социальная ответственность 60
6.1. Производственная безопасность 60
6.1.1. Анализ вредных и опасных факторов, которые могут возникнуть на
рабочем месте при выполнении проекта 60
6.1.2. Мероприятия по защите исследователя и пользователей от действия
опасных и вредных факторов 63
6.2. Экологическая безопасность 65
6.3. Безопасность в чрезвычайных ситуациях 66
6.3.1. Анализ вероятных ЧС, которые могут возникнуть на рабочем месте 66
6.3.2. Мероприятия по предотвращению ЧС 67
6.4. Правовые и организационные вопросы обеспечения безопасности 68
Заключение 70
Conclusion 71
Список используемых источников 72
Приложение А 74
Приложение Б 76
Приложение В 77
Приложение Г 78
Приложение Д 80
Приложение Е 82
Приложение Ж 84
Подавляющее большинство организаций как коммерческих, так и государственных ежедневно выполняет операции регистрации и обработки документов. Во многих компаниях поток документов достаточно велик, и требуется автоматизация процессов управления документооборотом.
На сегодняшний день отечественный ИТ-рынок предлагает множество разнообразных систем электронного документооборота (далее СЭД), которые обеспечивают не только автоматизацию движения документов в организации, но и оптимизируют другие связанные процессы, позволяя повысить эффективность работы всех сотрудников в организации.
ООО «Газпром трансгаз Томск» - дочернее предприятие ПАО «Газпром», основной задачей которого является обеспечение транспортировки газа. Предприятие имеет распределенную структуру и обслуживает более 9 тыс. км магистральных нефте- и газопроводов. В компании регистрируется порядка 100 тыс. официальных документов в год. В качестве основного инструмента управления документацией ООО «Газпром трансгаз Томск» уже в течении 4 лет использует СЭД DIRECTUM. Однако, в компании регулярно возникают новые задачи, требующие автоматизации.
Одной из таких задач стала автоматизация рутинных операции по регистрации документов, контролю исполнения поручений, резолюций и отслеживанию местонахождения бумажных оригиналов документов в филиалах предприятия. Ранее администраторами системы уже осуществлялись попытки автоматизировать рабочие места делопроизводителей, однако, ни одна из них не стала успешной.
Целью данной работы является автоматизация процесса по работе с документами в удаленных структурных подразделениях компании ООО «Газпром трансгаз Томск» с использованием веб-модуля «Канцелярия» системы DIRECTUM.
Результатом внедрения данной разработки станет значительное ускорение работы делопроизводителей, расширение их функциональных возможностей при работе в системе.
В результате выполнения выпускной квалификационной работы была освоена система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. Были изучены специализированные учебные курсы по администрированию, использованию модуля и веб-модуля «Канцелярия», а также по разработке веб-модулей системы.
На основе полученных знаний была автоматизирована работа делопроизводителей филиалов компании-заказчика. Данный результат был достигнут за счет проведенного анализа внутренних бизнес-процессов документооборота, проектирования и реализации выявленных требований.
Выполненная разработка прошла этап внутреннего тестирования и была успешно внедрена в филиалах компании «Газпром трансгаз Томск». В результате процесс регистрации документов стал более удобным для делопроизводителя, что позволило ускорить его работу. С помощью реализации дополнительных функциональных возможностей был расширен инструментарий делопроизводителя, в том числе оптимизирована работа по созданию и контролю исполнения поручений.
Прикладное решение является уникальным, так как проектирование и разработка велись на основе персональных требований заказчика. Однако, выполненная доработка веб-модуля «Канцелярия» может заинтересовать и другие организации, в которых делопроизводство занимает значительный объем работ, а сотрудникам необходимо иметь доступ к данным, при этом не устанавливая специальное программное обеспечение.
