Организация работы с документами в учреждениях, оказывающих методическую помощь образованию (Организация и технология документационного обеспечения управления, Курганский государственный университет)
Работа сделана на примере МБУ «Курганский Городской Инновационно-Методический Центр».
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОКАЗЫВАЮЩИХ МЕТОДИЧЕСКУЮ ПОМОЩЬ ОБРАЗОВАНИЮ 9
1.1. Понятие и порядок работы с документами в учреждениях, оказывающих методическую помощь образованию 9
1.2. Опыт работы с документами в учреждениях, оказывающих методическую помощь образованию 18
ГЛАВА 2. ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В МБУ «КУРГАНСКИЙ ГОРОДСКОЙ ИННОВАЦИОННО-
МЕТОДИЧЕСКИЙ ЦЕНТР» 28
2.1. Общая характеристика организации, оказывающей методическую помощь образованию МБУ «Курганский городской инновационно- методический центр» 28
2.2. Особенности работы с документами в учреждении оказывающем методическую помощь образованию МБУ «Курганский городской инновационно-методический центр» 35
ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 45
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 48
Актуальность данной курсовой работы состоит в том, что в ней рассмотрены особенности организации документооборота в учреждении, оказывающем методическую помощь образованию МБУ
«Курганский городской инновационно-методический центр».
Учреждение является куратором и организатором различных мероприятий, конкурсов и других событий для школ города и педагогов. При организации данного процесса возникает большой массив документации, без которого не обойтись. В документах отражается специфика деятельности организации и департамента социальной политики города, так как учреждение подотчѐтно ему. Каждый из нас когда-то закончил школу, университет или связывал свою жизнь с другими образовательными учреждениями. Но мало кто знает, кто занимается предоставлением организационной, методической и информационной поддержки педагогическим и руководящим работникам муниципальной системы образования города и как происходит этот процесс. Самое главное в любом виде деятельности – это его качественная организация, а без хорошо отлаженного документооборота, эффективной работы не получится.
Изучение работы с документами в самой организации позволяет улучшить качество деятельности данной организации и позволяет увидеть актуальные задачи системы образования в городе Кургане.
Благодаря данной курсовой работе была выявлена специфика работы с документами в МБУ «Курганский городской инновационно-методический центр», выделены общие и особенные характеристики делопроизводства в разных организациях подобного профиля деятельности.
Степень изученности темы. В данном исследовании была использована различная научная литература по документоведению, научные статьи, кроме того нормативные акты.
Современные принципы и правила организации делопроизводства с учѐтом использования автоматизированных технологий в своей книге обсуждает С.Л. Кузнецов1. Он говорит о всех нюансах организации работы делопроизводственной службы, также подробно рассматривая законодательные, нормативные и правовые акты в области ДОУ. Андреева В.И. в своѐм пособии также поднимает аспект нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами 2 . Оба источника оказались очень полезны при написании данной работы. Благодаря их использованию, нам удалось во всех подробностях познакомиться с теорией оснований организации делопроизводства на предприятиях.
Было полезно также и пособие А. М. Асалиева, Г. Г. Вукович, И. И. Мироновой, Е. А. Косаревой 3 , в кортом они поднимают проблемы составления и оформления документов. Проблемы создания и службы делопроизводства также освещают Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина
4. В свой книге они дают характеристику действующих законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации, регулирующих современные нормы работы с документами. Эти материалы познакомили нас с нюансами оформления и составления различных бумаг, рассматриваемых в данной курсовой работе. Благодаря им, мы смогли правильно расставить акценты и заострить внимание на самых важных деталях при оформления специфических документов.
В качестве профильной литературы, раскрывающей аспекты работы в организациях нашего типа, была использована публикация Е. В. Зайцевой и
1 Кузнецов С.Л.. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие - 2-е изд., перераб. и доп. - Москва: Термика, 2014. - 287
2 Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие— 5-е изд., перераб. — М. : КНОРУС, 2016. — 296 с.
3 Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы делопроизводства. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 148 с.
4 Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство. Учебник. М.: ДРОФА, 2017. 368 с.
Н. В. Гончаровой 5 , где даны основные понятия документационного обеспечения в системе государственного и муниципального управления. Работа Булгакова С.С. 6 была полезна для понимания аспекта организации электронного документа оборота в образовательных организациях. Эти труды оказались очень полезны при анализе терминологического аппарата. В них мы нашли интересующую нас теоретическую составляющую понятия ДОУ.
Говоря о делопроизводстве в отделе образования, был очень полезен труд Сердина М.А 7, в кортом он анализирует организационное обеспечение деятельности организации и делиться своими идеями по поводу еѐ совершенствования. А также работа Горбатовой А.В.8, где она на примере отдела образования Пензенской области описала постановку и реализацию делопроизводства. Данная работа позволила нам с практической точки зрения рассмотреть все аспекты изучаемой темы. Это упростило понимание и осознание всего процесса документооборота в сфере образования.
Вся литература была очень полезна для ознакомления. Благодаря этим экземплярам, нам удалось в полной мере, с теоретической точки зрения, рассмотреть понятийный аппарат, касающийся документов и их движения внутри организаций, специфическое оформление бумаг, использующихся в организациях нашего вида, а также узнать много нового и интересно, впредь до этого нами неизученного.
Цель работы – выявление особенностей работы с документами в учреждении оказывающем методическую помощь образованию на примере МБУ «Курганский городской инновационно-методический центр».
Документ – это главный носитель информации, он является обязательным элементом внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация представляет собой основание для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Документ является первоисточником информации для всех сотрудников организации. Поэтому в правильных учреждениях документообороту всегда уделяется большое внимание.
Подводя итоги анализа учреждений, оказывающих методическую помощь образованию, мы можем изложить следующие выводы.
В начале мы ознакомились с теоретическими аспектами работы с документами: проанализировали и сопоставили друг другу различные формулировки термина «документ», т.к. он является непосредственным источником нашего изучения. Рассмотрели его понятийное содержание в ГОСТ Р 7.0.8-2013 и в учебнике историка и документоведа Н.С. Ларькова. Также мы познакомились со специальными терминами, характерными для учреждений нашего исследования, например, методист (включая старшего) – это сотрудник, осуществляющий методическую работу в образовательных учреждениях всех типов и видов, мультимедийных библиотеках, методических, учебно-методических кабинетах (центрах). Анализирует состояние учебно-методической (учебно-тренировочной) и воспитательной работы в учреждениях и разрабатывает предложения по повышению ее
эффективности и т.д. Мы узнали разницу между термином
«документооборот» и «документопоток». Рассмотрели в развернутом варианте множество различных процессов задействования документов в методических центрах, например, экспедиционную обработку входящих и исходящих документов, процедуру их создания, движение и ход в организации.
Во второй части первой главы мы на конкретных примерах крупнейших методических центров нашей страны, а в частности на примере ГБОУ ДПО
«Городской методический центр Департамента образования и науки города Москвы» и СПбГОУ ДПО «Учебно-методический центр развития образования в сфере культуры и искусства Санкт-Петербурга» проанализировали организацию документооборота, внутреннее устройство и структуру служб документационного обеспечения управления, узнали о том, присутствие каких документов в обороте учреждения характерно для методических центров. Рассмотрели наглядный пример специфического документа, типичного только для учреждений, оказывающих методическую помощь образованию, а конкретно – методическое пособие. В первой главе мы сформировали основные идеи об опыте работы с документами в учреждениях, оказывающих методическую помощь образованию.
Во второй главе мы дали общую характеристику МБУ «Курганский городской инновационно-методический центр». Мы познакомились с историей формирования учреждения, рассмотрели его структуру управления, тщательно изучили важнейшие для любой организации и службы ДОУ документы: устав учреждения, должностные инструкции секретаря и специалиста по кадрам, положение об обработке персональных данных и т.д. Мы проанализировали специфику работы с документами специалистов службы документационного обеспечения управления МБУ КГУ ИМЦ: полностью раскрыли их функционал, методику и план работы с документами. Так входящей и исходящей документацией в организации занимается секретарь, а работой с внутренним документооборотом –
специалист по кадрам. Так же во второй главе мы сделали акцент на воздействии информационных технологий на обращение с документооборотом Центра. Секретарь принимает входящую документацию на электронную почту МБУ, также все регистрационные журналы он ведет в электронной форме, а специалист по кадрам пользуется программой 1С, позволяющей упростить организацию учѐта сотрудников, регистрацию служебных помещений, а также получение справочной информации по кадровому составу. Благодаря развитию современных технологий, процесс документооборота и документопотока МБУ значительно ускоряется и повышается качество работы с документами.
На основе наших наблюдений, нами было предложено несколько советов по улучшению документооборота в методическом центре, которыми являются введение определенных локальных нормативных актов, важных для осуществления данной деятельности.
Подводя итог всему вышесказанному, хотелось бы отметить, что культура работы с документами является отражением деятельности учреждений, поэтому от грамотной организации делопроизводственной деятельности во многом зависит эффективность деятельности предприятия в целом.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
