СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Введение 4
1. Теоретические основы организации хранения архивных документов 9
1.1. Нормативно-правовое регулирование хранения архивных документов . 9
1.2. Основные требования к обеспечению сохранности документов в архивах
организаций 12
1.3. Актуальные проблемы хранения документов в организациях 22
2. Направления совершенствования хранения электронных архивных документов 29
2.1. Зарубежный и отечественный опыт хранения электронных архивных документов 29
2.2. Система управления документами как направление совершенствования
работы с документами в организации 37
2.3. Современные системы по обеспечению сохранности электронных
документов 49
Заключение 59
Список источников и литературы 62
Приложения 70
Купить

Архивное хранение документов является частью деятельности любой организации как государственного, так и коммерческого и некоммерческого секторов экономики. Последнее время вопросы архивного хранения становятся предметом широкой дискуссии. При этом в условиях глобального перехода с бумажного на электронный документооборот проблема архивного хранения становится актуальной не только для специалистов во области документоведения и архивного дела. В современных условиях хранение документов становится и перспективным направлением развития IT-сферы.
Стоит отметить, что в российском законодательстве вопросы хранения документов на бумажной основе урегулированы достаточно полно, однако, в области хранения электронных документов остается ряд вопросов. Государственные архивы и архивы организаций сталкиваются с такими проблемами: отбор электронных документов на хранение, проведение процедуры экспертизы ценности, устаревание носителей информации и программного обеспечения к ним. В современном мире информационных технологий практика использования электронных документов в управлении уже стала обычным явлением. Однако до сих пор не решён вопрос о том, как хранить электронные документы и в оперативном делопроизводстве, и в архиве. Важнейшим из нерешённых вопросов остаётся вопрос форматов, применяемых для хранения электронных документов. Кроме того, современные архивы при хранении документов могут столкнуться с такими проблемами как несоответствие режимов хранения, изменения свойств носителя документной информации, а именно старение, различные виды поражения. Поэтому основной задачей обеспечения хранения является снижение воздействия неблагоприятных факторов и поддержание документов в нормальном состоянии.
Обеспечение сохранности архивных документов в архивах, в том числе архивов организаций, требует особого внимания, что обусловлено, во-первых, их многочисленностью, во-вторых, тем, что архивы хранят, в том числе, и документы, имеющие социальную значимость для граждан. Кроме того, недостаточное финансирование, характерное для многих архивов, также влияет на обеспечение сохранности архивных документов, например, архивы могут не иметь отдельных зданий или специальных хранилищ для документов, в том числе на нетрадиционных и электронных носителях, несмотря на то, что такие документы архивы также принимают на хранение. Изучение опыта обеспечения сохранности архивных документов в архивах организаций представляется актуальным и значимым, как для разработки теоретических вопросов, так и для улучшения практики.
Целью работы является исследование теоретических и практических вопросов хранения архивных документов на современном этапе, выявление проблем и актуальных направлений хранения электронных документов в архивах организаций.
Задачи работы:
1. изучить нормативно-правовую базу хранения архивных документов
2. проанализировать основные требования к организации хранения архивных документов
3. рассмотреть отечественный и зарубежный опыт хранения документов
4. выявить проблемы и направления совершенствования методов хранения документов.
Объектом исследования являются организация хранения архивных документов. Предметом - хранение электронных документов в архивах организаций.
Источниковая база выпускной квалификационной работы в соответствии с темой опирается на нормативно-правовые акты, которые регламентируют вопросы деятельности архивов и вопросы в области обеспечение сохранности архивных документов. В качестве источников использовались Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утверждены приказом Росархива от 2 марта 2020 г. № 24, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждены Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526; Письмо Федерального Архивного Агентства от 15 ноября 2010 года N 5/2129-Т «О некоторых проблемах сохранности документов, созданных и воспроизведенных с применением современных технологий», Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.
Обзор литературы по теме исследования. Привлекаемые в работе исследования можно условно разделить на три группы: 1) общие работы по архивному делу, 2) специальные работы в области обеспечения сохранности и 3) исследования по отдельным видам документов.
К первой группе можно отнести работы Е.М. Буровой и Е.В. Алексеевой, освещающие организацию хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов1. Также отметим Ф.А. Гедрович, который в своей статье разбирает проблему сохранения документального наследия России2.
Ко второй группе относятся исследования С.А. Егорова, который охарактеризовал этапы моделирования, факторы опасности, нормативные, методические, организационно-технические средства защиты архивных документов3. В статье М.Ю. Киселева раскрывается опыт архива РАН по проблемам сохранности документов, в том числе вопросам создания страхового фонда, оцифровки, а также средствам биохимической защиты и реставрации документов4.
В третью группу можно включить методические пособия В.Ф. Привалова, в котором представлено шесть тем по обеспечению сохранности бумажных документов5. Обзор передовых технологий в области обеспечения сохранности электронных аудиовизуальных документов представили в своей статье С.Н. Горохов, Е.М. Лобанов6. Актуальные проблемы обеспечения сохранности электронных документов в архивах рассматривались в работах Л.Н. Варламовой и И.А. Корягиной7, Л.П. Афанасьевой8, А.Б.Жулина, А.В. Кнутова, А.В. Чаплинского9.
Несмотря на наличие специальных исследований по представленной теме, специальных работ по изучению опыта обеспечения сохранности архивных документов в архивах организации, в том числе электронных документов, выявлено не было, что подтверждает актуальность темы выпускной работы.
Структура работы включает в себя введение, две главы, заключение, список источников и литературы, приложения.
Купить