ВВЕДЕНИЕ 3
1 ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ:ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ.
1.1. Понятие и особенности электронного документооборота 8
1.2. Преимущества и проблемы электронного документооборота 17
1.3. Развитие системы электронного документооборота в России
2 ПРАВОВАЯ БАЗА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТАОБОРОТА В РОССИИ.
2.1 Становление законодательной базы об электронном документе... 33
2.2. Современное законодательство в области электронных документов
2.3. Особенности правового регулирования электронного документооборота в РФ 51
Заключение 57
Список литературы 60
При построении информационного общества, в связи с процессом раз-вития единого информационного пространства в Российской Федерации, особое значение приобретают вопросы формирования эффективного документооборота. Увеличивается необходимость облегчить процедуру осуществления документооборота как между отдельными организациями, так и между структурными подразделениями одной организации, путем замены традиционной бумажной формы документов на их более Удобные, технологические и отвечающие современным требованиям электронные формы документов. Использование электронного документооборота значительно ускоряет выполнение коммерческих операций, сокращает объёмы бумажных документов, экономит время сотрудников .и расходы предприятия, связанные с заключением договоров и соглашений, оформлением различных документов, обменом необходимой для осуществления производства документацией между организациями. Все большая часть информации храниться, и распространяется в электроном виде. И в данном случае особое значение начинает принимать обеспечение юридической силы электронного документооборота.
На современных предприятиях формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.п. Процесс движения этих документов, начиная от их составления, приемки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом. В настоящее время на предприятиях для облегчения документооборота внедряются различные системы его автоматизации. Электронный документооборот в отличие от бумажного более эффективен и прост, избавляет предприятия от огромных складов архивной информации на бумажных носителях, информацию можно хранить в компьютере, на дисках. Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота -- организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организаций.
Темой данной ВКР является актуальной, так как электронный документ играет крайне важную роль в современном делопроизводстве и с каждым годом стабильно расширяет ареал своего применения. Число документов и компаний, вовлеченных в юридически значимый электронный документооборот, устойчиво возрастает. Это обусловлено развитием информационно - коммуникационных технологий, которые, с одной стороны, предоставляют массу новых возможностей, позволяющих повысить оперативность документооборота, с другой, просто принуждающих делопроизводителей идти в ногу со временем: модернизировать технологии документооборота, чтобы они оставались актуальными.
Объектом исследования является электронный документооборот как инструмент повышения оперативности работы с документами и сокращения общих расходов в организации.
Предметом исследования являются вопросы правового регулирования электронного документооборота.
Цель работы - выявить особенности правового регулирования электронного документооборота в России.
Задачи
- Исследовать особенности развития и внедрения электронного документооборота в России.
- Изучить историю становления законодательной базы электронного документооборота.
- Проанализировать современное состояние законодательства в области электронного документооборота.
- Выявить особенности и перспективы развития отечественного законодательства об электронном документе.
Источниковая база: основными источниками являются нормативно-правовые акты федеральных органов власти по вопросам информатизации, архивного дела, управления документацией, делопроизводства (например, Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации1», Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (последняя редакция) из которых в сравнительных целях будут взяты некоторые определения, связанные с документооборотом, а также будет взята информация конкретно связанная с электронной подписью; - государственные стандарты сферы делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и т.д.), который послужат в качестве хорошей терминологической базы для нашего исследования.
Анализ литературы:
Пахчаян А. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения. И Кузнецов С.Л. Требования к системам электронного документооборота // Делопроизводство. И в статье Внедрение электронного документооборота на предприятии [Электронный ресурс] // ЭОС: Системы электронного документооборота.
В рамках одного из направлений можно выделить работы авторов, которые непременно касаются электронных документов и документооборота в целом. Статья Кузнецова С.Л. о проблемах межведомственного электронного взаимодействия раскрывает понятие системы электронного документооборота, какие возникают трудности использования её в организации, с чем может столкнуться специалист по работе с документами и дается объяснение закона об электронной подписи. Ещё одна статья Кузнецова правила работы в федеральном органе исполнительной власти дает понять, какой нормативный акт лежит в основе делопроизводства данной ветви власти, а также здесь раскрывается план государства по переходу к электронному документообороту и какие технологии используются для этого.
В работе Галкиной О.А. идет объяснение о системе электронного документооборота в организации. Здесь четко и ясно дается понятие зачем нужно внедрять систему в организацию, что её отличает от обычной электронной почты и какова реакция сотрудников на дальнейшее с ней взаимодействие.
Фионова Л.Р. в статье грамотное управление документами дает обоснование о необходимости создания системы управления документами в любой организации, так как успешное управление любым процессом, предприятием, бизнесом невозможно без использования современных технологий управления документами, а также показано, что с документами работают все сотрудники организации.
Веретёхина С.В. затрагивает электронный документооборот с точки зрения его как фактор социального управления, а именно как в организации сотрудники понимают для себя и определяют что значит, для них система электронного документооборота и как в ней взаимодействовать совместно. Также в ещё одной своей работе Веретёхина С.В. анализирует современное состояние систем в органах муниципальной власти . Здесь представлены технологические требования к системам электронного документооборота (СЭД).
Территориальные и хронологические рамки
Исследование территориально проводилось в РФ хронологические рамки начало 2000х по 2021 год.
Структура работы
Данная работа состоит из: ведения двух глав, разделенных на параграфы, заключения и списка литературы.
Перенос части документооборота с бумажных носителей в электронную среду не просто дань времени - это жестокая необходимость. Без реализации данной задачи неизбежно тормозятся многие процессы в управленческой и в особенности в кредитно-финансовой сферах. Передача бумажного документа от отправителя к адресату занимает часы и дни, передача электронного сообщения - секунды, а иногда и доли секунд. Выгода очевидна.
В настоящий момент законодатель понимает, что электронный документ - это документированная информация, представленная в электронном виде, т.е. пригодном для восприятия человеком с использованием ПК, а также для передачи по информационно - телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Основой для создания условий регламентации документов и делопроизводства в целом является Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В нем раскрыты способы правильного использования информации, также её защита от несанкционированного проникновения и так далее. Хотя закон не безупречен и его редакция вызывает ряд вопросов, о чем будет сказано ниже, его главным положением для делопроизводства в государственных структурах является устанавливаемое статьей 11 единообразие в постановке дело-производства.
Федеральный закон регулирует отношения, которые возникают при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации.
Наиболее важным законом для электронных документов является федеральный закон «Об электронной подписи», который был подписан 6 апреля 2011 г.
Этот закон направлен в первую очередь именно на регулирование использования электронной подписи при «оказании государственных и муниципальных функций». Закон вводит понятие «участники электронного взаимодействия» - это государственные органы, органы местного самоуправления, организации, а также граждане, осуществляющие обмен информацией в электронной форме.
Закон упрощает использование электронной подписи, разделяя все подписи на две категории - простая и усиленная электронная подпись. Усиленная электронная подпись, в свою очередь, разделяется на квалифицированную и неквалифицированную. Усиленная квалифицированная электронная подпись во многом является аналогом электронно-цифровой подписи, установленной Законом 2002 г. Две другие категории вводятся впервые и упрощают использование электронной подписи, так как предъявляют менее строгие требования к её созданию.
Использование технологии электронной подписи (ЭП) является одним из основных способов придания электронному документу юридической силы. Для обеспечения юридической значимости электронного документа необходимо его соответствие требованиям: к наличию обязательных реквизитов и соблюдению правил их отображения для данного вида документа; компетентности автора, т.е. его праву создавать или подписывать документы такого вида; гарантии целостности и подлинности документа, подтверждению автора документа.
Таким образом, в настоящее время разработана разветвленная нормативно-правовая база, представленная кодексами, федеральными законами, подзаконными нормативными актами. Государство целенаправленно решает задачи перехода на электронный документооборот государственных органов, бизнеса и отдельных граждан, разработки и внедрения электронных административных регламентов и завершения создания системы правительственных порталов с доступом к открытой части таких регламентов. Правовая база периодически обновляется, появляются новые акты, уходят старые или изменяются в соответствии с запрашиваемыми требованиями развития самого государства.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
