Помощь студентам в учебе
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ТАМОЖЕННЫХ ОРАГАНАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
|
Введение 3
Глава 1. Роль, значение и содержание делопроизводства в таможенных органах 6
§1.1. Делопроизводство как обеспечивающая функция управления в таможенных органах 6
§1.2. Нормативно - методическая база делопроизводства в таможенной
системе 11
Глава 2. Документооборот в таможенных органах 23
§2.1. Понятие и особенности документооборота в таможенных органах 23
§2.2. Содержание стадий документооборота в таможенных органах 26
§2.3. Регистрация документов и построение информационно - поисковых систем в делопроизводстве таможенных органов 38
Глава 3. Требования к оформлению документов в таможенных
органа 44
§3.1. Общие требования к оформлению реквизитов документа 44
§3.2. Правила подготовки и оформления отдельных видов организационно -
распорядительных документов в таможенных органах 59
Заключение 68
Список использованной литературы 73
Приложения
Глава 1. Роль, значение и содержание делопроизводства в таможенных органах 6
§1.1. Делопроизводство как обеспечивающая функция управления в таможенных органах 6
§1.2. Нормативно - методическая база делопроизводства в таможенной
системе 11
Глава 2. Документооборот в таможенных органах 23
§2.1. Понятие и особенности документооборота в таможенных органах 23
§2.2. Содержание стадий документооборота в таможенных органах 26
§2.3. Регистрация документов и построение информационно - поисковых систем в делопроизводстве таможенных органов 38
Глава 3. Требования к оформлению документов в таможенных
органа 44
§3.1. Общие требования к оформлению реквизитов документа 44
§3.2. Правила подготовки и оформления отдельных видов организационно -
распорядительных документов в таможенных органах 59
Заключение 68
Список использованной литературы 73
Приложения
Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных
делопроизводственных операций.
При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность.
Реалии современного производства и бизнеса диктуют определенные требования в области документационного обеспечения управления. При существующей смешанной системе делопроизводства, когда все документопотоки в организации рассредоточиваются по структурным подразделениям для их обязательного исполнения, знания в области документационного обеспечения управления необходимы всем. Молодому специалисту, впервые пришедшему на работу, помимо знаний и навыков составления документов необходимо иметь представление об особенностях взаимодействия и движения документов на предприятии. Руководителям, которые не являются, как правило, конкретными исполнителями оформления документов, важно знать не только структуру самого документа, но и иметь представление, посредством издания какого документа и как можно разрешить ту или иную административную ситуацию.
Таким образом, в наши дни все служащие являются участниками единого делопроизводственного процесса. Сегодня наряду с профессиональными навыками работник должен уметь создавать документы в соответствии с существующими нормами, государственными стандартами, законами Российской Федерации, методическими рекомендациям Росархива, министерств, ведомств и организаций. Не стоит забывать также, что под созданием и исполнением документа, как правило, подразумевается выполнение работником конкретного производственного задания, а информация, содержащаяся в том или ином документе, подчас предопределяет развитие производственного или управленческого процесса. Документ, оформленный должным образом, обеспечивает не только оперативность работы, но и создает имидж серьезного, делового партнера.
В связи с этим тема выпускной квалификационной работы «Организация документооборота в таможенных органах РФ» приобретает особую актуальность.
Структура диплома определена в соответствии с целями, задачами исследования и с учетом уровня научной разработки проблемы. Данное исследование состоит из введения, трех глав (8 параграфов), заключения, списка использованной литературы и приложения.
В первой главе рассматриваются: делопроизводство как обеспечивающая функция управления в таможенных органах; нормативно - методическая база делопроизводства в таможенной системе.
Вторая глава посвящена особенности документооборота в таможенных органах; содержанию стадий документооборота в таможенных органах; регистрации документов и построению информационно - поисковых систем в делопроизводстве таможенных органов.
Третья глава раскрывает общие требования к оформлению реквизитов документа; правила подготовки и оформления отдельных видов организационно - распорядительных документов в таможенных органах; особенности оформления международной деловой переписки.
Рассмотрим положения, выносимые на защиту: требования к
оформлению документов; правила оформления реквизитов; особенности подготовки и оформления отдельных видов документов; организация документооборота документов; контроль исполнения документов.
Цель данной дипломной работы заключается в изучении организации документооборота в таможенных органах Российской Федерации.
Для достижения поставленной цели в дипломной работе решаются следующие задачи:
1. Рассмотреть роль, значение и содержание делопроизводства в таможенных органах.
2. Проанализировать особенности документооборота в таможенных органах.
3. Определить требования к оформлению документов в таможенных органах.
Объектом исследования является делопроизводство и документооборот в таможенных органах Российской Федерации.
Предметом являются требования к оформлению документов, особенности подготовки и оформления отдельных видов документов, организация документооборота и исполнение документов, необходимой для документационного обеспечения деятельности структурных подразделений.
Для достижения поставленных задач в дипломной работе был использован обширный круг источников. В первую очередь это издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Также при написании дипломной работы были использованы законодательные акты, регламентирующие работу с документами.
делопроизводственных операций.
При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность.
Реалии современного производства и бизнеса диктуют определенные требования в области документационного обеспечения управления. При существующей смешанной системе делопроизводства, когда все документопотоки в организации рассредоточиваются по структурным подразделениям для их обязательного исполнения, знания в области документационного обеспечения управления необходимы всем. Молодому специалисту, впервые пришедшему на работу, помимо знаний и навыков составления документов необходимо иметь представление об особенностях взаимодействия и движения документов на предприятии. Руководителям, которые не являются, как правило, конкретными исполнителями оформления документов, важно знать не только структуру самого документа, но и иметь представление, посредством издания какого документа и как можно разрешить ту или иную административную ситуацию.
Таким образом, в наши дни все служащие являются участниками единого делопроизводственного процесса. Сегодня наряду с профессиональными навыками работник должен уметь создавать документы в соответствии с существующими нормами, государственными стандартами, законами Российской Федерации, методическими рекомендациям Росархива, министерств, ведомств и организаций. Не стоит забывать также, что под созданием и исполнением документа, как правило, подразумевается выполнение работником конкретного производственного задания, а информация, содержащаяся в том или ином документе, подчас предопределяет развитие производственного или управленческого процесса. Документ, оформленный должным образом, обеспечивает не только оперативность работы, но и создает имидж серьезного, делового партнера.
В связи с этим тема выпускной квалификационной работы «Организация документооборота в таможенных органах РФ» приобретает особую актуальность.
Структура диплома определена в соответствии с целями, задачами исследования и с учетом уровня научной разработки проблемы. Данное исследование состоит из введения, трех глав (8 параграфов), заключения, списка использованной литературы и приложения.
В первой главе рассматриваются: делопроизводство как обеспечивающая функция управления в таможенных органах; нормативно - методическая база делопроизводства в таможенной системе.
Вторая глава посвящена особенности документооборота в таможенных органах; содержанию стадий документооборота в таможенных органах; регистрации документов и построению информационно - поисковых систем в делопроизводстве таможенных органов.
Третья глава раскрывает общие требования к оформлению реквизитов документа; правила подготовки и оформления отдельных видов организационно - распорядительных документов в таможенных органах; особенности оформления международной деловой переписки.
Рассмотрим положения, выносимые на защиту: требования к
оформлению документов; правила оформления реквизитов; особенности подготовки и оформления отдельных видов документов; организация документооборота документов; контроль исполнения документов.
Цель данной дипломной работы заключается в изучении организации документооборота в таможенных органах Российской Федерации.
Для достижения поставленной цели в дипломной работе решаются следующие задачи:
1. Рассмотреть роль, значение и содержание делопроизводства в таможенных органах.
2. Проанализировать особенности документооборота в таможенных органах.
3. Определить требования к оформлению документов в таможенных органах.
Объектом исследования является делопроизводство и документооборот в таможенных органах Российской Федерации.
Предметом являются требования к оформлению документов, особенности подготовки и оформления отдельных видов документов, организация документооборота и исполнение документов, необходимой для документационного обеспечения деятельности структурных подразделений.
Для достижения поставленных задач в дипломной работе был использован обширный круг источников. В первую очередь это издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Также при написании дипломной работы были использованы законодательные акты, регламентирующие работу с документами.
Подводя итог вышесказанному, хотим отметить, что в связи с внедрением в делопроизводство новых технологий очень важны знания об организации безбумажного делопроизводства, организация которого требует не только применения современных технических средств (компьютеров, компьютерных сетей и программ), приобретения дополнительных знаний о создании, использовании, хранении документов на машинных носителях. Самое главное - это выработка принципиально новых подходов к организации документоведения, повышение всеобщей культуры и выработка всеобщих моральных норм работы в коллективной сети.
Основной тенденцией современного делопроизводства является его автоматизация и информатизация. Эта тенденция связана с интенсификацией экономических и социальных процессов в обществе, с ростом объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, а следовательно, с ростом числа документов в организации. В таких условиях традиционные методы работы с документами становятся малоэффективными, что требует от организаций внедрения специально разработанных электронных систем управления документооборотом.
Федеральная таможенная служба России, следуя современным тенденциям документационной организации систем управления, внедрила в деятельность таможенных органов автоматизированную систему электронного документооборота на платформе OPTIMA-Workflow, разработанную компанией Optima integration.
Повышение эффективности работы с документами в таможенной организации непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то совершенствование таможенного администрирования, улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.
Особенностью делопроизводства и документооборота в федеральных органах исполнительной власти как системы документационного обеспечения управления является стопроцентное отражение управленческих процессов в документальной форме. В силу этого процессы делопроизводства и документооборота приобретают важнейший характер и требуют собственной системы управления.
Основной тенденцией современного делопроизводства является его автоматизация и информатизация. Эта тенденция связана с интенсификацией экономических и социальных процессов в обществе, с ростом объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, а следовательно, с ростом числа документов в организации.
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Нормативно-методическая база делопроизводства в таможенных органах регламентируется:
1. Законодательными актами Российской Федерации в сфере информации и документации.
2. Г осударственными стандартами на документацию.
3. Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне.
4. Правовыми актами федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера.
5. Правовыми актами нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству таможенных органов различных уровней и их структурных подразделений.
6. Унифицированными системами документации.
7. Общероссийскими классификаторами технико-экономической и социальной информации.
8. Государственной системой документационного обеспечения
управления (ГСДОУ, 1988 г.).
9. Нормативными документами по организации управленческого труда и охране труда.
10. Нормативными документами по организации архивного хранения документов.
Таможенные органы организуют и ведут делопроизводство и работу архива на основе инструкций по делопроизводству и работе архива в региональных таможенных управлениях и таможнях, непосредственно подчиненных ФТС России, не противоречащих Типовой инструкции, а также других правовых актов и организационно-методических документов в сфере информации, документации, архивного дела.
Региональные таможенные управления и таможни, непосредственно подчиненные ФТС России, согласовывают проекты инструкций с Управлением делами ФТС России и соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или государственным архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.
Движение документов в таможенных органах с момента создания или получения до завершения исполнения образуют документооборот.
Принципами организации документооборота являются: централизация операций по приему и отправке документов; распределение документов на документопотоки; организация предварительного рассмотрения поступающих документов; исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью; однократность регистрации документов; регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов1.
В документообороте таможенного органа выделяются следующие документопотоки: поступающая документация (входящая), отправляемая
документация (исходящая), внутренняя документация.
Таможенные органы организуют и ведут делопроизводство и работу архива на основе инструкций по делопроизводству и работе архива в региональных таможенных управлениях и таможнях, непосредственно подчиненных ФТС России, не противоречащих Типовой инструкции, а также других правовых актов и организационно-методических документов в сфере информации, документации, архивного дела.
Система электронного документооборота, применяемая в таможенных органах, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству и работе архива, действующей в таможенном органе.
Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, обращениями граждан регулируется отдельными правовыми актами ФТС России.
Основной функцией системы электронного документооборота является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факты его создания, отправления или получения, а также при необходимости прикрепления и хранения совместно с РКФ электронного образа документа.
Официальный документ состоит из обязательных элементов, которые оформляются определенным образом и называются реквизитами. Совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих определенному виду документов, представляет собой формуляр - образец.
Кузнецов И.Н. Деловое письмо : Учебно-справочное пособие для бакалавров / И. Н. Кузнецов; Авт.-сост. И.
Н. Кузнецов. - 5-е изд. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2013. - С. 52.
Правильность оформления и расположения реквизитов официальных
документов определяет юридическую и практическую значимость документа.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов организационно - распорядительных документов, которые необходимо использовать при составлении и оформлении официальной документации. Таких реквизитов тридцать.
Нормы ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно - распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.
Приказы и распоряжения - это распорядительные документы, которыми оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы таможенного органа.
Решение - документ, принимаемый коллегией в целях разрешения наиболее важных вопросов.
Положение об организации - это правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные бюджетные организации, в первую очередь органы государственной власти.
Правила - ведомственный нормативный акт, определяющий порядок организации и осуществления определенного вида деятельности.
Основной тенденцией современного делопроизводства является его автоматизация и информатизация. Эта тенденция связана с интенсификацией экономических и социальных процессов в обществе, с ростом объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, а следовательно, с ростом числа документов в организации. В таких условиях традиционные методы работы с документами становятся малоэффективными, что требует от организаций внедрения специально разработанных электронных систем управления документооборотом.
Федеральная таможенная служба России, следуя современным тенденциям документационной организации систем управления, внедрила в деятельность таможенных органов автоматизированную систему электронного документооборота на платформе OPTIMA-Workflow, разработанную компанией Optima integration.
Повышение эффективности работы с документами в таможенной организации непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то совершенствование таможенного администрирования, улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.
Особенностью делопроизводства и документооборота в федеральных органах исполнительной власти как системы документационного обеспечения управления является стопроцентное отражение управленческих процессов в документальной форме. В силу этого процессы делопроизводства и документооборота приобретают важнейший характер и требуют собственной системы управления.
Основной тенденцией современного делопроизводства является его автоматизация и информатизация. Эта тенденция связана с интенсификацией экономических и социальных процессов в обществе, с ростом объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, а следовательно, с ростом числа документов в организации.
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Нормативно-методическая база делопроизводства в таможенных органах регламентируется:
1. Законодательными актами Российской Федерации в сфере информации и документации.
2. Г осударственными стандартами на документацию.
3. Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне.
4. Правовыми актами федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера.
5. Правовыми актами нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству таможенных органов различных уровней и их структурных подразделений.
6. Унифицированными системами документации.
7. Общероссийскими классификаторами технико-экономической и социальной информации.
8. Государственной системой документационного обеспечения
управления (ГСДОУ, 1988 г.).
9. Нормативными документами по организации управленческого труда и охране труда.
10. Нормативными документами по организации архивного хранения документов.
Таможенные органы организуют и ведут делопроизводство и работу архива на основе инструкций по делопроизводству и работе архива в региональных таможенных управлениях и таможнях, непосредственно подчиненных ФТС России, не противоречащих Типовой инструкции, а также других правовых актов и организационно-методических документов в сфере информации, документации, архивного дела.
Региональные таможенные управления и таможни, непосредственно подчиненные ФТС России, согласовывают проекты инструкций с Управлением делами ФТС России и соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или государственным архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.
Движение документов в таможенных органах с момента создания или получения до завершения исполнения образуют документооборот.
Принципами организации документооборота являются: централизация операций по приему и отправке документов; распределение документов на документопотоки; организация предварительного рассмотрения поступающих документов; исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью; однократность регистрации документов; регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов1.
В документообороте таможенного органа выделяются следующие документопотоки: поступающая документация (входящая), отправляемая
документация (исходящая), внутренняя документация.
Таможенные органы организуют и ведут делопроизводство и работу архива на основе инструкций по делопроизводству и работе архива в региональных таможенных управлениях и таможнях, непосредственно подчиненных ФТС России, не противоречащих Типовой инструкции, а также других правовых актов и организационно-методических документов в сфере информации, документации, архивного дела.
Система электронного документооборота, применяемая в таможенных органах, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству и работе архива, действующей в таможенном органе.
Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, обращениями граждан регулируется отдельными правовыми актами ФТС России.
Основной функцией системы электронного документооборота является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факты его создания, отправления или получения, а также при необходимости прикрепления и хранения совместно с РКФ электронного образа документа.
Официальный документ состоит из обязательных элементов, которые оформляются определенным образом и называются реквизитами. Совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих определенному виду документов, представляет собой формуляр - образец.
Кузнецов И.Н. Деловое письмо : Учебно-справочное пособие для бакалавров / И. Н. Кузнецов; Авт.-сост. И.
Н. Кузнецов. - 5-е изд. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2013. - С. 52.
Правильность оформления и расположения реквизитов официальных
документов определяет юридическую и практическую значимость документа.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов организационно - распорядительных документов, которые необходимо использовать при составлении и оформлении официальной документации. Таких реквизитов тридцать.
Нормы ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно - распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.
Приказы и распоряжения - это распорядительные документы, которыми оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы таможенного органа.
Решение - документ, принимаемый коллегией в целях разрешения наиболее важных вопросов.
Положение об организации - это правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные бюджетные организации, в первую очередь органы государственной власти.
Правила - ведомственный нормативный акт, определяющий порядок организации и осуществления определенного вида деятельности.