Введение 3
Глава 1. Теоретические основы организации документирования деятельности кадровых служб 7
1.1 Нормативно - правовые основы кадрового документирования 7
1.2 Организация кадрового делопроизводства 20
Глава 2. Современные тенденции организации кадрового
документирования 31
2.1 Сведения о трудовой деятельности в электронном виде 31
2.2 Эксперимент по переходу на полностью электронный кадровый
документооборот и проблемы, связанные с цифровизацией документирования деятельности кадровых служб 48
Заключение 54
Список использованных источников и литературы
Актуальность работы. Кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом. Документальное оформление кадровых процедур - неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.
Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться действующими правовыми актами, содержащими современные нормы трудового права. Поэтому актуальность данной работы не вызывает сомнения.
Обзор литературы. Теоретической и практической основой исследования послужили исследования, посвященные вопросам современного состояния и совершенствования кадрового документооборота. Например, можно отметить работы следующих авторов Л.Л. Алехина [23], Н.В. Боровских, Е.А. Кипервар[24], С.А. Глотова [26], Е.М. Офман [36], Н.И. Пинтий [37], О.С. Резникова [38] и др.
Обеспечение делопроизводственного сопровождения кадровой работы является необходимым условием эффективного и оптимального использования кадровых технологий в организации. В статье Л.Л. Алехиной [23] обозначены основные задачи кадровой работы в организации, выделены функции кадровой службы и руководителей всех уровней управленческой иерархии, которые используют кадровые технологии, а также представлен понятийный аппарат терминов кадрового и архивного делопроизводства с рассмотрением отдельных их особенностей.
В статье С.А. Глотовой [26] рассматриваются наиболее актуальные проблемы документирования деятельности кадровых служб и работы с кадровой документацией. Особое внимание в статье уделено современной нормативно-правовой базе кадрового делопроизводства, особенностям применения отдельных правовых актов. Освещаются вопросы применения профессиональных стандартов с целью повышения эффективности работы кадровых подразделений. Уделено внимание вопросам документирования работы с персональными данными и применения СЭД при работе с кадровой документацией.
В статье Н.В. Боровских и соавторов [24] сделан вывод о том, что эффективное развитие электронного кадрового оборота на микроуровне должно быть основано на создании соответствующей информационной поддерживающей системы на государственном уровне. Обоснованы основные направления оптимизации системы документального потока, включающие организационную, техническую, программно-техническую составляющие, авторами отмечается, что оптимизация позволит установить структуру документации, выявить структуру документальных потоков организации и их внутреннее содержание, установить схемы перемещения документации в пределах документального потока.
Внедрение в кадровую деятельность электронных технологий - важная современная тенденция, однако на практике она встречается с рядом трудностей. Н.И. Пинтий [37] рассматривает в статье проблемы электронных технологий, внедрение которых усложняется из-за правовых, организационных и даже психологических причин. Как пример автор приводит дублирующий характер электронных документов на бумажных носителях, в том числе, из -за необходимости хранения документов в течение долгого времени в архиве организации.
В статье Е.М. Офман [36] поднимается проблема применения цифровых технологий в трудовых отношениях. Устанавливается, что использование электронного документооборота в трудовых отношениях представляет интерес как для государства, как для работодателей, так и для работников. Затрагиваются отдельные проблемные аспекты механизма использования документов в электронной форме в сфере регулирования трудовых отношений. Сделан вывод о необходимости осуществления серьезной правовой доработки в области регулирования электронного документооборота в сфере труда.
В книге О.С. Резникова [38] доказывает позицию о том, что добиться успехов в сфере предоставления государственных услуг - можно только с измененным сознанием и новыми профессиональными качествами развития трудовых ресурсов в условиях цифровизации. Учитывая, что именно трудовые ресурсы обеспечивают воплощение реформ, достижение требуемых показателей, то именно профессиональная эффективность трудовых ресурсов имеет важное значение для сферы предоставления государственных услуг в условиях цифровизации.
Цель исследования заключается в изучении теоретических и практических аспектов документирования деятельности кадровых служб и анализе современных тенденций кадрового документооборота.
Для достижения цели были решены следующие задачи:
- дать характеристику современной нормативно-правовой базе кадрового делопроизводства;
- изучить организацию кадрового делопроизводства на современном этапе;
- дать характеристику современным тенденциям развития кадрового делопроизводства в Российской Федерации.
Объектом исследования является документирование деятельности кадровых служб на современном этапе.
Предметом исследования - современные тенденции документирования кадрового делопроизводства.
Источниковая база исследования представлена правовыми актами, регламентирующими сферу кадрового делопроизводства. Среди основных источников можно отметить: Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 г. [2]; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. [7]; Федеральный закон «О защите персональных данных» от 27.07.2006 г. [8]; Приказ Минтруда России «Об утверждении Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» [18] и проч.
Территориальные рамки исследования охватывают территорию Российской Федерации.
Хронлогические рамки исследования охватывают период 2018 - 2022 гг. При изучении правовой базы кадрового делопроизводства нижняя хронологическая граница была определена нач. 2000-х гг.
Структура ВКР. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, разделенных на параграфы, заключения, списка источников и литературы.
Правовые основы кадрового делопроизводства на современном этапе представлены обширной нормативной базой включающей как нормативно-правовые акты общего характера, так и специальные нормативные документы, касающиеся сферы делопроизводств в целом, и цифровизации документооборота - в частности. Анализ федерального законодательства в сфере кадрового делопроизводства показал, что в исследуемый хронологический период основные изменения касались перехода к электронным трудовым книжкам и электронному обмену кадровыми документами, а также большое количество поправок, связанных с персональными данными. При этом анализ подзаконных актов в сфере кадрового делопроизводства показал, что в исследуемый период основные изменения касались электронного обмена кадровыми документами, и попытки практического применения электронного документооборота в организациях, а также выявления проблем в работе.
Отдельное внимание в выпускной работе было вопросам организации кадрового делопроизводства. Были рассмотрены особенности оформления и формирования отдельных видов кадровых документов. В результате установлено, что оформление большинства кадровых документов унифицировано, то есть, подчинено единым нормам и правилам, что способствует их упорядочению и экономии времени сотрудников кадровых служб.
Процесс перехода в цифровой формат кадрового документооборота в организации, каждый из которых требует оформления разного рода локальных нормативных документов (например, Положения об электронном кадровом документообороте; Приказ о переходе на электронный документооборот, Уведомления работников о переходе на электронный документооборот и др.). Следует также учитывать, что взаимодействие между работодателем может осуществляться по средствам ЭКДО исключительно с работниками, выразившим согласие на переход к кадровому электронному документообороту с фиксацией его в письменном виде.
Для перехода на ЭКДО как частичного, так и полного, организация должна, прежде всего, внедрить систему по обмену документов в цифровом формате и создать банк электронных подписей работодателя и пожелавших перейти на ЭКДО работников организации. При этом следует учесть, что факт отказа работника от электронной подписи ни коим образом не может быть расценен как отрицательный. А увольнение работника на этом основании вообще противоречит нормам трудового российского законодательства. Для работников отказавшихся от перехода на цифровой документооборот, кадровое документирование должно осуществляться как прежде: на бумажных носителях.
Как любое явление в управлении кадрами организации процесс перехода на электронный документооборот имеет свои плюсы и минусы.
Плюсы перехода в цифровой формат заключаются:
1. В упрощении и убыстрении кадровых процедур в организации. Для оформления приема на работу и увольнения с работы работнику не нужно тратить время на поездку в офис для личной встречи с сотрудниками кадровой службы (эта проблема особенно актуальна для жителей мегаполисов), не нужно тратить средства на отправку документов для осуществления указанных выше процедур по почте либо прибегать к услугам курьеров.
2. ЭКДО позволяет в ускоренном порядке найти нужный документ по кадровому составу либо без потерь и быстро восстановить копию документа; в оптимальный срок в условиях проверки или заброса подготовить отчет по тем или иным кадровым документам.
3. Переход на ЭКДО экономит значительные финансовые средства организации на закупку канцелярских товаров и бумаги, а также содержание и обслуживание архива документов на бумажных носителях.
Среди минусов перехода в цифровой формат документооборота можно выделить:
1. Материальные затраты организации на закупку и установку программного обеспечения ЭКДО, а также затраты на оформление электронных подписей работников (в случае многочисленности штата подобные затраты могут быть значительными).
2. Нежелание отдельных работников организации (даже незначительной их части) сотрудников перейти на кадровый цифровой документооборот. В этом случае кадровым службам придется вести документооборот в двух формах: бумажной и цифровой, что потребует дополнительных финансовых вложений и увеличит трудоемкость процедуры кадрового документооборота.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
