Тема: Разработка автоматизированной информационной системы согласования договоров

Среди всех документов договор занимает особое место. Именно договорами сопровождается процесс заключения и исполнения сделок, а это основа коммерческого успеха любого предприятия.
Внутреннее согласование обязательно предшествует подписанию договора. Именно этот этап отнимает основные временные ресурсы и несет в себе большую часть рисков:
- согласование может затянуться из-за сильной занятости или «забывчивости» ответственных сотрудников;
- оригинал договора может быть утерян или поврежден в процессе его передачи;
- можно легко перепутать «старый» и «новый» договор при внесении изменений;
- в будущем невозможно установить, почему в договор внесены те или иные изменения;
- сотрудники занимаются сбором подписей и согласованием договоров в ущерб основной работе.
Организация договорной работы в компании - одна из важных задач предприятия. Этот процесс включает в себя не только согласование и подписание договора, но и внесение в него изменений, контроль соблюдения условий, отслеживание наличия всех сопутствующих документов. Сделать все эти процессы быстрыми и прозрачными помогает система электронного документооборота.
Контроль согласования договоров - важная задача, от реализации которой зависят отношения с заказчиками, поставщиками, партнерами. Система электронного документооборота, основная задача которой заключается в автоматизации и оптимизации обработки, распространения и исполнения документов, а значит, и в повышении эффективности
взаимодействия сотрудников между собой и с партнерами, заказчиками, исполнителями и пр., берет на себя многие процессы обработки документов.
Если документооборот в компании бумажный, процесс согласования договора может растянуться на неопределенное количество времени: договор может долго перемещаться между инстанциями (особенно если компания территориально распределенная и службы находятся в разных зданиях, а то и городах), могут даже потеряться промежуточные варианты договоров. Часто замечания делаются в устной форме, что уменьшает прозрачность и увеличивает сложность согласования документа. Невозможно отследить, где на данный момент находится договор и «когда все это закончится». Ответственный менеджер лично контролирует процесс согласования с помощью определенного бланка, бланк может потеряться, и восстановить информацию будет практически невозможно, все начинается заново.
Целью работы является повышение эффективности процесса согласования договоров за счет разработки автоматизированной информационной системы согласования договоров.
Для достижения поставленной цели требуется решить следующие задачи:
- определить требования к проектируемой системе;
- разработать техническое задание;
- разработать функциональную модель системы;
- разработать структуру базы данных;
- разработать алгоритмы системы;
- реализовать программную часть системы;
- провести тестирование и отладку системы.
Проектируемая система должна:
- предоставлять возможность согласования договоров
ответственными лицами по их ролям;
- формировать произвольные схемы согласования;
- предоставлять возможность добавления в схему согласования договора дополнительных лиц;
- формировать индивидуальные поручения согласующим лицам (текст, срок, напоминание);
- уведомлять участников процесса;
- динамически разграничивать права доступа участников процесса
согласования договора;
- автоматически вести журнал истории согласования;
- хранить историю версий договора.

Купить

В процессе проектирования системы были решены следующие задачи:
- определены требования к проектируемой системе;
- разработано техническое задание;
- разработана функциональная модель системы;
- разработана структура базы данных;
- разработаны алгоритмы системы
- разработан программный код;
- произведено тестирование и отладка системы.
Разработанная система предоставляет возможность:
- согласовывать договоры ответственными лицами по их ролям;
- формировать произвольные схемы согласования;
- предоставлять возможность добавления в схему согласования договора дополнительных лиц;
- формировать индивидуальные поручения согласующим лицам (текст, срок, напоминание);
- уведомлять участников процесса;
- динамически разграничивать права доступа участников процесса
согласования договора;
- автоматически вести журнал истории согласования;
- хранить историю версий договора.
Теоретическое исследование проводилось методом анализа литературы и нормативных справочников, функциональных обязанностей. Практическое обследование объекта проводилось на основе системного анализа.
Разработан общий проект информационной системы объекта.
Для каждого вида согласуемого договора в системе создается специальный шаблон, определяющий состав участников согласования и последовательность их участия в согласовании. Использование шаблонов позволяет сократить время на подготовку к электронному согласованию.
Каждому согласующему лицу назначается персональное поручение по согласованию договора. Для ускорения процедуры обработки замечаний согласующие лица могут вносить замечания непосредственно в текст согласуемого договора.
На основании результатов проделанной работы можно сказать, что повышение эффективности управления договорами за счет разработки автоматизированной системы согласования договоров реализовано, таким образом цель работы была достигнута.
Работу можно использовать для внедрения электронного процесса согласования договоров на предприятии.

Купить