КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В УЧРЕЖДЕНИЯХ
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ КГБУЗ «АЛТАЙСКАЯ
КРАЕВАЯ КЛИНИЧЕКАЯ ПСИХИАТРИЧЕСКАЯ БОЛЬНИЦА
ИМЕНИ ЭРДМАНА ЮРИЯ КАРЛОВИЧА»
Актуальность темы данной выпускной квалификационно работы заключается в том, что кадровый вопрос является одним из проблемных и важных для решения в процессе работы, требующих соблюдения правил оформления и знания законодательства. От корректности ведения кадрового делопроизводства зависит не только имидж организации, но и то, какими будут последствия после проверок надлежащими органами.
Успех любой компании зависит от актуальности системы управления персоналом. Она является основной частью любого трудового процесса, от ее эффективности зависит уровень текучесть кадров, их профессионализм, мотивация персонала к труду, их заинтересованность в развитии компании, соответствие должности и многие другое1. Расхождение в понимании эффективной системы управления между руководителями и сотрудниками осложняют экономические исследования в области управления персоналом. Проблема заключается в том, что система управления персоналом, существующая в компании, не всегда совпадает с той, которая является желаемой для сотрудников, что приводит к их демотивации, снижает эффективность труда2.
Реализация современных экономических механизмов функционирования здравоохранения и постоянное развитие материально - технической базы государственной и муниципальной систем здравоохранения с учетом региональных особенностей в условиях глобального экономического кризиса возможно при наличии высокопрофессионального кадрового потенциала отрасли, особенно квалифицированных специалистов в области экономики и управления здравоохранением3.
Важнейшим ресурсом здравоохранения в Российской Федерации являются кадры. От их количественных и качественных характеристик до уровня владения современными методами высокотехнологичной медицинской помощи.
Основными вопросами в кадровом делопроизводстве учреждений здравоохранения, являются подходы к системе документооборота и контроля качества, подготовке кадрового резерва, процедуре адаптации сотрудника к новому рабочему месту, организация управления и оценка качества деятельности медицинского персонала.
Хотелось бы отметить, что отдел кадров работает для решения целей и задач управления персоналом всех подразделений, входящих в структуру КГБУЗ «Алтайской краевой клинической психиатрической больнице имени Эрдмана Ю.К.».
Целью данной выпускной квалификационной работы является изучение организации кадрового делопроизводства в учреждениях здравоохранения.
Для достижения поставленной цели, необходимо выполнить следующие задачи:
1. Дать характеристику КГБУЗ «Алтайской краевой клинической психиатрической больнице имени Эрдмана Ю.К.»;
2. Изучить нормативно-правовые акты в области
документирования труда медицинских работников;
3. Определить процесс документирования приема и увольнения сотрудников;
4. Определить процесс документирования отпусков сотрудников;
5. Выделить особенности оформления дел и хранение кадровых документов;
6. Подготовить план оптимизации работы с кадровыми документами в КГБУЗ «Алтайской краевой клинической психиатрической больнице имени Эрдмана Ю.К.».
Объектом исследования является КГБУЗ «Алтайская краевая клиническая психиатрическая больница имени Эрдмана Ю. К.».
Предмет исследования - организация кадрового делопроизводства в КГБУЗ «Алтайская краевая клиническая психиатрическая больница имени Эрдмана Ю.К.».
Хронологические рамки работы охватывают период с 2018 года и до настоящего времени. Нижняя граница обусловлена временем изучения данных о работе отдела кадров КГБУЗ «Алтайская краевая клиническая психиатрическая больница имени Эрдмана Ю.К», приведенных в работе. Верхнюю временную границу условно можно обозначить сегодняшним днем. В отдельных случаях мы выходим за указанные рамки - при изучении истории создания и развития КГБУЗ «Алтайская краевая клиническая психиатрическая больница имени Эрдмана Ю.К».
Степень изученности. Тема данного исследования широко изучена в литературе, хотя в большей степени она рассматривается в общетеоретическом ключе.
Большое внимание авторы уделяют вопросу управленческих кадров в учреждениях здравоохранения. Камынина Н.Н. рассматривает проблему научного обоснования и оптимизации подготовки управленческих кадров в учреждениях здравоохранения4. Костакова Т.А. анализирует вопросы оптимизации системы управления врачебными кадрами в условиях модернизации здравоохранения5.
В научной статье Егоренкова Д.А. «Эффективность государственного управления сферой здравоохранения», исследованы вопросы управления сферой здравоохранения. Прописаны актуальные проблемы кадрового менеджмента здравоохранения на территории Российской Федерации. Предложен вариант поиска сбалансированных сочетаний принципов старого и нового государственного менеджмента в целях реализации эффективной здравоохранительной политики на территории Российской Федерации. Рассмотрение данной проблемы может способствовать предотвращению деградации системы здравоохранения6.
Трусынбекова К.Ж. в своей статье раскрывает тему по усилению уровня компетенции руководителей медицины. На ряду с технологической модернизацией необходимо комплексное обучение и переподготовка профессиональных менеджеров, на которых ложиться ответственность за повышение качества управления системой здравоохранения7.
Слепцова Е.В. и Гапеева В.О. рассматривают проблемы кадровой политики в системе здравоохранения8. Гусятникова Д. Е. изучает кадровую службу предприятия, ее делопроизводство и нормативную базу9.
Общий процесс ведения кадрового делопроизводства прописан в книге Касьяновой Г.Ю. 10, в которой приведены практические рекомендации по организации работы кадровой службы и кадровому делопроизводству. Также издание содержит большое количество конкретных примеров и образцов документов.
Источниковую базу работы составили: Конституция Российской Федерации11, федеральное законодательство, иные нормативные правовые акты Российской Федерации. В частности, использовались нормы Трудового кодекса Российской Федерации 12, Федеральный закон «О персональных данных»13, основании Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»14 и т.д.
Использовалась «Инструкция по делопроизводству КГБУЗ «Алтайская краевая клиническая психиатрическая больница имени Эрдмана Юрия Карловича»15, документы КГБУЗ «Алтайская краевая клиническая психиатрическая больница имени Эрдмана Ю.К.», Правила учета и сохранности документов по личному составу КГБУЗ «Алтайская краевая клиническая психиатрическая больница имени Эрдмана Ю.К.» и т.д.
Отметим, что более детально нормативная правовая база рассмотрена в основной части работы (п. 1.3).
Для решения задач были использованы следующие методы:
• теоретический анализ публикаций и изданий;
• анализ нормативно-правовой базы в области кадрового делопроизводства;
• изучение документов и специфической документации, образующейся в деятельности КГБУЗ «Алтайская краевая клиническая психиатрическая больница имени Эрдмана Ю.К.»;
• выборочные наблюдения;
• изучение журналов регистрации документов.
Структура работы включает: введение, характеристику КГБУЗ «Алтайская краевая клиническая психиатрическая больница имени Эрдмана Ю.К.» и анализ системы кадрового делопроизводства, заключение, список использованных источников, приложения. Во введении определены объект и предмет исследования, поставлена цель выпускной квалификационной работы и задачи для её достижения. В первой части работы рассматривается история и структура КГБУЗ «Алтайская краевая клиническая психиатрическая больница имени Эрдмана Ю.К.», рассматривается делопроизводство в пределах всей больницы, а также проводится анализ нормативно-правовой базы в области кадрового делопроизводства в учреждениях здравоохранения. Во второй части работы изучены особенности кадрового делопроизводства в КГБУЗ «Алтайская краевая клиническая психиатрическая больница имени Эрдмана Ю.К.» и предложены варианты оптимизации работы с документами.
В заключении подведены итоги выпускной квалификационной работы по достижению цели и решению поставленных вопросов.
Таким образом, КГБУЗ «Алтайская краевая клиническая психиатрическая больница имени Эрдмана Ю.К.» является государственным медицинским учреждением, оказывающим медицинские услуги скорой, в том числе скорой специализированной медицинской помощи, как на безвозмездной, так и на платной основе. Больница ведет свое начало с середины XX века, на сегодняшний день она включает в себя несколько корпусов в разных районах г. Барнаула и имеет достаточно большое количество структурных подразделений. Руководство больницей осуществляет Главный врач, работу структурных подразделений организовывают его заместители.
КГБУЗ «Алтайская краевая клиническая психиатрическая больница имени Эрдмана Ю.К.» ведет делопроизводство на основании «Инструкции по делопроизводству». Организацию документооборота в медицинском учреждении осуществляет специальное структурное подразделение, ответственное за организацию работы с документами - служба документационного обеспечения управления. Организацией кадрового делопроизводства занимается отдел кадров.
Документооборот включает в себя:
• Прием, создание и регистрацию документов;
• Передача документов на исполнение;
• Исполнение документов;
• Контроль исполнения документов;
• Оформление документов в дела;
• Передача документов, оформленных в дела на хранение в архив.
Перечень документов, которые необходимо вести кадровой службой достаточно обширный. Но отсутствие того или иного документа может привести к ряду последствий, что скажется на репутации компании на рынке труда и может подорвать заинтересованность персонала к труду, ведь ненадлежащее ведение кадрового делопроизводства может привести к нарушению прав работников. Соответственно, кадровое делопроизводство обязано вестись на основании законодательства Российской Федерации.
Нормативно-правовых актов регламентирующих трудовую деятельность в нашей стране достаточно много. Однако попытавшись систематизировать нормативно-правовые акты в области труда медицинских работников, мы пришли к выводу, о необходимости и объединения в единый законодательный комплекс, поскольку вопрос о регулировании труда медицинских работников заслуживает особого внимания. Также мы считаем необходимым создать федеральный закон, который будет посвящен исключительно специфике регулирования труда медицинских работников.
Кадровое делопроизводство включает в себя такие процедуры как:
• прием и увольнение сотрудников;
• перевод сотрудников на другую работу;
• оформление отпусков;
• оформление кадровых документов в дела и передача их на хранение.
Прием сотрудников на работу в медицинское учреждение имеет свои специфические особенности, поскольку их трудовая деятельность связана со здоровьем людей. Главной особенностью данного процесса, является то, что лица, поступающие на работу в КГБУЗ «Алтайская краевая клиническая психиатрическая больница имени Эрдмана Ю.К.», обязаны предоставить, помимо документов, предусмотренных статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации, дополнительный пакет документов включающий в себя:
• справку предварительного медицинского осмотра формы № 086/у;
• справку об отсутствии судимости выданную органами МВД;
• диплом об образовании и сертификат медицинского специалиста, подтверждающие квалификацию.
Особенности трудоустройства медицинских работников заключаются также и в том, что при работе на определённых должностях можно получить некоторые льготы, на основании ст. 350 Трудового Кодекса Российской Федерации1.
Разрыв трудовых отношений должен проводиться в соответствии с действующим законодательством, поскольку при наличии каких-либо нарушений уволенный сотрудник имеет право подать заявление в судебную инстанцию. Суд может обязать работодателя восстановить человека в должности или наложить штраф, размер которого зависит от степени нарушения. Во избежание неприятных последствий руководитель учреждения перед процедурой увольнения должен удостовериться, что причины для разрыва трудовых отношений являются законными и, в случае необходимости, он сможет предъявить соответствующие доказательства.
Порядок предоставления отпусков регламентируется в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, а также иными федеральными законами, затрагивающими процесс отпусков.
Основными документами для предоставления отпуска являются:
• график отпусков;
• заявление сотрудника о предоставлении отпуска;
• записка-уведомление;
• приказ о предоставлении отпуска;
• записка-расчет.
Соблюдение стандартов и законодательства при оформлении документов на предоставление отпуска является подтверждением факта законного предоставления отпусков работникам организации.
Оформление кадровых документов в дела в КГБУЗ «Алтайская краевая клиническая психиатрическая больница имени Эрдмана Юрия Карловича», происходит на основании действующей инструкции по делопроизводству. В данной инструкции прописаны правила формирования дел кадровой службы и подробное оформление дел как для текущего хранения в кадровой службе, так и для передачи дел на архивное хранение.
Хранение кадровых документов в КГБУЗ «Алтайская краевая клиническая психиатрическая больница имени Эрдмана Ю.К.», осуществляется на основании действующей номенклатуры дел, составленной на основании Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236» Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Данная номенклатура дел устанавливает состав дел, заведенных в кадровой службе. Также, хранение кадровых документов в КГБУЗ «Алтайская краевая клиническая психиатрическая больница имени Эрдмана Ю.К.», осуществляется на основании правил учета и сохранности документов по личному составу. В данных правилах прописаны правила и условия хранения кадровых документов.
Поскольку в КГБУЗ «Алтайская краевая клиническая психиатрическая больница имени Эрдмана Ю.К.» существует система традиционного (бумажного) кадрового делопроизводства, мы считаем, что целесообразнее будет внедрение одной из систем электронного кадрового делопроизводства. Данные системы позволят:
• оптимизировать работу отдела кадров;
• обеспечит быстрый поиск необходимых документов;
• усилит контроль за правильностью оформления и хранения кадровых документов;
• обеспечит сохранность конфиденциальность данных, содержащихся в документах;
• увеличит скорость обмена документальной информацией между структурными подразделениями учреждения;
• позволит составлять отчетность с минимальными затратами времени и труда.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
