Подводя итог вышесказанному, хотим отметить, что в связи с внедрением в делопроизводство новых технологий очень важны знания об организации безбумажного делопроизводства, организация которого требует не только применения современных технических средств (компьютеров, компьютерных сетей и программ), приобретения дополнительных знаний о создании, использовании, хранении документов на машинных носителях. Самое главное - это выработка принципиально новых подходов к организации документоведения, повышение всеобщей культуры и выработка всеобщих моральных норм работы в коллективной сети.
Основной тенденцией современного делопроизводства является его автоматизация и информатизация. Эта тенденция связана с интенсификацией экономических и социальных процессов в обществе, с ростом объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, а следовательно, с ростом числа документов в организации. В таких условиях традиционные методы работы с документами становятся малоэффективными, что требует от организаций внедрения специально разработанных электронных систем управления документооборотом.
Федеральная таможенная служба России, следуя современным тенденциям документационной организации систем управления, внедрила в деятельность таможенных органов автоматизированную систему электронного документооборота на платформе OPTIMA-Workflow, разработанную компанией Optima integration.
Повышение эффективности работы с документами в таможенной организации непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то совершенствование таможенного администрирования, улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.
Особенностью делопроизводства и документооборота в федеральных органах исполнительной власти как системы документационного обеспечения управления является стопроцентное отражение управленческих процессов в документальной форме. В силу этого процессы делопроизводства и документооборота приобретают важнейший характер и требуют собственной системы управления.
Основной тенденцией современного делопроизводства является его автоматизация и информатизация. Эта тенденция связана с интенсификацией экономических и социальных процессов в обществе, с ростом объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, а следовательно, с ростом числа документов в организации.
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Нормативно-методическая база делопроизводства в таможенных органах регламентируется:
1. Законодательными актами Российской Федерации в сфере информации и документации.
2. Г осударственными стандартами на документацию.
3. Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне.
4. Правовыми актами федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера.
5. Правовыми актами нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству таможенных органов различных уровней и их структурных подразделений.
6. Унифицированными системами документации.
7. Общероссийскими классификаторами технико-экономической и социальной информации.
8. Государственной системой документационного обеспечения
управления (ГСДОУ, 1988 г.).
9. Нормативными документами по организации управленческого труда и охране труда.
10. Нормативными документами по организации архивного хранения документов.
Таможенные органы организуют и ведут делопроизводство и работу архива на основе инструкций по делопроизводству и работе архива в региональных таможенных управлениях и таможнях, непосредственно подчиненных ФТС России, не противоречащих Типовой инструкции, а также других правовых актов и организационно-методических документов в сфере информации, документации, архивного дела.
Региональные таможенные управления и таможни, непосредственно подчиненные ФТС России, согласовывают проекты инструкций с Управлением делами ФТС России и соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или государственным архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.
Движение документов в таможенных органах с момента создания или получения до завершения исполнения образуют документооборот.
Принципами организации документооборота являются: централизация операций по приему и отправке документов; распределение документов на документопотоки; организация предварительного рассмотрения поступающих документов; исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью; однократность регистрации документов; регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов1.
В документообороте таможенного органа выделяются следующие документопотоки: поступающая документация (входящая), отправляемая
документация (исходящая), внутренняя документация.
Таможенные органы организуют и ведут делопроизводство и работу архива на основе инструкций по делопроизводству и работе архива в региональных таможенных управлениях и таможнях, непосредственно подчиненных ФТС России, не противоречащих Типовой инструкции, а также других правовых актов и организационно-методических документов в сфере информации, документации, архивного дела.
Система электронного документооборота, применяемая в таможенных органах, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству и работе архива, действующей в таможенном органе.
Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, обращениями граждан регулируется отдельными правовыми актами ФТС России.
Основной функцией системы электронного документооборота является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факты его создания, отправления или получения, а также при необходимости прикрепления и хранения совместно с РКФ электронного образа документа.
Официальный документ состоит из обязательных элементов, которые оформляются определенным образом и называются реквизитами. Совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих определенному виду документов, представляет собой формуляр - образец.
Кузнецов И.Н. Деловое письмо : Учебно-справочное пособие для бакалавров / И. Н. Кузнецов; Авт.-сост. И.
Н. Кузнецов. - 5-е изд. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2013. - С. 52.
Правильность оформления и расположения реквизитов официальных
документов определяет юридическую и практическую значимость документа.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов организационно - распорядительных документов, которые необходимо использовать при составлении и оформлении официальной документации. Таких реквизитов тридцать.
Нормы ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно - распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.
Приказы и распоряжения - это распорядительные документы, которыми оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы таможенного органа.
Решение - документ, принимаемый коллегией в целях разрешения наиболее важных вопросов.
Положение об организации - это правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные бюджетные организации, в первую очередь органы государственной власти.
Правила - ведомственный нормативный акт, определяющий порядок организации и осуществления определенного вида деятельности.


Купить