Помощь студентам в учебе
Организация системы электронного документооборота
|
Объект исследования - Акционерное общество «Сибирские традиции» (г. Новосибирск) Основной вид деятельности - производство пива.
Есть приложение.
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. НАЗНАЧЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ПОПУЛЯРНЫЕ СЭД 6
1.1 Понятие и целевое назначение применения электронного 6
1.2 Виды локальных актов, подлежащих принятию или корректировке в организации в связи с переходом на систему электронного 10
1.3 Сравнительный анализ наиболее популярных систем электронного 15
1.4 Особенности организации системы электронного документооборота в государственных органах 22
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В АО «СИБИРСКИЕ ТРАДИЦИИ» 29
2.1 Характеристика документооборота в АО «Сибирские традиции» 29
2.2 Выбор и оценка эффективности применения программных средств для электронного документооборота в АО «Сибирские традиции» 37
2.3 Направления совершенствования СЭД в АО «Сибирские традиции» 43
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 48
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 51
ПРИЛОЖЕНИЯ 56
Есть приложение.
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. НАЗНАЧЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ПОПУЛЯРНЫЕ СЭД 6
1.1 Понятие и целевое назначение применения электронного 6
1.2 Виды локальных актов, подлежащих принятию или корректировке в организации в связи с переходом на систему электронного 10
1.3 Сравнительный анализ наиболее популярных систем электронного 15
1.4 Особенности организации системы электронного документооборота в государственных органах 22
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В АО «СИБИРСКИЕ ТРАДИЦИИ» 29
2.1 Характеристика документооборота в АО «Сибирские традиции» 29
2.2 Выбор и оценка эффективности применения программных средств для электронного документооборота в АО «Сибирские традиции» 37
2.3 Направления совершенствования СЭД в АО «Сибирские традиции» 43
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 48
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 51
ПРИЛОЖЕНИЯ 56
Для любой современной организации важны возможности современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией.
Существует целый ряд преимуществ, которыми обладает электронный документооборот. Среди них можно выделить следующие пункты: экономия средств и экологическая составляющая; существенная оптимизация временных затрат; возможность круглосуточного доступа к информации; электронная форма документов является гарантией против их потери, порчи или несанкционированного уничтожения. Нет даже необходимости в обустройстве внутреннего архива или иного хранилища. Всю необходимую информацию можно найти, если задать в поиске название документа или известные ключевые слова.
Актуальность избранной для исследования темы определяется тем, что на современном этапе традиционный (бумажный) документооборот немыслим без автоматизации и использования электронных документов. Главной задачей сегодня является переход от дискретной формы электронного документооборота к целостной, комплексной, непрерывной информационной технологии.
Когда мы говорим об электронном документе, всегда необходимо помнить, что этот документ все стадии своего жизненного цикла проходит именно в электронно-цифровом виде. Иначе говоря, такие документы мы создаем, передаем во времени и пространстве, храним или уничтожаем только в электронно-цифровом виде. Несмотря на высокие темпы развития информационных технологий, электронные документы еще недостаточно применяются в управлении, попытка решения задачи внедрения такой системы наталкивается на существенные сложности.
Рынок систем автоматизации документооборота в настоящее время находится на стадии становления. Более того, на сегодня спрос не сформировался достаточно четко, у потенциальных покупателей не всегда имеется точное представление о том, что они хотят получить в результате.
Тем не менее, процессы информатизации активно идут на всех уровнях управления, многие мероприятия, направленные на развитие информационных технологий, реализуются или планируются к реализации в рамках федеральных, региональных и ведомственных программ.
Объектом исследования является организация системы электронного документооборота.
Предметом исследования являются нормативные и методические материалы, технологии и методы, определяющие организацию системы электронного документооборота в АО «Сибирские традиции».
Цель выпускной квалификационной работы – провести комплексный анализ организации системы электронного документооборота в АО «Сибирские традиции», разработать и обосновать комплекс мероприятий, направленных на его совершенствование и повышение эффективности.
Задачами выпускной квалификационной работы в связи с поставленной целью являются:
1. определить понятие, целевое назначение применения и принципы организации электронного документооборота;
2. рассмотреть виды локальных документов, подлежащих принятию или корректировке в организации в связи с переходом на систему электронного документооборота;
3. провести сравнительный анализ наиболее популярных систем электронного документооборота;
4. проанализировать особенности организации системы электронного документооборота в государственных органах;
5. дать общую характеристику документооборота организации АО «Сибирские традиции»;
6. провести статистический анализ объема документов за последние 1-3 года в организации АО «Сибирские традиции»;
7. сформировать мероприятия, направленные на повышение применения системы электронного документооборота в АО «Сибирские традиции»;
8. определить преимущества, получаемые организацией, в результате внедрения СЭД.
Практическая значимость исследования заключается в том, что полученные результаты анализа документооборота, а также разработанные мероприятия по его совершенствованию на предприятии помогут в его дальнейшей деятельности.
Основными методами исследования при написании работы являются:
методы обобщения, анализ и синтез, индукция, сравнительный и системный.
При написании выпускной квалификационной работы использовались
научные труды следующих авторов: Н.Н. Шувалова, И.Н. Кузнецов, Г.В. Матвеева, Л.А. Назарова, А.С. Савинова и ряд других авторов.
Структура работы обусловлена предметом, целью и задачами исследования. Работа состоит из введения, двух глав, заключения и приложений. Введение раскрывает актуальность, определяет степень научной разработки темы, объект, предмет, цель, задачи и методы исследования, раскрывает теоретическую и практическую значимость работы. В первой главе рассматривается назначение электронного документооборота и популярные системы электронного документооборота. Вторая глава посвящена анализу документооборота АО «Сибирские традиции» и разработке направлений совершенствования документооборота в нем. В заключении подводятся итоги исследования, формируются окончательные выводы по рассматриваемой теме. В приложении обезличенные копии документов АО «Сибирские традиции», иллюстрирующие основные положения второй главы выпускной квалификационной работы.
Рассмотрим назначение электронного документооборота и популярные системы электронного документооборота.
Существует целый ряд преимуществ, которыми обладает электронный документооборот. Среди них можно выделить следующие пункты: экономия средств и экологическая составляющая; существенная оптимизация временных затрат; возможность круглосуточного доступа к информации; электронная форма документов является гарантией против их потери, порчи или несанкционированного уничтожения. Нет даже необходимости в обустройстве внутреннего архива или иного хранилища. Всю необходимую информацию можно найти, если задать в поиске название документа или известные ключевые слова.
Актуальность избранной для исследования темы определяется тем, что на современном этапе традиционный (бумажный) документооборот немыслим без автоматизации и использования электронных документов. Главной задачей сегодня является переход от дискретной формы электронного документооборота к целостной, комплексной, непрерывной информационной технологии.
Когда мы говорим об электронном документе, всегда необходимо помнить, что этот документ все стадии своего жизненного цикла проходит именно в электронно-цифровом виде. Иначе говоря, такие документы мы создаем, передаем во времени и пространстве, храним или уничтожаем только в электронно-цифровом виде. Несмотря на высокие темпы развития информационных технологий, электронные документы еще недостаточно применяются в управлении, попытка решения задачи внедрения такой системы наталкивается на существенные сложности.
Рынок систем автоматизации документооборота в настоящее время находится на стадии становления. Более того, на сегодня спрос не сформировался достаточно четко, у потенциальных покупателей не всегда имеется точное представление о том, что они хотят получить в результате.
Тем не менее, процессы информатизации активно идут на всех уровнях управления, многие мероприятия, направленные на развитие информационных технологий, реализуются или планируются к реализации в рамках федеральных, региональных и ведомственных программ.
Объектом исследования является организация системы электронного документооборота.
Предметом исследования являются нормативные и методические материалы, технологии и методы, определяющие организацию системы электронного документооборота в АО «Сибирские традиции».
Цель выпускной квалификационной работы – провести комплексный анализ организации системы электронного документооборота в АО «Сибирские традиции», разработать и обосновать комплекс мероприятий, направленных на его совершенствование и повышение эффективности.
Задачами выпускной квалификационной работы в связи с поставленной целью являются:
1. определить понятие, целевое назначение применения и принципы организации электронного документооборота;
2. рассмотреть виды локальных документов, подлежащих принятию или корректировке в организации в связи с переходом на систему электронного документооборота;
3. провести сравнительный анализ наиболее популярных систем электронного документооборота;
4. проанализировать особенности организации системы электронного документооборота в государственных органах;
5. дать общую характеристику документооборота организации АО «Сибирские традиции»;
6. провести статистический анализ объема документов за последние 1-3 года в организации АО «Сибирские традиции»;
7. сформировать мероприятия, направленные на повышение применения системы электронного документооборота в АО «Сибирские традиции»;
8. определить преимущества, получаемые организацией, в результате внедрения СЭД.
Практическая значимость исследования заключается в том, что полученные результаты анализа документооборота, а также разработанные мероприятия по его совершенствованию на предприятии помогут в его дальнейшей деятельности.
Основными методами исследования при написании работы являются:
методы обобщения, анализ и синтез, индукция, сравнительный и системный.
При написании выпускной квалификационной работы использовались
научные труды следующих авторов: Н.Н. Шувалова, И.Н. Кузнецов, Г.В. Матвеева, Л.А. Назарова, А.С. Савинова и ряд других авторов.
Структура работы обусловлена предметом, целью и задачами исследования. Работа состоит из введения, двух глав, заключения и приложений. Введение раскрывает актуальность, определяет степень научной разработки темы, объект, предмет, цель, задачи и методы исследования, раскрывает теоретическую и практическую значимость работы. В первой главе рассматривается назначение электронного документооборота и популярные системы электронного документооборота. Вторая глава посвящена анализу документооборота АО «Сибирские традиции» и разработке направлений совершенствования документооборота в нем. В заключении подводятся итоги исследования, формируются окончательные выводы по рассматриваемой теме. В приложении обезличенные копии документов АО «Сибирские традиции», иллюстрирующие основные положения второй главы выпускной квалификационной работы.
Рассмотрим назначение электронного документооборота и популярные системы электронного документооборота.
При определении понятия электронного документооборота было определено, что под электронным документооборотом понимается единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Было установлено, что целевым назначением применения электронного документооборота является повышение эффективности деятельности организаций, решение задач внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением, а также обеспечение эффективного обмена информацией между всеми структурными звеньями и сотрудниками организации, и повышение эффективности труда сотрудников организаций за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документов.
При рассмотрении видов локальных актов, подлежащих принятию или корректировке в организации, в связи с переходом на систему электронного документооборота, было определено, что к основным видам относятся: положения, инструкции, регламенты бизнес-процессов, правила, методические указания. Были определены их понятия, назначения, область применения и приведены примеры перечисленных локальных актов. Были сформулированы требования, которым должны соответствовать локальные акты организации при их принятии или корректировки в связи с переходом на систему электронного документооборота.
При проведении сравнительного анализа наиболее популярных систем электронного документооборота было выявлено, что в настоящее время наиболее популярными системами, по реализации проектов в 2022 году, являются: Directum; Directum RX; DocVision; Дело; Тезис; ELMA365; 1C Документооборот; LanDocs; Tessa. В рамках дипломной работы был проведен сравнительный анализ четырех систем: DocVision, Дело, Тезис и 1C Документооборот. Были определены их функциональные возможности, преимущества, недостатки и стоимость внедрения.
При проведении анализа особенностей организации системы электронного документооборота в государственных органах были определены особенности организации, установлены особенности взаимосвязи системы электронного документооборота с единой системой межведомственного электронного документооборота и системой межведомственного электронного взаимодействия.
При предоставлении общей характеристики документооборота АО «Сибирские традиции» было выявлено, что организация является малым предприятием и осуществляет свою деятельность с 2019 года. Руководителем организации является генеральный директор.
Далее было определено, что в АО «Сибирские традиции» образуется три документопотока – входящий, исходящий и внутренний. Для каждого из потока был рассмотрен состав документов, входящий в документопоток, их содержание, были определены маршруты движения документов внутри потоков и их периодичность. Было определено, что совокупность потоков представляет собой документооборот организации. Был проведен статистический анализ объема документооборота АО «Сибирские традиции» и составлены справки об объеме документооборота организации за 2020, 2021 и 2022 годы.
Затем было установлено, что в АО «Сибирские традиции» для осуществления делопроизводственной деятельности создана служба ДОУ, которая в соответствии с положением о службе ДОУ, выполняет закрепленный за ней функционал. Были исследованы механизмы контроля со стороны руководства организации за документооборотом, и отмечены особенности систематизации, учета и хранения документов.
Было выявлено, что документооборот в АО «Сибирские традиции» осуществляется традиционном способом, были выявлены недостатки его организации: использование журнальной системы регистрации, отсутствие временной регламентации на различные этапы документооборота, не полноценное осуществление контроля руководством за документооборотом организации. В соответствии с выявленными недостатками, которые в значительной степени снижают эффективность документооборота АО «Сибирские традиции», было предложено для его совершенствования внедрить систему электронного документооборота. Было определено, что наиболее подходящей для данной организации является система электронного документооборота – 1С: Документооборот.
При формировании мероприятий, направленных на повышение эффективности применения системы электронного документооборота, было разработано два мероприятия. Первое мероприятие заключается во внедрении СЭД 1С: Документооборот поэтапно: проведение предпроектного обследования, осуществление обследования документооборота организации, заключение договора на внедрение системы электронного документооборота, установка системы, осуществление ее эксплуатации, обучение пользователей и ввод системы электронного документооборота 1С: Документооборот в деятельность АО «Сибирские традиции». Второе мероприятие заключается в разработке локальной базы, а именно внесении изменений в действующую Инструкцию по делопроизводству и разработке Положения о системе электронного документооборота.
Внедрение системы электронного документооборота 1С Документооборот в деятельность АО «Сибирские традиции» позволит сократить время обработки информации, регистрации, подписания, согласования, передачи документов, автоматизация будет способствовать улучшению поиска документов и контролю исполнения документов, предоставит возможность получать полную аналитическую информацию и снижать вероятность допущения различных ошибок, например, позволит исключить повторную регистрацию документов. Все вышеперечисленное повлияет на повышение эффективности организации документооборота в АО «Сибирские традиции», что в свою очередь окажет влияние на результативность принятия генеральным директором управленческих решений.
При рассмотрении видов локальных актов, подлежащих принятию или корректировке в организации, в связи с переходом на систему электронного документооборота, было определено, что к основным видам относятся: положения, инструкции, регламенты бизнес-процессов, правила, методические указания. Были определены их понятия, назначения, область применения и приведены примеры перечисленных локальных актов. Были сформулированы требования, которым должны соответствовать локальные акты организации при их принятии или корректировки в связи с переходом на систему электронного документооборота.
При проведении сравнительного анализа наиболее популярных систем электронного документооборота было выявлено, что в настоящее время наиболее популярными системами, по реализации проектов в 2022 году, являются: Directum; Directum RX; DocVision; Дело; Тезис; ELMA365; 1C Документооборот; LanDocs; Tessa. В рамках дипломной работы был проведен сравнительный анализ четырех систем: DocVision, Дело, Тезис и 1C Документооборот. Были определены их функциональные возможности, преимущества, недостатки и стоимость внедрения.
При проведении анализа особенностей организации системы электронного документооборота в государственных органах были определены особенности организации, установлены особенности взаимосвязи системы электронного документооборота с единой системой межведомственного электронного документооборота и системой межведомственного электронного взаимодействия.
При предоставлении общей характеристики документооборота АО «Сибирские традиции» было выявлено, что организация является малым предприятием и осуществляет свою деятельность с 2019 года. Руководителем организации является генеральный директор.
Далее было определено, что в АО «Сибирские традиции» образуется три документопотока – входящий, исходящий и внутренний. Для каждого из потока был рассмотрен состав документов, входящий в документопоток, их содержание, были определены маршруты движения документов внутри потоков и их периодичность. Было определено, что совокупность потоков представляет собой документооборот организации. Был проведен статистический анализ объема документооборота АО «Сибирские традиции» и составлены справки об объеме документооборота организации за 2020, 2021 и 2022 годы.
Затем было установлено, что в АО «Сибирские традиции» для осуществления делопроизводственной деятельности создана служба ДОУ, которая в соответствии с положением о службе ДОУ, выполняет закрепленный за ней функционал. Были исследованы механизмы контроля со стороны руководства организации за документооборотом, и отмечены особенности систематизации, учета и хранения документов.
Было выявлено, что документооборот в АО «Сибирские традиции» осуществляется традиционном способом, были выявлены недостатки его организации: использование журнальной системы регистрации, отсутствие временной регламентации на различные этапы документооборота, не полноценное осуществление контроля руководством за документооборотом организации. В соответствии с выявленными недостатками, которые в значительной степени снижают эффективность документооборота АО «Сибирские традиции», было предложено для его совершенствования внедрить систему электронного документооборота. Было определено, что наиболее подходящей для данной организации является система электронного документооборота – 1С: Документооборот.
При формировании мероприятий, направленных на повышение эффективности применения системы электронного документооборота, было разработано два мероприятия. Первое мероприятие заключается во внедрении СЭД 1С: Документооборот поэтапно: проведение предпроектного обследования, осуществление обследования документооборота организации, заключение договора на внедрение системы электронного документооборота, установка системы, осуществление ее эксплуатации, обучение пользователей и ввод системы электронного документооборота 1С: Документооборот в деятельность АО «Сибирские традиции». Второе мероприятие заключается в разработке локальной базы, а именно внесении изменений в действующую Инструкцию по делопроизводству и разработке Положения о системе электронного документооборота.
Внедрение системы электронного документооборота 1С Документооборот в деятельность АО «Сибирские традиции» позволит сократить время обработки информации, регистрации, подписания, согласования, передачи документов, автоматизация будет способствовать улучшению поиска документов и контролю исполнения документов, предоставит возможность получать полную аналитическую информацию и снижать вероятность допущения различных ошибок, например, позволит исключить повторную регистрацию документов. Все вышеперечисленное повлияет на повышение эффективности организации документооборота в АО «Сибирские традиции», что в свою очередь окажет влияние на результативность принятия генеральным директором управленческих решений.
Подобные работы
- Развитие системы электронного документооборота в обеспечении экономической безопасности организаций
Магистерская диссертация, аудит. Язык работы: Русский. Цена: 4700 р. Год сдачи: 2023 - Современная система электронного документооборота
Дипломные работы, ВКР, информационные системы. Язык работы: Русский. Цена: 2000 р. Год сдачи: 2023 - Проектирование информационной системы электронного документооборота компании ООО «Дальстройсервис»
Дипломные работы, ВКР, база данных. Язык работы: Русский. Цена: 2900 р. Год сдачи: 2012 - Автоматизация процесса ранжирования исполнителей на базе системы электронного документооборота DIRECTUM
Бакалаврская работа, информатика. Язык работы: Русский. Цена: 5900 р. Год сдачи: 2016 - Система электронного документооборота в подразделении Лянторское Управление Геофизических Работ «СУРГУТНЕФТЕГЕОФИЗИКА»
ОАО «Сургутнефтегаз»
Бакалаврская работа, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4900 р. Год сдачи: 2017 - Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) в государственном управлении: современное состояние и перспективы развития (Делопроизводство, Алтайский Государственный Университет)
Дипломные работы, ВКР, делопроизводство. Язык работы: Русский. Цена: 2000 р. Год сдачи: 2018 - Система электронного документооборота: понятие, основные компоненты, проблемы выбора и использования (Алтайский Государственный университет)
Курсовые работы, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 500 р. Год сдачи: 2018 - СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
Бакалаврская работа, информатика. Язык работы: Русский. Цена: 4360 р. Год сдачи: 2016 - РАЗРАБОТКА ОРГАНИЗАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ЦЕНТРА ПО ОБСЛУЖИВАНИЮ КЛИЕНТОВ В ФИЛИАЛАХ АО «ГАЗПРОМ ГАЗОРАСПРЕДЕЛЕНИЕ БЕЛГОРОД»
Дипломные работы, ВКР, информатика. Язык работы: Русский. Цена: 4260 р. Год сдачи: 2018