Тема: Совершенствование организации рабочего кабинета секретаря (Документационное обеспечение управления и архивоведение, Курганский технологический колледж)

Актуальность исследования: достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда.
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря руководителя со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.
Интерьер служебного помещения и оборудование рабочего места оказывает большое влияние на эффективность работы секретаря. Место секретаря обычно располагается в «приемной» руководителя или фирмы. Если учесть, что приемная и секретарь – это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создается первое впечатление о фирме (учреждении), то становится понятно значение, которое придается оборудованию приемной и рабочего места секретаря.
Деятельность секретаря связана с длительной гипокинезией, продолжительным сохранением вынужденной рабочей позы, высоким удельным весом статических физических нагрузок, воздействием вредных факторов, связанных с компьютером, большим нервно-психическим и эмоциональным напряжением. При продолжительности работы в подобных условиях у человека снижается работоспособность, появляются проблемы, связанные с психическим и физическим здоровьем и в дальнейшем это может сказаться на его трудоспособности.
Чтобы избежать подобных последствий государство закрепило право граждан на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены в ст. 37 Конституции РФ .
К любому рабочему месту на практике выдвигаются соответствующие требования, которые могут быть частично выражены количественными показателями — нормами и нормативами, а некоторые подвергаются лишь качественному описанию. Ряд требований, прежде всего в области санитарии, техники безопасности, правил эксплуатации оборудования и т. п., являются обязательными, и за нарушение их руководитель может понести ответственность.
Организация рабочего кабинета секретаря включает в себя следующие критерии: эргономичная мебель; вентиляция, правильное освещение и цвета; организация рабочего пространства.
Дипломная работа посвящена организации рабочего места секретаря на примере Администрации Частоозерского района Курганской области.
Данная тема актуальна на современном этапе. Поскольку секретарь — «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения.
Объектом исследования является приемная Администрации Частоозерского района Курганской области.
Предметом исследования является организация рабочего кабинета секретаря Администрации Частоозерского района Курганской области.
Цель дипломной работы –разработка рекомендаций по совершенствованию условий рабочего кабинета секретаря, в связи с чем необходимо рассмотреть следующие задачи:
– изучить нормативные акты, регулирующие условия труда секретаря;
– рассмотреть требования к организации рабочего кабинета секретаря;
– дать краткую характеристику Администрации Частоозерского района Курганской области;
– проанализировать рабочий кабинет секретаря Администрации Частоозерского района и разработать рекомендации по его усовершенствованию
При написании работы были использованы труды отечественных исследователей – специалистов по делопроизводству и организации рабочего места. Для изучения организации рабочих мест и ее роли на предприятии была использована статья Ю.А. Архиповой «Организация рабочих мест и ее роль на предприятии».
Для изучения эффективной организации рабочих мест была изучена статья В.В. Сидельцева и А.И. Бирюкова. В статье представлен обзор основных проблем, касающихся определение понятия рабочее место. Описана концепция организации рабочего места и критерии эффективности. Выделены условия, которые должны соблюдаться при организации рабочих мест.
Также при написании работы использовались различные нормативно-правовые и нормативно-методические документы. Согласно статье 209 Трудового Кодекса Российской Федерации рабочее место определяется как, «место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя».
При анализе условий труда секретаря Администрации Частоозерского района Курганской области были рассмотрены локальные нормативные Администрации – штатное расписание, которое оформляет структуру, состав и численность кадров; должностные регламенты работников Администрации, определяющие права, обязанности и ответственность; порядок приема и отправки документов, определяющий ответственного за прием и отправку документов, их регистрацию.
Теоретической базой исследования послужили труды по делопроизводству авторов В.И. Андреевой, В.М. Анисимова, Р.Х Богатырёва, А.В. Епатьевой, труды по архивоведению авторов З.В. Крайской, В.М. Магидова, Т.Ф. Авраменко, И.А. Кондакова и др., а также литературные источники и научные работы отечественных ученых в области исследования эргономики: Волошко Н.И., Генкина Б.М., Литвак И.М., Скриптуновой Е.А., Энговатовой О.А. и др.
Также в работе над практическими рекомендациями в оптимизации рабочего места секретаря был использован анализ факторов, влияющих на здоровье человека при выполнении работ на компьютере из статьи Лозовой А.В. «Эргономика офиса - правила комфорта». Автор делится советами, как правильно распределить рабочее пространства по зонам, и какая мебель не будет вредить здоровью офисных сотрудников.
В процессе выполнения работы были проанализированы нормативно-правовые акты: СанПиН, регулирующие стандартизацию в области эргономики, предотвращающие неблагоприятное влияние на здоровье человека вредных факторов производственной среды и трудового процесса с использованием компьютерных машин.
При описании структуры, функций и задач Администрации Частоозерского района был использован локальный нормативный акт учреждения Устав Администрации.
Дипломная работа состоит из: введения, двух разделов, заключения, списка использованных источников, приложений.
Методы исследования: изучение документов – один из основных методов, которым начинается исследование.

Купить

Приемная офиса - это центр работы организации, ее сердце. Самый талантливый и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности.
Пространство в приемной делится на несколько зон, из которых выполняются свои функции:
 в ближней зоне - располагается предметы первой необходимости;
 во второй зоне - находится все чем секретарь пользуется реже;
 третья зона - предназначена для приема посетителей.
Современный офис невозможно представить без технического оборудования. Наличия которого помогают секретарю эффективно и оперативно выполнять свои профессиональные обязанности. Кроме того, Важно создать в приемной атмосферу благоприятную не только для посетителей, но и для самого работника.
От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров зависит и скорость решения вопросов, и общее впечатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу.
Четкая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, навести любую справку, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день, то есть создание рациональной планировки рабочего места секретаря имеет большое значение, как для облегчения труда, так и для повышения его привлекательности, положительно влияющей на производительность труда.
Таким образом, благоприятные условия труда, удачно организованное рабочее место секретаря – залог высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня.
Организация рабочего места представляет собой материальную основу, обеспечивающую эффективное использование оборудования и рабочей силы.
Главной ее целью является обеспечение высококачественного и эффективного выполнения работы в установленные сроки на основе полного использования оборудования, рабочего времени, применения рациональных приемов и методов труда, создания комфортных условий труда, обеспечивающих длительное сохранение работоспособности работников.
Для совершенствования организации рабочего места, были предложены соответствующие рекомендации, которые бы благоприятно сказались на четкой организации рабочего места.

Купить