ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………........3
Глава 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ НОРАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ ...........7
1.1 Общая характеристика оформления дел и передача их на хранение….…7
1.2 Формирование дел………………11
1.3 Экспертиза ценности документов……12
Глава 2 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ПРАКТИКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ…………….16
2.1 Проблема обеспечения сохранности документов ………………….….…16
2.2 Оформление дел …………20
2.3 Совершенствование оформления документов в делопроизводстве для дальнейшего хранения …26
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………30
СПИСОК ИНФОРМАЦИОННЫХ ИСТОЧНИКОВ 32
ПРИЛОЖЕНИЕ ……………………………………………………...…………37
Актуальность темы исследования. При работе с документами, вышедшими из оперативной работы, в первую очередь встает вопрос правильной их систематизации. Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск.
Срок хранения документа может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».
Отбор документов могут производить кроме работников государственной архивной службы, также работники, отвечающие за делопроизводство и ведение ведомственного архива в учреждении.
Отбор документов производится в несколько этапов: при формировании дел в делопроизводстве, по окончании делопроизводственного года или срока хранения дел в структурных подразделениях, непосредственно в ведомственном архиве и при подготовке и передаче дел для хранения в государственном архиве.
На стадии делопроизводства уже при разработке номенклатуры дел происходит отбор документов на постоянное хранение путем установления сроков их хранения. Номенклатура дел обеспечивает полноту состава документов учреждения, правильность и четкость формирования дел, что облегчает проведение экспертизы ценности.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Отбор документов на хранение и уничтожение проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.
Дела с пометкой ЭПК также подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов постоянного хранения. После просмотра они переформируются. Документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Объект исследования – оформление документов в делопроизводстве для дальнейшего хранения.
Предмет исследования – документы, подлежащие хранению.
Цель работы – рассмотреть оформление документов в делопроизводстве для дальнейшего хранения.
Задачи работы:
1. рассмотреть общую характеристику оформления дел и передача их на хранение;
2. определить формирование дел;
3. рассмотреть экспертизу ценности документов;
4. охарактеризовать проблему обеспечения сохранности документов;
5. выявить актуальные проблемы оформления дел;
6. разработать проект Инструкции по оформлению дел в делопроизводстве целью их дальнейшего хранения.
Источниками написания курсовой работы явились законы, методические указания.
Научная новизна работы заключается в том, что в результате проведенного исследования были выделены проблемы, имеющие отношение к данной теме и предложены пути решения.
Для раскрытия темы были использованы следующие методы: теоретический, аналитический, описательный метод, а также метод анализа.
Проблема изучения работы с документами довольно обширно представлена в трудах различных авторов. Условно использованную литературу можно разделить на две группы. К первой из них следует отнести учебную литературу и пособия, в которых рассматриваются теоретические основы работы с документами, дан алгоритм и последовательность действий того, как правильно в организациях должны осуществлять прием документов, их обработку, регистрацию и хранение. Это работы Дмитриева М.Б. , Кудряева В.А. , Зулькарнаев А.Б. , Попова Е. Н. , Светлова Т. , Семенова Д.Г. , Стенюков М.В. , Стрельцова Л.А. , Чуковенков А.Ю.
Курсовая работа включает в себя введение, основную часть, состоящую из двух глав, заключения, список источников и литературы, приложение.
Итак, в организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или децентрализованно – в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.
Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).
Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, согласно положению о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).
Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ.
Руководитель архива организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь работникам структурных подразделений в формировании дел, а также проводит проверки правильности формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
По истечении одного года после завершения дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив организации.
Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.
Дела со дня их заведения до передачи в архив организации хранятся по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документа и окончания работы с делами последние помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
В каждом структурном подразделении выделяется сотрудник, ответственный за сохранность документов и формирование их в дела. Руководитель подразделения обеспечивает сохранность документов и дел. С этой целью дела необходимо разместить в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
