ВВЕДЕНИЕ 3
1. АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГКУК «БЕЛГОРОДСКАЯ
ГОСУДАРСТВЕННАЯ ДЕТСКАЯ БИБЛИОТЕКА А.А. ЛИХАНОВА» 10
1.1. Общая характеристика учреждения 10
1.2. Видовой состав управленческой документации. Правила оформления
документов 12
1.3. Организация работы с управленческими документами 33
2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГКУК «БЕЛГОРОДСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ
ДЕТСКАЯ БИБЛИОТЕКА А.А. ЛИХАНОВА» 48
2.1. Переработка должностной инструкции специалиста по кадрам 48
2.2. Разработка инструкции по делопроизводству 53
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 60
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 62
ПРИЛОЖЕНИЯ 68
Актуальность данного исследования заключается в том, что организация работы с документацией - это одна из основных составных частей процессов управлений, которая в корне влияет на его оперативность и качество. Процесс принятия управленческого решения в любой организации, так или иначе, связан с документационным обеспечением управления.
Документационное обеспечение управления требует создания множества видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи кадрового обеспечения деятельности, планирования, оперативного управления, финансирования учреждения. Основные задачи делопроизводства в современных организациях - это обеспечение упрощения процессов сбора, обработки и передачи информации и сокращение информационных потоков до минимума.
При написании выпускной квалификационной работы использовались законодательные и нормативно-методические документы, опубликованные и неопубликованные источники, справочная, исследовательская, научная и специальная литература.
Кроме того, при написании выпускной квалификационной работы были использованы учебные пособия: Н.Н. Анодиной , В.И. Андреевой , Э. А. Бардаева , М.И. Басакова , В.В. Галахова , А. В. Гличева , В.В. Глухова , Ю.М. Демина , Л.А. Дорониной , А.В. Жеребенковой , С.Ю. Кабашова , В.П. Козлова , Н.В. Козлова , Е.Н. Колесника , И.К. Корнеева ,
И.Н. Кузнецовой , Е.А. Лопатникова , З.П. Румянцевой , В.Ф. Янковой , в которых содержится информация, необходимая для сотрудников ответственных за делопроизводство о правилах составления документов по всем действующим стандартам. Рассмотрена нормативно-методическая база, а так же общие правила работы с документами, включая средства компьютерных технологий подготовки текстовых и табличных документов и терминология.
А в учебных пособиях Н.М. Березиной , М.П. Бобылевой , Т. А.
22 23 24 25 26
Быковой , В.И. Гиссина , С.В. Киселева , И.Н. Кузнецова , А.В. Некраха ,
27 28 29 30
А.В. Непогода , Е.А. Новикова , М.Ю. Рогожина , Л.В. Санкиной , П.В. Сотова , М.В. Стенюкова , А.Ю. Чуковенкова представлены примеры заполнения основных документов для учреждений.
Объектом исследования является работа с документами в ГКУК «Белгородская государственная детская библиотека А.А. Лиханова».
Предметом исследования является документационное обеспечение управления Государственного казенного учреждения культуры
«Белгородская государственная детская библиотека А.А. Лиханова».
Целью данной исследовательской работы является изучение организации и ведения делопроизводства, а также разработка рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения управления ГКУК «Белгородская государственная детская библиотека А.А. Лиханова» с учетом современной ситуации.
Для достижения цели постепенно должны быть решены следующие задачи:
- изучить историю создания, основные направления и организацию деятельности ГКУК «А.А. Лиханова», а также организационно-правовой статус учреждения;
- рассмотреть организацию системы делопроизводства в данном учреждении: составить анализ основных управленческих документов, организацию оперативногоо и архивного хранения документов;
- разработать основные направления совершенствования документационного обеспечения деятельности ГКУК «А.А. Лиханова».
К числу нормативных источников, использовавшихся при написании дипломной работы относятся: Трудовой кодекс Российской Федерации ; Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»,
определяющий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности ; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» ; Федеральный закон «О персональных данных» ; Федеральный закон «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» ; Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» ; Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов X х 40 исполнительной власти и их государственной регистрации».
Методическую базу исследования составили: Государственная система документационного обеспечения управления, которая устанавливает единые требования к документированию и организации работы с документами ; Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной власти ; Методические рекомендации по разработке нормативных документов по документационному обеспечению организации , а также государственные стандарты на документацию и работу с документами, ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" , в котором закреплено современное толкование терминов и определений по делопроизводству, архивному делу; ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий состав и расположение на листе бумаги реквизитов, рекомендуемые требования к оформлению документов, тексту и бланкам документов ; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Требования, определяющие общие принципы управления документацией в организациях» ; Профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом» ; Общероссийский классификатор управленческой
документации ; Основные правила работы архивов организаций ; Перечень типовых управленческих архивные документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения ; Постановление Правительства Российской Федерации «Об особенностях направления работников в служебные командировки» ; Тарифно-квалификационные характеристики (требования) по должностям работников культуры российской федерации ; Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.
При изучении темы исследования изучены следующие локальные документы:
- организационные документы (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, проч.);
- распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения, проч.);
- информационно-справочные документы (акты, письма, справки, протоколы, проч.);
- специфическая документация, образующаяся в деятельности учреждения.
При написании выпускной квалификационной работы были использованы такие методы научного исследования, как интервьюирование, а именно беседа с сотрудником, ответственным за делопроизводство, изучение документов, наблюдение, анализ особенностей обработки документов в сфере деятельности данного учреждения; изучение нормативно-правовой базы (законов, постановлений, ГОСТов, положений).
Практическая значимость работы состоит в том, что посредством теоретического и практического изучения современных систем организации делопроизводства мы можем дать рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности ГКУК «Белгородская государственная детская библиотека А.А. Лиханова».
Структура работы. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав и заключения.
В введении определена актуальность темы, объект, предмет исследования, а также перечислены законодательные, нормативно-методические документы и специальная литература, которая использовалась при написании данной работы.
В первой главе выпускной квалификационной работы дается общая характеристика объекта исследования - ГКУК «Белгородская государственная детская библиотека А.А. Лиханова», в частности, рассматриваются история создания, организационно-правовой статус, организация деятельности, а также проводится анализ документационного обеспечения деятельности библиотеке.
Во второй главе разработаны основные направления совершенствования документационного обеспечения управления, а именно, переработана должностная инструкция специалиста по кадрам и разработана инструкция по делопроизводству.
В заключении даны основные выводы и предложения.
Документирование управленческой деятельности - это необходимые процессы, охватывающие вопросы организации работы с документами в процессе осуществления управленческих функций. Документационное обеспечение управления является основной технологией менеджмента, главной целью которого является обеспечение руководства информацией о текущем состоянии дел в учреждении необходимой для принятия обоснованных управленческих решений и контроля их выполнения.
Государственная детская библиотека А. Лиханова как социальный институт обладает огромным творческим, интеллектуальным потенциалом, аккумулирует новые идеи, отвечающие требованиям быстро меняющихся информационных и общественных условий. Учреждение имеет следующую организационную структуру:
- директор;
- отдел кадров;
- заместитель директора по внутрибиблиотечной работе;
- заместитель директора по научно-методической работе;
- заместитель директора по хозяйственной части;
- сектор учета и контроля;
- отдел автоматизации и информатизации «Медиа-зал»;
- отдел комплектования и обработки литературы;
- отдел обслуживания читателей «Дошкольник»;
- информационно-библиографический отдел;
- отдел обслуживания читателей «Детство»;
- отдел искусств;
- отдел обслуживания читателей «Подросток»;
- научно-методичекий отдел;
- технический отдел.
Организация работы с документами - это качество самого управления. От того, насколько квалифицированно ведется работа с документами, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Для работы с документацией необходимы специальные знания и навыки. Документы разнообразны и каждый документ - устав, приказ, протокол, служебная записка и др., - имеет исключительные особенности и правила работы с ними.
Управление организацией, так или иначе, требует создания множества видов управленческих документов, целью которых является решение задач планирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности и т.п.
Для организации делопроизводства в ГКУК «БГДБ А.А. Лиханова» характерно отсутствие службы документационного обеспечения; незначительный объем документооборота; небольшой штатный состав работников; отсутствие нормативных документов, определяющих работу с документами именно в детской библиотеке. В связи с этим, переработана должностная инструкция специалиста по кадрам, устанавливающая сотрудника ответственного за общее и кадровое делопроизводство и разграничивающая его права и обязанности, а также разработана инструкция по делопроизводству, которая четко и подробно устанавливает единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в ГКУК «Белгородская государственная детская библиотека А.А. Лиханова».
Данные документы помогут решать прогностические, учетно-аналитические и информационные задачи, связанные с деятельностью ГКУК «Белгородская государственная детская библиотека А.А. Лиханова».
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
