Введение 4
Глава 1 Теоретические основы совершенствования системы
документационного обеспечения кадровой службы 7
1.1 Система документационного обеспечения кадровой службы: понятие, место
в системе органов управления, нормативное обеспечение 7
1.2 Роль кадрового делопроизводства в системе управления человеческими
ресурсами 13
Глава 2 Анализ системы документационного обеспечения кадровой службы
ООО ТСЦ «Тольятти» 20
2.1 Общая характеристика и анализ экономических показателей предприятия 20
2.2 Оценка актуального состояния системы документационного обеспечения
кадровой службы 29
Глава 3 Разработка мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения кадровой службы 36
3.1 Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения
кадровой службы 36
3.2 Оценка эффективности предлагаемых мероприятий 42
Заключение 47
Список используемых источников 50
Приложение А Предложенные коды структурных подразделений для организации документооборота и создания номенклатуры дел 55
Приложение Б Предлагаемый блок номенклатуры дел по кадровой работе 56
В системе управления персоналом вопросы кадрового делопроизводства и документооборота кадровой сферы особенно актуальны. Это обусловлено тем, что сотрудникам кадровой службы необходимо работать с большим объемом информации и соблюдать требования законодательства, локальные нормативные акты и т.п.
Роль кадровой работы в системе управления персоналом возрастает с каждым днем. Этот рост обуславливается стратегическим партнерством службы управления персоналом с руководством организации, которое впоследствии влияет на реализацию поставленных задач и заданных целей. Хорошо организованная кадровая работа в компании способствует быстрому достижению стратегических целей в связи с тем, что основным звеном, которое участвует в решениях задач и достижении целей является персонал, обладающим трудовым и интеллектуальным потенциалом.
К кадровой работе с каждым годом предъявляются новые, более жесткие требования в связи с внедрением информационных технологий, изменением демографической ситуации, усиленной конкурентной борьбы. И поэтому одно из главных мест в организации занимает система управления персоналом.
Кадровые службы с каждым днем претерпевают функциональные изменения. Они качественно меняются в лучшую сторону, закрывают на себе практические всю работу с персоналом, включая планирование, расстановку, ротацию, обучение, развитие и выбытие. Кадровые службы принимают участие в создании организационной культуры и поддержании морально-психологического климата.
На сегодняшний день происходит трансформация реализации кадровых функций из-за повсеместного активного использования информационно-коммуникационных технологий. Многие кадровые процессы, такие как учет персонала, процесс подбора, перевода, увольнения, проводятся с использованием таких технологий.
В функции кадровых служб активно вошла кадровая аналитика. С ее помощью осуществляется маркетинговая деятельность по персоналу, анализируется и мониторится рынок труда, формируется документооборот по персоналу и кадровое делопроизводство.
Каждый сотрудник в той или иной степени взаимодействует с документами, работая в организации. В связи с этим он должен знать основы делопроизводства и документационного обеспечения кадровой службы, поскольку персоналу важно разбираться в документальной деятельности предприятия.
Организация документационного обеспечения кадровой службы и существующие в ней проблемы нашли свое отражение в научных трудах и статьях таких авторов как Абуладзе Д. Г., Андреева В.И., Веретехина С.В., Доронина Л. А., Кузнецов Д.Л., Кузнецов И.Н., Кузнецова Т.В., Михайлов Ю.М., Павловская О. Ю., Шатина Н.В.
Объект исследования - ООО ТСЦ «Тольятти», основным видом деятельности которого являются продажа торгового оборудования, гарантийное обслуживание и ремонт.
Предмет исследования - документационное обеспечение кадровой службы.
Цель исследования - разработка мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения кадровой службы.
Для достижения цели исследования необходимо решить следующие задачи:
1. Изучить теоретические основы совершенствования системы документационного обеспечения кадровой службы.
2. Провести анализ системы документационного обеспечения кадровой службы ООО ТСЦ «Тольятти».
3. Разработать мероприятия по совершенствованию
документационного обеспечения кадровой службы.
В первой главе отражены теоретические основы совершенствования системы документационного обеспечения кадровой службы. Рассмотрена система документационного обеспечения кадровой службы, дано понятие, определена структура. Установлена роль кадрового делопроизводства в системе управления человеческими ресурсами.
Вторая глава включает в себя анализ системы документационного обеспечения кадровой службы ООО ТСЦ «Тольятти». В ней дана общая характеристика предприятия и проведен анализ экономических показателей. Проведена оценка актуального состояния системы документационного обеспечения кадровой службы.
Третья глава включает в себя разработку мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения кадровой службы. Предложены рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения кадровой службы и проведена оценка их эффективности
В бакалаврской работе было проведено исследование на тему: «Разработка мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения кадровой службы (на примере ООО ТСЦ «Тольятти»)».
В первой части были раскрыты теоретические основы совершенствования системы документационного обеспечения кадровой службы: даны определения таким словам как «документ», «документирование», «документационное обеспечение управления». Определено, что ведение делопроизводства и осуществление документооборота базируется на нормативно-правовой базе, включающей в себя ГОСТы, Федеральные законы, Постановления, Распоряжения Правительства, Правила, Рекомендации, ГСДОУ. Определена роль кадровой службы как координатора деятельности по управлению человеческими ресурсами. Отмечена значимая роль кадрового делопроизводства организации, включающего составление кадровой документации, организацию работы с документами, их систематизацию и хранение.
Во второй главе работы был проведен анализ системы документационного обеспечения кадровой службы ООО ТСЦ «Тольятти». По результатам анализа выяснено, что компания занимается продажей холодильного оборудования, запасных частей и комплектующих, торгового оборудования для магазинов, а также их последующее гарантийное обслуживание. Организационная структура предприятия - линейно-функциональная. Анализ основных организационно-экономических показателей показывает, что выручка, валовая прибыль и чистая прибыль увеличиваются в 2019 году. Управленческие и коммерческие расходы в компании достаточно низкие и имеют тенденцию к снижению в 2019 году. Фонд оплаты труда увеличивается с каждым годом в связи с индексацией заработной платы. Численность работников увеличилась за анализируемый период всего на 2 человека.
Ведение делопроизводства и осуществление документооборота базируется на нормативно-правовой базе, которая включает ряд законов и подзаконных актов, таких как Конституция РФ, Федеральные конституционные законы, Постановления Правительства РФ, Указы Президента РФ, различные Правила, Государственные системы ДОУ. Анализ документирования кадровой службы показал, что в компании создаются практически все обязательные документы, регулируемые законодательством. Анализ содержания документов кадровой службы показал, что основная часть документов оформлена в соответствии с требованиями законодательства, но существуют небольшие недоработки со стороны специалиста по кадрам:
- документы имеют ненадлежащее оформление, не соблюдаются требования ГОСТ;
- отсутствует номенклатура дел и, как следствие, отсутствуют записи о сроках хранения дел на папках с документами.
- нарушена систематизация хранения документов;
- в компании отсутствует специализированная программа по учету кадров 1С-Зарплата и управление персоналом.
Для устранения недостатков разработан проект, включающий в себя мероприятия по устранению выявленных недостатков. В рамках проекта предложено:
- создание системы документирования согласно требованиям ГОСТ 7.0.97-2016;
- обучение специалиста по кадрам по программе профессиональной переподготовки «Делопроизводство и архивное дело»;
- создание номенклатуры дел и оформление дел в соответствии с требованиями Приказа Росархива от 20.12.2019г. № 236;
- создание оптимальной систематизации документов, в том числе кадровых, находящихся в обороте компании;
- установка специализированной программы по учету кадров 1С- Зарплата и управление персоналом.
Ожидается, что предлагаемые мероприятия усовершенствуют документационное обеспечения кадровой службы, а также обеспечат базовый документооборот в компании. Будут усовершенствована система документирования и закреплены схемы движения, хранения и уничтожения документов.
Проведен расчет экономической эффективности предложенных мероприятий. Исходя из приведенных расчетов, сделан вывод, что эффективность проекта доказана. Проект имеет положительную эффективность, и значит, может быть рекомендован к реализации в ООО ТСЦ «Тольятти». При внедрении проекта в деятельность компании разработанные мероприятия усовершенствуют документационное обеспечение кадровой службы, а также обеспечат базовый документооборот в компании. Будет усовершенствована система документирования и закреплены схемы движения, хранения и уничтожения документов. Программа 1С-ЗУП версия ПРОФ оптимизирует работу сотрудника, осуществляющего кадровую работу.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
