ВВЕДЕНИЕ 3
Глава 1. ТЕОРИТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ БАЗЫ ДАННЫХ 7
1.1. История формирования баз данных 7
1.2. Основные понятия. Этапы 16
1.3. Перспективы развития сетевых баз данных 29
Глава 2. СОЗДАНИЯ БАЗ ДАННЫХ ДЛЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
ООО «АлтАвто» 34
2.1. Возможности и типы задач Microsoft Access 34
2.2. Разработка базы данных 39
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 57
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 59
ПРИЛОЖЕНИЯ
В современных условиях для повышения эффективности управления в социальной сфере необходимо совершенствование работы с документами, так как принимая решение, которое может затрагивать все уровни учреждения, как в нем, так и вне его, специалист должен опираться на информацию, на служебный документ.
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Работа управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций организационной работы.
Работа с документами должна иметь четкий, структурированный порядок, чтобы специалисты учреждения могли направлять свои усилия на главные цели и задачи учреждения, не отвлекаясь на косвенные проблемы, затрагивающие их работу.
Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов несекретного характера.
Документом же может являться любая информация, зафиксированная на материальном носителе. Учреждения в процессе своей деятельности создают, получают и используют документы, изготовленные различными способами: рукописные, машинописные, составленные на ПК и другие виды документов.
Документы учреждения являются информационными источниками, которые имеют юридическую силу.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в учреждении. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организации, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Цель исследования - разработать компьютерную систему формирования дел в обществе с ограниченной ответственностью «АлтАвто».
Задачи исследования раскрывают цель:
2. Проанализировать состояние документооборота в системе учреждения;
3. Разработать систему по формированию и хранению дел в ООО «АлтАвто».
Объект: базы данных, в общем, и на примере конкретной фирмы.
Предмет: база данных для ООО «АлтАвто».
Источниковая база работы содержит комплекс разнообразных источников. При разработке источниковой базы были учтены современные подходы к ее классификации. Большую роль в работе играют письменные источники. Они, в свою очередь, подразделяются на следующие виды: законодательные акты и периодическую печать. Законодательные акты представляет собой совокупность документов отражающих принципы и правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в учреждениях, содержащие комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов к управлению документации. Государственная система документационного обеспечения управления (документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов управлению документацией); Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (способствует решению технологических задач документирования); ГОСТ Р 51141-03. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли); Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, с указанием сроков хранения).
Соблюдение нормативных документов, методических рекомендаций по процедуре формирования дел в структуре документооборота в учреждениях федерального уровня позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы учреждения, обеспечивать их эффективное функционирование с наименьшими затратами времени, труда и средств.
В работе были использованы следующие методы:
1. поисково-исследовательский (изучение и анализ литературы);
2. контент-анализ;
3. систематизации и обобщения;
В ходе работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности общества с ограниченной ответственностью «АлтАвто».
Практическая значимость так же обуславливается в первую очередь проблемами последующего изучения курсов информационных технологий. Огромное число несомненно, практически важных приложений, базируется на технологии управления базами данных. К таким приложениям можно отнести системы управления предприятиями и бухгалтерского учета, системы управления складами, системы стратегического управления недвижимостью, системы интернет-магазинов и т.д. Не владея знаниями того, что СУБД лежит в основе подобных систем, невозможно профессионально изучить их на уровне администрирования подобных систем. Поэтому практическая значимость изучения курса БД в рамках выполнения данной дипломной работы несомненна.
В заключение хочу сказать, что база данных - организованная структура, предназначенная для хранения информации. С термином база данных мы еще подразумеваем систему управления базами данных. Есть множество программных средств, которые помогают нам создать новую базу данных, мы вносим в нее свою информацию, редактирования содержимого и визуализации информации. Банк данных является разновидностью информационной системы, в которой реализованы функции централизованного хранения и накопления обрабатываемой информации. Главными составляющими банка данных являются база данных и системы управления базами данных.
Таким образом, такая база очень удобна для использования. А самое главное можно очень быстро найти именно ту информацию о сотруднике, которая запрашивалась. В общем, все для надежного хранения и доступа. В дипломной работе мы углубились в историю создания баз данных. Прошлись по этапам создания. С большим уважением отношусь к коллегам, которым было сложнее работать. Ведь они работали с карточными базами данных. Они могли терять информацию, учитывая компьютеры тех времен. В наши дни, конечно, такое непростительно. Созданная мною пошагово база данных предприятия на программе Access закрепила все мои полученные знания в ВУЗе. Я поняла суть и значимость выбранной профессии.
В результате создания собственной базы данных предприятия, сделаны выводы. Нужно быть очень грамотной и ответственной! Ведь любая даже небольшая механическая ошибка, сделанная мною, может в будущем навредить моим коллегам. Каждую таблицу нужно перепроверять, вовремя вносить изменения. На первый взгляд несложные полномочия требуют максимальной внимательности и хорошей памяти. А самое главное, что созданная мною база данных в будущем уйдет в архив.
Архив - это отдел предприятия, в который переходят базы данных сотрудников. Личные дела сотрудников предприятия подлежат оформлению при их заведении и по завершению года. Далее они передаются в архив. В предприятиях архивы также делаются на компьютерных программах.
Архив — это файл, содержащий в себе один или несколько других файлов, а также метаданные. Архивы используются для объединения множества любых файлов в единый файл-контейнер с целью удобства хранения и переноса информации или просто, чтобы сжать данные. Для создания архивов и работы с ними используются программы-архиваторы.
Самое главное, мной достигнута цель - создания базы данных и уверенности в том, что в будущем я буду ответственным и грамотным профессионалом в выбранной мною сфере деятельности.
Профессионал - это хороший специалист, мастер своего дела, а такие работники нужны на любом предприятии. Благодаря им развивается экономика страны, улучшается социальная жизнь людей.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
